FM-Excellence 2.0 Informationsveranstaltung. GEFMA 710, 720, 730 und 734 Befähigungsnachweis für Zertifizierungsstellen nach GEFMA

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1 FM-Excellence 2.0 Informationsveranstaltung GEFMA 710, 720, 730 und 734 Befähigungsnachweis für Zertifizierungsstellen nach GEFMA

2 Das Gedankengut von FM-Excellence geht in die Breite GEFMA-Qualitätsoffensive hat viel erarbeitet und gibt aktiv Werkzeuge an die Hand Eine ganze Reihen von Zertifizierungsunternehmen hat Interesse an der Zertifizierung und sieht gute Chancen für einen eigenen Branchenstandard Auditoren werden qualifiziert und geschult, diesen Branchenstandard zu beherrschen und mit zu entwickeln Kunden, Dienstleister und Beratungsunternehmen sind nicht ausreichend informiert und nutzen die vorhandenen Werkzeuge demzufolge unzureichend Mit der heutigen Informationsveranstaltung und dem großen Teilnehmerkreis wollen wir informieren, interessieren und zur Nutzung motivieren Seite 2

3 Übersicht Produktverständnis im FM-Markt GEFMA 710: Einzel-Dienstleistungen und Rechtskonformität GEFMA 720: Paket-Dienstleistungen und FM-Management GEFMA 730: System-Dienstleistungen ipv GEFMA 734: GEFMA-ipv zertifizierte FM-Berater Seite 3

4 Der FM-Markt unterscheidet in unterschiedlich komplexe Produkte mit unterschiedlichem Kundennutzen Einkaufsvorteile durch Bündelung von Leistungen bei einem Lieferanten Abgabe von Koordinierungsleistungen (Managementleistungen) Reduzierung des Verwaltungsaufwandes beim Kunden Verminderung von Kosten durch veränderte Tarifstrukturen bessere Auslastung von notwendigen Personalkapazitäten Flexibilisierung des Personalaufwandes beim Kunden, von den Fixkosten hin zu variablen Kosten System- Dienstleistung ipv Paket-Dienstleistung Einzel-Dienstleistung Kostensenkung durch Verzahnung von Prozessen Abbau von Redundanzen Technische, rechtliche und wirtschaftliche Verantwortungsübertragung Planbarkeit der Betriebsaufwendungen Verringerung von Kapitaleinsatz beim Kunden Zielkonformität zwischen Kunde und Dienstleister Konzeptionelle Kompetenz des Dienstleisters ist Produktbestandteil Quelle: GEFMA 700 Seite 4

5 Die FM-Excellence-Zertifikate machen die Befähigung der Anbieter für diese Produkte transparent FM-Excellence bildet drei Ebenen der Qualitätsmessung und des Befähigungsnachweises für qualifizierte FM-Unternehmen ab - GEFMA 710 Befähigung zur Rechtskonformität - GEFMA 720 Befähigung zu FM-spezifischen Managementkompetenzen - GEFMA 730 Befähigung zur Integration von Rechtskonformität und Managementkompetenz zur wirtschaftlichen, technischen und rechtlichen Verantwortungsübertragung ipv GEFMA 730 ipv GEFMA 720 Managementsystem GEFMA 710 Rechtkonformität Quelle: GEFMA 700 Auditoren im FM-Excellence-Programm müssen sich in den FM-Produkten auskennen, um die Anbieterbefähigung bewerten zu können Seite 5

6 FM-Produkte im Überblick Einzel- Dienstleistung System- Dienstleistung ipv Paket-Dienstleistung Einzel-Dienstleistung Quelle: GEFMA 700 Definition: Einzelner FM-Hauptprozess, der von einem internen oder externen FM-Dienstleister erbracht wird oder wesentliche Teilprozesse daraus. Kennzeichen: untereinander leicht austauschbar, einfache Schnittstellendefinition geringe Abhängigkeit Objektmanagement und damit eine Koordination mit anderen Einzel- Dienstleistungen üblicherweise nicht enthalten. Beispiel: Wartung einer einzelner Anlageteile oder Anlagen Bestellen eines Gärtners zum Rasen-mähen Seite 6

7 FM-Produkte im Überblick Zertifizierung der Rechtskonformität Mit der Zertifizierung nach GEFMA 710 weist eine FM Organisation nach, dass sie in der Lage ist, die im FM geltenden gesetzlichen und behördlichen Mindestanforderungen zu erfüllen. Die Zertifizierung ist prozessspezifisch, d.h. ein Betriebsführer wird für Betriebsführung zertifiziert, ein Instandhalter für Instandhaltung usw.. Die Zertifizierung erfolgt durch eine neutrale und fachkundige Institution. GEFMA 710 System- Dienstleistung ipv Paket-Dienstleistung Einzel-Dienstleistung Quelle: GEFMA 700 Seite 7

8 FM-Produkte im Überblick Paket- Dienstleistung System- Dienstleistung ipv Paket-Dienstleistung Einzel-Dienstleistung Definition: Gesamtheit sämtlicher FM-Prozesse einer Lebenszyklusphase, die von einem FM- Dienstleister in Eigenleistung oder durch Nachunternehmer erbracht werden und die gegenüber dem Kunden als ein Paket erscheinen, d.h. mit nur einem Ansprechpartner auf Seiten des FM- Dienstleisters. Kennzeichen: Übertragung der Managementleistungen, wie Planung, Steuerung, Koordinierung und Überwachung der Einzel- Dienstleistungen. Quelle: GEFMA 700 Beispiel: - Vergabe der Medizintechnik Seite 8

9 FM-Produkte im Überblick Zertifizierung der Management-Kompetenz im FM Die Zertifizierung nach GEFMA 720 setzt eine zeitgleiche Erfüllung der Anforderungen aus GEFMA 710, DIN EN ISO 9001 und GEFMA 720 voraus. System- Dienstleistung ipv Mit der Zertifizierung nach GEFMA 720 weist eine FM Organisation zusätzlich nach, dass sie ein wirksames Facility Managementsystem unterhält, welches auch die besonderen FM-spezifischen Anforderungen - z. B. der Betreiberverantwortung - erfüllt. (Objektübernahme, Übergabe) GEFMA 720 Paket-Dienstleistung Einzel-Dienstleistung Quelle: GEFMA 700 Seite 9

