Prozessmanagement als Grundlage von Steuerung im Jugendamt. Deutscher Kinder- und Jugendhilfetag Stuttgart, Benjamin Landes

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1 Prozessmanagement als Grundlage von Steuerung im Jugendamt Deutscher Kinder- und Jugendhilfetag Stuttgart, Benjamin Landes

2 Ein Lösungsansatz für welches Problem? Geschäftsprozesse bilden die Grundlage für Steuerung Personal Qualität aber sie sind nur ein Werkzeug! Legitimation Politik Öffentlichkeit Transparenz MitarbeiterInnen Verwaltungshierarchie

3 Gliederung Geschäftsprozesse als Grundlage von Steuerungssystemen Anwendungsbeispiel I: Qualitätssicherung Anwendungsbeispiel II: Personalbedarfsplanung

4 Einführung: Steuerung mit Geschäftsprozessen

5 Was ist ein Prozess? Stadt Berlin: Handbuch HzE

6 Was ist ein Prozess? ISS GmbH Prozess Falleingang

7 Was ist ein Prozess? Ein Prozess beschreibt einen alltäglichen Ablauf als Abfolge von Tätigkeiten. In der Prozessorientierung werden die Abläufe unabhängig von organisatorischen (regionalen) Grenzen gesehen und gestaltet. Prozesse bilden die Organisation ab und sind zur Steuerung leistungsstärker/ funktionaler als Kennzahlen, Produktkataloge, Organigramme etc., denn Jugendämter erbringen keine Produkte, sondern soziale, personenbezogene Leistungen. Die Darstellung von Abläufen ist bereits weit verbreitet.

8 Welche Prozesse sind im ASD zu finden? Einzelfälle Strukturierte Prozesse Teilstrukturierte Prozesse Unstrukturierte Prozess Sachfälle Routinefälle 7 8 9

9 Soll vs. Ist-Abbildung von Prozessen Planungslücke Ist Soll Formell Welche Prozesse sind vorgegeben? Welche Prozesse wären optimal? Umsetzungslücke Informell Wie wird tatsächlich im Alltag gearbeitet? Wie sollte im Alltag gearbeitet werden?

10 Abbildung von Prozessen im ASD Folgende Prozesse bilden bereits einen Großteil der Leistungen ab: Hilfeplanung Falleingang Kindeswohlsicherung Allgemeine Beratung Trennungs-/Scheidungsberatung Jugendgerichtshilfe Familiengerichtshilfe

11 Anwendungsmöglichkeiten Personal Etc. Qualität Prozesse EDV Kosten 11

12 Ist das der Einstieg in den Fließband-ASD? Bzw.: Wie weit lässt sich die Arbeit im ASD standardisieren? Es wird ein Ablauf definiert, kein Inhalt. Es muss immer die Möglichkeit bestehen, den Ablauf begründet zu verlassen. Die Abläufe sind für die vergleichbaren 60-80% definiert.

13 Zur Flughöhe

14 Anwendungsbeispiel 1: Qualitätssicherung

15 Machen Sozialarbeiter Fehler? Das weiß man nicht. Ja, es ist nur schwer, sie dabei zu erwischen Nein, es sind eher graduelle Fehleinschätzungen innerhalb der Arbeitsbündnisse. Sicher, in Einzelfällen.

16 Qualitätssicherung durch: Prozesssteuerung bietet zwei Ansatzpunkte: 1. Der Prozess wird qualitätsorientiert gestaltet. 2. Die Durchführung des Prozesses als Qualitätsmerkmal an sich wird gesichert.

17 Qualitätsorientierte Gestaltung von Prozessen Durch Prozessbausteine Anzuwendende Methoden (Netzwerkkarte, Genogramm etc.) Checklisten, Formulare Multiprofessionelle Teams Feedbackschleifen Regelmäßige Partizipation der Hilfesuchenden Die richtige Reihenfolge Flow

18 Sicherung der Prozessdurchführung Durch Prozesbausteine Akteneinsicht Leitungsentscheidungen im Prozess 4-Augenprinzip Einsatz von prozessorientierter IT Reflektierte Abkürzungen

19 5 Schritte zur Integration geeigneter QS- Maßnahmen in Prozesse 1. Definition von Prüfschritten Planen Sie Prüfschritte immer in den Prozessschritten, in denen Ursachen für folgenreiche Fehler liegen können 2. Definition der Fehler Bestimmen Sie, welche Fehler durch die Prüfschritte festgestellt werden sollen. 3. Definition von Auslösern Legen Sie fest, wer die Prüfschritte zu welchem Zeitpunkt oder bei welchem Ereignis durchführen soll.

20 5 Schritte zur Integration geeigneter QS- Maßnahmen 4. Qualifizierung des Prüfschrittes Welche Informationen müssen zur Prüfung vorliegen? 5. Was wäre wenn Was sind wahrscheinliche Ausgänge einer Prüfung und wie wird damit umgegangen?

21 Anwendungsbeispiel 2: Personalbedarfsplanung

22 Vorbemerkungen Wer entscheidet über Personalauf- bzw. abbau? Der Kreistag/Stadtverordnetenversammlung durch Budget-Beschlüsse!...der Rest ist Argumentationshilfe...

23 Rahmen 1. Ermittlung des künftigen Personalbestandes durch Fortschreibung 2. Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs 3. Ermittlung des Nettopersonalbedarfs Ist-Personalbestand Nettopersonalbedarf Bruttopersonalbedarf

24 Philosophie Ableitung des richtigen Personalbedarfs Wie wird gearbeitet? Welche Ressourcen werden benötigt? Prozessabbildung (Ist) Parametrisierung der Prozesse Prozessabbildung (Soll) state-of-the-art

25 Struktur des Personalbedarfs Arbeitszeitvolumen im Jugendamt Prozessorientierte Zeiten Nicht- Prozessorientierte Zeiten Indirekt Wertschöpfende Tätigkeiten Prozessdurchlaufzeiten x Prozessdurchläufe für Kernprozesse zzgl. pauschaler Aufschlag für Nebenprozesse Entscheidung durch Leitung zur Reservierung dieser Zeiten Gemäß Stellenplan und Vergleich Parametrisierung durch Zielsetzung

26 Prozessmanagement im Jugendamt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Benjamin Landes ISS Beratungs- und Entwicklungs GmbH 069/ Weiterführende Literatur: Landes, Benjamin: Post-S.M.A.R.T. Voraussetzung für eine Lösungsorientierung in den Hilfen zur Erziehung, in: Standpunkt Sozial 02/2010 Fischer, Rainer, Klotz, Jörg, Knops, Hubert und Landes, Benjamin, Steuerung mit Prozessen, Ein Werkzeugkasten für Leitungskräfte von pädagogischen Diensten, in: Jugendhilfe Report 2/2007, S.23 f Landes, Benjamin, Quantitative Personalbedarfsplanung in den sozialen Diensten der kommunalen Kinder- und Jugendhilfe, in: Nachrichtendienst des Deutschen Vereins für öffentliche und private Fürsorge 10/2006, S