Business Process Management zur Automatisierung der Büroarbeitswelt

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1 Business Process Management zur Automatisierung der Büroarbeitswelt Name: Funktion/Bereich: Organisation: Gregor Joeris Geschäftsführer / Leiter Produktmanagement SER Software Technology GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, die Durchdringung der Arbeitswelt mit Software macht vor keinem Bereich halt. Automatisierung, Steuerung und Kontrolle sind Grundlagen für schnelle, sichere Prozesse in der Bürowelt. Während in den Fabrikhallen Automatisierung bereits weitgehend Einzug gehalten hat, steckt sie im Büroalltag in den Kinderschuhen. Während Archivierung und Dokumentenmanagement bereits vielfach genutzt werden ist bei der Kommunikation immer noch die schwer nachvollziehbare Standard. Collaboration und nicht-vordefinierte Arbeitsprozesse stellen für bisherige Konzepte von Workflow und BPM Business Process Management Herausforderungen dar. Aber es muss auch die Frage erlaubt sein, wie viel Automatisierung, Steuerung und Kontrolle ist der Arbeit und dem Verständnis von Arbeit in unserer Gesellschaft zuträglich. Dr. Ulrich Kampffmeyer, anerkannter Berater für Information Management, fragt nach. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence-Site-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Dr. Joeris, Frage 1: BPM Business Process Management als Infrastruktur? Einerseits gilt BPM als Bestandteil von Enterprise Information Management, andererseits positioniert sich aber BPM als eigenständige Disziplin. Sind beide Ansätze falsch, ist BPM nicht einfach eine notwendige Infrastruktur moderner Informationssysteme, die Workflow- und Steuerungsfunktionalität im Untergrund allen Anwendungen zur Verfügung stellt? Scheitern eigenständige BPM-Werkezuge wenn es um Ende-zu-Ende-Prozesse über alle Anwendungen im Unternehmen geht? Wie muss sich BPM in eine moderne IT-Infrastruktur integrieren? Zunächst dürften die Projekte scheitern, bei denen alle Prozesse über einen Kamm gescheert werden. Nur weil alles irgendwie ein Geschäftsprozess ist, so können die sehr unterschiedlichen Arten von Prozessen nicht mit einem BPM-Werkzeug sinnvoll bedient werden. Dieser Wunschvorstellung sollte man sich nicht hingeben. Betrachtet man die BPM-Landschaft aus der Sicht der BPM-Werkzeuge, so ist eine gute Differenzierung die Einteilung in Document-centric BPMS, Human-centric-BPMS und Intergration-centric BPMS. Intergration-centric BPMS entsprechen der eigenständigen, klassischen BPM-Disziplin und am ehesten der (unrealistischen) Anforderung der Unterstützung eines Ende-zu-Ende-Prozss über alle Anwendungen. Dies wird aber nur gelingen, wenn es um sehr strukturierte, stark automatisierte Prozesse geht, bei denen nur wenige Benutzerinterkationen erforderlich sind und sich diese zudem in der Benutzeroberfläche der BPM-Anwendung behandeln lassen. Eine workflow-gesteuerte Benutzerinteraktion in externen Anwendungen, die keine Kenntnis der Workflow-Engine hat, führt in der Regel zu unüberwindbaren Hürden oder zu einer mangelhaften Usability. Die Benutzerinteraktion und die Funktionalitäten, die ein Benutzer im Zuge einer workflowgestützten Bearbeitung eines Prozesses hat, sprechen auch dagegen, BPM als IT- Infrastrukturthema zu sehen. Als IT-Infrastrukturthema kann nur ein Integration-centric BPMS gelten. Hier kommen Middleware-Komponenten mit BPEL-Engines zum Einsatz. Geht es dagegen um die Steuerung von komplexen Aufgaben, die InformationWorker und Seite 2

