Grundsteuer-Verwaltung

Transkript

1 Einleitung Zur Entstehung des Grundsteuer-Verwaltungs-Programmes In Zusammenarbeit mit mehreren Gemeindesteuerämtern des Bezirkes Hinwil wurde, basierend auf Vorhandenem und aus der Erfahrung der Gemeindesteuer-Sekretäre, das vorliegende Grundsteuer-Verwaltungs-Programm (GSV) entwickelt. Die Revisoren der Direktion des Innern des Kantons Zürich haben das Projekt begleitet und werden es laufenden Prüfungen unterziehen. Die GSV wurde mit dem Entwicklungs-Werkzeug "Delphi" entwickelt und basiert auf der Datenbank "Paradox". System-Voraussetzungen Betriebssysteme: Windows 2000 Windows XP Windows Vista Netzwerke: Hardware: Windows NT Windows 2000 Windows 2003 mindestens Pentium IV Prozessor mindestens 1 GB Arbeitsspeicher CD-ROM Laufwerk für Installation SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 1 von 69

2 Inhaltsverzeichnis 01. Windows-Funktionen 02. Grundsteuer-Register 03. Adress-Verwaltung 04. Korrespondenzen 05. Konti (Grundsteuer/Handänderungssteuer) 06. Einstellungen 07. Auswertungen 08. Jahresabschluss 09. Zinsberechnung 10. Terminüberwachung 11. Archivierung 12. Sitzungs-Verwaltung (Gruppierung) - Merkblatt zum Jahresabschluss - Neue Nummerierung der Handänderungsanzeigen - Musterausdrucke Auswertungen/Formulare SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 2 von 69

3 01. Windows-Funktionen Grundsätzliches Das GSV-Programm ist mit den Windows-Standard-Funktionen ausgerüstet Bei Programmstart befinden Sie sich immer auf dem zuletzt bearbeiteten Stammdaten-Satz Durch Verlassen eines Datensatzes (Wechsel oder Programm-Beendigung) oder durch öffnen von Konten oder Korrespondenzen werden die Daten automatisch in die Datenbank zurückgeschrieben Maus-Funktionen Mit Mausklick wählen Sie die Register oder die Menupunkte an. Die Menupunkte passen sich der momentanen Situation an (aktives Fenster) und zeigen nur die zur Ausführung möglichen Befehle Um einen neuen Stammdaten-Satz anzulegen, wählen Sie "Datei/ Neu" oder das Symbol in der Menuleiste. Um einen Stammdaten-Satz zu löschen, wählen Sie "Datei/ Löschen" oder das Symbol in der Menuleiste. Um das Grundsteuer-Registerblatt zu drucken, wählen Sie "Datei/ Drucken". Um eine Liste aller pendenten Grundsteuer-Fälle zu erhalten, wählen Sie "Ansicht/ Liste" Mit Mausklick wählen Sie zu mutierende Felder an oder begeben sich in Feldinhalte zwecks Änderung Mit Doppelklick markieren Sie Feldinhalte zum Überschreiben oder Löschen Mit Doppelklick öffnen Sie Korrespondenzen oder aktivieren Sie den verdeckten Stammdaten-Satz Mit rechtem Mausklick öffnet sich funktionsabhängig ein Kontext-Menü mit erlaubten Menupunkten. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 3 von 69

4 01.30 Tastatur-Funktionen Alles was mit der Maus bedienbar ist, kann über die Tastatur und deren Funktionen ausgeführt werden. Mit der Funktion "Alt+D" wählen Sie das Menu "Datei". Mit der Funktion "Alt+B" wählen Sie das Menu "Bearbeiten". Um einen neuen Stammdaten-Satz anzulegen, drücken Sie die Funktionstaste "F7". Um einen Stammdaten-Satz zu löschen, drücken Sie die Funktionstaste "F8". Um das Grundsteuer-Registerblatt zu drucken, drücken Sie die Tastenkombination "Alt+D und D". Um eine Liste aller pendenten Grundsteuer-Fälle zu erhalten, drücken Sie die Funktionstaste "F4". Um die angezeigte Liste zu aktualisieren drücken Sie die Funktionstaste "F5". Die erlaubten Funktionstasten sind bei jedem Menupunkt angegeben. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 4 von 69

5 01.32 Mit der "Tabulator-Taste" springen Sie von Eingabefeld zu Eingabefeld. Mit der Tastenkombination "Umschalt+Tabulator" springen Sie ein Feld zurück. Mit den "Tab-Funktionen" markieren Sie automatisch ganze Feldinhalte Mit "Esc" verlassen Sie das Fenster ohne die vorgängig erfassten Mutationen zu speichern Mit "Enter" verlassen Sie das Fenster, dabei werden die vorgängig erfassten Mutationen gespeichert Mit "PageUp/PageDown" blättern Sie vor- und rückwärts in den Stammdaten. Mit "Ctrl+Home" wechseln Sie zum ersten Datensatz, Mit "Ctrl+End" wechseln Sie zum letzten Datensatz Mit "Ctrl+Tab" wechseln Sie zwischen den geöffneten Fenstern Mit der Funktionstaste "F3" können Sie nach jedem beliebigen Feld innerhalb der Stammdaten suchen. Vorgabemässig erfolgt die Suche nach der Register-Nummer Hat Ihre Suche nicht das gewünschte Ergebnis gebracht, so können Sie mit der Funktionstaste "Shift+F3" nach dem nächsten Stammdatensatz mit den gleichen Vorgaben suchen. F3 Ctrl+F3 F4 F5 F6 F7 F8 Ctrl + Tab PageUp/PageDown Ctrl + Home Ctrl + End Alt + Buchstabe Tab Shift + Tab Shift + F1 Esc Enter Suchen Nächsten suchen Liste anzeigen Liste aktualisieren Kopie Register-Stammdaten Neuer Datensatz erstellen Datensatz löschen Wechsel zwischen Fenstern Vor-/rückwärts in Datensätzen blättern Geht zum ersten Datensatz Geht zum letzten Datensatz Wechsel zu entsprechendem Menu Zum nächsten Feld Ein Feld zurückspringen Oeffnet mögliches Fenster Abbruch Bearbeitung, ohne speichern Beenden Bearbeitung, mit speichern SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 5 von 69

6 02. Grundsteuer-Register Grundsätzliches Der Stammdatensatz "Grundsteuerregister" enthält alle Basisdaten und ist Schlüsselbegriff für alle zugeordneten Korrespondenzen und Konten Die Register-Nummer besteht aus dem laufenden Steuerjahr, ergänzt um die Fall-Nummer des Grundbuchamtes und allenfalls erweitert um eine Zusatz- Nummer um Unterteilungen oder Überschneidungen zu vermeiden Dem Stammdatensatz sind der Steuertarif, das Rechnungsjahr und die Objektlage zugeordnet. In separaten Registern sind die weiteren Stammdaten hinterlegt Stammdaten/Parteien Im Register "Parteien" werden die Adressen der Veräusserer, der Erwerber und eines allfälligen Vertreters mittels Verknüpfung zur Adress-Verwaltung erfasst. Die Anzahl hinterlegter Adressen wird angezeigt. Die Vertreter-Adresse bezieht sich auf die Veräusserer Mit Doppelklick auf einer der eingetragenen Adressen öffnet sich das Adressfenster. Adressänderungen können vorgenommen werden und sind anschliessend mit "Mausklick rechts" im Register zu überschreiben Adressänderungen die in mehreren Registerstämmen nachzutragen sind können über den Menupunkt "Bearbeiten/Grundsteuerfälle aktualisieren" allen Fällen zugewiesen werden. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 6 von 69

