Die sichere Lösung zur Gelangensbestätigung

Transkript

1 Die sichere Lösung zur Gelangensbestätigung und den neuen Nachweispflichten im Paketversand [software]

2 Das rundum-sorglos Programm für jeden Paketversender. Quovia ist die vermutlich sicherste Lösung zur Gelangensbestätigung für den KEP-Markt. Revisionssichere Archivierung aller Daten, einfachste Handhabung und völlig unabhängige Funktion garantieren die zuverlässige Erfüllung der neuen Belegpflichten. Die Erstellung einer belegenden PDf-Datei ermöglicht einfachste Nachweise. Der übersichtliche Sendungsmonitor und die umfangreichen Datenexportmöglichkeiten runden machen Quovia zu einem unverzichtbaren Tool für jeden Paketversender.

3 Der 17a UStDV Ihre Pflichten im europäischen Warenverkehr Beleg des Gelangens der Ware ins europäische Ausland Entweder durch Käufer oder Spediteur Zusätzlich zur Rechnung Keine Formalen Vorgaben Seit Anfang 2014 müssen B2B-Geschäfte ins innergemeinschaftliche Ausland zusätzlich mit dem Nachweis des physischen Gelangens der Ware ins europäische Ausland belegt werden. Ohne diesen Beleg kann der Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden. 19% Umsatzsteuerrisiko!

4 Die Nachweisarten 5 verschiede Möglichkeiten Sendungslebenslauf + Auftrag Spediteursbescheinigung Rechnung Gelangensbestätigung Frachtbrief o.ä. Beleg des Transporteurs Postsendungen: Quittung und Rechnung der Post Beleg des Empfängers sonstige Belege

5 Kein Auslagern von Teilen der eigenen Buchführung! Belegnachweis nach 6a.5 Abs. 1/3/4/5 UStDV Revisionssichere PDF-Datei pro Sendung Voll GOB und GDPDU kompatibel Digital langzeitarchivierbar Gerichtsfest Ministeriell geprüft!* Rechtssicher Sicherheit, die Standards setzt Die von Quovia erstellten Belege führen alle verfügbaren Daten incl. dem Sendungslebenslauf auf. Damit können alle alternativen Belegnachweisarten erfüllt werden. Zusätzlich werden alle (XML-)Originaldateien nebst Verbindungsdaten und dem evtl. vorhandenen POD des Versandpartners in die jeweilige PDF-Datei mit eingebunden. Deren unveränderlichkeit stellt die fortgeschrittene digitale Signatur eines jeden Beleges sicher. * laut Prüfung des Finanzministeriums Niedersachsen

6 Die erstellten Belegarten Versendungsprotokoll + Auftrag Spediteursbescheinigung Gelangensbestätigung 6a.5 UStDV Abs. 5 6a.5 UStDV Abs. 3 6a.4 UStDV Abs. 1 Was? Sendungslebenslauf und Rahmenvertrag über Paketransportdienstleistungen. Bescheinigung des Spediteurs, dass die Sendung am Zielort angelangt ist (sog. Proof-of-delivery, POD). Bestätigung des Verbringens der Ware ins europäische Ausland durch den Käufer. Wie? Der detailierte Sendungslebenslauf der jeweiligen Sendung mit dem Rahmenvertrag mit dem Versanddienstleister reicht hier bereits aus. Es ist nur die Rechnungsnummer als Referenz notwendig. Durch die Referenzen im Versandauftrag kann der Transporteur bescheinigen, eine definierte Sendung unter den bestimmten Bedingungen an ihr Ziel gebracht zu haben. Durch die Angabe der Unterschrift des Empfängers kann mit geeigneten Referenzen im Versandauftrag eine Bestätigung des Käufers nachgewiesen werden. Hierzu sollten im Versandauftrag alle notwendigen Referenzen mit angegeben werden. Kommentar: Dies ist die mit Abstand sicherste Methode, den Nachweispflichten nachzukommen. Hier reicht die einfache Angabe der jeweiligen Rechungsnummer, sollte dort ein Rückbezug vorhanden sein. Dies Nachweisart bietet rechtliche Fallstricke: Hier müssen ebenfalls geeignete und eindeutige Referenzen im Versandauftrag mit angegeben werden. So ist die Angabe der Menge, der Art, des Zielortes, des Empfängers und des Lieferortes entscheidend. Rechtlich schwierig umzusetzen. Ist die geleistete Unterschrift auch wirklich die, die die Server ausgeben? Ist der Empfänger wirklich berechtigt, die Ware zu empfangen? Zudem müsste der Empfänger in das Paket bei Annahme hineinschauen, ob denn nun die angegebenen Waren geliefert worden sind (+)

