Neue Adresse anlegen

Transkript

1 Einen neuen Kunden oder Lieferanten anzulegen hört sich simpel an ist es auch. Beachten Sie dabei nur, dass Sie die Daten möglichst detailliert erfassen. Je detaillierter die Daten, desto besser deren automatisierte Verwendung in den darauf folgenden Arbeitsprozessen. Darüber hinaus sollte man sich zu gewissen unternehmensweit gültigen Formatierungen im Vorfeld Gedanken machen, so z. B. zu den Telefonnummern. Ansonsten würde jeder die Daten anders erfassen, und es entsteht eine gewisse Form von Wildwuchs. Das Anlegen von Lieferanten ist dem Anlegen von Kunden identisch. Wechseln Sie im Vorfeld bitte in die richtige Ebene, indem Sie auf die Registerkarte Kunden oder Lieferanten klicken. Die Adressleiste In der Adressleiste werden die Stammdaten zum Kunden oder Lieferanten angezeigt. Im oberen Bereich befindet sich die Adresse mit der Homepage, die auch von hier direkt aufgerufen werden kann. Darunter folgt dann die Liste der Ansprechpartner zum geöffneten Kunden. Klickt man auf eine dieser Personen, so aktualisieren sich die Personen bezogenen Daten, z.b. die Telefonnummer. Ein erneuter Klick auf die Adresse zeigt die allgemeinen Adressdaten des Unternehmens. Seite 1

2 Neue Adresse Eine neue Adresse legen Sie aus dem Schreibtisch oder aus der Kundenliste heraus an, indem Sie auf das Plus in der Symbolleiste klicken. Anschließend gelangen Sie in die Kunden-Maske, in der möglichst eine ganze Reihe von Registerkarten ausgefüllt werden sollten: Seite 2

3 Adressdaten Kennzeichnen Sie eine Adresse als Firmenadresse oder Privatadresse, ändern sich die Felder dem entsprechend. Wurde dem Kunden ein Bild zugeordnet, wird es an dieser Stelle gezeigt. Benötigen Sie eine Adresse nicht mehr, können Sie diese deaktivieren. Für den Fall, dass Sie eine Adresse deaktivieren/sperren möchten (z.b. weil der Kunde nicht zahlt), finden Sie im linken oberen Bereich der Kundenmaske die Ampel. Bei der Neuanlage ist diese Grün. Um den Kunden zu sperren Klicken Sie einfach darauf und wählen Sperrung. In diesem Fall würde die Adresse ab sofort auf dem Schreibtisch mit einem Warnhinweis versehen. Der Hinweis ist als Warnung zu verstehen, z. B. wenn ein weiterer Geschäftskontakt nicht mehr erwünscht ist. Anschrift Die Firmenbezeichnung kann unter Umständen mehrzeilig sein. So wie sie hier eingetragen wird, erscheint sie in Ihren Briefen. Setzen Sie daher ggf. Zeilenumbrüche an sinnvollen Stellen. Springen Sie mit der TAB-Taste von Zeile zu Zeile, oder klicken Sie einfach hinein. Straße, Land (mit Auswahlmöglichkeit), PLZ und Ort sprechen für sich. Die Kurzbezeichnung wird automatisch erstellt. Sie kann nachträglich geändert werden, um sich ggf. an die Unternehmens-Standards anzupassen. Sie taucht in der Kundenliste auf und erleichtert die Seite 3

4 Schnellsuche. Innerhalb des Abschnitts Anschrift haben Sie außerdem die Möglichkeit sich weitere Felder einzublenden. Klicken Sie hierzu einfach auf die kleine Optionsbox unterhalb der Felder: Es öffnet sich eine Auswahlliste, aus der Sie noch die Felder Postfach und Adresserweiterung einblenden können. Die Kundenmaske ändert sich dann entsprechend. Kommunikation/ Organisation Vor Erfassen der Telefon- und Telefaxnummer sollten Sie sich intern Gedanken über die Schreibweise machen. Dies ist auch Gegenstand unserer Beratung und Schulung und wird über diese Schaltfläche (steht nur den als Administrator angemeldeten Benutzern zur Verfügung) standardisiert. Innerhalb des Abschnitts Kommunikation/ Organisation wird auch die allgemeine -Adresse, wie z. B. eingegeben. Ansonsten werden individuelle -Adressen den Ansprechpartnern direkt zugewiesen. Unter der Voraussetzung, dass Sie eine Privatadresse anlegen, geben Sie hier eine personifizierte -Adresse ein. Schreiben Sie die Internet-Adresse des Unternehmens in das nächste Feld. Die Kundennummer wird fortlaufend automatisch generiert. Eine Gruppe sollten Sie dem neuen Kunden oder Lieferanten unbedingt zuordnen, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt entsprechend filtern können. Die Kundengruppe ist ein eindeutiges Merkmal Ihrer Geschäftsbeziehung zu einem Kunden, Interessenten oder Lieferanten (die Gruppen und Kategorien sollten im Rahmen der Einführung von work for all! erarbeitet werden). Weitere Merkmale werden über die sog. Kategorien zugeordnet. Sie muss an dieser Stelle lediglich aus der hinter diesem Feld liegenden Liste ausgewählt werden. Wurde die Gruppenzuordnung versäumt, landet die neue Adresse standardmäßig in der Gruppe Neue Adressen, die wir für diesen Fall vorgesehen haben. Automatische Direktwahl: Sie können einen Kunden direkt von hier aufrufen, wenn work... for all! an Ihre Telefonanlage angeschlossen wurde, ansonsten ist das Symbol deaktiviert. Seite 4

