Sparpotenziale durch Prozessgestaltung. Ihre Referenten: Dr. Norbert Herbig, Rolf B. Drescher

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1 Willkommen zur VDI GPP Veranstaltung LEAN OFFICE Sparpotenziale durch Prozessgestaltung im administrativen Umfeld Ihre Referenten: Dr. Norbert Herbig, Rolf B. Drescher VDI GPP Nürnberg 1

2 irbd Ingenieursozietät Prozessmodellierung Prozessdesign Prozessverbesserungen Kostensenkung Effizienzsteigerung Projektmanagement VDI GPP Nürnberg 2

3 PPV CONSULTING GMBH Frei ifür Kurzpräsentation PPV VDI GPP Nürnberg 3

4 Was bedeutet LEAN? LEAN bedeutet nicht schlank! LEAN bedeutet: Werte ohne Verschwendung schaffen! MUDA: Verschwendung MURA: Die Unausgeglichenheit MURI: Die Überlastung Quelle: Taiichi Ohno (1993) VDI GPP Nürnberg 4

5 MUDA, MURA, MURI Quelle: Toyota TPS VDI GPP Nürnberg 5

6 Die 7 Arten der Verschwendung Quelle: Danaher DBS VDI GPP Nürnberg 6

7 Verschwendung am Beispiel Wäsche waschen : VDI GPP Nürnberg 7

8 Warum LEAN OFFICE? Quelle: IAP GmbH VDI GPP Nürnberg 8

9 Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration Quelle: IAP GmbH VDI GPP Nürnberg 9

10 Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration Quelle: IAP GmbH VDI GPP Nürnberg 10

11 Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration Quelle: IAP GmbH VDI GPP Nürnberg 11

12 Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration Quelle: IAP GmbH VDI GPP Nürnberg 12

13 Warum LEAN OFFICE? Ergebnisse einer Studie des Fraunhofer IPA (Stuttgart) aus 2006: 32% Effizienzsteigerungspotenzial Nur 62% aller Prozesse standardisiert Nur 5% der Durchlaufzeit ist wertschöpfend Quelle: Fraunhofer IPA VDI GPP Nürnberg 13

14 Planspiel: 1. Durchlauf In jedem Unternehmen gibt es den Kreditorenprozess: Ein Lieferant schickt eine Rechnung. Diskutieren Sie diesen Kreditorenprozess und erstellen ein Ablaufdiagramm für den Prozess vom Rechnungseingang bis hin zum Zahlungsausgang. Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 8 Minuten VDI GPP Nürnberg 14

15 Aktivitäten-Prozessdarstellung Spezifiziert die Aktivitäten (was passiert) im Prozess. Ermöglicht die Erfassung von Entscheidungspunkten, Nacharbeitsschleifen und Komplexitäten. Darlehensbewilligungsverfahren Funktionale-Prozessdarstellung Zeigt g detailliert die einzelnen Schritte eines Prozesses. Führt zur Ermittlung der Personen und Gruppen, die in die einzelnen Schritte involviert sind. Darlehensbewilligungsverfahren Kundenberater Abteilungsleiter Direktor Sachbearbeiter Vergangene Zeit 1 Eingang eines 2 Darlehensantrages 3 Nachprüfen und unterschreiben Nicht Bewilligt Bewilligt 4 Überprüfung auf Ausnahmesituation 2 Überprüfung von Einkommen und Vermögenswerten 5 Scheck und Dk Dokumente vorbereiten 6 Formulierung einer schriftl. Ablehnung 1 Tag 5 Tage 10 Tage VDI GPP Nürnberg 15

16 Personen Prozess Darlehensbewilligungsverfahren 1 Std. 2 Std. 4 Std. 30 Min. 2 Std. 4 Std. 4 Std. 10 Min. Post erhalten Antrag bearbeiten Kredit überprüfen Antrag abklären Antrag eingeben Daten eingeben Einheit überprüfen Auftrag disponieren Übergabe an Vorgesetzten Gesamt- Prozess 1 Std. 3 Std. 1 Std. 20 Min. 5 Min. 10 Min. 5 Min. 110 Min. 10 Min. Ankunft Wartezeit Post öffnen Post Wartezeit Post Antrag Antrag Kredit Vorgang per LKW verteilen til sichten iht prüfen registrieren iti überprüfenüf weiterleiten 1 Std. 2 Std. 3 Std. 20 Min. 5 Min. 20 Min. 15 Min. 30 Min. 5 Min. 2 Min. Wartezeit Verfahren Wartezeit Verfahren Vorgang Wartezeit Verfahren Wartezeit Verfahren Vorgang zuteilen til abklären weiterleiten zuteilen til eingeben weiterleiten 30 Min. 10 Min. 1 Min. 50 Min. 5 Min. 10 Min. 5 Min. 10 Min. 1 Min. 3 Min. Wartezeit Verfahren Verfahren Verfahren Verfahren Verfahren Verfahren Verfahen Vorgang überprüfen ausdrucken Wartezeit überprüfen weiterleiten überprüfen freigeben drucken weiterleiten 1 Std. 2 Std. 1 Std 10 Min. Wartezeit Verfahren Wartezeit Übergabe an abstimmen Vorgesetzten 34 Schritte 5 davon wertschöpfend wertschöpfend VDI GPP Nürnberg 16