10 FM-Produkte im Überblick System- Dienstleistung System- Dienstleistung ipv Paket-Dienstleistung Definition: System-Dienstleistungen beinhalten eine Verantwortungsübernahme (eigenverantwortliches Handeln) des Dienstleisters für die sekundären Kundenprozesse und sind in hohem Maße auf den Kunden und seine Kernprozesse zugeschnitten. Kennzeichen: Abbau von redundanten Ressourcen beim Kunden Übertragbarkeit der maximal möglichen Verantwortung mit allen technischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Aspekten Einzel-Dienstleistung Quelle: GEFMA 700 Beispiel: Vergabe des Betriebs der technischen Anlagen, des Gebäudes (auch PPP) Vergabe aller Gartenarbeiten und Abstimmung von SLA Seite 10

11 FM-Produkte im Überblick Zertifizierung der Befähigung zur rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Verantwortungsübernahme Die Zertifizierung nach GEFMA 730 setzt eine zeitgleiche Erfüllung der Anforderungen aus GEFMA 710, 720 und 730 voraus. Nachweis der Befähigung zur Implementierung von umfassenden Bewirtschaftungsmodellen in der Arbeitsteilung zwischen dem Kern-prozess und dem Sekundärprozess des Kunden System- Dienstleistung ipv GEFMA 730 Risiken und die Übertragung von Risiken vom Kunden auf den Dienstleister Verantwortungsübernahme (je nach Leistungsübertragung) durch den Dienstleister für die: Sicherstellung der Verfügbarkeit der Unterstützungsleistung für die Produktion/ Tätigkeit des Kunden im Kerngeschäft Budgeteinhaltung und -optimierung Rechtliche Verantwortung der Betreiberleistungen technische und wirtschaftliche Bewertung von Werterhalt und Modernisierungsentscheidungen investive Maßnahmen und Entscheidungen Paket-Dienstleistung Einzel-Dienstleistung Quelle: GEFMA 700 Seite 11

13 GEFMA 710 Fokus: Einzel-Dienstleistungen In jeder Einzel-Dienstleistung ist die Rechtskonformität der Leistungserbringung zu sichern Im Handlungsrahmen eines FM können vielfältige Leistungen erbracht werden, z.b. Reinigungs-, Sicherheits-, Betriebsführungs-, Instandhaltungs-, Cateringleistungen u.v.a.m. Viele dieser Leistungen unterliegen einschlägigen Bestimmungen. Auftraggeber erwarten, dass Dienstleister diese Bestimmungen kennen und einhalten. System- Dienstleistung ipv Paket-Dienstleistung Einzel-Dienstleistung GEFMA 710 fordert Arbeitsweisen und Prozesse, die das Unternehmen befähigen, rechtskonform für den Auftraggeber tätig zu werden und diesen so von Betreiberrisiken zu entlasten. Quelle: GEFMA 700 Stand Seite 13

14 GEFMA 710 Verbesserung der Rechtskonformität Vorwort Wie in der Richtlinie GEFMA 190 Betreiberverantwortung im FM beschrieben, resultieren aus dem Eigentum an baulichen und technischen Anlagen und Einrichtungen umfangreiche öffentlich-rechtliche und zivilrechtliche Verpflichtungen. Auf der Grundlage von Verträgen oder (konzern-) internen Aufgabenübertragungen fungieren FM-Organisationen dabei oftmals als fachkundige Erfüllungsgehilfen und nehmen dementsprechende Aufgaben für ihre Auftraggeber wahr. Um die daraus erwachsenden Haftungsrisiken für die Dienstleister und deren Auftraggeber weitestmöglich zu verringern, wird mit der Richtlinie GEFMA 710 ein Standard für die systematische Verbesserung der Rechtskonformität von FM-Organisationen formuliert. Stand Seite 14

15 GEFMA 710 Ausgangslage / Rechtslage EU EU RL Verordnungen & Richtlinien VO Bund Gesetze & Verordnungen Länder Städte Städte & Gemeinden beauftragt ermächtigt Gesetze & Verordnungen Verordnungen & Satzungen Betreiber Genehmigungsbehörden Genehmigungsbehörden Bescheide & Auflagen Unfallversicherungsträger Unfallversicherungsträger UVVen Staatliche Staatliche Ausschüsse Ausschüsse Techn. Regeln DIN, DIN, DVGW, DVGW, VDE, VDE, VDI VDI Normen, Richtlinien AMEV, AMEV, GEFMA, GEFMA, VDMA VDMA Schadensversicherer Schadensversicherer Richtlinien Empfehlungen VdS-Richtlinien Vers.klauseln Deutschland ist das vermutlich höchstregulierte Land dieser Erde. Deutschland ist das vermutlich höchstregulierte Land dieser Erde. Stand Seite 15

16 GEFMA 710 Ausgangslage / Gefahrenlage Der Schutz von Menschen ist eine fundamentale Aufgabe von Gebäuden. Leider gelingt dies nicht immer. Die Statistik weist folgende Todesursachen aus: Ursache Strom *) davon in Gebäuden 136 ca. 50% 134 ca. 50% 113 ca. 50% 100 ca. 50% 91 ca. 50% Brände *) (Exposition gg. Rauch, Feuer, Flammen) Stürze, gesamt *) davon Treppenstürze Grippe und Pneumonie *) davon Erreger Legionellen (geschätzt) **) ~ ~ ~ ~ ~2.000 zum Vergleich: Verkehrsunfall *) Arbeitsunfall *) Quellen: *) Statistisches Bundesamt, Fachserie 12 Reihe 4, Todesursachen in Deutschland; Gestorbene in Deutschland an ausgewählten Todesursachen; **) Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit Stand Seite 16

