Softwareeinsatz und Implementierung

Transkript

1 Umstellung auf das Neue Kommunale Rechnungswesen Ergebnisse der Projektgruppe 1.3 Softwareeinsatz und Implementierung

2 Gliederung Allg. Doppik- Projektorganisation Vergaberechtliche Hinweise Auswahlverfahren Vertrag bis Annahme Hinweise aus der Praxis Anforderungsbaukasten Stand: TP 1.3 2

3 Allg. Doppik- Projektorganisation TP 1: Vermögenserfassung und -bewertung, Eröffnungsbilanz TP 2: Softwareauswahl, -beschaffung und -implementierung TP 3: Kosten- und Leistungsrechnung, Produktrahmen, betriebswirtschaftliches Instrumentarium TP 4: Organisation mit anpassungsbezogenen Aspekten der Ablauforganisation und der Geschäftsprozesse TP 5: Aus- und Fortbildung TP 6: Haushaltsplanung im neuen System Stand: TP 1.3 3

4 Gliederung Allg. Doppik- Projektorganisation Vergaberechtliche Hinweise Stand: TP 1.3 4

5 Öffentliche Auftraggeber sind an das jeweils geltende Vergaberecht gebunden. Aufträge können nicht frei, sondern nur unter Beachtung der jeweils geltenden vergaberechtlichen Vorschriften vergeben werden. Das Vergaberecht regelt die Auswahl des Partners mit dem Ziel, das wirtschaftlichste Angebot zu finden. Stichworte sind hierbei Wirtschaftlichkeit, Transparenz, Nachprüfbarkeit, Wettbewerb und Nichtdiskriminierung. Stand: TP 1.3 5

6 Rechtsvorschriften VOL Teil A Abschnitt 2 (EU) vom Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) v Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung VgV) v VOL Teil A Abschnitt 1 (Basisparagraphen) v Mittelstandsförderungs- und Vergabegesetz (MFVG) v (GVOBl. Schl.-H S. 432) Landesverordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Schl.-H. Vergabeverordnung SHVgVO) v (GVOBl. Schl.-H S. 524) Vergabeleitfaden Schleswig-Holstein Evtl. örtliche Dienstanweisungen Stand: TP 1.3 6

7 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Vergaberechtliche Hinweise Auswahlverfahren Stand: TP 1.3 7

8 Sammlung der Anforderungen, Kriterien und Leistungsmerkmale Grundsätzliche Anforderungen und Software-Bestandteile Pflichtenheft und Ausschreibung Stand: TP 1.3 8

9 Rahmenbedingungen, Anforderungsgewichtung und K.O.-Kriterien Mengengerüst, quantitative Erfassung von Größ ößen und Elementen f. d. spätere Ausgestaltung des Systems Datenvolumen, u.a.. Schätzung der Anzahl der Sachbuchungen, Anlagen, Adressaten zur genauen Einschätzung der Systemkapazitäten ten Finanzplan, Bewertung der Elemente des Mengengerüstes (zwecks Kostenplanung) u.a.. auf d. Basis v. Preisumfragen o. früh. Erfahrungen Pflichtenheft / Anforderungsprofil, Herzstück der Ausschreibung u. beschreibt detailliert alle Anforderungen an das neue System Stand: TP 1.3 9

10 Auswertung und Bewertung der Angebote Diese Vorauswahl von ca Anbietern erfolgt in der Regel auf der Basis folgender Kriterien: Ergebnisse früherer Marktsichtungen und allgemeiner Informationen über den Anbieter Einhaltung aller im Ausschreibungsverfahren vorgesehenen Formalien und Termine Referenzen und Stellung des Anbieters am Markt Vollständigkeit des Angebotes, keine Lücken L in der Bearbeitung des Pflichtenheftes Erfüllung der KO-Kriterien Kriterien Stand: TP

11 Auswahlkriterien Folgendes sollte bei jeder Präsentation gelten: geringe zeitliche Abstände zwischen den Terminen gleicher Raum und gleiche Dauer identische Szenarien identische technische Ausstattung (EDV, Präsentationsmedien) gleicher Teilnehmerkreis Stand: TP

12 Bewertung der Angebote Nutzwertanalyse Kostenvergleich Schwachstellenanalyse Softwaretests Stand: TP

13 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Vergaberechtliche Hinweise Auswahlverfahren Vertrag bis Annahme Stand: TP

14 Vertrag bis Abnahme Vertrag EVB-IT-Vertragsmuster nutzen Installation - Rechenzentrumslösung, ger. Installationsaufw. - Lokaler Betrieb, komplexere Arbeiten vor Ort erforderlich - Installation des NKR-Verfahrens Schulung Testbetrieb, Festlegung der Konfiguration für Echtbetrieb Freigabe durch LR, BM, AV Echtbetrieb, Abnahmetermin definieren um Probleme rechtzeitig zu erfassen und beheben Stand: TP

15 Vertrag bis Abnahme Support-Konzept Gesamtsystem und Festlegungen treffen, wer im Falle auftretender Probleme und Fragen inhaltlicher und technischer Art der nächste Ansprechpartner ist Stand: TP

16 Gliederung Allg. Doppik-Projektorganisation Vergaberechtliche Hinweise Auswahlverfahren Vertrag bis Annahme Hinweise aus der Praxis Stand: TP

17 Hoher Zeitaufwand einsatzbereite Software Abstimmung Projektplan und Gesamtprojekt (Pufferzeiten) Professionelles Projektmanagement Nutzung von Erfahrungen anderer Verwaltungen Erstellung eigener ablauforientierter Handbücher Stand: TP

18 Gliederung Allg. Doppik- Projektorganisation Vergaberechtliche Hinweise Auswahlverfahren Vertrag bis Annahme Hinweise aus der Praxis Anforderungsbaukasten Stand: TP

19 Anforderungsbaukasten - Ausschnitt Stand: TP

20 Zusammenfassung Nutzen Sie die Handlungsempfehlungen des NKR- SH und helfen Sie sich gegenseitig bei der Umstellung auf die Doppik! Stand: TP

21 Ansprechpartner Oliver Maas, Projektleiter dieser Projektgruppe Kommunales Forum für Informationstechnik der Kommunalen Landesverbände (KomFIT) Postanschrift: Reventlouallee 6 Besucher: Düsternbrookerweg 77 a Kiel oliver.maas@komfit.de Tel.: 0431/ Fax: 0431/ Im Internet: oder Frank Dieckmann Hauptkoordinator Innovationsring NKR-SH Reventlouallee Kiel frank.dieckmann@sh-landkreistag.de Tel.: 0431/ Fax: 0431/ Internet: Stand: TP