17 Darlehensbewilligungsverfahren Erhalt einer Anfrage Einloggen Anfragen von Preisen Ermitteln vorläufiger Preise Preise überarbeiten b Angebotspreise festlegen Ausarbeiten des Angebotes 0,5 Std. 1 Std. 0,5 Std. 05Std 0,5 Std. 1 Std. 2 Std. Idealer Prozess Sollprozess <3Std Std. Max. 2,5 Std. nicht-wertschöpfende Zeit Zeit in Std. VDI GPP Nürnberg 17

18 Planspiel: 2. Durchlauf Betrachten Sie den ausgehängten Beispiels Kreditoren Prozess. Suchen Sie nach nicht wertschöpfenden Teilprozessen. Markieren Sie diese Teilprozesse mit einem schwarzen Klebepunkt. Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 10 Minuten VDI GPP Nürnberg 18

19 High Level Prozessdarstellung INPUTS OUTPUTS Ideen PROZESS Informationen Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Abfüllen Kennzeichnen Prüfen Verpacken VDI GPP Nürnberg 19

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21 Planspiel: 3. Durchlauf Betrachten Sie den ausgehängten Beispiels Kreditoren Prozess. Suchen Sie nach Teilprozessen, die keine Kunden haben. Markieren Sie diese Teilprozesse Til mit einem roten Klebepunkt. Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 5 Minuten VDI GPP Nürnberg 21

22 Schnittstellen Schnittstellen treten immer dann auf, wenn Belege oder Informationen von einer Abteilung in eine andere wandern. Die beteiligten Menschen müssen ein gemeinsames VerständnisdesVorganges des Vorganges herbei führen. Das ist fehlerträchtig und führt zu Verschwendung durch Parallelarbeit l und Informationsredundanz. d VDI GPP Nürnberg 22

23 Planspiel: 4. Durchlauf Betrachten Sie erneut den ausgehängten Beispiels Kreditoren Prozess. Suchen Sie nach überflüssigen Schnittstellen. Markieren Sie diese Schnittstellen mit einem gelben Klebepunkt. Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 5 Minuten VDI GPP Nürnberg 23

24 Medienbrüche Medienbruch: Wechsel des informationstragenden Mediums innerhalb eines Informationsbeschaffungsoder verarbeitungsprozesses. Papier PDF Datenbank k ERP System Quelle: Taiichi Ohno (1993) VDI GPP Nürnberg 24

25 Planspiel: 5. Durchlauf Betrachten Sie erneut den ausgehängten Beispiels Kreditoren Prozess. Suchen Sie nach überflüssigen Medienbrüchen. Markieren Sie diese Medienbrüche mit einem grünen Klebepunkt. Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 5 Minuten VDI GPP Nürnberg 25

26 Hidden Factory (1) Situation: ein Mitarbeiter eines mittelgroßen Unternehmens bekommt die Aufgabe, einen Prozess aus seinem Arbeitsalltag zu beschreiben, und zwar ohne fremde Hilfe. Ergebnis des Mitarbeiters: VDI GPP Nürnberg 26

27 Hidden Factory (2) Realität: Der Prozess wird von einem neutralen Dritten aufgenommen und so dargestellt, wie er tatsächlich abläuft: VDI GPP Nürnberg 27

28 Hidden Factory (3) Soll des Prozesses: Durch Optimierungen ist der Prozess viel schlanker geworden: VDI GPP Nürnberg 28

29 Hidden Factory (4) Die Differenz IST zu SOLL Prozess (hier ausgegraut) sind nicht wertschöpfende Schritte, die für die Erfüllung der Kundenanforderungen nicht notwendig sind, und für die der Kunde auch nicht bezahlt die sogenannte Hidden Factory oder Versteckte Fabrik : VDI GPP Nürnberg 29

30 Der Trainingstag Lean Administration ACTIVE richtet sich an Mitarbeiter, Fach und Führungskräfte mit geringen oder ki keinen praktischen Efh Erfahrungen zum Thema LEAN, KVP oder KAIZEN. Er dient dem Aufbau von Basiskompetenzen und soll motivieren, LEAN Prinzipien und Methodenimeigenen ege e Unternehmen e e umzusetzen. use e Themen und Tools 1. Kostenbewusstsein: Blick durch die Verlustbrille 2. 5S, Arbeiten mitstandards 3. Prozessmapping 4. SIPOC Diagramme: Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers 5. Kosten Nutzen Rechnung 6. Verbesserung von Kennzahlen: Durchlaufzeit, Produktivität, Fehlerquote Agenda 08:00 Vorstellungsrunde 08:30 LEAN Prinzipien & Methoden 09:00 Abläufe Solar GmbH 09:15 Aufwärmrunde 09:45 Pause 10:00 1. Tag 10:30 Auswertung, Umsetzung 12:15 Mittagspause 13:00 2. Tag 13:30 Auswertung, Umsetzung 15:15 Pause 15:30 3. Tag 16:00 Auswertung und Resümee 16:40 Good Practice Beispiele 17:30 Ende VDI GPP Nürnberg 30

31 In einem nahezu realen Prozess mit authentischen Abläufen und Funktionsbereichen werden reale Aufträge bearbeitet. Folgende Tätigkeiten sind definiert: 1. Geschäftsführung 2. Einkauf/ Dispositioni i 3. Kalkulation 4. Controlling 5. Technische Planung 6. Verkauf 7. Außendienst Zusätzlich werden Beobachtungsaufgaben an bis zu 5 Teilnehmer vergeben. Die Teilnehmer übernehmen im Laufe des Tages verschiedene Aufgaben und erleben so den Prozess aus verschiedenen Blickwinkeln. VDI GPP Nürnberg 31

32 Danke für Ihre Aufmerksamkeit. Fragen? VDI GPP Nürnberg 32