7 Adressänderungen zuweisen Logik der Adress-Verknüpfungen Einem Grundsteuerfall können Sie beliebig viele Veräusserer- oder Erwerber-Adressen zuordnen, jedoch nur eine Vertreter-Adresse Alle Veräusserer-Adressen werden auf jedem Formular aufgeführt oder fallbezogen auf einem separaten Adressblatt ausgedruckt Alle Formulare (mit Beiblättern) werden automatisch für jeden Veräusserer gedruckt. Ist dies nicht erforderlich, so ist zwingend ein Vertreter (zb Erbenvertreter) als Vertreter-Partei im Registerstamm zuzuordnen Stammdaten/Handänderung Im Register "Handänderung" werden alle vom Grundbuchamt erhaltenen Informationen zur Handänderung eingetragen. Fehlt das Handänderungs-Datum so wird die Handänderungssteuer in Klammern sollgestellt und nicht eingerechnet. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 7 von 69

8 02.40 Stammdaten/Einstellungen Im Register "Einstellungen" werden Einträge vorgenommen, respektive automatisch gesetzt, die Einfluss auf den Jahresabschluss und auf bestimmte Korrespondenzen haben. Dieses Register wird mit erforderlichen Einträgen noch erweitert Wird ein Steuerfall mit "Erledigt" markiert und das "Erledigt-Datum" eingetragen, so wird er beim Abschlusslauf nicht ins nächste Jahr vorgetragen, vorausgesetzt das "Erledigt-Datum" liegt im aktuellen Jahr. Im Abschluss des laufenden Jahres wird er jedoch berücksichtigt. Steuerfälle können zu jedem Zeitpunkt auf "Erledigt" gesetzt werden, vorausgesetzt das Grundstückgewinnsteuer- und Handänderungssteuer-Konto weisen den Saldo null aus. Es gibt keinen Mechanismus, der ein Steuerfall automatisch auf erledigt setzt "Steueraufschub/Steuerbefreiung" Diese Markierungen sind zurzeit informativ und werden durch keinen Mechanismus gesetzt. In keinen Auswertungen wird diese Markierung berücksichtigt. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 8 von 69

9 02.44 "GGSt-Zins erledigt" Damit bei abgeschlossenen Steuerfällen die Zinsberechnung nicht immer wieder durchgeführt wird, kann durch setzen der Markierung die Zinsberechnung ausgeschaltet werden "Offene Verfahren GGSt und HASt" Für die offenen Verfahren sind Datumfelder eingerichtet. Die offenen Verfahren sind unterteilt nach Grundstückgewinnsteuer und Handänderungssteuer und betreffen je "Einsprache/Rekurs/Beschwerde". Durch Eingabe eines Datums kann der Steuerfall nicht mehr auf "erledigt" gesetzt werden und wird als noch offen gekennzeichnet. Beim Abschlusslauf wird der Steuerfall ins nächste Jahr vorgetragen. Die offenen Verfahren werden in der Terminüberwachung gemeldet Ist das offene Verfahren abgeschlossen, so ist das Datum abzuhacken und der Steuerfall kann auf "erledigt" gesetzt werden, falls alle Bedingungen erfüllt sind. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 9 von 69

10 02.50 Stammdaten/Ersatz-Objekt Im Register "Ersatz-Objekt" werden die erforderlichen Einträge bei Ersatz- Beschaffung hinterlegt. Das Steueramt der Gemeinde wo das Ersatz-Objekt liegt ist in der Adress-Verwaltung zu erfassen und kann hier zugeordnet werden. Sind Angaben zu einem Ersatz-Objekt vorhanden, so wird die Lasche "Ersatz-Objekt" mit einem roten Haken versehen "Alte" Steuerfälle mit Ersatz-Beschaffungen sind nachträglich zu erfassen, damit eine lückenlose Kontrolle geführt werden kann Damit Steuerfälle auf der Liste "Ersatz-Beschaffungen" aufgelistet werden muss die "WohnGemeinde" eingetragen sein. Auf der Liste können durch Filter (alle Fälle/nur offene Fälle/nur erledigte Fälle) aufgeführt werden Für Ersatz-Objekte ist ein separates Notizfeld eingerichtet worden. Die Notizen werden in keiner Auswertung ausgedruckt Wird ein Ersatz-Beschaffungsfall auf "erledigt" gesetzt, so wird er in der Terminüberwachung nicht mehr überwacht. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 10 von 69

11 02.60 Stammdaten/Notizen Im Register "Notizen" können Sie weitere Informationen ablegen. Sind Notizen hinterlegt, so wird die Lasche "Notizen" mit einem roten Haken versehen Listenansicht von Stammdaten Mit der Funktionstaste "F4", über das Symbol oder über das Menü "Ansicht/Liste" erhalten Sie eine Liste aller registrierten Steuerfälle. Über das Filtersymbol können Sie die Listenansicht einschränken, indem Sie sich alle offenen Fälle im Rechnungsjahr oder nur speziell markierte Fälle auflisten lassen. Über das Filtersymbol können Sie den gewünschten Filter setzen, respektive aufheben Die einmal erstellte "F4-Liste" wird als temporäre Datei abgespeichert und bei Aufruf angezeigt. Um die F4-Liste nach Mutationen zu aktualisieren wählen Sie die Funktionstaste "F5" oder das Symbol an Filter-Definitionen Mit dem Menupunkt "System/Filterdefinition" lassen sich beliebig viele Filter definieren und so gezielte Listenansichten von Stammdaten erstellen. Zurzeit sind 7 Filter definiert: Standard Wählt generell alles aus Offene Fälle im Rechnungsjahr Wählt alle offenen Fälle im RJ aus Alle Fälle im Rechnungsjahr Wählt alle Fälle im RJ aus Markierte Fälle Wählt nur markierte Fälle aus Erledigte Fälle im Rechnungsjahr Wählt alle erledigten Fälle im RJ aus Ersatzbeschaffungen/erledigt Wählt nur EB-erledigte Fälle Ersatzbeschaffungen/offen Wählt nur EB-offene Fälle Auf der "F4-Liste" können mit der "Leertaste" die Fälle markiert werden die über den Filter ausgewählt werden sollen. Die Markierung kann wiederum mit der Leertaste oder über das Menu "Bearbeiten/Gesamte Markierung aufheben" aufgehoben werden. Eine mit gewünschten Spalten und gefilterten Datensätzen erstellte "F4-Li- SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 11 von 69

12 ste" kann über "Datei/Exportieren" in eine "Datei.csv" abgespeichert und anschliessend mit Excel geöffnet und weiterbearbeitet werden. Auf der "F4-Liste" können Spalten über das Symbol oder über das Menu "Ansicht/Spalten anpassen" hinzufügt oder entfernt werden Such-Funktionen in der Listenansicht (F4-Liste) Mit der Funktionstaste "F3", dem Symbol oder über das Menü "Bearbeiten/Suchen" können Sie nach jedem beliebigen Feld innerhalb der Stammdaten suchen. Vorgabemässig erfolgt die Suche nach der Register- Nummer. Ist die Suche erfolgreich, so befinden Sie sich in der Listenansicht auf dem gewünschten Stammdatensatz. Durch Doppelklick aktivieren Sie den Stammdatensatz mit allen zugehörigen Daten Hat Ihre Suche nicht das gewünschte Ergebnis gebracht, so können Sie mit der Funktionstaste "Shift+F3" oder über das Menü "Bearbeiten/Weitersuchen" nach dem nächsten Stammdatensatz mit den gleichen Vorgaben suchen Quick-Filter Mit dem Quick-Filter können Registerstamm-Daten nach mehreren Kriterien durchforstet werden. Dazu ist die F4-Liste zu öffnen und anschliessend mit "Ctrl+F3" der Quick-Filter aufzurufen. Das Ergebnis der Quick-Filter Abfrage wird in der F4-Liste ausgegeben. Je nach gesuchten Werten sind in der F4-Liste die gewünschten Spalten einzublenden. Zur weiteren Bearbeitung können die Ergebnisse ins Excel übergeben werden (Menu: Datei/Exportieren). Um wieder zur früheren Listenansicht zurückzukehren ist erneut der Quick-Filter aufzurufen und ohne Eingaben mit "ok" zu bestätigen Such-Funktionen auf den Stammdaten Auf den Stammdaten können Sie ebenfalls mit "F3" oder dem Symbol nach jedem beliebigen Feld innerhalb der Stammdaten suchen. Hat Ihre Suche zu mehrfachem Such-Ergebnis geführt, so werden alle gefundenen Ergebnisse im Suchfenster angezeigt und Sie können das gewünschte Ergebnis anwählen. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 12 von 69