5 Hier kann die Adresse bestimmten Personenkreisen oder Teams, die vorher zu definieren sind, zugänglich gemacht oder aber auch vorenthalten werden. In den Eingabemasken Adresse und Ansprechpartner wird über dieses Feld angezeigt, wann die letzte Änderung von welchem vorgenommen wurde. In der Eingabemaske Ansprechpartner verwalten Sie mit diesem Menü die Abteilungen des Kunden/ Lieferanten. Sie haben hier die Möglichkeit, neue Abteilungen anzulegen oder eine Abteilung aus der voreingestellten Übersicht (Standard aus den Generellen Einstellungen) zu wählen In der Eingabemaske Adresse gibt es die Registerkarte Ansprechpartner. Hier bieten Ihnen die links abgebildeten Symbole die Möglichkeit, die Abteilungen des Kunden/ Lieferanten zu pflegen. Dubletten Bei neuen Adressen überprüft work for all! selbständig, ob Sie gerade eine Dublette einer bestehenden Adresse erfassen. Dies geschieht an zwei Stellen: - Beim Verlassen des Feldes Straße und - beim Verlassen des Feldes Ort. Eine Dubletten-Warnung geschieht in folgendem Fall: Die erfasste Adresse befindet sich postalisch im gleichen Gebäude, also unter der gleichen Hausnummer im gleichen Ort. Der folgende Dialog wird dann im linken Bildschirmbereich angezeigt: Durch Klick auf die einzelnen Einträge wird Ihnen im unteren Bereich eine Vorschau der möglichen Dublette gezeigt. work for all! kümmert sich dabei nicht um die Schreibweise des Firmennamens, sondern überprüft die postalische Identität. Unterschiedliche Firmen unter gleicher Adresse würden also als Dublette angenommen. Da aber oft (identische) Firmen von unterschiedlichen Personen sehr unterschiedlich erfasst werden, ist dies der richtige Weg, Dubletten sichtbar zu machen. Seite 5

6 Durch Klicken der Schaltfläche Ignorieren verschwindet die Dubletten-Vorschau ohne irgendeinen Effekt beim Speichern. Möchten Sie den Vorgang abbrechen, da es sich wirklich um eine Dublette handelt, so verlassen Sie die Maske über das X in der oberen rechten Ecke (= Abbrechen) ohne zu speichern. Ansprechpartner Auf der Registerkarte Ansprechpartner sehen Sie zunächst alle Ansprechpartner in einer Liste, sortiert nach den Nachnamen. Links können Sie nach bestimmten Abteilungen filtern. Wurde eine Maske verkleinert, wie Sie es auf dieser Abbildung sehen, verschwindet die Symbolleiste vollständig. Ziehen Sie das Fenster in der unteren rechten Ecke groß, wenn Sie mehr sehen möchten! Neben der Personenliste haben Sie auch die Möglichkeit, neue Ansprechpartner anzulegen und ausgewählte zu öffnen (oder Doppelklick auf eine Person). Sie können sie auch direkt von hier anrufen und löschen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Bitte berücksichtigen Sie, dass wenn Sie einen Ansprechpartner löschen die mit ihm verbundenen Bewegungsdaten (z. B. Notizen, Telefonate) dann keinem konkreten Ansprechpartner mehr zugeordnet werden können. Notizen zum Kunden oder Ansprechpartner Wechseln Sie zunächst zur Registerkarte Texte. Seite 6

