AMEOS IT Services (AIS) Strategie und Organisation

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1 AMEOS IT Services (AIS) Strategie und Organisation AMEOS Medizintage 2016

2 Die derzeitige IT Organisation ist gekennzeichnet durch den Fokus auf Infrastruktur/Hardware und die fehlende Koordination zwischen zentralen und regionalen Bereichen IT Organisation Status quo Ist gesamt: inkl. Plan: 86 FTE 98 FTE CFO Stand, Leiter IT 1 FTE (1) IT Controlling 0,25 FTE CCIUB 1 FTE CC BWA 6* FTE (7) CC KLA 1 FTE IT Regionen Zürich (auch: Leiter IT) CCBI 1 FTE Leiter RZ (Personalunion CCIUB) SAP KIS-Systeme 1 FTE Nord 8 FTE (9) Zürich 3 FTE User Help Desk 2 FTE (3) Technik Team 4 FTE (5) Remote Betriebsunter-stützung 8 FTE (9) Technische Unterstützung BWA-Systeme 3 FTE (4) Non SAP Technische Unterstützung KLA- Systeme 3,9 FTE Sharepoint/ Kommu-nikation/ Ticketsystem 1 FTE Klinische Applikationen 5 FTE West 14,75 FTE (17) Süd 3 FTE Ost 18,88 FTE (19,88) Fachliche Leitung/disziplinarische Unterstellung in den Regionen Inhouse Ressource Teilweise oder vollständig ausgelagert 2

3 Die sehr heterogene Applikations-Landschaft bei AMEOS bedingt hohen Support Aufwand 3

4 Eine Befragung der Anwender aus dem Jahr 2015 zeigt die Schwachstellen der aktuellen IT-Organisation Wesentliches Ergebnis: Die derzeitige IT-Organisation und IT-Landschaft wird einem weiteren Wachstum der AMEOS nicht gerecht und bietet keine ausreichende Ausrichtung auf die Bedürfnisse der internen Kunden. Aufbauend auf den identifizierten Verbesserungspotenzialen wurde eine neue IT Strategie definiert, die insbesondere die Ausrichtung auf Kundenbedarfe und die Orientierung an der strategischen Planung zum Ziel hat. Zur Umsetzung dieser Strategie wird nun die Reorganisation der IT hin zu: AMEOS IT Services (kurz: AIS) begonnen. Ergebnis Zusammenfassung IT & Kunden Einschätzung. Best in Class. 4

5 Die zukünftigen Aktivitäten der IT werden maßgeblich durch die strategische Entwicklung der AMEOS Gruppe gesteuert IT Strategie AMEOS Gruppe Auswirkung auf die IT Vereinheitlichte Geschäftsprozesse in den Klinika und deren Optimierung Weitere Verbesserung der medizinischen Ergebnisqualität Profitables internes und externes Wachstum Umsetzung und Unterstützung einheitlicher Prozesse Kompetenzaufbau in der IT in Bezug auf medizinische Applikationen Zentralisierung der IT Organisation KIS Harmonisierung und Systemkonsolidierung Schnelle Integration von Häusern Kosteneffizienz und Einkaufssynergien Vereinheitlichtes und professionelles Projektmanagement vom Antrag bis zum Abschluss 5

6 Die Visionen, Ziele, Werte und Prinzipien der IT zielen sowohl auf deren Kunden innerhalb der AMEOS Gruppe als auch auf die IT Mitarbeiter ab Vision Die IT ist durch die Bereitstellung einheitlicher, moderner Systeme ein attraktiver Partner für Mitarbeiter und Patienten. Wir leisten einen wesentlichen Wertbeitrag zum profitablen Wachstum der AMEOS-Gruppe Unsere Ziele Erwartungskonforme Kundenzufriedenheit, Anwendernutzen und Qualität Wertbeitrag durch Standardisierung und Innovation Unterstützung des geplanten profitablen Wachstums Attraktiver Arbeitgeber für qualifizierte IT-Mitarbeiter Unsere Werte Wir sind: Kompetent Lösungsorientiert und innovativ Zuverlässig Agil und sicher Prinzipien Unsere Ergebnisse sind stabil, transparent, berechenbar, regelkonform, nachhaltig Wir arbeiten prozessorientiert und effizient mit Branchenstandards 6

7 Die Reorganisation der IT basiert auf den folgenden vier Prämissen 1. Die neue IT Organisation wurde unabhängig von der bestehenden entworfen Wir gehen von einem generischen Modell der IT-Prozesse aus 2. Die neue IT Organisation soll die strategische Ausrichtung der AMEOS Gruppe und die identifizierten Verbesserungspotentiale aufgreifen Die Elemente Prozesse und Potentiale aus der IT-Strategy Map sollen berücksichtigt werden Die sie unterstützenden IT-Prozesse und Rollen werden aufgezeigt 3. Die Organisation orientiert sich an erprobten Modellen des IT Managements Die IT Organisation orientiert sich strukturell an dem Ablauf Plan Build Run Manage, was einem zukunftsorientierten IT Managementansatz entspricht (ITIL-Standard). Zu Anwendern und Lieferanten hin durch Business Partner, Supplier-Management und SLAs ( Demand-Supply-Split ) 4. Vereinheitlichung von Prozessen und Systemen durch Zentralisierung von Aufgaben und eine Stärkung der Architekturfunktion Konsolidierung von einigen IT Stabsfunktionen in den zuständigen zentralen Einheiten HR, Einkauf und Controlling 7