13 02.90 Grundsteuer-Registerblatt drucken/ Aktenverzeichnis drucken Um ein oder mehrere Grundsteuer-Registerblätter oder Deckblätter Aktenverzeichnis ausdrucken zu können, wählen Sie in der Menuleiste das Druckersymbol oder im Menu "Datei/Drucken" Sie erhalten das nachstehende Druck-Auswahl Fenster. Wählen Sie das gewünschte "Layout" aus und in der "Auswahl" ob nur der aktuelle Fall, oder ob nach gesetztem Filter mehrere Ausdrucke erstellt werden sollen. Als Vorgabe wird auf dem Registerstammblatt nur noch das GGSt-Konto gedruckt, durch Markierung kann das HASt-Konto ebenfalls hinzugefügt und gedruckt werden Auf der Druckvorschau wählen Sie erneut das Druckersymbol und legen die Druckeigenschaften fest Stammdaten kopieren Diese Funktion ist nützlich, wenn mehrere nahezu übereinstimmende Handänderungsanzeigen vorliegen, oder wenn versehentlich eine falsche GR- Nummer vergeben wurde. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 13 von 69

14 02.97 Begeben Sie sich auf den zu kopierenden Stammdaten-Satz Mit der Funktionstaste "F6" erhalten Sie ein Fenster und können darin die neue GR-Nummer angeben. Des weitern können Sie festlegen ob auch Adress-Verknüpfungen, Konto-Informationen und Korrespondenzen kopiert werden sollen. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 14 von 69

15 03. Adress-Verwaltung Grundsätzliches Die Adress-Daten dienen der Verwaltung aller Adressen von Erwerbern, Veräusserern, Vertretern und Gemeindesteuerämtern und Notariaten Jede Adresse wird grundsätzlich nur einmal erfasst und kann beliebigen Grundsteuerfällen als Partei zugeordnet werden Adressänderungen tragen sich nicht automatisch in allen betroffenen Fällen ein. Die geänderte Adresse ist dem Grundsteuerfall wieder zuzuordnen oder kann über den Menüpunkt "Bearbeiten/Grundsteuerfälle aktualisieren" allen Fällen zugewiesen werden. Die zugeordnete Adresse wird pro Fall in der Verknüpfungs-Datei hinterlegt Adressen anlegen Oeffnen Sie in der Menuleiste das Adress-Symbol oder "Bearbeiten/- Adressen". Mit "Datei/Neu" oder mit "F7" erstellen Sie einen neuen leeren Adressdatensatz. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 15 von 69

16 03.22 Geben Sie als "Suchname" den Namen, eventuell auch Vorname des Adressaten ein. Die "F4-Adressliste" wird nach dem Suchnamen alphabetisch sortiert. Fehlt der Suchname so wird die "F4-Adressliste" aufsteigend nach der internen Adress-Nummer angezeigt Die Anrede wird auf Briefanschriften gedruckt. Auf Briefanschriften wird der Vorname dem Namen vorangestellt Das Feld "Anschrift" ist ein Reservefeld und kann für eine Branchenbezeichnung oder eine Zusatzangabe genutzt werden Das Postleitzahlen-Verzeichnis ist hinterlegt. Nach Eingabe der Postleitzahl erscheint die Ortschaft oder umgekehrt die Postleitzahl oder eine Auswahl von Postleitzahlen Das Feld "Brief-Anrede" ist in der von Ihnen gewünschten Form vollständig zu erfassen, auf den einzelnen Formularen sind keine Platzhalter-Funktionen eingerichtet. Bei jedem Formular kann in den Formular-Eigenschaften die Brief-Anrede ein-/ausgeschaltet werden Gemeindesteuerämter und Notariats-Adressen sind als solche zu markieren. Diese Adressen werden für die Formulare "Abklärung Verkauf Ersatzgrundstück" und "Pfandrechtseintrag" verwendet Listenansicht von Adressen Mit der Funktionstaste "F4", dem Symbol oder über das Menü "Ansicht- /Liste" erhalten Sie eine Liste aller vorhandenen Adressen. Durch Doppelklick auf der F4-Liste wechseln Sie zum gewünschten Adressdaten-Satz Die einmal erstellte "F4-Liste" wird als temporäre Datei abgespeichert und bei Aufruf angezeigt. Um die F4-Liste nach Mutationen zu aktualisieren wählen Sie die Funktionstaste "F5" oder das Symbol an Auf der "F4-Liste" können Spalten über das Symbol oder über das Menu "Ansicht/Spalten anpassen" hinzufügt oder entfernt werden Adressen suchen Auf den Adressdaten-Sätzen kann mit der Funktionstaste "F3", dem Symbol SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 16 von 69

17 oder über das Menü "Bearbeiten/Suchen" nach allen Begriffen in der Adress-Datenbank gesucht werden. Vorgabemässig ist die Suche nach "Suchnamen" eingestellt. Bei erfolgreicher Suche wird der gewünschte Datensatz angezeigt Mit dem Quick-Filter können Adressdaten nach mehreren Kriterien durchforstet werden. Dazu ist die F4-Liste zu öffnen und anschliessend mit "Ctrl+F3" der Quick-Filter aufzurufen. Das Ergebnis der Quick-Filter Abfrage wird in der F4-Liste ausgegeben. Um wieder zur früheren Listenansicht zurückzukehren ist erneut der Quick-Filter aufzurufen und ohne Eingaben mit "ok" zu bestätigen Adressen löschen Mit der Funktionstaste "F8" oder über die Menuleiste "Datei/Löschen" können einzelne Adress-Datensätze gelöscht werden. Ist die Adresse einem Steuerfall zugeordnet, so bleibt die Adresse in der Verknüpfungsdatei liegen, bis der Eintrag auf dem Steuerfall ebenfalls gelöscht wird Adress-Verzeichnis drucken Um ein Adress-Verzeichnis ausdrucken zu können, wählen Sie in der Menuleiste das Druckersymbol oder im Menu "Datei/Drucken". Es stehen Ihnen zwei Druckformate mit unterschiedlichem Inhalt für das Adress-Verzeichnis zur Verfügung. Es können keine Filter verwendet werden Auf der Druckvorschau wählen Sie erneut das Druckersymbol und legen die Druckeigenschaften fest Adressen den Grundsteuer-Stammdaten zuordnen Wählen Sie im Register-Stamm die Lasche "Parteien" an Wählen Sie in den Adressen die gewünschte Adresse an, öffnen Sie anschliessend mit "rechtem Mausklick" das Kontext-Menu und bestimmen Sie ob die Adresse als Veräusserer, Vertreter oder Erwerber einzutragen ist Einem Steuerfall können beliebig viele Veräusserer und Erwerber-Adressen zugeordnet werden. Als Vertreter kann nur eine Adresse zugeordnet werden. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 17 von 69

18 03.74 Haben Sie in den Adressen Aenderungen vorgenommen, so ist die Adresse erneut zuzuordnen, indem Sie im Kontext-Menu "bestehend überschreiben" anwählen Falsche Adress-Zuordnungen, die zu löschen sind, können über den Menupunkt "Bearbeiten/Adressen", "aktuelle Adresse entfernen" gelöscht werden Logik der Adress-Verknüpfungen Alle Formulare (mit Beiblättern) werden automatisch für jeden Veräusserer gedruckt. Ist dies nicht erforderlich, so ist zwingend ein Vertreter (zb Erbenvertreter) als Vertreter-Partei im Registerstamm zuzuordnen Alle Veräusserer-Adressen werden auf jedem Formular aufgeführt oder fallbezogen auf einem separaten Adressblatt ausgedruckt. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 18 von 69

