Austritts-Befragung / Exit Analyse

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1 Austritts-Befragung / Exit Analyse Ausgangslage Austritte von Mitarbeitern sind oft ein grosser Verlust für eine Organisation und meist mit hohen Kosten verbunden (direkte Austrittskosten, Rekrutierungskosten, Einarbeitung neuer Mitarbeiter). Diese Kosten betragen in der Regel zwischen 50% und 200% eines Jahresgehaltes. Der Verlust an Wissen, Know-how und Erfahrungen kann oft nicht so schnell kompensiert werden. Studien belegen, dass hohe Fluktuation die Qualität des Kundenservice negativ beeinträchtigt. Die systematische Analyse der Gründe, die zu Austritten führen, ist ein wichtiger Bestandteil eines HR-Risikomanagements. Die Analyse erlaubt, Einflussfaktoren frühzeitig zu erkennen, Massnahmen zu initiieren und so die Fluktuation zu senken und die Loyalität der Mitarbeiter zu steigern. Systematische Analyse der Austrittsgründe Die Analyse der Austrittsgründe basiert auf einer systematischen Online-Befragung bei den austretenden Mitarbeitern. Wichtig ist dabei, dass die Austrittsbefragung als Ergänzung zum persönlichen Austrittsgespräch eingesetzt wird. Die Befragung kann dabei vor dem Austrittsgespräch als Gesprächsvorbereitung eingesetzt werden nach dem Austrittsgespräch zur systematischen Erfassung der Gründe und Motive eingesetzt werden Die Austrittsbefragung ergänzt die subjektiven, persönlichen Eindrücke aus dem Austrittsgespräch um harte, vergleichbare Daten und zeigt dem austretenden Mitarbeiter zudem, dass der Austritt der Organisation nicht egal ist. Wichtig ist dabei, dass die Austrittsbefragung auf die Kultur der Organisation und die existierenden Prozesse abgestimmt wird. Vorteile einer systematischen Austrittsbefragung Die Ergänzung der Austrittsgespräche durch eine systematische Austrittsbefragung liefert folgende Vorteile: Daten zu den Motiven und Gründen für den Austritt liegen in strukturierter, systematischer Form vor, welche Vergleiche und Langzeitanalysen zulässt. Die Aggregation der Ergebnisse auf Organisationseinheiten, Funktionen, demographische Gruppen etc. ermöglicht es, Muster zu erkennen und frühzeitig Massnahmen zu ergreifen. ValueQuest - Mitarbeiterbefragung, die bewegt Seite 1

2 Die kontinuierliche Messung zeigt Entwicklungen auf und identifiziert wichtige Gründe und Motive für Fluktuation und Austritte. Dies ist die Basis für eine gezielte Steigerung der Mitarbeiterloyalität. Die anonyme Erfassung der Austrittsgründe und innovative Befragungsmethoden lassen offene und ehrliche Antworten zu. Das einfache, selbstadministrierte Online-Instrumentarium gibt dem HR-Management volle Kontrolle über den Prozess und ist einfach und zeitsparend. Methodische Grundlage Externe Schocks - Umzug / Arbeitsweg - Familiäre Veränderungen Kontinuierliche Erfahrungen des Mitarbeitenden in der Organisation (Motivation / Frustration) Wahrgenommene externe Alternativen Austritt Interne Schocks - Reorganisation / neue Arbeit -- Wechsel Vorgesetzter -- Strategiewechsel Abbildung 1: Gründe für Austritte Die Gründe für Austritte von Mitarbeitern aus einer Organisation sind vielfältig. Früher ging man von der Annahme aus, dass Austritte einzig das Ergebnis von angesammelter Frustration und Demotivation der Mitarbeiter sind. Diese Tatsache lässt sich gut mit Langzeitstudien im Bereich Mitarbeiterbefragung bestätigen. Der Demotivations-Effekt wirkt langfristig und führt oft erst nach Jahren zur Kündigung. Die Kündigungs-Wahrscheinlichkeit von demotivierten Mitarbeitern kann mit spezifischen Analysen in bis zu 70% der Fälle vorhergesagt werden. Es gibt jedoch noch andere wesentliche Faktoren, welche die Kündigung beeinflussen: Externe Veränderungen im Umfeld des Mitarbeiters, auf welche der Arbeitgeber kaum Einfluss hat (z.b. Veränderungen in der familiären Situation, Wohnort-Wechsel) Interne Veränderungen: Reorganisationen, neue Vorgesetzte, neue Team- Zusammensetzungen, Neuausrichtung des Unternehmens. Diese internen Shocks führen oft in kürzester Zeit zur Kündigung Wahrgenommene externe Alternativen: Welche Möglichkeiten sieht der Mitarbeiter bei anderen Arbeitgebern. Welche Erwartungen hat der Mitarbeiter an andere Arbeitgeber? ValueQuest - Mitarbeiterbefragung, die bewegt Seite 2