17 GEFMA 710 Ausgangslage / Betreiberverantwortung Betrieb baulicher oder technischer Anlagen Gefahren für Leib, Leben, Umwelt Arbeitsschutz Beauftragte Verkehrssicherungspflicht Umweltschutz Gesetzliche Betreiberpflichten Gesetzliche Betreiberpflichten Unternehmenspflichten (der jur. Person od. Pers.ges.)... gegenüber Beschäftigten... gegenüber Dritten... gegenüber der Umwelt... gegenüber Behörden Persönliche Pflichten (der natürlichen Personen) Unternehmensleitung Führungskräfte Beschäftigte Organisationspflichten Führungspflichten Durchführungspflichten Spezielle Pflichten Festlegung der Org. (mit Möglichkeit der Delegation) Selektion An-/Ein-/Unterweisung Aufsicht /Überwachung Schutz der Unversehrtheit der Beschäftigten Schutz der Unversehrtheit Dritter Schutz sonstiger Rechte Schutz der Umwelt Die rechtskonforme Wahrnehmung von Betreiberpflichten trägt dazu bei, Menschen, Umwelt und sonstige Rechte zu schützen. Stand Seite 17

18 GEFMA 710 Inhaltsverzeichnis Die Anforderungen der GEFMA 710 an die systematische Verbesserung der Rechtskonformität ergeben sich aus Abschnitt 4. Anhang B enthält einen Kriterienkatalog. Stand Seite 18

19 GEFMA 710 Übersicht über Anforderungen: G710 Anhang B Anhang B enthält über 50 Auditkriterien, aus denen Auditoren auswählen können und/oder eigene Kriterien ergänzen können. Stand Seite 19

20 GEFMA 710 Aktualisierung 2013: Lösungsansätze zur Betreiberverantwortung GEFMA 192 Risikomanagement im FM Entwurf GEFMA 310 Umgang mit Vorschriften und Technikklauseln im FM Entwurf GEFMA Zivilrechtliche Haftung und Versicherung im FM; Grundlagen Entwurf GEFMA 510 Mustervertrag Gebäudemanagement 2013 GEFMA 520 Standardleistungsverzeichnis Facility Services 2013 GEFMA 900 Gesetze, Verordnungen, UVVorschriften im FM Verzeichnis GEFMA 910 Normen und Richtlinien im FM Verzeichnis GEFMA Glossar FM; Betriebsbeauftragte, befähigte und verantwortliche Personen im FM Verzeichnis GEFMA Pflichten im FM in LzPh 0.100: Übergreifende Unternehmerpflichten Verzeichnis GEFMA Pflichten im FM in LzPh : Betreiberpflichten (am Beispiel Schule in Ffm.) Verzeichnis GEFMA 918 Bußgeldkatalog FM Verzeichnis Stand Seite 20

22 GEFMA 720 Fokus: Paket-Dienstleistungen Die FM-Paket-Dienstleistung ist im Kern eine Management-Aufgabe Einkaufsvorteile durch Bündelung von Leistungen bei einem Lieferanten Abgabe von Koordinierungsleistungen (Managementleistungen) Reduzierung des Verwaltungsaufwandes beim Kunden System- Dienstleistung ipv Paket-Dienstleistung GEFMA 720 fordert FMspezifische Ergänzungen in der DIN EN ISO 9001 für besonders risikobehaftete Prozesse GEFMA 720 fordert die Umsetzung der GEFMA 710 Einzel-Dienstleistung Quelle: GEFMA 700 Stand Seite 22

23 GEFMA 720 Nachweis FM-spezifischer Prozess-Beschreibungen Leistungsbeginn und Prozessübernahme sind eine kritische Phase für die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister Einem systematischen Prozess der Leistungsübernahme kommt deshalb hohe Bedeutung zu Die geregelte Führung der Zusammenarbeit über die gesamte Vertragslaufzeit wird von qualifizierten Dienstleistern und deren Managementleistung für den Kunden erwartet Verfahrensanweisung DIN EN ISO 9001 (2008) (2000) Lenkung von Dokumenten Lenkung von Aufzeichnungen Planung geregelter FM-Prozesse Start-Up-Phase Teilnahme an Abnahmen Ermittlung der Kundenanforderungen Regelwerksverfolgung Qualitätssicherung Vertragsanpassung Nachbeauftragung von Teilleistungen Vertragsbeendigung Internes Audit 8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte Korrekturmaßnahmen Vorbeugungsmaßnahmen Gesamtzahl 6 14 GEFMA 720 (2006) FM-Excellence fordert von FM-Dienstleistern hierfür festgelegte Prozesse und Arbeitsweisen auf der Ebene der Verfahrensanweisungen in der DIN EN ISO 9001 Stand Seite 23

24 GEFMA 720 Start up Prozess als Erstdokumentation Betreiberpflichten werden dokumentiert übertragen Rechtliche Übernahme der Aufgaben Faktische Übernahme der Aufgaben Schaffung der Betriebsorganisation Aufbau des QMS-Systems Aufbau der Reportings Stand Seite 24

25 GEFMA 720 Prozess-Übersicht und Messungen zur Qualität Das Management von Leistungen und Qualitäten als FM-Produkt Die Gesamt-Prozesse der FM- Management-Aufgabe müssen im QM des Dienstleisters ersichtlich und geregelt sein Für die jeweilig zu managenden Prozesse und Leistungen müssen Steuerungsgrößen und prozesse ersichtlich sein (Wesen der Management-Leistung gegenüber dem Kunden) Aufzeichnung DIN EN ISO 9001 (2008) (2000) 4.1 Allgemeine Anforderungen (Prozessübersicht) QM-/FMS-Handbuch 5.3 Qualitätspolitik Qualitätsziele Verantwortung und Befugnis (Festlegung der Betreiberrolle) 5.6 Managementbewertung Fähigkeit, Bewusstsein und Schulung 7.1 Planung der Produktrealisierung Bewertung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt Entwicklungseingaben (sofern im Anwendungsbereich) Entwicklungsbewertung (sofern im Anwendungsbereich) Entwicklungsverifizierung (sofern im Anwendungsbereich) Entwicklungsvalidierung (sofern im Anwendungsbereich) Lenkung von Entwicklungsänderungen (sofern im Anwendungsbereich) Beschaffungsprozess (Lieferantenbeurteilungen) Validierung der Prozesse zur Produktion und Dienstleistungserbringung Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit Eigentum des Kunden 7.6 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln Internes Audit Überwachung und Messung von Prozessen Überwachung und Messung des Produkts 8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte Korrekturmaßnahmen Vorbeugungsmaßnahmen Gesamtzahl GEFMA 720 (2006) Stand Seite 25