19 04. Korrespondenzen Grundsätzliches Im Ordner Korrespondenz werden alle vordefinierten Korrespondenzen fallbezogen abgespeichert. Weitere Korrespondenzen aus Word oder Excel können ebenfalls durch Verknüpfung fallbezogen zugeordnet werden Die Korrespondenz-Texte und Einstellungen (Formular-Eigenschaften) sind generell verbindlich hinterlegt. Die Formular-Eigenschaften können im Menupunkt "System/Druckeigenschaften" für jede Korrespondenz generell überarbeitet werden. Fallbezogen können die Formular-Eigenschaften ebenfalls überarbeitet werden Auf dem Grundsteuer-Registerblatt werden nur steuerrelevante Korrespondenzen aufgelistet Auf den Konten werden nur steuerwirksame Korrespondenz-Formulare nachgeführt und sollgestellt, die mit Veranlagungs-Datum versehen sind. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 19 von 69

20 04.20 Korrespondenz-Formulare Folgende Korrespondenz-Formulare stehen zur Verfügung: Handänderungssteuer: - Vorbehalt Mit diesem Formular wir der Vorbehalt zum vorläufigen Bezug des Notariates mitgeteilt. - Nachbezug diente bisher der Sollstellung, sollte neu nicht mehr verwendet werden. - Veranlagungs-Entscheid; Ueber mehrere Zeilen und mit Zwischentotalen kann die Steuergrundlage dargestellt werden. In der Anteilsberechnung kann das Ergebnis auf beliebige Beteiligte in Franken oder Prozenten aufgeteilt werden unter Berücksichtigung bereits geleisteter Zahlungen. Die bisherige Handänderungssteuer wird automatisch storniert und die neue Steuer gesamthaft sollgestellt. - Veranlagungs-Entscheid Steuerbefreiung, die Befreiungsgründe können aus der Tabelle ausgewählt werden. - Einsprache-Entscheid; Ueber mehrere Zeilen und mit Zwischentotalen kann die Steuergrundlage dargestellt werden. In der Anteilsberechnung kann das Ergebnis auf beliebige Beteiligte in Franken oder Prozenten aufgeteilt werden unter Berücksichtigung bereits geleisteter Zahlungen. Die bisherige Handänderungssteuer wird automatisch storniert und die neue Steuer gesamthaft sollgestellt. - Rekurs-Entscheid; Ueber mehrere Zeilen und mit Zwischentotalen kann die Steuergrundlage dargestellt werden. In der Anteilsberechnung kann das Ergebnis auf beliebige Beteiligte in Franken oder Prozenten aufgeteilt werden unter Berücksichtigung bereits geleisteter Zahlungen. Die bisherige Handänderungssteuer wird automatisch storniert und die neue Steuer gesamthaft sollgestellt. - Bestätigung zum provisorischen Bezug Mit diesem Formular wird der Vorbehalt aufgehoben und der provisorische Bezug definitiv. - Veranlagungs-Entscheid bei Ersatzbeschaffung; Ueber mehrere Zeilen kann die Steuergrundlage der Ersatzliegenschaft dargestellt werden. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 20 von 69

21 Abhängig ob ein Vorbezug stattgefunden hat oder nicht, werden die nachstehenden Varianten angewendet: Variante mit Vorbezug: Im Registerstamm sind der Verkaufspreis und die HASt-Basis der früheren Liegenschaft identisch und somit wurde die ganze Handänderungssteuer auf dem Konto sollgestellt. Bei der Bearbeitung des Formulars wird der Verkaufspreis als Basis ausgewiesen und mit den Aufwendungen für das Ersatzobjekt verrechnet. Im Abrechnungsteil ist somit der Vorbezug für den Veräusserer als "Bereits in Rechnung gestellt" abzuziehen. Auf dem Konto wird dadurch der von der Steuer befreite Betrag storniert. Variante ohne Vorbezug: Im Registerstamm sind der Verkaufspreis zu 100% erfasst und in der HASt- Basis nur der 50%-ige Anteil des Erwerbers. Somit wird auf dem Konto nur die Handänderungssteuer des Erwerbers sollgestellt. Bei der Bearbeitung des Formulars wird der Verkaufspreis als Basis ausgewiesen und mit den Aufwendungen für das Ersatzobjekt verrechnet. Im Abrechnungsteil ist unter "Bereits in Rechnung gestellt" null einzugeben. Auf dem Konto wird dadurch die neu veranlagte Steuer sollgestellt. - - Mahnung Steuerbezug; es sind 3 Mahnstufen möglich. Der säumige Steuerpflichtige kann im Fenster fallbezogen ausgewählt werden. Der zu mahnende Betrag ist anhand des Handänderungssteuer-Kontos zu ermitteln. Als Zahltermin können Anzahl Tage oder ein Datum zugewiesen werden. In den Druckeigenschaften des Mahnformulars wird pro Mahnstufe festgelegt ob Tage oder Datum als Verfall benutzt werden soll Grundstückgewinnsteuer: - Einreichung Unterlagen; der Verfalltermin kann als Anzahl Tage oder als Datum zugewiesen werden. Die Grundeinstellung erfolgt in den Druckeigenschaften des Formulars. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 21 von 69

22 - Mahnung Einreichung Unterlagen; der Verfalltermin kann als Anzahl Tage oder als Datum zugewiesen werden. Die Grundeinstellung erfolgt in den Druckeigenschaften des Formulars. Das Formular wird in der Terminüberwachung nachgeführt. Nach Erhalt der Unterlagen ist das Formular auf "erledigt" zu setzen um die Ueberwachung zu beenden. - Fristerstreckung Einreichung Steuererklärung, die Eingabefrist ist als Datum einzugeben. - Abklärung Verkauf Ersatzgrundstück, im Register "Ersatz-Objekt" ist das Steueramt der neuen Wohngemeinde einzutragen (Verknüpfung zu den Adressen). - Mahnung Einreichung Steuererklärung, es sind 3 Mahnstufen möglich. Der Verfalltermin kann als Anzahl Tage oder als Datum zugewiesen werden. Die Grundeinstellung erfolgt in den Druckeigenschaften des Formulars. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 22 von 69

23 - Mahnung Steuerbezug, es sind 3 Mahnstufen möglich. Als zu mahnender Betrag wird der Saldo des Grundstückgewinnsteuer-Kontos ausgewiesen. Als Zahltermin können Anzahl Tage oder ein Datum zugewiesen werden. In den Druckeigenschaften des Mahnformulars wird pro Mahnstufe festgelegt ob Tage oder Datum als Verfall benutzt werden soll. - Einschätzungs-Vorschlag, gleich wie Veranlagungs-Entscheid, es erfolgt jedoch keine Sollstellung auf dem Grundstückgewinnsteuer-Konto. Der Einschätzungs-Vorschlag kann mit der Kopier-Funktion "F6" heraufgestuft und als Veranlagungs-Entscheid gespeichert oder an andere Steuerfälle kopiert werden. - Einschätzungs-Vorschlag Ersatzbeschaffung, gleich wie Veranlagungs- Entscheid Ersatzbeschaffung, es erfolgt jedoch keine Sollstellung auf dem Grundstückgewinnsteuer-Konto. Der Einschätzungs-Vorschlag Ersatzbeschaffung kann mit der Kopier-Funktion "F6" heraufgestuft und als Veranlagungs-Entscheid Ersatzbeschaffung gespeichert oder an andere Steuerfälle kopiert werden. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 23 von 69