3 Sachbearbeiter durchführen, die ggf. ad hoc geplant werden müssen oder einen geringen Wiederholungsgrad haben, so ist BPM sicher kein IT-Infrastrukturthema. Document-centric BPMS und Human-centric-BPMS decken viel stärker diesen Bereich der fallbezogenen, situativen und flexiblen Bearbeitung von Vorgängen ab. Die Vernetzung von Informationen, Benutzern und Prozessen spielt eine wesentliche Rolle, so dass hier ECM & BPM eine Einheit darstellen. Der Automatisierungsgrad ist eher gering und zuviel Automatisierung bzw. zu enge Ablaufdefinitionen nehmen jedwede Flexibilität, was nur dazu führt, dass die Benutzer um das BPM-System herum die Aufgaben lösen. Flexibles und adaptives Workflow Management sehen wir daher als zentrales Thema für ein erfolgreiches BPM im Umfeld von ECM an und definieren dies als Smart Process Application. Ein BPM-System für alles bleibt daher noch länger eine Utopie, da wie einleitend erwähnt die Automatisierung im Büroalltag immer noch in den Kinderschuhen steckt. Bevor hierfür keine geeigneten Lösungen verfügbar sind, braucht man über ein BPM als IT-Infrastruktur nicht weiter nachzudenken. Frage 2: Braucht man vordefinierte Prozesse? Die Definition von Workflow- und BPM-Prozessen mit nicht immer einfach zu bedienen Werkzeugen gilt als aufwändig und auch nicht für alle Prozesse geeignet. Ist Collaboration mit adhoc Workflow wirklich die Alternative zum vordefinierten Geschäftsprozess? Welche Bedeutung hat das steuernde, Informationen bereitstellende Push -Prinzip gegen über dem Information abholendem Ansatz, dem Pull -Prinzip? Wie viel Prozessunterstützung braucht man überhaupt noch wenn man z.b. mit strukturierten elektronischen Aktenarbeitet, bleibt da der Prozessgedanke auf der Strecke? Soviel Kontrolle wie nötig, soviel Flexibilität wie möglich. Man benötigt ein System, das diese Freiheitsgrade flexibel gestalten kann, da die Freiheitsgrade bei jedem Prozess und in jedem Unternehmen anders definiert werden. Seite 3

4 So kann es durchaus sinnvoll sein, nur mit einer Elektronischen Akte ad hoc zu arbeiten. Die Nachvollziehbarkeit bleibt gewahrt, ohne dass gleich ein Prozess vordefiniert werden muss. In anderen Fällen möchte man diese Freiheitsgrade nicht erlauben und wird Prozesse sehr exakt vordefinieren müssen. Und natürlich gibt es alle Fälle dazwischen. Ein System, das aber zwingend auf dem WfMC Referenzmodell aufbaut und jeden Vorgang erzwungenermaßen nach einem vordefinierten Prozessmodell ablaufen lässt, ist nicht (mehr) zeitgemäß. Allein schon die Vorstellung, einen Soll-Prozess am grünen Tisch zu definieren, diesen in ein ausführbares Prozessmodell zu gießen und dann zu glauben, damit den realen Geschäftsprozess sinnvoll abzubilden, ist hanebüchen, auch wenn dies dem klassischem BPM-Cycle entspricht. Wasserfallmodell funktioniert auch bei BPM nicht! Frage 3: Welche Rolle spielen Standards bei BPM? Prozesse werden häufig mit speziellen Design-Werkzeugen entwickelt und sind nur mit Einschränkungen in Laufzeitumgebungen übertragbar. Und auch diese Laufzeitsysteme sind häufig nur über individuelle Schnittstellen in die IT integrierbar. Sind BPM-Werkzeuge zu insolierte Lösungen? Behindert sich BPM selbst durch die Vielzahl von Standards wie BPEL, BPMN, SPDL usw.? Ist BPMN 2.0 die erste Wahl wenn es um die Übertragbarkeit und Wiedernutzbarkeit von Prozessdefinitionen geht? Welche operativen Schnittstellen braucht es um BPM vollständig in die IT-Infrastruktur zu integrieren? Bei der Wahl des Prozessmodellierungsstandard kommt nur BPMN 2.0 in Frage, was aber umgekehrt nicht bedeutet, dass man mit diesem Standard immer glücklich wird. Zu glauben, die Fachseite könne mit BPMN 2.0 einen Prozess definieren, der danach automatisiert abläuft, ist aus vielerlei Gründen illusorisch. Zum einen ist der Standard dafür viel zu komplex, eine Reduktion auf das simple Profil reicht aber für die Automatisierung meist nicht aus. Zum anderen kann der Aspekt, wer eine Aktivität ausführen soll, mit BPMN 2.0 nicht hinreichend beschrieben werden. Dies ist im Übrigen ein Grundübel aller BPM- Standards, dass sie nur auf den Kontrollflussaspekt eingehen ( in welcher Reihenfolge wer- Seite 4