27 GEFMA 730 Fokus: System-Dienstleistungen Die Spitze der FM-Excellence bildet die systemische FM-Leistung ipv Integrale Prozess Verantwortung des DL für den AG GEFMA 730 prüft die Befähigungen des Anbieters, die übernommenen Aufgaben und Leistungen gegenüber dem Kunden technisch, rechtlich und wirtschaftlich verantwortlich zu erbringen und somit den Kunden in vielfachen Risiken zu entlasten GEFMA 730 baut auf den Anforderungen der GEFMA 710 und 720 auf System- Dienstleistung ipv Paket-Dienstleistung Einzel-Dienstleistung Kostensenkung durch Verzahnung von Prozessen Abbau von Redundanzen Technische, rechtliche und wirtschaftliche Verantwortungsübertragung Planbarkeit der Betriebsaufwendungen Verringerung von Kapitaleinsatz beim Kunden Zielkonformität zwischen Kunde und Dienstleister Konzeptionelle Kompetenz des Dienstleisters ist Produktbestandteil Quelle: GEFMA 700 Stand Seite 27

28 GEFMA 730 Werkzeuge für den Markt als DL beherrschen ipv -praktischer Werkzeugkasten für Kunden und Dienstleister Auditoren der GEFMA 730 müssen die wesentlichen Inhalte kennen GEFMA 620 neu Anforderungen der System-Dienstleistung an die Mitarbeiterqualifikation GEFMA 730 Zertifizierungsverfahren für den Befähigungsnachweis als System-Dienstleister GEFMA 961 Ergebnisorientierte Ausschreibung und Vertrag für die öffentliche Hand GEFMA 960 Ergebnisorientierte Ausschreibung und Vertrag für die Privatwirtschaft GEFMA 561 Output-orientierte Ausschreibung für System-Dienstleistungen im FM unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen der öffentlichen Vergabe GEFMA 560 Output-orientierte Ausschreibung für System-Dienstleistungen im FM für die Privatwirtschaft GEFMA 550 ipv -Standardvertrag für ergebnisorientierte Leistungsvereinbarung Empfehlung Bundeskartellamt) GEFMA 551 ipv -Mustervertrag für die öffentliche Hand Stand Seite 28

29 GEFMA 730 FM-Produkte und Qualifikationen in Fortentwicklung ipv - entwickelt Werkzeugkasten fort, deshalb werden die Zertifizierungsstellen in Feedback Runden teilnehmen Mitarbeiterqualifikation Qualitätssicherung Contracting Wertschöpfungstiefe PR + Öffentlichkeitsarbeit Ausschreibung Vertrag Im jährlichen Arbeitsplan des GFMA-AK ipv werden Schwerpunktaufgaben aus dem Katalog der e definiert, die von Mitarbeitern mit entsprechender Fachkompetenz in Arbeitssitzungen umgesetzt werden. Sie gehen in die Befähigungsanforderungen an ipv -Unternehmen ein. Stand Seite 29

30 GEFMA 730 Integrale Leistungen erfordern Verknüpfungen ipv fasst die Gesamt-Kompetenz der DL über alle Produktebenen im FM zusammen System-Kompetenz Management-System Verpflichtung der Branche zu besonderer Qualität und Leistung Nachweis durch qualifizierten Sachverständigen mit Branchen- Know-how und Zertifizierung durch die Branche selbst (z.b. Automobilbranche Lieferantenbewertung) Verpflichtung zur Einhaltung von Management-Methoden für eine effiziente Unternehmensführung Nachweis über DIN EN ISO 9001 in die Fläche gebracht, branchenspezifischer (z.b. Automobilbranche) bzw. spezielle Anforderungen (z.b. EFQM) Betreiber-Verantwortung je Gewerk Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für die jeweiligen Einzelleistungen Nachweis durch z.b. Zertifikat 710 Stand Seite 30

31 GEFMA 730 Befähigung zu Konzepten schon in der Ausschreibung ipv -praktischer für Ausschreibung und Angebotslegung die Befähigung muss beim DL nachgewiesen sein Mitarbeiterqualifikation Qualitätssicherung Contracting Wertschöpfungstiefe PR + Öffentlichkeitsarbeit Ausschreibung Vertrag Stand Seite 31

32 GEFMA 730 Erforderliche Aspekte selbst einbringen Welche Aspekte müssen in jedem Falle dokumentiert werden? Physikalische Schnittstellen Einspeisung EVU Allgemeine Aufgaben Hard-/Software Organisatorisch-rechtliche Schnittstellen Projektmethodik Rahmenbedingungen Liefern Mengen Qualität Zeiten Vergütung Verkehrssicherung Anlagenverantwortung Fremdfirmenkoordinator Gewährleistungsverfolgung Betreuen Inganghalten Energieeinkauf Entnahmestellen Organisatorischrechtlichen Schnittstellen B. I. B.I.L.D.- Methode L. D. GEFMA-Ausschreibungsleitfaden 960/961 Vorgaben zum Werterhalt Verantwortungstiefe Wertgrenze Dokumentieren Kaufm. Dokumente Abrechnung technische Dokumente gesetzliche Nachweise Versicherungsnachweis Reporting Gesicherte Ergebnisse Anzahl Störungen Ausfallzeiten Mengen/Qualitäten Reaktionszeiten Bonus-Malus-Regelung Inkludierte Kosten Einzelmaßnahmen bis zur vereinbarten Wertgrenze Betriebsstoffe Ersatzteile Stand Seite 32

33 GEFMA 730 Kunden auf Regelerfordernisse hinweisen können Zielsetzung: Strukturierte Erfassung aller Aufgaben und ihres Zwecks Stand Seite 33

