WebTransfer ZH Bedienungsanleitung Version 2.1 vom

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1 WebTransfer ZH Bedienungsanleitung Version 2.1 vom Inhalt Einführung Seite 1. Allgemeines Transfer Einfaches Hochladen Erweitertes Hochladen FAQ Problembehebung Kontakt... 7 WebTransfer ZH ist ein Dienst, um grosse Dateien innerhalb der kantonalen Verwaltung als auch zwischen der kantonalen Verwaltung und Externen im Internet zu übertragen. Seit der Einführung im Jahre 2009 sind einige Verbesserungsvorschläge eingegangen, welche zum Teil bereits umgesetzt wurden. Die neue Version von WebTransfer ZH hat neben dem an das neue Corporate Design angepasste Erscheinungsbild auch wesentliche funktionale Verbesserungen erfahren. Diese Bedienungsanleitung soll einerseits den Umstieg auf die neue Version erleichtern, andererseits neuen Benutzern als Leitfaden dienen.

2 1. Allgemeines WebTransfer ZH ist ein Dienst, um grosse Dateien innerhalb der kantonalen Verwaltung als auch zwischen der kantonalen Verwaltung und Externen im Internet zu übertragen. Neben der kantonalen Verwaltung können Behörden, Gemeinden, Organe der Rechtspflege und selbständige Unternehmungen mit einem Bezug zum Kanton Zürich von diesem Dienst Gebrauch machen. Entweder die sendende oder eine der empfangenden Personen muss zwingend eine gültige -Adresse im Adress-Informationssystem des Kantons Zürich ZHdirectory haben. Der Zugriff erfolgt über die Web-Adresse Bitte machen Sie sich mit den Nutzungsbedingungen und den Rechtshinweisen vertraut, auf die Sie mittels Link im Fussbereich zuunterst auf jeder Seite zugreifen können. 2. Transfer Um einen Transfer durchführen zu können, klicken Sie in der linken Navigation auf Transfer. Geben Sie danach Ihre -Adresse ein. Tragen Sie die -Adresse des Empfängers ein. Bei Eingabe mehrerer Empfänger trennen Sie diese mit einem Komma oder Leerschlag. Sofern Sie mit den Nutzungsbedingungen einverstanden sind, klicken Sie auf die Checkbox, um diese zu akzeptieren. Klicken Sie nun auf weiter, danach werden die -Adressen überprüft. Hinweis: Wenn man eine -Adresse aus dem Adressbuch eines -Programmes herauskopiert und in das Eingabefeld einfügt, wird manchmal die -Adresse in folgender Form angezeigt: Hans Muster WebTransfer erkennt dieses Format und korrigiert es automatisch. Titel der Mitteilung: Hier können Sie den Titel der Mitteilung definieren, welches im Download- als Betreff angezeigt wird. Passwort zum Abholen der Dateien: Wenn Sie die Dateien mit einem Passwort schützen wollen, geben Sie hier eines an und wiederholen es im nachfolgenden Feld. Somit werden die Dateien verschlüsselt auf dem WebTransfer ZH abgelegt und können nur mit diesem Passwort abgeholt werden. Bitte vergessen Sie nicht, dass Passwort den empfangenden Personen mitzuteilen. Aus Sicherheitsgründen ist davon abzuraten, das Passwort in diesem Transfer mitzusenden. Übermitteln Sie es in z.b. einer separaten oder per Telefon. WebTransfer ZH Bedienungsanleitung Seite 2 / 8