7 Vollig unabhängig vom Versandsystem In 5 Minuten installiert. Vollautomatische Abfrage Eigene Datenbank API / Web-Frontend Programm-Health-Service ZUGfERD & DATEV - Format Smart, Simpel & Schnell Einfach, vielseitig und praktisch Im Handumdrehen installiert, erbringt Quovia für Sie automatisch alle Belegpflichten. Ob als Service in einer Serverinfrastruktur mit Clientanwendungen oder als Standalone-Desktopversion. Die eigene, manipulationssichere Datenbank nebst eigenem Rechtemanagment, die intuitive Handhabung und die praktische Sendungsübersicht lassen Quovia zur unverzichtbaren Lösung in Ihren Prozessen werden. 14 Tage kostenfreie Testphase!

8 Serversystem Grundprogramm Desktop Eco UPS FedEx DHL Carriermodul weitere... Modular anpassbar Für jeden Fall die richtige Lösung Als ursprüngliche Desktopanwendung gestartet, wird Quovia mittlerweile hauptsächlich in Serverumgebungen im Zusammenspiel mit anderen Systemen genutzt. Den eigentlichen Einstieg bietet aber die Eco-Variante, die einen einfachen Überblick über alle Sendungen bietet und bei Problemen schnell informieren kann. Die originalen XML-Daten, aud denen diese Informationen abstrahierrt wer.den, bleiben erhalten. Die Desktopversion erstellt darüber hinaus die belegenden PDF-Dateien, die lokal gesichert werden. Die Serverinstallation stellt darauf aufbauend eine Vielzahl von Interaktionsmöglichkeiten und weiteren Sicherheitsfeatures zur Verfügung. Eco Desktop Server Sendungsübersicht Sichern aller original XML-Dateien Volltextsuche Revisionssicherheit der Datenbank Erstellung der PDF-Dateien pro Sendung + + Export nach DATEV / CSV / Mail etc Eigener Datenbankserver + Eigene Public-Key-Infrastruktur ++ Restful - API + HTML-Frontend + Netzwerkfähigkeit + MS-Service + Server-Client-Modus + Program-Health-Service (optional) + Automatischer Import per FTP + Langzeitarchivierungstandard PDF/a Manipulationsschutz der Belegdateien + ++ Erweiterte Datenintegrität (PDF) + + Erweiterte Komfortfunktionen (ZUGfERD) + + Webinar erfragen!

9 Tel:0551/ Die Integration weiterer Versandpartner wird noch folen. Als auch in Zukunft klein bleibende Softwareentwicklung werden wir hier allerdings immer Qualität vor Quantität setzen, so dass wir innerhalb der kommenden Monate lediglich DPD, TNT und GLS integrieren wollen.

10 Automatische und periodische Sendungsdatenabfrage Eigener PDF-Beleg pro Sendung Revisionssicher (GOB- und GDPDU kompatibel) Gerichtsfeste Belege (z.b. 144, 371 ZPO, 86 StPO ) Standalone (incl. eigener verschlüsselter DB) Sicherheits-PDF-Standard (Langzeitarchivierbar u. A.) In PDF eingebundene original-dateien (z.b. HTML-POD, Handshakes) ZUGfERD-Format (einfachstes Rechnungsmatching) Program-Health-Service ( install&forget-service ) Eigene Paketnummernabfrage Einfache, intuitive Handhabung (kein Schulungsaufwand) API / eigener Webserver Serverdienstmodus Server-Client-Architektur ( eigene Clientversionen ) Einfache Installation (ca. 5 Min) Einfachster Datenexport (z.b. Datev, Mail, Excel) Rückwirkende Nachweisaggregation automatischer FTP & CSV- Paketnummernimport Als vermutlich erste Lösung zur Gelangensbestätigung und den alternativen Nachweisen haben wir früh Augenmerk auf die Datenintegrität und Zuverlässigkeit unser Lösung gelegt und versuchen diesen technischen Vorsprung zu erweitern. Mit der Erfahrung von vielen Millionen von Paketen freuen wir uns nun, die vermutlich sicherste, zuverlässigste und einfach beste Löung zu Gelangensbestätigung für den KEP-Bereich anbieten zu dürfen. septartes UG (haftungsbechränkt) Reinhäuser Landstraße 80 a Göttingen info@septartes.de 0551/