34 GEFMA 730 Integrale Leistungsübernahme nach VOB ipv - Vergabeanforderungen in Privatwirtschaft + öffentlicher Hand GEFMA-Richtlinie 561 Output-orientierte Ausschreibung für System- Dienstleistungen im Facility Management unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen der öffentlichen Vergabe GEFMA-Leitfaden 961 für die Ausschreibung komplexer Facility Management- Dienstleistungen als Integrale Prozess Verantwortung ipv durch öffentliche Auftraggeber B.I.L.D.-Methode GEFMA-Leitfaden 960 für die Ausschreibung komplexer Facility Management- Dienstleistungen als Integrale Prozess Verantwortung ipv (für die Privatwirtschaft) GEFMA-Richtlinie 551 ipv -Mustervertrag öffentliche Hand - Empfehlung für die vertragliche Vereinbarung zur Immobilien-Prozess Verantwortung ipv GEFMA 550-Richtlinie GEFMA-Richtlinie 560 Outputorientierte Ausschreibung für System- Dienstleistung im Facility Management (für die private Wirtschaft) ipv -Standardvertrag - Empfehlung für die vertragliche Vereinbarung zur Immobilien-Prozess Verantwortung ipv Seite 34

35 GEFMA 730 Integrale Leistungen und Vergaberecht beherrschen Der Leitfaden 961 verdeutlicht vergaberechtlich zusätzliche Schritte Stand Seite 35

36 GEFMA 730 Integrale Leistungen plausibel + detailliert im Angebot Bewertungskriterien Gewicht [%] Allgemeine Unternehmensdaten Bonität Sicherheiten, Bürgschaften Eignung Fachkunde Bewertung und Nutzung des Benchmarking zwischen unterschiedlichen 2% Kundenbranchen, Aufträgen bzw. Organisationseinheiten (best practice) und zur Vertragsgestaltung aktive Mitwirkung an der Markt- und Branchenentwicklung in Verbänden und 1% Organisationen Konzepte und Vorgaben für die umfassende Schonung der natürlichen 1% Ressourcen, Referenzen individualisierbare Standardleistungsbeschreibungen für Kundenbranchen sind 2% vorhanden (Darstellung des Mehrwerts) Qualifikationen und Kapazitäten für die Schaffung von Basisdaten für die 4% Kalkulation kundenbranchenspezifischer Erfordernisse im Anfragefall planmäßige Bereitstellung von Mitteln für die Erarbeitung von Instrumenten und 2% Maßnahmen für die Verbesserung der vertragsrelevanten Prozesse in der System- Dienstleistung Schulung der GEFMA-Richtlinien zur System-Dienstleistung 1% Schulungen für spezifische Aufgabenstellungen in Verbindung mit dem Anspruch 4% an die umfassende Qualität in der System-Dienstleistung Schulung von Mitarbeitern, die Beratungs- und Planungsleistungen erbringen, 4% insbesondere für die mögliche Prozessgestaltung Leistungsfähigkeit Nachweis der Abbildung des Geschäftsfeldes Integraler System-Dienstleistung im 1% Management-Review Durchgängige Geschäftsplanung des System-Dienstleistungs-Geschäfts in allen 4% Bereichen (Vertrieb, Vertragsmanagement, Ausführung, Administration) Zielvereinbarungen für die Führungskräfte, Coach zu sein für komplexe System- 4% Dienstleistungs-Prozesse, für die Schnittstellenverantwortung und den Know-how- Übergang in den Wertschöpunfgsbereichen Nachhaltige Willenserklärung zur System-Dienstleistung - nach innen und außen 1% Instrument für die geregelte und systematische Kommunikation zwischen AG und 4% AN und die anschließende Umsetzung der Maßnahmen für die permanente Optimierung der System-Dienstleistungs-Prozesse; mit dem Kunden vereinbartes Reporting (Darstellung des Mehrwerts für den Kunden) geschäftsspezifische EDV- und Informationssysteme, die die ipv -Leistungen in 4% der Entwicklung und operativ sicherstellen Zuverlässigkeit aktive Einschaltung der Führungskräfte in die Erarbeitung von Instrumenten und 2% Maßnahmen für die Verbesserung der vertragsrelevanten Prozesse in der System- Dienstleistung Vorhandensein der nötigen personellen Ressourcen (Qualifikation und Anzahl) für 4% die Erbringung der Wertschöpfungstiefe von System-Dienstleistungen Erfahrungsrückfluss aus realisierten System-Dienstleistungs-Verträgen in die 1% Unternehmenspolitik und -strategie Erreichen und Weiterentwickeln von Qualitätszielen des Unternehmens für die 3% System-Dienstleistung Einbeziehung der relevanten Partner und Lieferanten in die Prozessverbesserung 2% des eigenen Unternehmens Befugnisregelungen für Mitarbeiter, die die System-Dienstleistungs-Verantwortung 4% widerspiegeln Integration von vertragsrelevanten eigenen und Kundenprozessen in die System- 4% Dienstleistung Regeln für die Einhaltung des definierten gemeinsamen Prozesses zwischen AG 3% und AN für die Verantwortungsübernahme in der System-Dienstleistung Instrumente zur Prüfung der definierten Prozesse sind vorhanden und werden 4% eingesetzt Mitarbeiterkontinuität in der Kundenbetreuung 1% Schulung der Mitarbeiter in aktueller Hard- und Software 1% Unterweisung von Mitarbeitern in Kundenprozessspezifischen Risiken und 2% Gefahren spezifische Anforderungen des Auftraggebers abc xyz 123 Präsentation Grad der Berücksichtigung der gestellten Zielsetzung Vollständigkeit Schlüssigkeit des Gesamtkonzepts Form und Auftritt Gesamteindruck Bewertung unbekannt erfüllt gut sehr gut 0 Punkte 1 Punkt 2 Punkte 3 Punkte Punktzahl 100% Summe Bewertungskriterien sind bei öffentlichen Vergaben vorab bekannt Bewertungskriterien Allegmeine Unternehmensdaten Bonität Sicherheiten, Bürgschaften Fachliche Eignung Organisation, Struktur territoriale Verfügbarkeit gleichwertige Referenzen Qualifikation der Mitarbeiter Grad der Eigenleistung Bietergemeinschaft spezifische Anforderungen des Auftraggebers abc xyz 123 Präsentation Grad der Berücksichtigung der gestellten Zielsetzung Vollständigkeit Schlüssigkeit des Gesamtkonzepts Form und Auftritt Gesamteindruck Gewicht Bewertung [%] unbekannt erfüllt gut sehr gut Punktzahl 0 Punkte 1 Punkt 2 Punkte 3 Punkte 100% Summe Die Auswahl von Anbietern nach Befähigungskriterien hat sich bewährt Professionelle Vergaben geben die Bewertungskriterien, den Maßstab ihrer Bemessung und die Gewichtungsfaktoren im Vorfeld bekannt Die Gewichtungsfaktoren müssen nur bei öffentlichen Vergabeverfahren den Bietern bekannt gemacht werden Stand Seite 36

