Dokumentation und Anleitung

Transkript

1 Dokumentation und Anleitung zum Elektronischen Rechnungsworkflow (SAP-RWF) in SAP an der Medizinischen Universität Graz Support Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich bitte an: Barbara Wiesner 0316 / barbara.wiesner@medunigraz.at Martina Hierzer 0316 / martina.hierzer@medunigraz.at Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 1 /32

2 Inhaltsverzeichnis Support... 1 (1) ALLGEMEINES... 3 Ablauf... 3 Informationen zu Kontierungen und Bestellungen... 4 Erhebungsblätter/Unterschriftenprobenblätter... 5 (2) KONTIERUNGSANFRAGE... 5 (3) SACHLICHE/RECHNERISCHE PRÜFUNG UND FREIGABE (4) FREIGABE ZUR ANWEISUNG (5) EINSTIEGSMÖGLICHKEITEN UND ARBEITSVORRAT (A) Einstieg via MEDonline...17 (B) Einstieg via URL...17 (6) SAP Allgemein (A) RWF- Funktionsübersicht für Kostenstellen u. Innenaufträge...20 (B) RWF-Dokumenteninformation...23 Anzeige Detailinformationen zum Workitem über SAP-GUI...25 Anzeige der eingescannten Rechnung im PDF-Format...28 Anzeige Rechnungsprüfungsdaten...29 (7) RECHNUNGSANZEIGE / WORKFLOW-DETAIL-INFOS Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 2 /32

3 (1) ALLGEMEINES Ablauf Finanzbuchhaltung: Prüfen der Rechnung (Anschrift, USt) => Finanzbuchhaltung an BestellerIn: Kontierungsanfrage (optional) BestellerIn: Bearbeiten der Kontierungsanfrage BestellerIn an Finanzbuchhaltung: Rücksendung Kontierungsanfrage Finanzbuchhaltung: Vorerfassen der Rechnung im SAP Finanzbuchhaltung an Koordinatorin Übermittlung der Rechnung zur sachl./rechnerischen Richtigkeit an Koordinatorin. KoordinatorIn an User X : Option zur Weiterleitung sachl/rechn. Richtigkeit. KoordinatorIn bzw. User X: Prüfung und Freigabe zur sachl./rechn. Richtigkeit und automatische Weiterleitung an Anweisungsberechtige/r: Freigabe zur Anweisung und automatische Weiterleitung an Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung: Verbuchung der Rechnung im SAP Finanzbuchhaltung: Zahlung der Rechnung (wöchentlicher Zahllauf) Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 3 /32

4 Informationen zu Kontierungen und Bestellungen Was läuft über den SAP-RWF? Eingangsrechnungen Rechnungsanschrift (außer 26er) ist zwingend beim Lieferanten anzugeben! Medizinische Universität Graz Finanzbuchhaltung Auenbruggerplatz GRAZ AUSNAHMEN: 26er Rechnungen Refundierungen Interne Leistungsverrechnungen ALEPH (Bibliothek) Stipendien Aufwandsentschädigung für Probanden A1 Sammelrechnung IT-Servicepauschalen KAGes KFU Telefonie: Gebühren und Wartung ÖBB Businesscard monatliche Abrechnung Dauerbelege (z. B. Mieten, Grundsteuer etc.) In diesem Zusammenhang wird gebeten die Finanzbuchhaltung dahingehend zu unterstützen, indem Sie Lieferanten darauf hinweisen, Bestellungen (ausschließlich) in SAP zu erfassen. Sind SAP-Bestellungen aus technischen Gründen (noch) nicht möglich, ist der Lieferant aufzufordern den Innenauftrag bzw. die Kostenstelle auf der Rechnung anzugeben. ACHTUNG: Bestellungen für mehrere Kostenstellen/Innenaufträge, in welchem die Anweisungsberechtigten nicht ident sind: In diesem Fall muss aus technischen Gründen die Rechnung zwei- bzw. mehrmals durch den RWF geschickt werden. Eine praktikablere (leichter nachvollziehbarere) Lösung wäre, wenn der Lieferant pro Kostenstelle/Innenauftrag eine separate Rechnung ausstellen würde. Bitte informieren Sie Ihren Lieferanten in diesem Fall über die Sachlage und bitten um separate Rechnungslegung. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 4 /32