3 Daten speichern bis am: Die Übermittelten werden nach einer von Ihnen in diesem Feld definierter Zeit automatisch gelöscht. Neu kann man eine bereits definierte Zeit nach dem Transfer verlängern. Dazu benutzen Sie den Link zur Tracking-Seite, welche Sie als Quittungs- nach dem Transfer erhalten. Mitteilung an die Empfänger/innen: Diese Mitteilung wird im Download- im Text angezeigt. Signatur: Diese Signatur wird im Download- im Text am Schluss angezeigt. Wenn Sie das nächste Mal WebTransfer ZH benutzen, dann bleibt die Signatur erhalten. Zusätzliche Empfänger/innen: Hier können Sie noch weitere Empfänger/innen definieren, welche den Transfer CC bekommen. Bitte trennen Sie mehrere Empfänger/innen mit einem Leerschlag oder Komma. Benachrichtigung beim Abholen: Definieren Sie hier, ob Sie über eine Abholung der Dateien benachrichtigt werden wollen. Folgende Optionen sind möglich: keine: Sie erhalten keine Benachrichtigung der Abholung. sofort: Sie erhalten sofort eine Benachrichtigung, sobald eine Datei heruntergeladen wurde. täglich: Sie erhalten einmal täglich eine Zusammenfassung der heruntergeladenen Dateien. Wenn die Dateien gelöscht werden: Sie erhalten erst eine Benachrichtigung, wenn die Dateien automatisch gelöscht wurden. Individuelle Nachrichten: Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, erhalten die Empfänger/innen eine mit einem individuellen Download- Link, womit sich die Nachverfolgbarkeit verbessert. Hinweis: Einige Benutzer/innen senden den Transfer zuerst an sich selber und kopieren dann den Download-Link in eine separate . Es wird empfohlen, dass diese Benutzer die Option Individuelle Nachrichten nicht aktivieren sollten, da ansonsten als -Adresse der herunterladenden Person diejenige des Absenders angezeigt wird. Hintergrund: WebTransfer ZH speichert die Absender -Adresse in auf dem Computers des Absenders. Wenn von diesem Computer nun jemand anders mit WebTransfer ZH eine Datei herunterlädt, dann wird die auf dem Computer gespeicherte -Adresse auf der Seite der Nachverfolgung angezeigt, was aber nicht korrekt ist und in der Vergangenheit zu Verwirrung gesorgt hat. Aus diesem Grund wurde in der neuen Version die Möglichkeit geschaffen, eine mit einem individuellen Download-Link an die Empfänger/innen zu versenden. Somit ist sichergestellt, dass die korrekte -Adresse der empfangenden Person angezeigt wird (ausser diese Person hat den Download-Link jemanden anderen zugesandt, welcher die Datei herunterlädt). Um die Dateien hochzuladen haben Sie neu zwei Möglichkeiten: Einfaches Hochladen: Dieses ist geeignet, um eine oder mehrere Dateien von max. 1GB Grösse zu übertragen. Erweitertes Hochladen: Dieses ist geeignet, um Dateien oder Ordnern von mehr als 1GB zu übertragen. WebTransfer ZH Bedienungsanleitung Seite 3 / 8

4 3. Einfaches Hochladen Das einfache Hochladen eignet sich, um eine oder mehrere Dateien bis 1GB zu transferieren. Klicken Sie auf Dateien auswählen, danach erscheint der Dateiauswahldialog. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus. Tipp: Sie können mehrere Dateien auswählen, in dem Sie die erste Datei auswählen und dann mittels Shift- Mausklick die letzte Datei auswählen. Somit werden alle Dateien von der ersten bis zur letzten Datei ausgewählt. Mittels Ctrl-Mausklick werden nur die erste und die letzte Datei ausgewählt. Die zu übertragenden Dateien werden mit einem Fortschrittsbalken angezeigt. Falls nötig können Sie den Upload mittels Klick auf das weisse Kreuz im roten Feld abbrechen. Nach erfolgreichem Upload werden die Dateien in einer Liste angezeigt. Falls nötig können Sie die Datei mittels Klick auf das rote Kreuz vom WebTransfer ZH Server löschen. Falls Sie noch weitere Dateien hochladen wollen, können Sie erneut auf Dateien auswählen klicken. Durch Klick auf Zurück zur vorherigen Seite kommen Sie wieder auf die Seite, auf der Sie Titel, Passwort, Mitteilung etc. definieren können (siehe ). Dabei bleiben die hochgeladenen Dateien erhalten. Um die mit dem Download-Link an die Empfänger zu senden, klicken Sie auf Dateien senden. Anschliessend bekommen Sie eine Quittung per . Hinweis: Die Empfänger erhalten eine mit einem Link zu der Seite, wo die Dateien einzeln heruntergeladen werden können. Des Weiteren wird ein Link zur Verfügung gestellt, in dem alle Dateien zusammen als ZIP-Datei heruntergeladen werden können. In dieser ZIP-Datei sind die Dateinamen mit einem Prefix versehen (so wird z.b aus datei.doc -> 01-datei.doc). Dies ist notwendig, damit Dateien mit gleichem Namen nicht überschrieben werden. Wenn Sie den Prefix in der ZIP-Datei vermeiden wollen, verwenden Sie bitte das erweiterte Hochladen. WebTransfer ZH Bedienungsanleitung Seite 4 / 8