37 GEFMA 730 Integrale Leistungen nicht nur über den Preis zeigen Die Bewertungsbögen zur Analyse der Angebote sind in 961/ 960 gleich Ziel ist die Objektivierung der Entscheidung Die Kriterien sind beliebig variierbar Die Grenzen der Gewichtung zwischen Konzept und Preis definieren die Kunden in der Regel unterschiedlich Die preisliche Bewertung (Bieterranking) kann variieren Grundsätzlich werden alle Kriterien sowie deren Gewichtung vor Eingang der Angebote, idealer Weise und bei öffentlichen Ausschreibungen zwingend schon vor Versendung der Bieteranfragen, von dem Vergabeteam definiert Teilprozesse Summen Platz Anbieter A: Anbieter B: Anbieter C: Auftraggeber (eigen) Preise Fremd- Personal Preise Fremd- Personal Preise Fremd- Personal Kosten Fremd- Personal gesamt leistung gesamt leistung gesamt leistung gesamt leistung [ ] davon [ ] Anzahl [ ] davon [ ] Anzahl [ ] davon [ ] Anzahl [ ] davon [ ] Anzahl Bewertungskriterien Konzeptionelle Bewertungskriterien 1 Erfassung der Zielstellung der Ausschreibung Zielstellung und Prozesse erfasst Vollständigkeit der Prozessgestaltung Schlüssigkeit des Gesamtkonzeptes 2 Schlüssigkeit des Konzeptes strukturierte Vorgehensweise Nachweis von Kompetenz in Leistungsumfang und -beschreibung Nachvollziehbarkeit der Leistungsbeschreibung des AN Maßnahmen zur Risikobewältigung Schlüssigkeit der Implementierung der vorgeschlagenen Maßnahmen 3 Betreuen der Prozesse Aufbau- und Ablauforganisation Betriebssicherheit Schnittstellenmanagement zum Auftraggeber Schnittstellenmanagement beim Auftragnehmer Schnittstellenmanagement und Prozessverantwortung gegenüber Nachunternehmern ggf. Nachweis vorhandener Werkzeuge, EDV, Leitstände, Infrastruktur etc. 4 Inganghalten der Prozesse Instandhaltungsstrategie Werterhaltungsstrategie investive Maßnahmen Reaktionszeiten 5 Liefern der Ergebnisse Ergebnisbewertung für jeden Teilprozess jeweils einzeln Erfüllungsgrad der Verfügbarkeit an besonders neuralgischen Punkten Rationalisierungserfolge 6 Dokumentieren der Prozesse technische Dokumentation Dokumentation der Zustände, Verbräuche etc. Ablaufdokumentation Anforderungen aus der Kostenabrechnung Know-how-Transfer (Übernahme, Betriebsphase, Ende) 7 Attraktivität für Übergabe der Verantwortung an den Anbieter Betriebsübergang, Besitzstandssicherung Partnerschaft / Wille zum Know-how-transfer Darstellung des Know-how zur Effizienzsteigerung/ Consultingleistungen Flexibilität der Leistungsanpassung Engagement und Absicht zur Leistungserbringung 8 Sicherheiten, Qualität Festpreis-Sicherheit Maßnahmen zur Qualitätssicherung Maßnahmen zum Schutz vor Betriebsunterbrechungen Schlüssigkeit der Maßnahmen zur Absicherung der Schnittstellen zum Kernprozess Vertragsstrafen, Versicherungen 9 Zusätzliche Lösungsansätze über die geforderten Vorgaben des Auftraggebers hinaus fachlich begründete Ein- oder Ausschlüsse von geforderten oder zusätzlichen Leistungen Leistungsveränderungen infolge Schnittstellenverschiebung Implementierungsaufwände, Prüfungen, Gutachten Monetäre Bewertung aus Preisvergleich 10 TZ = Teilnahmeranzahl am Wettbewerb PL = Platz des Anbieters (Platz 1 = günstigster Anbieter) Summe ( < 50) Preisliche Platzierung des Angebots (Bewertung der angebotenen Preise bzw. des Prozentsatzes der Unterschreitung der vorgegebenen Budgets) Gewicht > 50 Gewicht [1 bis 100] Punkt-Bewertung schlecht mittel gut TZ Punkte PL Platz x 10 Summe Summe Summe der Gewichte 100 Gesamtsumme Nutzen [ Punkte ] Stand Seite 37

38 GEFMA 730 Werkvertragsrecht umsetzen können ipv -Werkzeug in Sachen werkvertraglicher Verantwortungsübernahme die MA des DL müssen das prozessual umsetzen können Mitarbeiterqualifikation Qualitätssicherung Contracting Wertschöpfungstiefe PR + Öffentlichkeitsarbeit Ausschreibung Vertrag Stand Seite 38

39 GEFMA 730 Mitarbeiter im Werkvertragsrecht unterweisen ipv -Leistungen = Anforderungen des Werkvertragsrechts, gehen über Dienstverträge in der Verantwortung hinaus Stand Seite 39

40 GEFMA 730 Führungsprozesse dem Leistungsbild anpassen Begriff: Funktionale Leistungsbeschreibung Regelung der funktionalen Leistungsbeschreibung in 8 Nr. 2 Abs. 1, 2. Hs. VOL/A Soweit die Leistung oder Teile derselben durch verkehrsübliche Bezeichnungen nach Art, Beschaffenheit und Umfang nicht hinreichend beschreibbar sind, können sie a) sowohl durch eine Darstellung ihres Zweckes, ihrer Funktion sowie der an sie gestellten sonstigen Anforderungen (...) beschrieben werden. Quelle ASL-Seminar AK ipv Dr. Friedrich Ludwigs Hausmann Funktionale Leistungsbeschreibung Zimmer müssen über eine den betrieblichen Anforderungen entsprechende Stromversorgung verfügen. Das Gebäude muss durch angemessene Vorrichtungen ständig gegen unbefugten Zutritt geschützt sein. Das Gebäude muss in sauberem, hygienisch einwandfreiem Zustand gehalten werden. Klassische Leistungsbeschreibung In jedem Zimmer müssen in unmittelbarer Nähe der Tür zwei 220-V-Steckdosen in 30 cm Höhe installiert sein. Das Gebäude ist durch einen privaten Wachdienst und installierte Kameras rund um die Uhr zu sichern. Alle Zimmer sind einmal täglich feucht zu reinigen. Stand Seite 40