5 Erhebungsblätter/Unterschriftenprobenblätter Sollten sich Funktionsänderungen zu den bisher eingesandten Erhebungsblättern ergeben, bitten wir Sie diese im bekannten Formular zu melden. Aufgrund einer Übergangsphase ist es weiterhin erforderlich die vorhandenen Unterschriftenprobenblätter bei Bedarf ebenfalls zu aktualisieren. (2) KONTIERUNGSANFRAGE Wenn auf der Rechnung keine SAP-Bestell-Nr. angegeben wurde (bzw. die Kostenstelle oder der Innenauftrag) wird die Finanzbuchhaltung eine Kontierungsanfrage an eine Person richten, die (möglicherweise) für diesen Sachverhalt zuständig ist. Kontierungsanfrage (Bestellung, Kontierung) Folgende Mail (Beispiel) wird bei einer Anfrage versendet. MUG-FI <finanzbuchhaltung> Damit bleiben nur unbearbeitete s in Ihrem Posteingang Bei Erinnerungsmail wird es eine fortlaufende Nr. neben dem Betreff geben. Zukünftig steht im der Lieferanten- Name, die Rechnungs-Nr. und das Datum. Um zur Rechnung zu kommen, klickt man den angegebenen Link (rotes Oval / hier ) an. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 5 /32

6 Wenn noch keine Portal-Anmeldung erfolgt ist, erhalten Sie das SAP-Portal-Anmeldefenster: Anmeldung erfolgt mit Ihrem: MEDonline Benutzerdaten Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 6 /32

7 1. Schritt: Kontierungsanfrage bearbeiten (Status Eingabe) Eingaben sind bereits durch A-FI erfolgt. SAP-Bestell-Nr. und Position einfügen. Die Bestellung kann durch Klicken auf das Pdf-Symbol angeschaut werden. Durch Hinzufügen können weitere Positionen bzw. Priorität und Erledigung bis durch A-FI vorgegeben. Weiterleitungsmöglichkeiten (Auswahl User möglich) Anmerkungsfeld für zusätzliche wichtige Informationen (Bestell-Nr nicht an dieser Stelle eingeben). Durch Klicken wird die Rechnung angezeigt. Wenn die Kontierungsanfrage durch Sie nicht zu beantworten ist, bitte Zurückweisen klicken. Das Workitem geht dann an die Finanzbuchhaltung!!!! Bitte nur dann auf absenden klicken, wenn die Kontierungsanfrage beantwortet werden konnte bzw. eine Weiterleitung erfolgen soll. Sollte keine Erfassung einer SAP-Bestellung möglich sein, ist auch ausnahmsweise die Angabe des Kontierungsobjektes (Kostenstelle/Innenauftrag) möglich. Bitte dann die Kontierung im Anmerkungsfeld eintragen. Die Angabe der Positions-Nr. ist nur dann erforderlich wenn die eindeutige Zuordnung zur Rechnung nicht gewährleistet ist. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 7 /32

8 PDF-Dokument anzeigen Sie können jederzeit in die Rechnung Einsicht nehmen, hierzu klicken Sie auf Dokument anzeigen. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 8 /32

9 2. Schritt Überprüfen u. Absenden Nach Klicken auf Absenden erfolgt nochmal eine Abfrage, ob wirklich gesendet werden soll. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 9 /32

10 3. Schritt Kontierungsanfrage abgeschlossen Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 10 /32

11 (3) SACHLICHE/RECHNERISCHE PRÜFUNG UND FREIGABE geht an die/den Koordinator/in (sachlich/rechnerische Prüfung) durch die Finanzbuchhaltung Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 11 /32

12 Sicht der Koordinatorin / des Koordinators zur Bearbeitung Der/die KoordinatorIn hat die Möglichkeit der Weiterleitung an eine weitere Person, die die sachl./rechnerisch Richtigkeit bestätigt. Auswahl aus hinterlegten Anweisungsberechtigten An Finanzbuchhaltung es ist eine Begründung erforderlich! Wenn ein Sachverhalt noch in Klärung sein sollte, gibt es die Möglichkeit Merken anzuklicken mit der Verpflichtung in die Anmerkung die Begründung zu hinterlegen. Bitte den Button Zurückweisen nur dann anklicken wenn Sie überhaupt nicht zuständig sind. Ist noch etwas in Klärung dann bitte auf Merken klicken. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 12 /32