24 - Veranlagungs-Entscheid, bewirkt Sollstellung auf dem Konto per Veranlagungs-Datum. Vorhandene Depositen werden mit gleichem Datum aktiviert. Der Entscheid kann in zwei Varianten ausgedruckt werden: Variante 1: Der Entscheid wird mit der Berechnung auf einer Seite dargestellt. Auf dem Zusatzblatt sind Rechtsmittel, Zahlungsvorschriften und der Steuertarif (siehe Muster-Formulare). Variante 2: Auf der ersten Seite wird als Deckblatt die Abrechnung von Steuer, Depositum und Zinsen abgerechnet. Die Veranlagungs-Berechnung folgt auf der zweiten Seite. Auf dem Zusatzblatt sind Rechtsmittel, Zahlungsvorschriften und der Steuertarif (siehe Muster-Formulare). Für die Variante 2 ist in den Druck-Eigenschaften in der Lasche "Erweitert", "Erweiterter Druck mit Deckblatt" zu aktivieren. Auf dem Entscheid sind in der Lasche "Saldo-Berechnung" Depositum und Zinsen einzutragen, woraus der Saldo ermittelt wird. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 24 von 69

25 Resultiert ein Saldo zu Gunsten des Steuerpflichtigen, so wird der Steuerpflichtige zur Bekanntgabe der Bankverbindung aufgefordert (zwecks Rückzahlung des Guthabens). Diese Aufforderung kann in den Druck- Eigenschaften, Lasche "Bankverbindungs-Text" geändert oder abgeschaltet werden. Wird der Entscheid für eine vorausliegende Sitzungen erfasst und datiert, so SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 25 von 69

26 kann das Formular auf "nicht einrechnen" gesetzt werden um die sofortige Sollstellung zu vermeiden. Nach der Sitzung ist "nicht einrechnen" aufzuheben, damit die Sollstellung erfolgt. Der Veranlagungs-Entscheid kann mit der Kopier-Funktion "F6" heraufgestuft und als Einsprache-Entscheid gespeichert oder an andere Steuerfälle kopiert werden. - Veranlagungs-Entscheid mit mehreren Gemeinden, dient der Gesamtberechnung und der Aufteilung und anteilsmässigen Abrechnung pro beteiligte Gemeinde. Der Entscheid bewirkt Sollstellung auf dem Konto per Veranlagungs-Datum. Vorhandene Depositen werden mit gleichem Datum aktiviert, bereits aktivierte Depositen bleiben unverändert. Wird der Entscheid für eine vorausliegende Sitzungen erfasst und datiert, so kann das Formular auf "nicht einrechnen" gesetzt werden um die sofortige Sollstellung zu vermeiden. Nach der Sitzung ist "nicht einrechnen" aufzuheben, damit die Sollstellung erfolgt. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 26 von 69

27 Der Veranlagungs-Entscheid kann mit der Kopier-Funktion "F6" an andere Steuerfälle kopiert werden. - Veranlagungs-Entscheid Ersatzbeschaffung, ist in 3 Register unterteilt, im 1. Register wird die Gesetzesgrundlage ausgewählt, im 2. Register wird der Grundstückgewinn errechnet und im 3. Register erfolgt die Steuerberechnung unter Berücksichtigung der Ersatzliegenschaft. Der Ausdruck erfolgt ebenfalls über 3 Seiten, auf der 1. Seite ist das Dispositiv, auf der 2. Seite die Berechnung und auf der 3. Seite werden die Rechtsmittel und der Steuertarif gedruckt. Als allfällige 4. Seite kann die Adress-Beilage ausgedruckt werden. Der Entscheid bewirkt Sollstellung auf dem Konto per Veranlagungs-Datum. Vorhandene Depositen werden mit gleichem Datum aktiviert, bereits aktivierte Depositen bleiben unverändert. Der Entscheid storniert einen vorhandenen früheren Entscheid. Auf dem Entscheid sind in der Lasche "Steuer-Berechnung" Depositum und Zinsen einzutragen, woraus der Saldo ermittelt wird. Resultiert ein Saldo zu Gunsten des Steuerpflichtigen, so wird der Steuerpflichtige zur Bekanntgabe der Bankverbindung aufgefordert (zwecks Rückzahlung des Guthabens). Diese Aufforderung kann in den Druck- Eigenschaften, Lasche "Bankverbindungs-Text" geändert oder abgeschaltet werden. Wird der Entscheid für eine vorausliegende Sitzungen erfasst und datiert, so kann das Formular auf "nicht einrechnen" gesetzt werden um die sofortige Sollstellung zu vermeiden. Nach der Sitzung ist "nicht einrechnen" aufzuheben, damit die Sollstellung erfolgt. Der Veranlagungs-Entscheid Ersatzbeschaffung kann mit der Kopier-Funktion "F6" heraufgestuft und als Einsprache-Entscheid Ersatzbeschaffung gespeichert oder an andere Steuerfälle kopiert werden. - Einsprache-Entscheid, verhält sich gleich wie der Veranlagungs-Entscheid. Der Entscheid bewirkt Sollstellung auf dem Konto per Veranlagungs- Datum. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 27 von 69

28 Der Entscheid storniert einen vorhandenen früheren Entscheid. Der Entscheid kann in zwei Varianten ausgedruckt werden: Variante 1: Der Entscheid wird mit der Berechnung auf einer Seite dargestellt. Auf dem Zusatzblatt sind Rechtsmittel, Zahlungsvorschriften und der Steuertarif (siehe Muster-Formulare). Variante 2: Auf der ersten Seite wird als Deckblatt die Abrechnung von Steuer, Depositum und Zinsen abgerechnet. Die Veranlagungs-Berechnung folgt auf der zweiten Seite. Auf dem Zusatzblatt sind Rechtsmittel, Zahlungsvorschriften und der Steuertarif (siehe Muster-Formulare). Für die Variante 2 ist in den Druck-Eigenschaften in der Lasche "Erweitert", "Erweiterter Druck mit Deckblatt" zu aktivieren. Auf dem Entscheid sind in der Lasche "Saldo-Berechnung" Depositum und Zinsen einzutragen, woraus der Saldo ermittelt wird. Resultiert ein Saldo zu Gunsten des Steuerpflichtigen, so wird der Steuerpflichtige zur Bekanntgabe der Bankverbindung aufgefordert (zwecks Rückzahlung des Guthabens). Diese Aufforderung kann in den Druck- Eigenschaften, Lasche "Bankverbindungs-Text" geändert oder abgeschaltet werden. Wird der Entscheid für eine vorausliegende Sitzungen erfasst und datiert, so kann das Formular auf "nicht einrechnen" gesetzt werden um die sofortige Sollstellung zu vermeiden. Nach der Sitzung ist "nicht einrechnen" aufzuheben, damit die Sollstellung erfolgt. Der Einsprache-Entscheid kann mit der Kopier-Funktion "F6" heraufgestuft und als Rekurs-Entscheid gespeichert werden oder an andere Steuerfälle kopiert werden. - Einsprache-Entscheid Ersatzbeschaffung, verhält sich gleich wie der Veranlagungs-Entscheid Ersatzbeschaffung. Der Entscheid bewirkt Sollstellung auf dem Konto per Veranlagungs- Datum. Der Entscheid storniert einen vorhandenen früheren Entscheid. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 28 von 69

29 Auf dem Entscheid sind in der Lasche "Steuer-Berechnung" Depositum und Zinsen einzutragen, woraus der Saldo ermittelt wird. Resultiert ein Saldo zu Gunsten des Steuerpflichtigen, so wird der Steuerpflichtige zur Bekanntgabe der Bankverbindung aufgefordert (zwecks Rückzahlung des Guthabens). Diese Aufforderung kann in den Druck- Eigenschaften, Lasche "Bankverbindungs-Text" geändert oder abgeschaltet werden. Wird der Entscheid für eine vorausliegende Sitzungen erfasst und datiert, so kann das Formular auf "nicht einrechnen" gesetzt werden um die sofortige Sollstellung zu vermeiden. Nach der Sitzung ist "nicht einrechnen" aufzuheben, damit die Sollstellung erfolgt. Der Einsprache-Entscheid kann mit der Kopier-Funktion "F6" auf andere Steuerfälle kopiert werden. - Revisions-Entscheid, verhält sich gleich wie der Veranlagungs-Entscheid. Der Entscheid bewirkt Sollstellung auf dem Konto per Veranlagungs- Datum. Der Entscheid storniert einen vorhandenen früheren Entscheid. Der Entscheid kann in zwei Varianten ausgedruckt werden: Variante 1: Der Entscheid wird mit der Berechnung auf einer Seite dargestellt. Auf dem Zusatzblatt sind Rechtsmittel, Zahlungsvorschriften und der Steuertarif (siehe Muster-Formulare). Variante 2: Auf der ersten Seite wird als Deckblatt die Abrechnung von Steuer, Depositum und Zinsen abgerechnet. Die Veranlagungs-Berechnung folgt auf der zweiten Seite. Auf dem Zusatzblatt sind Rechtsmittel, Zahlungsvorschriften und der Steuertarif (siehe Muster-Formulare). Für die Variante 2 ist in den Druck-Eigenschaften in der Lasche "Erweitert", "Erweiterter Druck mit Deckblatt" zu aktivieren. Auf dem Entscheid sind in der Lasche "Saldo-Berechnung" Depositum und Zinsen einzutragen, woraus der Saldo ermittelt wird. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 29 von 69