41 GEFMA 730 Umsetzen, dass Pauschalierung ohne Mengen nicht geht Zur Vertragsform geschuldeter Werke oder Dienste gehören Mengengerüste, ohne die der Vertrag nicht funktioniert Zu jeder funktionalen Leistungsbeschreibung und deren Prozessen, die kalkulationsrelevant sind, gehören die entsprechenden Mengengerüste Jede Massenänderung geht grundsätzlich mit einer Anpassung der Vergütung einher, auch wenn ggf. Ausschlüsse für das Erreichen einer bestimmten Änderungshöhe getroffen werden Änderungen an Qualitäten (SLA, Ergebnisse, Messgrößen etc.) sind Leistungsänderungen, die eine Vergütungsänderung nach sich ziehen Stand Seite 41

42 GEFMA 730 Verantwortung tragen durch Eigenleistung Eigenleistung des DL muss erkennbar sein Mitarbeiterqualifikation Qualitätssicherung Contracting PR + Öffentlichkeitsarbeit Ausschreibung Vertrag Wertschöpfungstiefe Stand Seite 42

43 GEFMA 730 Werkzeuge Bereiche eigener zur Schnittstellen-Regelung ipv - Wertschöpfung beherrschen Werkzeuge und Prozesse zur Definition der Abgrenzungsschnittstellen zwischen AG und AN müssen vorhanden sein Aufnahme und Bewertung der aktuellen, zum gewünschten Leistungsumfang gehörenden Leistungsbereiche (technische, infrastrukturelle und kaufmännische) Definition und Kalkulation der für den vereinbarten Immobilienprozess notwendigen Betriebsführung Durchführung der Analyse des Kundenprozesses in Bezug auf den vorhandenen Branchenstandard für den Immobilienprozess Bewertung der vom Kunden gewünschten individuellen Schnittstellen zwischen Kern- und Sekundärprozess Anpassung des Standardprozesses an den gewünschten Leistungsumfang des Kunden incl. des gewünschten Verantwortungs-Levels Einbindung von Erfahrungen aus der Kundenbranche, die der aktuelle Kunde für seine Prozesse noch nicht umgesetzt hat. Daraus entstehende einseitige Vorteile für den Kunden sollten für einen angemessenen Zeitraum geteilt werden Stand Seite 43

44 GEFMA 730 Werkzeuge Bereiche eigener zur Schnittstellen-Regelung ipv - Wertschöpfung beherrschen Werkzeuge und Prozesse zur Definition der Abgrenzungsschnittstellen zwischen AG und AN müssen vorhanden sein Risikomanagement für den ipv -Prozess als Mehrwert für den AG, diesen Bereich des Risikomanagements personell und materiell aus dem eigenen Aufwand eliminieren zu können (unter Berücksichtigung der gesetzlichen und freiwilligen Anforderungen incl. der Arbeitssicherheit der die Immobilie Nutzenden, des Brandschutzes und der Umweltgesetzgebung etc. mit entsprechender Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern im Kernprozess) Über Qualifikationen und über Arbeitsanweisungen verfügen, die diese Verantwortung aufnehmen und realisieren Qualifikation der operativen Ebene für die Umsetzung dieses Anspruchs Absicherung (Versicherungen etc. ) für den AG leisten Dokumentation des Risikomanagements Bewertung der Grenzen der Risikoübernahme für das Risikomanagement Stand Seite 44

45 GEFMA 730 Prozesse zur Risikoübernahme von NU beherrschen Grundsätze für die Einbindung von Nachunternehmern in ipv -Leistungen Gesetzlich notwendige Zertifikate und Nachweise sind regelmäßig abzufordern. Die Vorgaben erfolgen durch das ipv -Unternehmen. Das gilt auch für den Nachweis der entsprechenden Qualifizierung. Deren Inhalt wird vom ipv -Unternehmen vorgegeben, vom Nachunternehmer veranlasst und nachgewiesen. Sämtliche Leistungs- und Tätigkeitsbeschreibungen, Dokumentationen, Abrechnungen etc. werden vom ipv -Unternehmen vorgegeben und vom Nachunternehmer bedient. Dies gilt auch für die Zuarbeit für EDV-technische Verarbeitung von Daten und Informationen, die von den operativen Mitarbeitern erzeugt und zur Verfügung gestellt werden. Die Führung und Optimierung von Optimierungsprozessen zwischen den einzelnen Leistungs-bereichen (Teilprozessen) geht in die Leistungs- und Tätigkeitsbeschreibungen für die operativen Mitarbeiter der Nachunternehmer ein. Die Fachverantwortung dafür liegt beim ipv -Unternehmen. Stand Seite 45

46 GEFMA 730 Prozesse zur Risikoübernahme von NU beherrschen Grundsätze für die Einbindung von Nachunternehmern in ipv -Leistungen Das gilt auch für Anpassungsmaßnahmen im Leistungsumfang gegenüber dem Auftraggeber. Die Dynamik dieser Entwicklung wird vom ipv -Unternehmen verantwortet, die Nachunternehmer setzen diese veränderte Tätigkeitsbeschreibung lediglich um. Sämtliche Dokumentationen der Nachunternehmer erfolgen nach Vorgaben der ipv -Unternehmen. Das gilt auch für die Einhaltung von Sicherheitsstandards z.b. in der Datensicherung Stand Seite 46

47 GEFMA 730 Prozesse zur Einbindung weiterer Risiken kennen ipv - Standard in Produkt-Verständnis im Markt: Contracting ist ipv mit eingeschlossener Finanzierungsleistung für den AG Mitarbeiterqualifikation Qualitätssicherung Contracting PR + Öffentlichkeitsarbeit Ausschreibung Wertschöpfungstiefe Vertrag Stand Seite 47