13 User-Suche Sachlich/rechnerische Prüfung (im Falle einer Weiterleitung) durch die Koordinatorin / den Koordinator INFO: Die Mail wird spätestens 30 Minuten nach dem Absenden automatisch ausgelöst. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 13 /32

14 Sicht Sachlich/rechnerische Prüfung Wenn alles in Ordnung ist, kann die Rechnung sachlich/rechnerisch freigegeben werden und wird dann an den Anweisungsberechtigten automatisch weitergeleitet. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 14 /32

15 (4) FREIGABE ZUR ANWEISUNG an die/den Anweisungsberechtige/n (automatisch) Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 15 /32

16 Sicht Anweisungsberechtigte/r Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 16 /32

17 (5) EINSTIEGSMÖGLICHKEITEN UND ARBEITSVORRAT (A) Einstieg via MEDonline (B) Einstieg via URL entweder direkt od. aus eigenen Favoriten: Sie erhalten die Anmeldung ins SAP-Portal (wie bereits zu Beginn der Doku beschrieben) Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 17 /32

18 Verzweigen in Arbeitsvorrat über Menüpunkt EveryWF Bitte zur Bearbeitung der Aufgabe nur hier klicken! Beschreibung der Aufgabe Bitte hier nicht Tipp: die Aktualisierung Ihres Arbeitsvorrates kann bis zu einer Minute dauern. Sie können dies mit folgender Aktion beschleunigen. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 18 /32

19 (6) Auswertungen zum SAP-RWF Alle Instituts-User (Bestell-User) können im SAP diverse Auswertungen zum Rechnungsworkflow durchführen. Im Benutzermenü stehen ihnen die Auswertungen zur Funktionsübersicht und der Dokumenteninfo zur Verfügung. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 19 /32

20 (A) RWF- Funktionsübersicht für Kostenstellen u. Innenaufträge Mit diesem Auswerteprogramm können sie die Funktionen ihrer Kostenstellen u. Innenaufträge, für die sie berechtigt sind jederzeit überprüfen. Der Aufruf erfolgt mit: Anschließend können sie bestimmte Selektionen vornehmen: Wenn Sie nichts auswählen und das Programm einfach ausführen, bekommen Sie mit Stichtagsdatum (= Tagesdatum) eine Funktionsübersicht über alle Kontierungsdaten, für die Sie berechtigt sind. TIPP: Um eine bessere Performance zu erreichen, geben Sie direkt die Kostenstelle oder Innenauftrag in die Selektionsauswahl ein. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 20 /32

21 Die nun angezeigte ALV-Liste ist sortiert nach Kontierung, Funktionen u. Prioritäten (Verantwortlicher u. Stellvertreter). Die Funktion der/s Hauptverantwortlichen hat keinen direkten Einfluss auf den RWF, da es eine eigene Funktion für die Freigabe der Rechnung gibt und der/die Hauptverantwortliche/n nicht immer die Rechnungen frei gibt. Die Funktion der Hausbank wird von der Finanzbuchhaltung gepflegt, die anderen Funktionen wurden von Ihnen entsprechend an die Finanzbuchhaltung gemeldet. Durch Markieren von Zeilen u. Auswahl des Button s der ausgewählten Funktionen: kommt man in die Detailsicht Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 21 /32

22 Wichtig ist, dass der Status immer Ok anzeigt, da überprüft wird, ob die Person noch ein gültiges Dienstverhältnis zur Med Uni Graz besitzt. (Wichtig ist zu wissen, dass wenn die Person z.b. karenziert ist oder ein ruhendes Dienstverhältnis hat, dies entsprechend auch im Status dargestellt wird.) Mit den Buttons werden. kann auf die vorige od. nächste Funktion verzweigt Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 22 /32

23 (B) RWF-Dokumenteninformation Mit diesem Auswerteprogramm können alle Workflow-Aktivitäten überprüft werden, für die Sie laut Kontierung (Kostenstelle u. Innenaufträge) berechtigt sind. Sobald einer Rechnung über den RWF eine Kontierung zugewiesen wurde, können Sie sich alle Details dazu ansehen. Der Aufruf erfolgt mit: Anschließend können sie bestimmte Selektionen vornehmen: Wenn Sie nichts auswählen und das Programm einfach ausführen, bekommen Sie Workflowinformationen, für die sie berechtigt sind. TIPP: Um eine bessere Performance zu erreichen, ist es sinnvolle eine gewisse Selektion vorzunehmen. z.b. Sie suchen Rechnungen zu einem bestimmten Lieferanten. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 23 /32

