HABEL-VERTRAGSMANAGEMENT

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1 HABEL-VERTRAGSMANAGEMENT Kaufvertrag, Mietvertrag, Leasingvertrag, Dienstleistungsvertrag, Outsourcingvertrag, Arbeitsvertrag, etc. - haben Sie den Überblick über alle abgeschlossenen Verträge? Wissen Sie, wann der nächste Vertrag ausläuft? Ist der Versicherungsvertrag schon gekündigt? Wo ist die Police abgelegt? In jedem Unternehmen werden fast täglich Verträge abgeschlossen. Verträge, die verschiedene Laufzeiten, Fälligkeitstermine, Kündigungsfristen und Verlängerungsmodalitäten haben. Regelmäßig werden Verträge automatisch verlängert, obwohl das für das Unternehmen nicht mehr effizient ist. Oft sind die Produkte schon gar nicht mehr im Einsatz, aber die Wartungsverträge dafür noch aktiv. Aber auch Verträge mit Enddatum, die besser noch verlängert worden wären, werden vergessen. Zusätzlich ist es für jeden Unternehmer wichtig, schnell einen Überblick über alle gültigen Verträge zu erhalten. Das HABEL-VERTRAGSMANAGEMENT ist die Lösung Verträge optimal in Bezug auf Fälligkeit, Verlängerung und Kündigung zu verwalten oder auch auf Knopfdruck sich alle Verträge übersichtlich anzeigen zu lassen. Das Programm findet seinen Einsatz dort, wo Laufzeiten und Termine von Dokumenten überwacht werden müssen. Damit erreichen Sie, dass keine Kündigungstermine von Verträgen mehr verpasst werden, keine Verträge sich einfach nur automatisch verlängern und Sie über auslaufende Verträge rechtzeitig informiert werden. Ein enormes Kosteneinsparungspotential für das Unternehmen. In einem sinnvollen Vertragsmanagement ist es unerheblich, um welche Vertragsart es sich handelt, vielmehr ist das wichtigste Kriterium der Kündigungszeitpunkt. In HABEL wird für die Verwaltung der Verträge idealerweise eine separate Datenbank angelegt, die zum einen die gängigsten Vertragsarten bereits als Belegarten definiert hat. Ebenso bietet HABEL eine Auswahl der am häufigsten verwendeten Suchkriterien im Standard mit an. Die Verwaltung der Verträge ist ganz simpel. Nach der Unterzeichnung wird der Vertrag manuell archiviert. Das kann beispielsweise per HABEL-SCAN erfolgen. Dabei werden alle relevanten Daten erfasst: Vertragspartner, Betreff /Vertragsgegenstand, Vertragsnummern, Kündigungstermine und -rhythmen sowie weitere Informationen, die für das spätere Finden und den Überblick wichtig sind. Ein spezieller Augenmerk wird auf die Kündigungstermine gelegt. Rechtzeitig wird der Sachbearbeiter über den Kündigungszeitpunkt informiert (per oder Postkorbeintrag). Der Mitarbeiter kann dann entsprechend auf die Termine reagieren. Auf den nächsten Seiten gehen wir auf die wichtigsten Details des Vertragsmanagements ein. Wird dieses Instrument in Ihrem Hause eingesetzt, erhalten Sie eine ausführliche Schulung sowie das passende Benutzerhandbuch dazu ausgehändigt. Seite 1 von 7

2 Belegarten Folgende Belegarten sind vordefiniert und in der Standardlösung HABEL-VERTRAGSMANAGEMENT enthalten: Belegart (Vertragssparte) Management/Vorstand Einkauf Verkauf Kundendienst Marketing/Vertrieb Unterbelegart (Vertragsart) Gesellsch.-Vertrag Beteilig.-Vertrag Geschäftsf.-Vertrag Satzungen Vollmachten Mantelvereinbarungen Miet-/Pachtv.Grund Miet-/Pachtv.Immob Consulting Vertrag Rahmenvertrag Kaufvertrag KFZ Leasingvertrag KFZ LiefVertr.Rohstoffe LiefVertr.Teile LiefVertr.Zubehoer LiefVertr.Fremdteil Leasing Maschinen Handelsvertr.Vertrag Alleinvertr.Vertrag Verkaufsvertrag Vermietung Zollvereinbarung Speditionsvertrag Montage-Vertrag Vor-Ort-Serv.Vertrag Garantievertrag Fernwartungsvertrag Berater-Vertrag DirectMarket.Vertrag Markenkaufvertrag Markenlizenz Vertrag Messe-Vertrag Werbevertrag Belegart (Vertragssparte) IT/Telekommunikation FiBu Personal Rechtsabteilung Unterbelegart (Vertragsart) EDV Projektvertrag Kaufvertrag Hardware Leasingvertr. Hardw. Wartungsvertr.Hardw. Kaufvertrag Software Leasingvertr. Softw. Wartungsvertr.Softw. Dienstleistung Allg. Telekommun.Vertrag Sponsoring Vertrag Softw.Erstellung Darlehensvertrag Hypothekenvertrag Bürgschaftsvertrag Arbeitsvertrag Befr.Arbeitsvertrag Ausbildungsvertrag FreierMitarb.Vertrag Aufhebungsvertrag Betriebl.Altersrente Direktversicherung Patentvereinbarung Geheimhaltungsvertr. Versicherungen Seite 2 von 7

