Wie viel Controlling braucht die IT im Krankenhaus?

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Liese Reuter
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1 Wie viel Controlling braucht die IT im Krankenhaus? Ansgar Kutscha 1,2, Stefan Gräber 3, Volker Lowitsch 4 1 PERGIS Systemhaus GmbH, Ludwigshafen 2 Institut für Medizinische Informatik, Statistik und Epidemiologie, Universität Leipzig 3 Institut für Medizinische Biometrie, Epidemiologie und Medizinische Informatik, Universitätsklinikum des Saarlandes 3 IT-Direktion, Universitätsklinikum Aachen Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 1

2 Vorbemerkung: Informationsverarbeitung IT: Informationstechnologie IS: Informationssystem IM: Informationsmanagement IV: Informationsverarbeitung umfasst: - Infrastruktur - Anwendungen - Mitarbeiter / Anwender Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 2

3 Inhalt Wahrnehmung des Bereichs IV: Reifegrad IV-Controlling und IV-Management Balanced Scorecard als Kennzahl- und Managementsystem Innere und äußere Sichten auf den Bereich IV: Prozesse Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 3

4 1: Freischaffender Künstler Hey Joe -Prinzip CMMI 1: Initial (ad hoc, chaotisch) kein kompetenter Ansprechpartner kein Verständnis für Anforderungen Wahrnehmung des Bereichs IV im Krankenhaus: der Reifegrad Interne Sicht des Bereichs IV Kostenverursacher notwendig kein Mehrwert IV lästige Pflicht kein sichtbarer Nutzen oft keine Unterstützung Fortschritte werden nicht gewürdigt kein Verständnis beim Management Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 4

5 Wahrnehmung des Bereichs IV im Krankenhaus: der Reifegrad 2: Dienstleister CMMI 3: Defined (standardisierte Prozesse) Informiert Ansprechpersonen für Anforderungen keine Initiative zur Umsetzung Interne Sicht des Bereichs IV Leistungserbringer Problemlöser zielführender Einsatz der Finanzmittel Leistungserbringung zuverlässig Leistungsspektrum begrenzt Leistungs- und Kostendruck drohendes Outsourcing Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 5

6 Wahrnehmung des Bereichs IV im Krankenhaus: der Reifegrad 3: aktiver Wertschöpfungsbeitrag business enabler CMMI 5: Optimizing (kontinuierliche, innovative Verbesserung) Ansprechpartner erkennt Probleme Lösungskompetenz übergreifende Sicht aktive Rolle bei der Optimierung Interne Sicht des Bereichs IV wichtiger Partner erschließt Potentiale für das Unternehmen zuverlässig, engagiert, innovativ eigener Einfluss auf kontin. Verbesserung transparente Ausrichtung an Strategie eigenmotivierte Mitarbeiter gesicherte Finanzbasis Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 6

7 Reifegrad: Zusammenfassung aktive Wertschöpfung definierte Dienstleistung Hey-Joe -Prinzip Reifung ist eine Aufgabe des Bereichs IV gelingt mit Unterstützung des Managements Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 7

8 Controlling ordnen Effektivität Portfolio Finanzen Strategie regeln leiten Projekte Effizienz Infrastruktur Produkte Qualität überwachen steuern Funktionalität Termine Controller-Leitbild: "Controller gestalten und begleiten den Managementprozess der Zielfindung, Planung und Steuerung und tragen damit Mitverantwortung für die Zielerreichung." Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 8

9 IV-Controlling IV-Management Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 9

10 IV-Controlling IV-Management Ziele festlegen Ziele operationalisieren ( ) Kennzahlen vereinbaren Zielwerte festlegen Maßnahmen planen Maßnahmenumsetzung initiieren Kennzahlen messen Messwerte analysieren Blickwinkel: Management Controlling Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 10

11 Controlling Prozesse Controlling Input Output Störungen Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 11

12 Balanced Scorecard: Management- und Kennzahlsystem Entwickelt von Kaplan und Norton seit 1990 Defizite eines reinen Finanzcontrollings: nachlaufender Indikator Fokussierung auf die Unternehmensstrategie Betrachtung wesentlicher Handlungsfelder: Perspektiven Verknüpfung der Ziele über Ursache- Wirkungsbeziehungen: Strategy Maps Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 12