24 Die nun anzeigte Liste können Sie z.b. nach der Status-Last sortieren. Dadurch ist leichter ersichtlich, welche Workitems bereits gebucht und somit erledigt sind oder welche noch auf eine oder mehrere Aktionen warten. Es stehen Ihnen jetzt folgende Funktionen zur Verfügung, die Sie durch markieren von Zeilen und Auswahl der entsprechenden Buttons erreichen können: Anzeige Detailinformationen zum Workitem über SAP-GUI Anzeige der eingescannten Rechnung im PDF-Format Anzeige Rechnungsprüfungsdaten Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 24 /32

25 Anzeige Detailinformationen zum Workitem über SAP-GUI Hier sehen Sie die Detaildaten einer bereits verbuchten Rechnung. In der Statusübersicht können Sie folgendes erkennen: Neu Rechnung wurde von Buchhaltung gescannt Zugeordnet Rechnung wurde von Buchhaltung vorerfasst Freigabe gestartet Rechnung wurde von Buchhaltung an die KoordinatorIn freigegeben Freigegeben (sachl.) Rechnung wurde sachlich freigegeben Zur Anweisung freig. Rechnung wurde angewiesen Beleg gebucht Rechnung wurde von Buchhaltung gebucht Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 25 /32

26 In der Übersicht der Workitems bekommen Sie noch detailliertere Infos zum Status: Beispiele: Spalte s wie viele s jemand zu einer Aufgabe bekommen hat Spalte Next-User der nächste im Workflowprozess zugeordnete Bearbeiter Spalte Status ready = offen, completed = erledigt. Übersicht der s Hier sehen Sie genau, wann für jemanden ein versendet wurde (Zeitstempel gesendet ). Unter Ende-Datum u. Zeit-Ticket kann man erkennen wie lange ein Ticket gültig ist. Bei Ablauf der Ticketgültigkeit wird automatisch ein neues (Erinnerungsmail) versendet. Die vorhergehende mit dem ungültigen Ticket kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verwendet werden. Übersicht der FI-Bestellungen Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 26 /32

27 Wenn bereits Bestellungen dieser Rechnung zugeordnet wurden, werden diese dort angezeigt. Durch Markieren einer Zeile und Auswahl des Buttons Bestellung wird in die SAP Bestellanzeige verzweigt. Übersicht der FI-Kontierungen Wenn bereits Kontierungen zur Rechnung erfasst sind oder zugeordnet wurden, kann man diese hier sehen. Übersicht Anfrage Bestellungen oder Kontierungen Bei bereits rückgemeldeten Kontierungsanfragen, werden entweder die Kontierungs- oder die Bestellzeilen dort dargestellt. Übersicht Notizen Wenn Anmerkungen bei den jeweiligen Aufgaben eingegeben wurden, dann kann man diese hier sehen. Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 27 /32

28 Anzeige der eingescannten Rechnung im PDF-Format Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 28 /32

29 Anzeige Rechnungsprüfungsdaten Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 29 /32

30 (7) RECHNUNGSANZEIGE / WORKFLOW-DETAIL-INFOS (Nach Buchung der Rechnung) 1.) Kostenstellen oder Auftragsberichte starten und Einzelposten Ist auswählen. 2.) Doppelklick auf die gewünschte Zeile 3.) Aus Belegübersicht (gebuchte Rechnung), Aufruf MUG-Rechnungsprüfung (Voraussetzung Rechnung wurde über den Workflow gebucht) Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 30 /32

31 Über den Standardbrowser werden die Detailinfos zum Rechnungsworkflow angezeigt (wenn noch keine Anmeldung im SAP-Portal erfolgte, erscheint zuvor die SAP-Portal- Anmeldung): 4.) Aus Belegübersicht (gebuchte Rechnung), Aufruf MUG-Rechnungsanzeige (Voraussetzung Rechnung wurde elektronisch gescannt) Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 31 /32

32 Über den Standardbrowser wird die Rechnung als PDF angezeigt: Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 1.3 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 32 /32