30 Resultiert ein Saldo zu Gunsten des Steuerpflichtigen, so wird der Steuerpflichtige zur Bekanntgabe der Bankverbindung aufgefordert (zwecks Rückzahlung des Guthabens). Diese Aufforderung kann in den Druck-Eigenschaften, Lasche "Bankverbindungs-Text" geändert oder abgeschaltet werden. Wird der Entscheid für eine vorausliegende Sitzungen erfasst und datiert, so kann das Formular auf "nicht einrechnen" gesetzt werden um die sofortige Sollstellung zu vermeiden. Nach der Sitzung ist "nicht einrechnen" aufzuheben, damit die Sollstellung erfolgt. Der Revisions-Entscheid kann mit der Kopier-Funktion "F6" heraufgestuft und als Einsprache Revisions-Entscheid gespeichert werden oder an andere Steuerfälle kopiert werden. - Einsprache-Entscheid im Revisionsverfahren, verhält sich gleich wie der Veranlagungs-Entscheid. Der Entscheid bewirkt Sollstellung auf dem Konto per Veranlagungs- Datum. Der Entscheid storniert einen vorhandenen früheren Entscheid. Der Entscheid kann in zwei Varianten ausgedruckt werden: Variante 1: Der Entscheid wird mit der Berechnung auf einer Seite dargestellt. Auf dem Zusatzblatt sind Rechtsmittel, Zahlungsvorschriften und der Steuertarif (siehe Muster-Formulare). Variante 2: Auf der ersten Seite wird als Deckblatt die Abrechnung von Steuer, Depositum und Zinsen abgerechnet. Die Veranlagungs-Berechnung folgt auf der zweiten Seite. Auf dem Zusatzblatt sind Rechtsmittel, Zahlungsvorschriften und der Steuertarif (siehe Muster-Formulare). Für die Variante 2 ist in den Druck-Eigenschaften in der Lasche "Erweitert", "Erweiterter Druck mit Deckblatt" zu aktivieren. Auf dem Entscheid sind in der Lasche "Saldo-Berechnung" Depositum und Zinsen einzutragen, woraus der Saldo ermittelt wird. Resultiert ein Saldo zu Gunsten des Steuerpflichtigen, so wird der Steuerpflichtige zur Bekanntgabe der Bankverbindung aufgefordert (zwecks SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 30 von 69

31 Rückzahlung des Guthabens). Diese Aufforderung kann in den Druck- Eigenschaften, Lasche "Bankverbindungs-Text" geändert oder abgeschaltet werden. Wird der Entscheid für eine vorausliegende Sitzungen erfasst und datiert, so kann das Formular auf "nicht einrechnen" gesetzt werden um die sofortige Sollstellung zu vermeiden. Nach der Sitzung ist "nicht einrechnen" aufzuheben, damit die Sollstellung erfolgt. Der Einsprache-Entscheid im Revisionsverfahren kann mit der Kopier- Funktion "F6" an andere Steuerfälle kopiert werden. - Rekurs-Entscheid, verhält sich gleich wie der Veranlagungs-Entscheid. Der Rekurs-Entscheid wird von der Rekurskommission gefällt. Er wird im Programm nachvollzogen. Der Entscheid bewirkt Sollstellung auf dem Konto per Veranlagungs- Datum. Der Entscheid storniert einen vorhandenen früheren Entscheid. Wird der Entscheid für eine vorausliegende Sitzungen erfasst und datiert, so kann das Formular auf "nicht einrechnen" gesetzt werden um die sofortige Sollstellung zu vermeiden. Nach der Sitzung ist "nicht einrechnen" aufzuheben, damit die Sollstellung erfolgt. Der Rekurs-Entscheid kann mit der Kopier-Funktion "F6" heraufgestuft und als Beschwerde-Entscheid gespeichert werden oder an andere Steuerfälle kopiert werden. - Beschwerde-Entscheid, verhält sich gleich wie der Veranlagungs-Entscheid. Der Beschwerde-Entscheid wird vom Verwaltungsgericht gefällt. Er wird im Programm nachvollzogen Der Entscheid bewirkt Sollstellung auf dem Konto per Veranlagungs- Datum. Der Entscheid storniert einen vorhandenen früheren Entscheid. Wird der Entscheid für eine vorausliegende Sitzungen erfasst und datiert, so kann das Formular auf "nicht einrechnen" gesetzt werden um die sofortige Sollstellung zu vermeiden. Nach der Sitzung ist "nicht einrechnen" aufzu- SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 31 von 69

32 heben, damit die Sollstellung erfolgt. Der Beschwerde-Entscheid kann mit der Kopier-Funktion "F6" an andere Steuerfälle kopiert werden. - Veranlagungs-Entscheid Steueraufschub, der Aufschubsgrund ist aus der Tabelle auszuwählen. - Einverständnis zum Steueraufschub, dieses besteht aus Begeleitbrief und der Einverständnis-Erklärung. Als Eingabe-Termin kann zwischen Datum oder Anzahl Tagen gewählt werden. - Revers zum Steueraufschub, dieser ist unterteilt in die Typen "Eigenheim und Geschäftsliegenschaft" und besteht aus dem Begeleitbrief und der Einverständnis-Erklärung. Als Eingabe-Termin kann zwischen Datum oder Anzahl Tagen gewählt werden. - Veranlagungs-Entscheid Steuerbefreiung, Entscheid für die Befreiung nach 218 StG. - Entscheid Kein steuerrelevantes Ereignis Mit diesem Formular können nicht relevante Steuerfälle abgeschlossen werden und sind somit nicht mehr als "Offene Veranlagungen" aufgeführt. Das Formular kann für Veräusserer/Vertreter und Erwerber gedruckt werden. - Zinsabrechnung, diese besteht aus dem Begleitbrief und der detaillierten Zinsabrechnung Die Verzinsung erfolgt gemäss Richtlinien auf den Haben- Positionen, wobei Zahlungen von Zinsen, Bussen und Kosten automatisch als nicht zinspflichtig markiert werden und unberücksichtigt bleiben. Ab 30. Tag nach Versand des Entscheides werden Verzugszinsen berechnet. - Schlussabrechnung, diese besteht aus Begleitbrief und Kontoauszug mit allen Detail-Buchungen. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 32 von 69

33 04.23 Diverses: - Datei (Verknüpfung zu Word/Excel) - Brief Das Formular "Brief" ist ein leeres Formular und kann für allfällige Mitteilungen genutzt werden. Das Formular wird für Veräusserer/Vertreter und Erwerber erstellt. Das Formular nimmt nirgends Einfluss. - Pfandrechts-Eintrag Mit diesem Formular kann das gesetzliche Pfandrecht beim Notariat angemeldet werden. Der/Die Pfandeigentümer sowie der Pfandrechts-Betrag sind im Formular einzutragen. Die Notariats-Adresse ist aus den Adressen zuzuweisen. In der Terminüberwachung wird die Pfandrechts-Meldung beendet Korrespondenzen anlegen Damit Sie Korrespondenzen anlegen können ist der Korrespondenz-Ordner über das Symbol Korrespondenz in der Menuleiste oder über das Menu "Bearbeiten/Korrespondenz zu öffnen. Über "Datei/Neu" oder mit "F7" erhalten Sie die Formular-Uebersicht worin Sie das gewünschte Formular durch Doppelklick auswählen und neu erstellen können. Beim Erstellen des Formulars wird geprüft, ob der Steuerfall im Rechnungsoder Folgejahr liegt. Ebenso wird geprüft, ob das Formulardatum im Rechnungsjahr oder Folgejahr liegt. Nachstehend das Fenster mit den aktuellen Formularen: SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 33 von 69