3 All diese Dimensionen werden in der Austrittbefragung mitberücksichtigt und führen zu einem umfassenden Bild der Austrittsmotivation. Ablauf der Austrittsbefragung Austritts-Interview Massnahmen zur Vermeidung Austritte Versand Einladung zur Befragung durch HR Periodische Analyse-Reports Optional: Versand Reminder Einzelfeedback (wenn gewünscht) Ausfüllen Befragung durch Mitarbeiter Abbildung 2: Ablauf der Austrittsbefragung Die Austrittsbefragung läuft in sechs Schritten ab, welche wahlweise vor oder nach dem Austrittsgespräch stattfinden können: Schritt 1: Einladung zur Befragung Auf einem Online-Portal erfassen die HR-Verantwortlichen in den einzelnen Organisations-Bereichen die Angaben zur austretenden Person. Per Knopfdruck wird dem austretenden Mitarbeiter ein mit einem Link zum personalisierten Fragebogen zugesandt. Durch Anklicken des Links gelangt der Mitarbeiter auf den Fragebogen, welcher sich auf dem Server von ValueQuest befindet. So wird eine maximale Anonymität sichergestellt. ValueQuest - Mitarbeiterbefragung, die bewegt Seite 3

4 Schritt 2: Versand Reminder (Optional) Antwortet der austretende Mitarbeiter nicht innerhalb einer definierten Zeit, versendet ValueQuest einen Reminder zur Teilnahme an der Befragung. Das HR hat jederzeit Einblick in die Beteiligungsquote, weiss aber nicht, welcher Mitarbeiter geantwortet hat und welcher nicht (Datenschutz). Schritt 3: Ausfüllen des Fragebogens Der Mitarbeiter füllt den Fragebogen aus. Dieser unterscheidet sich bewusst vom traditionellen Fragebogen mit vielen skalierten Fragen (Benotungen), sondern arbeitet mit verschiedenen Techniken (z.b. Drag & Drop, Auswahl, Zuordnungen). Der Fragebogen wird spezifisch auf die Organisation angepasst und umfasst folgende Themenbereiche: Gründe für den Austritt Schlüsselindikatoren zur Motivation (skaliert) Statements zur Organisation (Zuordnung) Statements zum persönlichen Umfeld Wahrnehmung der Alternativen / Erwartungen an einen neuen Arbeitgeber Offene Kommentare / Empfehlungen an die Organisation Schritt 4: Einzelfeedback Stimmt der Mitarbeiter zu, wird nach der Befragung dem HR-Verantwortlichen eine Zusammenfassung der Antworten des Mitarbeiters zugestellt. Findet das Austrittsgespräch erst nach der Befragung statt, kann dies als Basis für das Interview dienen. Schritt 5: Periodische Analyse-Reports In definierten Abständen (z.b. quartalsweise) erstellt ValueQuest aussagekräftige Reports mit den aggregierten Ergebnissen aus den Befragungen. Dabei werden Indizes gebildet und die Entwicklung einzelner Gründe / Motive in der zeitlichen Entwicklung dargestellt. Zudem werden auf Basis der Antworten Typologien gebildet. Die Ergebnisse werden nach unterschiedlichen Dimensionen gegliedert, um Verbesserungspotenziale gezielt zu erkennen: Auswertungen nach Organisationseinheit (Bereiche, Abteilungen) Auswertungen nach Funktionen (z.b. IT, Verkauf, Aussenorganisation,..) ValueQuest - Mitarbeiterbefragung, die bewegt Seite 4

5 Auswertungen nach demographischen Merkmalen (z.b. Dauer der Organisationszugehörigkeit, Funktionsstufe, ) Die Analysen haben einen klaren Fokus auf die Umsetzbarkeit der Ergebnisse. Wichtigste Handlungsprioritäten werden identifiziert. Sonderanalysen sind möglich (z.b. Einfluss der Entschädigungspolitik, Verknüpfung mit Daten aus der Mitarbeiterbefragung, Performance-Evaluation, ) Schritt 6: Massnahmen zur Verringerung der Austritte Durch das systematische, abgestimmte und vergleichbare Vorgehen in der gesamten Organisation, liegen dank der Austrittsbefragung Daten vor, die es erlauben, klare Massnahmen zu definieren, Prioritäten zu setzen und kritischen Bereichen besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Auf dieser Basis gelingt es, die Fluktuation kurz- bis mittelfristig signifikant zu senken. Zusammenfassender Nutzen Die Austrittsbefragung bringt für die Organisation einen grossen, unmittelbaren Nutzen: Systematisches, abgestimmtes Vorgehen bei der Erfassung der Austrittsgründe Kontinuierliches System, welches Langzeitvergleiche und Quervergleiche ermöglicht Fundierte, unternehmensspezifische Befragung, die sich auf das Wesentliche fokussiert Anonyme Erhebung, die offene und ehrliches Feedback ermöglicht Aussagekräftige Reports, die Verbesserungspotenziale sichtbar machen und Prioritäten bestimmen Einfache und effiziente Durchführung unter Leitung des HR-Managements dank moderner Internet-Technologie Signifikante Reduktion der Abgänge ValueQuest - Mitarbeiterbefragung, die bewegt Seite 5