3 Suchkriterien Für die Erfassung der Verträge stehen vordefinierte Suchkriterien zur Verfügung, die im Rahmen des Praxiseinsatzes angefordert wurden. Es handelt sich dabei um für Verträge wichtigen Informationen, die zum einen als Basis für die Berechnung des Benachrichtigungszeitpunktes herangezogen werden, aber auch für Auswertungen etc. zur Verfügung stehen. Seite 3 von 7

4 Vertragsmodalitäten / Dynamische Felder Um die Erfassung der Verträge zu vereinfachen, reagieren die Felder dynamisch auf die Auswahl der Vertragsmodalitäten. D. b. je nach ausgewählter Modalität werden Felder zu Pflichtfeldern oder für die Eingabe deaktiviert. So wird die Erfassung vereinheitlicht und Fehler vermieden. Im Standard sind sieben verschiedene Vertragsmodalitäten hinterlegt, die Stand heute die häufigsten Konstellationen an Verträgen abdecken. Vertragsmodalität befristet, vorzeitig kündbar befristeter Vertrag (mit Verlängerungsmöglichkeit) befristeter Vertrag (ohne Verlängerungsmöglichkeit) befristeter Vertrag, vorzeitig kündbar (ohne Erinnerung) einmaliges Ereignis (ohne Erinnerung) unbefristeter Vertrag unbefristeter Vertrag (ohne Erinnerung) Erläuterung Befristete Verträge, die zwar nicht verlängert, aber vorzeitig gekündigt werden können. Rechtzeitig vor dem Kündigungszeitpunkt erfolgt eine Benachrichtigung. Befristete Verträge, die nicht automatisch verlängert werden, aber die Möglichkeit einer Verlängerung gegeben ist. Rechtzeitig vor Auslaufen des Vertrages erfolgt die Benachrichtigung zum baldigen Ende, so dass eine Verlängerung angestrebt werden könnte. Befristete Verträge, die nicht verlängert werden können. Es erfolgt eine Benachrichtigung über das Ende des Vertrages. Befristete Verträge, die zwar nicht verlängert, aber vorzeitig gekündigt werden können. Es erfolgt eine Benachrichtigung lediglich zum Laufzeitende. Einmalige Verträge, die weder Laufzeit, noch Laufzeitende haben und daher auch keine Überwachung erforderlich machen. Unbefristete Verträge, die regelmäßig oder zu bestimmten Terminen überprüft werden sollten. Es erfolgt je nach Auswahl zu bestimmten Terminen oder regelmäßig eine Erinnerung. Verträge, für die nicht ständig eine Erinnerung gewünscht ist. Prüfregeln Darüber hinaus sind Prüfregeln hinterlegt, die prüfen, ob alle zum Vertrag wichtigen Kriterien eingegeben sind und diese auch soweit prüfbar- plausibel sind. Seite 4 von 7

5 Benachrichtigungen Wann welche Benachrichtigungen erfolgen ist von folgenden Kriterien abhängig: Ausfertigungsgrund: es gibt fünf fixe Vorgaben zur Auswahl des Ausfertigungsgrundes, jedoch nur wenn Original ausgewählt ist, wird auch eine Benachrichtigung erfolgen Vertragsmodalität siehe oben Kündigungs-/Verlängerungsfrist Dieser Zeitraum wird für die Berechnung des Benachrichtigungszeitpunktes berücksichtigt: Kündigungstermin abzgl. Kündigungsfrist abzgl. Ankündigung in Wochen = Benachrichtigungszeitpunkt Ankündigung in Wochen Wie viele Wochen vor Beginn der Kündigungs-/Verlängerungsfrist soll die Benachrichtigung erfolgen? Ansprechpartner Es wird definiert, wer die Benachrichtigung per oder Postkorbeintrag erhalten soll. Erweiterungsmöglichkeiten in Verbindung mit dem HABEL-POSTKORB Erfolgt die Benachrichtigung per Postkorbeintrag, können im Zusammenhang mit dem HABEL- POSTKORB Hinweis weitere Erinnerungs- und Workflowprozesse gestartet werden (Benachrichtigung Vorgesetzter, wenn Eintrag nicht bearbeitet etc.). Beispielbenachrichtigung Seite 5 von 7

6 Auswertungen Das HABEL-VERTRASMANAGEMENT kann auch als Controlling-Instrument zur Übersicht über die Risiken, Kosten etc. der vorhandenen Verträge genutzt werden. Hierzu stehen die Felder Bewertung der Verträge Bewertung der Vertragspartner Vertragsrisiko Kosten/Erträge Zahlungsart/-intervall zur Verfügung. Beispiel: Alle Geheimhaltungsvereinbarungen mit Vertragspartner, die mit A bewertet werden. Seite 6 von 7

7 Kontakt DEUTSCHLAND HABEL GmbH & Co. KG Untere Hauptstrasse 1 D Rietheim-Weilheim Fon +49 (0) / info@habel.de SCHWEIZ HABEL Dokumentenmanagement GmbH Niederlassung Schweiz Rheinstrasse 36 CH-8212 Neuhausen am Rheinfall Fon +41 (0) 52 / info@habel.ch Seite 7 von 7