5 4. Erweitertes Hochladen Das erweiterte Hochladen eignet sich, um Dateien oder Ordner mit mehr als 1GB Grösse zu transferieren. Dazu muss auf Ihrem Computer Java installiert sein, welches kostenlos unter heruntergeladen werden kann. Klicken Sie auf Durchsuchen, danach erscheint der Dateiauswahldialog. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien oder Ordner aus. Tipp: Sie können mehrere Dateien oder Ordner auswählen, in dem Sie die erste Datei/Ordner auswählen und dann mittels Shift-Mausklick die letzte Datei/Ordner auswählen. Somit werden alle Dateien/Ordner von der ersten bis zur letzten Datei ausgewählt. Mittels Ctrl-Mausklick werden nur die erste und die letzte Datei/Ordner ausgewählt. Mittels Klick auf Alle entfernen werden alle Dateien in der unterhalb befindlichen Liste von der Ansicht entfernt. Sie können auch einzelne Dateien von der Ansicht entfernen mittels Klick auf Ausgewählte entfernen. Klicken Sie auf Hochladen, um die Dateien zum WebTransfer ZH Server hochzuladen. Der Fortschritt des Hochladens wird mit einem Fortschrittsbalken angezeigt. Hinweis: Beim Hochladen kann es vorkommen, dass der Fortschrittsbalken für eine gewisse Zeit stehen bleibt und die Meldung Warte auf Server Antwort anzeigt. Der Grund dafür ist, dass in dieser Zeit die hochgeladenen Dateien auf Viren überprüft werden. Bitte haben Sie deshalb ein wenig Geduld. Die Liste mit den hochgeladenen Dateien wird angezeigt. Bei mehr als 10 Dateien werden diese zusammengefasst und mittels Klick auf das + Zeichen kann gesamte Liste angezeigt werden. Um die mit dem Download-Link an die Empfänger zu senden, klicken Sie auf Dateien senden. Anschliessend bekommen Sie eine Quittung per . WebTransfer ZH Bedienungsanleitung Seite 5 / 8

6 5. FAQ Was kostet die Nutzung dieses Services? Was heisst 'Upload' genau? Wie sicher ist WebTransfer ZH? Können die abzuholenden Dateien von Suchmaschinen indexiert werden? Die Nutzung dieses Services wird kostenlos zur Verfügung gestellt. Das englische Wort 'Upload' bedeutet heraufladen oder hochladen und bezeichnet hier den Transfer von Dateien von Ihrem Computer auf den zentralen Computer. Der Empfänger oder die Empfängerin kann dann später die Dateien vom zentralen Computer abholen. Der Versand über WebTransfer ZH ist grundsätzlich sicherer als ein Versand über , da die Übertragung verschlüsselt erfolgt. Dennoch wäre es möglich, dass eine falsche - Adresse der empfangenden Person/en eingegeben wird, womit eine unerwünschte Person/en die Dateien einsehen könnte. Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit, ein Passwort zum Abholen der Dateien anzugeben. Das Passwort muss der empfangenden Person/en z.b. per Telefon oder mitgeteilt werden. Es darf nicht mit demselben Transfer mitgeteilt werden. Die Sicherheit eines Transfers lässt sich zudem zusätzlich erhöhen, indem Sie die Datei/en bereits auf Ihrem Computer verschlüsseln und mit einem Passwort schützen, bevor Sie diese hochladen. Dies können Sie z.b. mit der kostenlosen Software 7-ZIP machen. Wichtig: Für die Sicherheit eines Transfers und die Berücksichtigung des Datenschutzes sind Sie selber verantwortlich. Wenn die Suchmaschine den Link erfährt, kann sie die Dateien theoretisch indexieren. Auf dieser Website kann eine Suchmaschine die Links nicht in Erfahrung bringen. Dies ist aber möglich, wenn die empfangende Person den Link im Internet publiziert. Auf den Seiten, in welchen die abzuholenden Dateien aufgeführt sind, wurden als Schutz Meta-Tags eingebaut, welche den Suchmaschinen die Indexierung untersagen. Es gibt aber keine Garantie, dass sich die Suchmaschinen daran halten. WebTransfer ZH Bedienungsanleitung Seite 6 / 8