34 Für jedes Formular erhalten Sie ein Dialog-Fenster, worin die vordefinierten Felder auszufüllen sind Allen Formularen sind die Standard Formular-Eigenschaften zugeordnet. Falls Sie die Formular-Eigenschaften fallbezogen abändern möchten, ist die Markierung "Standard-Textblock" aufzuheben und über "Bearbeiten" die Formular-Eigenschaften anzupassen. Sind alle Eingaben korrekt, quittieren Sie mit "OK" Bei allen Formularen die einen Veranlagungs-Charakter haben wird das Veranlagungsdatum geprüft, ob es im Rechnungs- oder im Folgejahr liegt. Bei einem Datum ausserhalb dieses Bereiches wird eine Warnung angezeigt. Das Versanddatum ist einzutragen und wird für die Zinsberechnung berücksichtigt Bei allen Steuerfällen, die auf "Erledigt" gesetzt sind, werden deren Formulare die einen Veranlagungs-Charakter haben, für die die Bearbeitung gesperrt. Diese Sperre kann aufgehoben werden, wenn die "Erledigt" Markie- SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 34 von 69

35 rung entfernt wird Korrespondenzen drucken Um die erstellte Korrespondenz auszudrucken, klicken Sie im Korrespondenz-Ordner mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Formular und im Kontext-Menu auf "Drucken". Das Formular wird Ihnen am Bildschirm angezeigt. Wählen Sie das Druckersymbol an und anschliessend den gewünschten Drucker und dessen Eigenschaften Korrespondenzen kopieren/löschen Bei bestehenden Korrespondenz-Formularen erhalten Sie mit der rechten Maustaste das Kontext-Menu, welches Ihnen das Kopieren, Heraufstufen oder Löschen von Formularen erlaubt. Nachstehendes Beispiel mit der Funktion "Kopieren": SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 35 von 69

36 04.60 Korrespondenz-Übersicht drucken Um eine oder mehrere Korrespondenz-Übersichten zu drucken, darf kein Formular in der Übersicht markiert sein. Wählen Sie bei geöffnetem Korrespondenz-Ordner in der Menuleiste das Druckersymbol oder im Menu "Datei/Drucken" Sie erhalten das Druck-Auswahl Fenster. Wählen Sie in der "Auswahl" ob nur der aktuelle Fall, oder ob nach gesetztem Filter mehrere Ausdrucke erstellt werden sollen Auf der Druckvorschau wählen Sie erneut das Druckersymbol und legen die Druckeigenschaften fest Verknüpfung zu Word/Excel Damit Verknüpfungen zu Word/Excel eingerichtet werden können, sind vorgängig im Menu "System/Hilfs-Tabellen/Externe Programme" Grund- SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 36 von 69

37 einstellungen zu den Microsoft-Programmen einzutragen Um eine Verknüpfung mit Word oder Excel zu erstellen öffnen Sie den Korrespondenz-Ordner und wählen aus dem Menu "Datei/Neu" und anschliessend "Datei". Beim Dateinamen können Sie nach der gewünschten Datei suchen oder sofern bekannt, den Pfad mit Dateinamen direkt eintragen. Bestätigen Sie die Anbindung mit "OK" Auf Ihrem Korrespondenz-Ordner werden Word oder Excel Daten mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet. Durch Doppelklick können Ihre Word oder Excel Daten geöffnet und bearbeitet werden. Da es sich um eine Verknüpfung handelt, werden Ihre Daten nach wie vor im angestammten Ordner gespeichert. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 37 von 69

38 05. Konti (Grundsteuer/Handänderungssteuer) Grundsätzliches Für Handänderungssteuern und Grundsteuern werden separate Konti geführt Die Konti werden über Veranlagungen automatisch mit den Steuerbeträgen sollgestellt, respektive bei Folge-Entscheiden storniert und neu sollgestellt. Allenfalls vorhandene Depositen werden bei Steuer-Sollstellung automatisch als Zahlung aktiviert (Aktiv-Depositum) Zahlungen, Rückzahlungen, Abschreibungen und Erlasse sind manuell im Haben nachzutragen. Eingetragene Werte, die auf "nicht einrechnen" gesetzt sind, werden auch beim Jahresabschluss nicht eingerechnet Depositen werden bei Erfassung automatisch auf "nicht einrechnen" gesetzt und auf dem Konto in Klammern angezeigt Bei allen Buchungen wird geprüft, ob das Buchungsdatum im Rechnungsoder im Folgejahr liegt. Liegt das Datum ausserhalb dieses Bereiches wird eine Meldung ausgegeben Auf den Konten wird automatisch pro Jahr ein Abschluss eingefügt (Summen Soll/Haben) und die daraus resultierende Restanz. Die Restanz wird per im Soll vorgetragen Nach einer Zinsberechnung sind bei allen zinsrelevanten Haben-Positionen die Zinsdetails hinterlegt und können mit rechter Maustaste "Zinsdetails" eingesehen werden. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 38 von 69

39 05.20 Konten bearbeiten Wählen Sie den gewünschten Stammdatensatz aus. Öffnen Sie nun durch anklicken des Symbols oder das gewünschte Konto Um das Konto zu bebuchen eröffnen Sie eine neue Kontozeile über das Menu "Datei/Neu" oder mit der Funktionstaste "F7". Geben Sie das Buchungsdatum ein und wählen Sie den gewünschten Zeilentyp aus. Die Zeilentypen sind zwecks besserer Transparenz beim Abschluss erweitert worden. Folgende Zeilentypen sind vorhanden und werden beim Jahresabschluss entsprechend ausgewertet: - Steuerbetrag (wird durch Formular automatisch eröffnet) Soll - bei Neubeginn mit dem GSV-Programm sind die Restanzen als Steuerbetrag per zu erfassen (positiv/negativ) Soll - Mehr-/Minderertrag (positiv/negativ eingeben) Soll - Zins (positiv/negativ eingeben) Soll - Nachbezug (wird automatisch eröffnet) Soll - Kostenauflage Soll - Busse Soll Restanzen-Vortrag (positiv/negativ eingeben) Soll SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 39 von 69

40 (Die Restanzen werden automatisch vorgetragen) Soll - Depositum (wird nicht eingerechnet) Haben - Aktiv-Depositum (wird auto aktiviert) (nicht zinspflichtig) Haben - Zahlung Steuer Haben - Zahlung Restanz Haben - Zahlung Zins (nicht zinspflichtig) Haben - Zahlungen Kostenauflage (nicht zinspflichtig) Haben - Zahlung Busse (nicht zinspflichtig) Haben - Rückzahlung Steuer (negativ eingeben) Haben - Rückzahlung Zins (negativ eingeben) (nicht zinspflichtig) Haben - Rückzahlung Kostenauflage (negativ eingeben) (nicht zinspfl) Haben - Rückzahlung Busse (negativ eingeben) (nicht zinspflichtig) Haben - Abschreibung Haben - Erlass Haben Um Buchungen auf den Konten zu bearbeiten, doppelklicken Sie die gewünschte Buchungszeile, worauf das Bearbeitungs-Fenster geöffnet wird Um Buchungen auf den Konten zu löschen wählen Sie im Menu "Datei/Löschen" oder die Funktionstaste "F8". Automatisch eingetragene Buchungszeilen lassen sich so nicht löschen, sie sind über das entsprechende Formular zu verändern Haben-Positionen die in der Zinsberechnung nicht zu berücksichtigen sind, werden automatisch auf nicht zinspflichtig gesetzt. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 40 von 69