7 Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, den Inhalt des Textes Notiz beim Kunden zu hinterlegen. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Notiz aus. Darüber hinaus können Sie an dieser Stelle Standardtexte für Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnung für diesen Kunden festlegen. Wählen Sie dazu den entsprechenden Menüpunkt Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Rechnung aus. Adressverknüpfung Zu Adressverknüpfungen gibt es ein separates Infoblatt. So stellt sich eine Adressverknüpfung in der Adressleiste dar! In diesem Beispiel sind mit der Firma Igenta zwei Unternehmen verknüpft. Vor den Unternehmen steht jeweils die Art der Verknüpfung, d.h. um welche Verbindung es sich handelt. Bild anzeigen Wenn Sie eine digitale Bilddatei von Ihrem Kunden oder Lieferanten besitzen (z. B. ein Bild des Firmengebäudes oder das Firmen-Logo des Kunden), ordnen Sie es in der Registerkarte Bild zu: Nach Anklicken des links markierten Symbols öffnet sich das allgemeine Windows- Fenster zum Öffnen einer Datei aus Ihren Verzeichnissen. Sobald Sie das gewünschte Bild zugeordnet haben, erscheint es in der Maske und auch im Register Bild auf dem Schreibtisch. Über die Schaltfläche Löschen ( ) entfernen Sie es wieder. Kategorien In work for all! sammeln sich mit der Zeit tausende von Adressen an, die sie möglichst gezielt abrufen können sollten, z. B. um Marketingkampagnen durchzuführen oder bestimmte Adressgruppen individuell anzusprechen. Sie können Firmen von Ansprechpartnern und Privatpersonen unterscheiden, die Firmen einer Gruppe zuordnen und sowohl den Firmen als auch deren Ansprechpartnern weitere Merkmale geben. Diese Merkmale nennen wir Kategorien. Seite 7

8 Mehrere Kategorien können wiederum zu Oberkategorien zusammengefasst werden. Kategorien werden insbesondere für eine gezielte Ansprache für Serienbriefe, Serien- s, Listendarstellungen, Exporte und Auswertungen verwendet. Das Organisieren und Anlegen von Oberkategorien und Kategorien ist Gegenstand unserer Beratungstätigkeit vor der Einführung von work... for all! in Ihrem Unternehmen und kein ganz leichtes Thema. Beispiele für Oberkategorien sind Branchen und Firmengröße: - In der Oberkategorie Branchen hätten Sie dann z. B. die Kategorien Dienstleister, Großhandel und Fachhandel. - In der Oberkategorie Firmengröße richten Sie z. B. die Kategorien 1-10, 11-20, und über 150 Mitarbeiter ein. Wie immer, werden die einem Kunden zugeordneten Kategorien und Oberkategorien auf dem Schreibtisch in der gleichnamigen Registerkarte angezeigt. Ausführliche Informationen finden Sie im gleichnamigen Infoblatt! Individuelle Felder Die Registerkarte Individuell steht ausschließlich für Administratoren zur Verfügung. Hier können eigene Felder definiert werden. Seite 8

9 Die individuellen Felder, die Sie bei diesem Kunden anlegen, werden später auch bei jedem anderen Kunden zur Verfügung stehen. Die Felder für die Lieferanten werden jedoch gesondert in der Lieferantenmaske definiert. Lesen Sie die Details bitte im gleichnamigen Infoblatt für Administratoren nach. Adressdaten ändern Um die Adressdaten eines Kunden oder Lieferanten am schnellsten zu ändern, führen Sie auf dem Schreibtisch einen Doppelklick auf den Titel der Adressleiste (die Überschrift mit der Firmenbezeichnung) aus. Befinden Sie sich gerade in der Kunden- oder Lieferantenliste, klicken Sie doppelt auf die Adresse. Nehmen Sie Ihre Änderungen in den jeweiligen Registerkarten vor, und verlassen Sie die Maske mit Speichern und schließen, fertig! Kundenadresse sperren oder löschen Wenn Sie eine Adresse deaktivieren/sperren möchten (z.b. weil der Kunde nicht zahlt), öffnen Sie den Kunden wie gewohnt mit Doppelklick. Im linken oberen Bereich der Kundenmaske finden Sie die Ampel. Bei der Neuanlage ist diese Grün. Um den Kunden zu sperren klicken Sie einfach darauf und wählen Sperrung. In diesem Fall würde die Adresse ab sofort auf dem Schreibtisch mit einem Schloss versehen. Der Hinweis ist als Warnung zu verstehen, z. B. wenn ein weiterer Geschäftskontakt nicht mehr erwünscht ist. Seite 9

10 Wenn Sie möchten, dass die Adresse nach wie vor in der Datenbank verbleibt, jedoch als passiv oder inaktiv gekennzeichnet ist, wählen Sie den letzten Menüpunkt aus: Adresse ist erloschen oder soll nicht mehr kontaktiert werden. Soll die Adresse tatsächlich komplett aus dem Datenbestand gelöscht werden, wechseln Sie zunächst in die Kundenliste und aktivieren dort das Löschen-Symbol. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass Sie nicht nur die Stammdaten verlieren, sondern auch die zugeordneten Bewegungsdaten. Adressleiste in Kunden-/Lieferantenliste Die Adressleiste wird nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch in der Kunden- und Lieferantenliste angezeigt. Wenn sie dort nicht auf Anhieb sichtbar ist, werfen Sie bitte einen Blick auf den äußeren rechten Rand, und klicken Sie auf die gleichnamige vertikale Leiste. Mit einem Klick klappt die Adressleiste auf. Seite 10