7 6. Problembehebung Der Knopf für das erweiterte Hochladen erscheint nicht. Die empfangende Person hat kein bekommen, um die Daten abzuholen. Der Transfer ist nicht möglich und folgende Meldung erscheint: Für die von Ihnen gewählte Kombination ist die Nutzung dieses Dienstes nicht erlaubt. Bitte benutzen Sie Ihre offizielle geschäftliche -Adresse. Bitte laden Sie die aktuelle Java-Version herunter unter (kostenlos) und installieren Sie diese. Starten Sie danach Ihren Browser neu. Bitte prüfen Sie in Ihrem Quittungsmail, ob Sie die E- Mail-Adresse der empfangenden Person wirklich richtig geschrieben haben und wiederholen Sie den Transfer falls nötig. Wiederholen Sie bitte den Transfer und setzen Sie bei den zusätzlichen Empfängern Ihre eigene - Adresse ein. Das mit dem Link zum Abholen der Datei können Sie der empfangenden Person dann weiterleiten. Fragen Sie die empfangende Person, ob das von eventuell durch einen persönlichen Spam-Filter gelöscht oder verschoben wurde. Wenden Sie sich an unseren Helpdesk (siehe 7.Kontakt) Entweder Sie als Absender oder eine der empfangenden Personen muss eine gültige -Adresse im Adress- Informationssystem des Kantons Zürich ZHdirectory haben. Sollten Sie ein Mitarbeiter oder Mitarbeiterin der kantonalen Verwaltung, einer Gemeinde oder sonstigen kantonalen Organisationen oder Betriebe sein, prüfen Sie bitte, ob Sie im ZHdirectory eingetragen sind ( Informationen zur Änderung bzw. zum Hinzufügen eines Eintrages im ZHdirectory finden Sie im ZHdirectory Portal ( 7. Kontakt Fachstelle Datenlogistik ZH Stampfenbachstrasse 14, Postfach 8090 Zürich Helpdesk: Telefon WebTransfer ZH Bedienungsanleitung Seite 7 / 8

8 Unsere Aufgaben Die Fachstelle Datenlogistik ZH ist für vielfältige Aufgaben im Bereich der Datenlogistik innerhalb der kantonalen Verwaltung verantwortlich. Dabei stellen wir sowohl Dienstleistungen als auch die technische Infrastruktur im Bereich des vollautomatisierten, koordinierten Datenaustauschs zwischen kant. Verwaltungsstellen, Gemeinden und dem Bund zur Verfügung. Unsere Hauptaufgabe ist auf der einen Seite der Betrieb einer Datendrehscheibe insbesondere für Gebäude- und Personendaten. Auf der anderen Seite sind wir zuständig für den Betrieb eines vollautomatischen Datentransportsystems für den Austausch beliebiger Daten. Unsere Dienstleistungen Datenintegration Datenabgabe Internet-Dienste Datentransport Projektberatung Unsere Vision Der Kanton Zürich sorgt für den wirtschaftlichen und nachhaltigen Umgang mit der Ressource «Information und Daten» der öffentlichen Verwaltung. Fachstelle Datenlogistik ZH Stampfenbachstrasse 14, Postfach, 8090 Zürich Telefon Telefax Web