DATEV. bei WILLKOMMEN. Erfolgsfaktoren bei der Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens. Christian Dreyer, Wirtschaftsprüfer/StB, Curacon GmbH

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1 WILLKOMMEN bei DATEV Erfolgsfaktoren bei der Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens Christian Dreyer, Wirtschaftsprüfer/StB, Curacon GmbH

2 Schematische Darstellung des Umstellungsprojekts Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 2

3 Erfolgsfaktor: Projektstart Festlegen, welche Projektziele verfolgt werden was nicht getan werden soll welche Projektaufträge durchzuführen sind welche Projektregeln/Kommunikationsregeln gelten sollen wer für was zuständig ist Unterstützung durch die Verwaltungsführung Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 3

4 Erfolgsfaktor: Projektorganisation Steuerungsgruppe Teilprojekt IT IT-Konzeption Teilprojekt Bilanz Vermögenserfassung Vermögensbewertung Erstellung der Eröffnungsbilanz Projektgruppe Teilprojekt Produkte, Haushalte, Controlling Produktbildung und Steuerung Haushaltsplanung Controlling, inkl. Kosten-/ Leistungsrechnung Teilprojekt Entwicklung und Anpassung der Verwaltungsstrukturen Teilprojekt Verwaltungsstrukturen Personalentwicklung systematische Personalentwicklung Qualifizierungsmaßnahmen Projektreview und -controlling Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 4

5 Erfolgsfaktoren im Teilprojekt: IT-Konzeption kritische Erfolgsfaktoren Kosten, Investitionsrisiko Einrichtungsaufwand Handhabung zukünftige Nutzungsmöglichkeiten Sicherheit, Berechtigungen Datenübernahmen Laufzeiten, gegenseitige Abhängigkeiten Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 5

6 Erfolgsfaktoren im Teilprojekt: Eröffnungsbilanz Planung Durchführung Ergebnis Inventur Inventar Planung mengenmäßige Erfassung Bewertung Eintrag in ein Verzeichnis Erstellung der Eröffnungsbilanz Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 6

7 Erfolgsfaktoren im Teilprojekt: Eröffnungsbilanz 1. Immaterielles Vermögen 2. Sachvermögen z. B. Infrastruktur, Kunstgegenstände, Schulen, Friedhöfe, Wasserflächen etc. 3. Finanzvermögen 4. Liquide Mittel 5. Aktive Rechnungsabgrenzung Kommunale Bilanz/Vermögensrechnung, 54 GemHKVO 1. Nettoposition Rücklagen Ergebnis und -verwendung Sonderposten 2. Schulden Geldschulden Darlehen Transferverbindlichkeiten 3. Rückstellungen 4. Passive Rechnungsabgrenzung Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 7

8 Erfolgsfaktoren im Teilprojekt: Produkt, Haushalt, Controlling Ausrichtung der Kostenstellenstruktur an den Informationsbedürfnissen der Entscheidungsträger Berichtswesen einfache Handhabung Auswertungen nach Verwaltungsstrukturen (Verantwortlichkeiten) oder nach Produkten Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 8

9 Erfolgsfaktoren im Teilprojekt: Verwaltungsstrukturen kaufmännische Doppik führt zu veränderten Verwaltungsabläufen Verhältnis Kämmerei zu Kasse Buchungsfahne/Buchungsstempel Kontierungshandbuch klare Verantwortlichkeiten Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 9

10 Erfolgsfaktoren im Teilprojekt: Personalentwicklung Arbeitsbelastung ( Art des Umstiegs) Überforderungen Schulung/Weiterbildung der Mitarbeiter Motivation Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 10

11 Erfolgsfaktor externer Berater Projektmanagement IT-Beratung Organisationsentwicklung, insbesondere Finanzbuchführung Qualifizierungsmaßnahmen Beratung bei der Erstellung der Eröffnungsbilanz Beratung bei der Erstellung des Jahres- und Gesamtabschlusses Überarbeitung von Controlling-Instrumenten Prüfungs- und Revisionsleistungen Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 11

12 Erfolgsfaktor DATEV Einsatz des Softwarepakets DATEVkommunal Projektbegleitung durch DATEV-Mitarbeiter (der ständige Ansprechpartner für den Kämmerer) DATEVkommunal Praxisworkshop-Serie Doppik-Umstieg DATEVkommunal Planspiel Fachbuch Umstellung des kommunalen Rechnungswesens auf die Doppik DATEVkommunal Service (Hotline 07:45 18:00 Uhr) Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 12

13 DATEVkommunal Planspiel online Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 13

14 Kontakt Für weitergehende Fragen und Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Andreas Jürgens, Wirtschaftsprüfer/Steuerberater CURACON GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Scharnhorststraße Münster Telefon: (Zentrale) Andreas.Jürgens@curacon.de Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 14

15 Ihre Meinung, Ihre Fragen? Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 15

16 Umstellung des Haushalts- und Rechnungswesens 16