8 Die zukünftige IT Organisation fokussiert sich auf die Anforderungen der Anwender, ein zielorientiertes Projektmanagement und den effizienten Betrieb der IT Infrastruktur IT Organisation Zukünftig Leiter IT Katrin Weinhold Team Assistenz Leiter Finanzen Leiter Kundenbedarfe, strategische Planung und Kommunikation Jens Bode Leiter Projekte und Entwicklung Dr. Ingo Matzerath Leiter IT Betrieb und Support Thomas Götze Leiter IT Governance Björn Schönhoff IT Controlling Fin- Mgmt. IT Innovation und Planung PMO Performance- & Verbesserung-Mgmt. IT-Sicherheit & Datenschutz Leiter HR Kunden- und Bedarfs-management Regionen Nord/West Regionen Süd/Ost Zentralfunktionen Entwicklung BWA KLA BI Anwendermanagement Berechtigungsmanagement Anwender Support: - BWA - KLA - BI IT-Governance, Risk- & Qual.-Mgmt. IT People Mgmt. Talent Mgmt. Leiter Einkauf Kommunikation & Performance IT KPI & Benefits IT Kommunikation und Change-Mgmt. Umsetzung BWA KLA BI IT Betrieb Stammdatenpflege Lokaler IT Support Gruppe Cluster IT Prozess In zentraler Matrixfunktion eingliedern IT Supplier Mgmt. IT Procurement 8

9 Durch die Reorganisation werden die anwenderbezogenen IT Ressourcen verstärkt Vorteile Die Reorganisation wird dazu genutzt, um effektivere Prozesse und Systeme zu implementieren. Die Überführung in die neue IT Organisation sowie die Umsetzung der begleitenden Maßnahmen ermöglicht eine effizientere IT Dienstleistung. Die Ausrichtung der Ressourcen und Strukturen der IT wird sich stärker an den Bedürfnissen der internen Kunden orientieren. Die Ressourcen im kundennahen Support erhöhen sich von 36% zu 82% aller IT Ressourcen. Aktuelle Struktur der IT Mitarbeiter Zukünftige Struktur der IT Mitarbeiter 64% 36% Anwendersupport Sonstiges 18% 82% Anwendersupport Sonstiges 9

10 Die Transformation der AIS wird durch einen detaillierten Umsetzungsplan getrieben Die wesentlichen Inhalte sind Harmonisierung und Standardisierung der Applikationslandschaft, insbesondere der KIS und medizinischen Applikationen orientiert sich an Machbarkeit Zentralisierung der IT Organisation und Bündelung des Know-hows aus den Regionen Etablierung von einheitlichen und effizienten Prozessen Einführung eines zentralen Projektmanagements mit einheitlicher Projektmethodik und durchgängigen Genehmigungsverfahren Entwicklung, Kommunikation und Einführung von IT Kennzahlen (Service Level Agreements SLAs) zur Qualitätssteuerung und Ressourcenallokation Q Q Q Beginn der Transformationsprojekte Fertigstellung der Top 5 Handlungsbedarfe Fertigstellung aller Transformationsprojekte 10

11 Im Zuge der Reorganisation wird ein effizientes Projektmanagement eingeführt Projekt Roadmap Um einen Überblick sämtlicher IT bezogener Projekte zu erlangen, welche zur Zeit durchgeführt werden und welche zukünftig geplant sind, wurde eine Projektmaßnahmenliste erstellt. Es wurde eine Projekt Roadmap definiert, die die zeitliche Durchführung der Projekte darstellt. Mit dieser Roadmap ist es weiterhin möglich, den groben Ressourcenbedarf intern sowie extern abzuschätzen Der Abschluss aller wesentlichen Maßnahmen ist bis Q geplant. Projektprozess & -antrag Um zukünftig eine Transparenz über alle Investitionsmaßnahmen zu erhalten, wurde der Prozess zur Beantragung von Investitionsprojekten neu definiert und die dazu notwendigen Unterlagen angepasst. Der Projektprozess berücksichtigt sowohl Fachbereiche als auch die zukünftige Projektsteuerung (PMO) und ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Ressourcenkonflikten. Des Weiteren wurde ein Template zur Berechnung eines Business Case zur Verfügung gestellt. 11

12 Kommunikationsplan der IT Reorganisation Kommunikationsplanung & nächste Schritte Die Kommunikationsplanung und nächsten Schritte terminiert und beschreibt die wesentlichen außerordentlichen Aktivitäten zu Beginn der Transition um einen möglichst reibungsfreien Start zu gewährleisten. Ein maßgeblicher Fokus wurde auf die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie gelegt, bei der neben der Terminierung auch bereits die zu kommunizierend Inhalte definiert wurden. Wesentlich ist hier insbesondere die Kommunikation an die Krankenhausdirektoren (19. Apr. 2016), als Kick-Off der Zusammenarbeit, sowie die Kommunikation an alle IT Mitarbeiter (20. Apr. 2016) die entscheidend für den Erfolg der Transition ist. Des Weiteren wird die Anpassung / Entwicklung neuer Tools, die von Anfang an Transparenz über die IT Services schaffen sollen, in der Kommunikationsplanung berücksichtigt. KPIs der zukünftigen IT Organisation Zukünftig wird die IT Organisation anhand der KPIs Betten pro IT Mitarbeiter und IT Kosten bezogen auf den Umsatz gesteuert, wodurch AMEOS die IT Organisation bedarfsgerecht entwickeln und mit Wettbewerbern der Gesundheitsbranche vergleichen kann. 12

13 Vielen Dank Ihre Fragen beantworten wir gerne jetzt 13