5 den welche Aktivitäten ausgeführt ), aber die Abbildung, wer die Aktivitäten in welcher Situation mit welchen Ausnahmen ausführen soll, nicht adäquat beschreiben können. Schließlich ist BPMN 2.0 für flexible und adaptive Vorgänge, für ad hoc geplante Aufgaben oder typische Entscheidungsprozesse ungeeignet, da das Korsett des vordefinierten Prozessmodells und die Sprachkonzepte für BPMN 2.0 hierfür nicht ausgelegt sind. Nötig ist vielmehr eine BPM-Umgebung, die verschiedene Modellierungskonzepte und Ausführungsparadigmen in einem Service vereint, in dem verschiedene Workflow-Engines integriert und verzahnt unter der Decke agieren, so wie dies im DOXiS4 BPM Service erfolgt. Frage 4: Wie kann man Prozesse offline steuern? Besonders durch mobile Devices und die Nutzung des Webs entstehen neue Anforderungen an die Steuerung und Kontrolle von Prozessen. Wie koordiniert, synchronisiert und kontrolliert man mit einer zentralen Ablaufsteuerung Prozessschritte, die auf Notebooks, Tablets oder Smartphones lokal ablaufen? Ist der Browser die bessere Alternative, da man hier in den zentral verwalteten Prozessen arbeitet. Stirbt der Steuerungs- und Kontrollansatz von BPM durch Apps und mobile Geräte einen langsamen Tod? Die Synchronisation von offline durchgeführten Prozessschritten bedarf einer Personifizierung einzelner Aufgaben und eines geeigneten Sperrkonzepts. Die klassische Rollen-basierte Zuordnung in einem Workflow-System besagt, dass eine Aufgabe allen Personen einer bestimmten Rolle im Unternehmen ausgeführt werden darf. In einem Offline-Szenario lassen sich aber die Zugriffe verschiedener Personen auf dieselbe Aufgabe nicht synchronisieren. Es könnte also sein, dass Person A die Aufgabe X offline bearbeitet, während Person B dieselbe Aufgabe bereits online erledigt und freigibt. Im Anschluss führt die Workflow-Engine natürlich bereits alle Folgeaktivitäten aus. Die Arbeit und ggf. widersprüchliche Entscheidung von Person A können nicht mehr berücksichtigt werden. Seite 5

6 Solche Konflikte können nur mit geeigneten Sperrkonzepten vermieden werden. Was bei Dokumenten mit Checkin/out üblich ist, ist auch bei der Vorgangsbearbeitung nötig. Die Herausforderung dabei ist, dennoch einen möglichst hohen Automatisierungsgrad paralleler Aufgaben zu erreichen, dort wo dies zulässig ist. Ganz auf eine Offline-Bearbeitung verzichten muss man also sicherlich nicht. Frage 5: Wie wird Arbeit neu definiert? BPM ist ein wichtiges Werkzeug zu Steuerung, Nachvollziehbarkeit, Vereinheitlichung, Beschleunigung und Kontrolle von Arbeitsprozessen, nicht nur im Büro sondern übergreifend über alle Prozesse im Unternehmen. Muss der Begriff Arbeit neu definiert werden? Führt zu viel Automatisierung beim Einsatz von BPM zur Entmündigung der Mitarbeiter? Geht Eigeninitiative und Kreativität verloren, wenn man versucht zu viel zu managen? Welche Rolle mit welchen Selbstverständnis nimmt der Mensch ein, wenn alle Prozesse und Tätigkeiten gesteuert und kontrolliert werden? Ich bin einst Zeuge eines Gesprächs geworden, bei dem ein Kunde im Zuge eines komplexes Prozesses bei einer Verifikationsaktivität gefragt hat: Und das macht ein Mensch!?. Woraufhin der Projektleiter geantwortet hat: Ja, etwas Besseres haben wir nicht. Dies als kleine Andeutung zur eigentlichen Selbstverständlichkeit, dass der Mensch im Mittelpunkt steht. Der Wert unserer Schöpfung schafft die Wertschöpfung. Ohne Freiheitsgrade geht das nicht. Vielen Dank für dieses Interview! Seite 6