48 GEFMA 730 Prozesse zur Einbindung weiterer Risiken kennen Systemische Dienstleistungen im FM erfordern sehr komplexe Befähigungen und Kompetenzen beim Dienstleister und sind vielschichtig Nicht jedes ipv -Unternehmen muss Contracting anbieten, aber eine Contracting-Leistung ist eine ipv -Leistung Stand Seite 48

49 GEFMA 730 Integrale DL erfordern mehr Qualifikation beim DL ipv - Standard in Sachen Mitarbeiterqualifikation beim DL, die als Befähigungsnachweis umgesetzt sein muss Mitarbeiterqualifikation Qualitätssicherung Contracting Wertschöpfungstiefe PR + Öffentlichkeitsarbeit Ausschreibung Vertrag Stand Seite 49

50 GEFMA 730 Integrale DL erfordern mehr Qualifikation beim DL Stand Seite 50

51 GEFMA 730 Integrale DL erfordern mehr Qualifikation beim DL Die einzelnen Teil-Verantwortlichen im ipv -Gesamt-Prozess sind beim DL in Auswahl- und Schulungsanforderungen ersichtlich Gesamt-Vertragsverantwortung Planungs- und Beratungsleistung im Auftrag oder in der Produktentwicklung des Dienstleisters Objekt-Leitung für den laufenden Betrieb Ausführung von Bauleistungen bei PPP, Contracting etc. Finanzierungsleistungen Stand Seite 51

53 GEFMA 734 GEFMA-ipv -zertifizierte FM-Beratungsunternehmen Zielsetzung Qualifikationen, Kompetenzen und Befähigungen von Beratern transparent machen, die für eine Implementierung von System- Dienstleistungen im Facility Management unabdingbar sind Berater den Nachweis ihrer Befähigung für dieses Leistungsspektrum führen zu lassen potenziellen Beratungskunden die Orientierung im Wettbewerb der Beratungsleistung vereinfachen Stand Seite 53

54 GEFMA 734 GEFMA-ipv -zertifizierte FM-Beratungsunternehmen Anforderungen an die Beratungsleistung für System-Dienstleistungen Die Beratungsleistung ist aufgrund ihrer systemischen und integralen Leistungsverknüpfung interdisziplinär, komplexer und inhaltlich umfassender (siehe auch Leit-fäden GEFMA 960/961) als die Beratungsleistung in überwiegend verrichtungsorientierten Einzelund Paketleistungsvereinbarungen des Facility Managements Aufgabe einer solchen FM-Beratungsleistung ist es, den FM-Kunden bei der Definition der Schnittstellen zwischen seinem Kerngeschäft zu den von ihm gewünschten Unterstützungsprozessen methodisch zu führen und fachlich zu begleiten Die Beratungsleistung ergebnisoffen, eine GEFMA-ipv -Zertifizierung des Beratungsunternehmens heißt also nicht, dass im Ergebnis der Beratung vorrangig ein ipv -Lösungsansatz empfohlen wird. Sie muss jedoch qualifiziert sein, den FM-Kunden in seiner Entscheidung umfassend über die Vor- und Nachteile einer ipv -Lösung ins Bild zu setzen Die Beratungsleistung muss neutral sowie finanziell und gesellschaftsrechtlich unabhängig von ipv -Facility Services-Dienstleistern sein. Sollte diese Unabhängigkeit nicht gegeben sein, sind GEFMA-ipv -zertifizierte FM-Beratungsunternehmen verpflichtet, seinen Kunden darüber zu informieren sowie allenfalls verbundene Unternehmen aus einem möglichen Ausschreibungsprozess auszuschließen, damit diese Neutralität der Beratungsleistung wieder sichergestellt ist. Stand Seite 54

55 Literaturverzeichnis zu FM-Excellence GEFMA 700 FM-Excellence; Grundlagen für ein branchenspezifisches Qualitätsmodell Entwurf GEFMA 702 FM-Excellence; Zulassung von Zertifizierungsstellen und Auditoren Entwurf GEFMA 703 FM-Excellence; Antrag auf Zulassung als Zertifizierungsstelle nach GEFMA 702 Stand GEFMA 704 FM-Excellence; Antrag auf Zulassung als Zertifizierungsstelle nach GEFMA 702 Stand GEFMA 705 FM-Excellence; Auditorenschulung (Foliensatz) Stand GEFMA 710 Systematische Verbesserung der Rechtskonformität von Organisationen im FM Entwurf GEFMA 720 Facility Managementsysteme; Grundlagen und Anforderungen Entwurf GEFMA 730 System-Dienstleistungen im FM; ipv - Spitze der FM-Excellence Ausgabe GEFMA 550 ipv - Standardvertrag Privatwirtschaft; Empfehlung für die vertragliche Ausgabe Vereinbarung zur Integralen Prozess Verantwortung - ipv GEFMA 551 ipv - Mustervertrag öffentliche Hand Ausgabe GEFMA 560 Output-orientierte Ausschreibung für System-Dienstleistungen im FM Ausgabe GEFMA 561 Output-orientierte Ausschreibung für System-Dienstleistungen im FM Ausgabe unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen der öffentlichen Vergabe GEFMA 900 Gesetze, Verordnungen, UVVorschriften im FM Verzeichnis GEFMA 910 Normen und Richtlinien im Facility Management Verzeichnis GEFMA Glossar FM; Betriebsbeauftragte, befähigte und verantwortliche Personen im FM Verzeichnis GEFMA Pflichten im FM in LzPh : Übergreifende Unternehmerpflichten Verzeichnis GEFMA Pflichten im FM in LzPh : Betreiberpflichten (am Beispiel Schule) Verzeichnis GEFMA 960 Leitfaden für die Ausschreibung komplexer FM-Dienstleistungen als Integrale Ausgabe Prozess Verantwortung ipv GEFMA 961 Leitfaden für die Ausschreibung komplexer FM-Dienstleistungen als Integrale Ausgabe 2006 Prozess Verantwortung ipv durch öffentliche Auftraggeber Umwelt-online.de Überblick über aktuelle Gesetzgebung Stand Seite 55

56 Vielen Dank.