13 Balanced Scorecard: Management- und Kennzahlsystem Grundgedanken: Nur was man messen kann, kann man auch managen Kundenwertschöpfung ist zentrales Element einer Strategie Interne Prozesse schaffen und transportieren den Wertbeitrag für den Kunden Immaterielle Vermögenswerte sind Quelle für eine nachhaltige Wertschöpfung: Mitarbeiter, Innovation, Organisationskultur Quelle: Kaplan R.S., Norton D.P. (2004): Strategy Maps Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 13

14 Balanced Scorecard: Perspektiven für die IV entwickeln Finanzen Kunden Interne Prozesse Potentiale Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 14

15 Balanced Scorecard: Perspektiven für die IV entwickeln Unternehmensziele Kunden Finanzen Sicherheit Interne Prozesse Lieferanten Innovation Potentiale Mitarbeiter Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 15

16 Perspektiven: Universitätsklinikum Aachen Profil UKA Medizin. Fakultät der RWTH Patienten und Angehörige Niedergelassene Ärzte Einweisende Krankenhäuser Die Erfüllung der Erwartungen der Anspruchsgruppen ist wesentlicher Bestandteil des UKA-Profils. Medizinstudenten,... Medizin Forschung Lehre Verwaltung,... Mitarbeiter Infrastruktur Organisation Informationsverarbeitung, Wer die Erwartungen seiner Anspruchsgruppen hervorragend erfüllen will, muss wettbewerbsfähige Prozesse realisieren. Wer wettbewerbsfähige Leistungsprozesse realisieren will, braucht leistungsstarke Potenziale. Voraussetzung für die Erfüllung der Aufgaben des UKA sind gesicherte Finanzen. Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 16

17 Ursache-Wirkungsbeziehung: Beispiel Informationsmanagement effiziente Unterstützung der Geschäftsprozesse durch IV-Lösungen Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 17

Kennzahlbaum: Informationsverarbeitung Kennzahlparameter: verbale Beschreibung erforderliche Basiswerte Datenherkunft oder Berechnungsformel Erhebungsintervall Zeitpunkt der Verfügbarkeit

18 Kennzahlbaum: Informationsverarbeitung Kennzahlparameter: verbale Beschreibung erforderliche Basiswerte Datenherkunft oder Berechnungsformel Erhebungsintervall Zeitpunkt der Verfügbarkeit Verantwortlichkeit Ansprechpartner je Kalenderjahr festgelegt: Planwert Bereich grüner Ampelindikator Bereich gelber Ampelindikator Bereich roter Ampelindikator Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 18

19 Kennzahlen täglich leben Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 19

20 Kennzahlen täglich leben Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 20

21 Balanced Scorecard: Erfolgsfaktoren Rückhalt durch das Management Offenheit bei der Erstellung Offenheit mit den Informationen Kommunikation der Ziele u. Kennzahlen zu den Mitarbeitern Beeinflussung im Kompetenzbereich des Verantwortlichen Weniger ist mehr: max. 20 Kennzahlen pro Verantwortungsebene, 5 sind besser IV-Unterstützung: Auswahl nicht am Anfang Periodische festgelegte Überprüfung der Maßnahmen und Ziele Hinunterbrechen der Kennzahlen (bis zum Mitarbeiter) Später: Kopplung an Anreizsystem Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 21

22 Innere und äußere Sichten auf den Bereich Informationsverarbeitung Bereich IV Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 22

23 ITIL Prozessreferenzmodell Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 23

24 Zusammenfassung Abstimmung zwischen IV-Zielen und strategischen Unternehmenszielen ist Voraussetzung einer erfolgreichen IV-Strategie Strategie erfordert Strategieumsetzungskompetenz IV hat das Potential zur effektiven Unterstützung der Kundenprozesse die Effizienz der internen Prozesse muss durch Controlling gesichert werden Controlling erfordert standardisierte Prozesse und damit eine Reife der IV-Organisation ohne Controlling keine nachhaltige Qualitätsverbesserung Controlling kostet 1% des IV-Umsatzes Der Aufwand lohnt sich Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 24

25 Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit! Ich wünsche Ihnen eine geregelte Heimfahrt und ein controllingfreies Wochenende! Haben Sie zuvor noch Fragen? Ansgar Kutscha PERGIS Systemhaus GmbH Rheinuferstr Ludwigshafen Tel.: (0621) Mail: ansgar.kutscha@pergis.de Kutscha, Gräber, Lowitsch KIS-Tagung Hamburg 2005 Transparent 25

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