41 05.30 Konten drucken Um ein oder mehrere Konten ausdrucken zu können, wählen Sie in der Menuleiste das Druckersymbol oder im Menu "Datei/Drucken". Sie erhalten das Druck-Auswahlfenster, worin Sie bestimmen ob nur das aktuelle Konto oder mittels Filter mehrere Konten ausgedruckt werden sollen. Auf der Druckvorschau wählen Sie erneut das Druckersymbol und legen die Druckeigenschaften fest. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 41 von 69

42 06. Einstellungen Datenbank-Einstellungen Die Datenbank-Einstellungen werden bei der Installation automatisch eingerichtet. Die Einstellungen finden Sie im Menu "System/Datenbank-Einstellungen" und beinhalten verschiedene Pfadangaben (Daten, NetFile, Temp und BackUp). Die Einstellungen dürfen nicht ohne Rücksprache geändert werden Mandanten-Adresse/Aktuelles Rechnungsjahr Die Mandanten-Adresse ist im Menu "System/Mandanten-Adresse" hinterlegt. Zurzeit werden aus der Mandanten-Adresse lediglich die Postleitzahl und der Ort für alle Korrespondenz-Formulare beigezogen. Im Mandanten kann der Standard-Drucker für die GSV-Software unabhängig vom Windows Standard-Drucker festgelegt werden. Für den Abschluss wird auf das im Mandatenstamm hinterlegte Rechnungsjahr zugegriffen. Beim "Abschlusslauf" wird die Jahreszahl um 1 erhöht. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 42 von 69

43 06.25 Farb-Einstellungen Die Farb-Einstellungen können im Menu "System/Farben" vorgenommen werden. Die Hintergrund- und Schriftfarbe der Eingabefelder, sowie die Schriftstärke "Fett" kann definiert werden Filter-Definitionen Im Menupunkt "System/Filter-Definitionen" finden Sie die zurzeit verfügbaren Filter. Grundsätzlich können Sie selber weitere Filter definieren. Weitere Filter werden bei Bedarf durch SpiderSoft erstellt und in Updates allen zugänglich gemacht. Nach dem Jahresabschluss ist in den definierten Filtern das Rechnungsjahr auf das neue laufende Rechnungsjahr anzupassen Hilfs-Tabellen Im Menupunkt "System/Hilfstabellen" finden Sie alle vorhandenen Hilfs- Tabellen. Grundsätzlich können Sie während der normalen Verarbeitung die Tabellen mit zusätzlichen Einträgen erweitern, sodass dieser Menupunkt eher der Bereinigung der Tabellen (Löschen von Einträgen) dient Hilfs-Tabelle "Zinssätze" Für die Zinsberechnung werden hier die gültigen Zinssätze pro Jahr hinterlegt. Die Zinstabelle enthält die Zinssätze für Belastungs- und Vergütungszinsen, sowie für positive und negative Verzugszinsen. Nach dem Jahresabschluss ist in dieser Hilfstabelle zu prüfen, ob der gültige Zinssatz für das neue Rechnungsjahr, sowie bereits für das Folgejahr eröffnet ist Hilfs-Tabelle "Aufschub- und Befreiungsgründe" Lange Texte bei Aufschubsgründen können auf 2 Zeilen aufgeteilt werden. Im Text ist an gewünschter Stelle mit "AltGr + 1" ein Trennzeichen zu setzen. Die Trennmethode gilt für alle Hilfs-Tabellen. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 43 von 69

44 06.50 Druck-Eigenschaften Im Menupunkt "System/Druck-Eigenschaften" sind für alle Formulare die variablen Texte und sämtliche Druck-Eigenschaften hinterlegt Text-Definitionen Je nach Formular sind ein oder mehrere Standard-Texte oder Textstufen vorhanden, welche automatisch bei der Erstellung eines fallbezogenen Formulars zugeordnet werden. Die Texte sind inhaltlich den eigenen Wünschen anzupassen und je nach Schriftart und Schriftgrösse umzugestalten. In den Formularen erfolgt kein automatischer Zeilenumbruch, weshalb in den Text- Definitionen die Zeile mit "Enter" aufzuschalten ist Druck-Einstellungen kopieren Mit dieser Funktion können die Eigenschaften eines korrekt eingestellten Formulars auf weitere Formulare übertragen werden. Kopiert werden die Werte aus den Registern "Kopf- Fusszeile", "Grussformel", "Seiteneinstel- SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 44 von 69

45 lungen" jedoch ohne Formular-Titel und aus dem Register "Erweitert" die Standard-Schriftart und Absender-Zeile Kopf-/Fusszeilen Kopf- und Fusszeilen sind ebenfalls für jedes Formular hinterlegt. Sowohl die Kopf- als auch die Fusszeile sind abschaltbar. Die Höhe der Kopf- und Fusszeile kann in "mm" festgelegt werden und nimmt Abstand vom eingestellten Seitenrand. Für die Kopfzeile kann die erste Textposition in "mm" vom eingestellten Seiterand festgelegt werden (Aussparung für Plazierung des Gemeindewappens). Die Trennlinie kann bei Kopf- und Fusszeile ein/ausgeschaltet werden. Schriftarten und Schriftgrössen sind wählbar Grussformel Die Grussformel kann für jedes Formular frei definiert werden. Schriftarten, Grösse und Formatierung sind einstellbar. Im Feld "Grussformel" sind Tabstopps in 5 mm Abständen gesetzt. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 45 von 69

46 06.70 Seiteneinstellungen Im Register "Seiteneinstellungen" werden die folgenden formularbezogenen Einstellungen definiert: Adressformat: Im Adressformat wird festgelegt ob die Briefadresse links (Position 27 mm) oder rechts (Position 120 mm) gedruckt werden soll Seitenränder: Standardmässig sind die folgenden Seitenrand-Einstellungen hinterlegt und je nach Wunsch anzupassen: Linker Rand Rechter Rand Oberer Rand Unterer Rand 20 mm 15 mm 15 mm 10 mm Gemeinde-Logo: Auf allen Formularen kann im Briefkopf und in der Fusszeile das Gemeinde-Logo plaziert werden. Das Gemeinde-Logo ist in einem Graphik-Format (bmp) im Verzeichnis "gsv/daten" zu hinterlegen. In den Einstellungen ist die Logo-Position oben, links und dessen Höhe in "mm" anzugeben. Zusätzlich ist der Dateiname und Pfad des Logos einzutragen Formular-Titel: Die Formular-Titel 1. Zeile und 2. Zeile sind für jedes Formular zu hinterlegen. Bei Entscheiden kann für das Entscheid-Datum als Platzhalter "%s" angefügt werden Erweitert Veräusserer/Erwerber-Adresse auf Formular drucken: Grundsätzlich legen Sie hier fest, ob alle Veräusserer/Erwerber auf dem Formular gedruckt werden sollen. Je nach Fall wird diese Einstellung übersteuert und die Variante "Adressen auf separatem Zusatzblatt drucken" gewählt. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 46 von 69

47 06.82 Veräusserer/Erwerber-Adresse auf Zusatzblatt drucken: Grundsätzlich legen Sie hier fest, ob alle Veräusserer/Erwerber auf dem Zusatzblatt gedruckt werden sollen. Je nach Fall wird diese Einstellung übersteuert und die Variante "Adressen auf Formular drucken" gewählt Briefanrede drucken: Formularbezogen legen Sie fest, ob die Briefanrede gemäss Adressdaten auf dem Formular gedruckt werden soll Standard-Schriftart: Im Register "Erweitert" ist für nicht beeinflussbare Texte die Standard- Schriftart zu hinterlegen Liniendicke, Liniendicke Total-Linie: Im Register "Erweitert" kann die Liniendicke je nach Druckertyp festgelegt werden. Vorgabemässig ist der Wert für die Liniendicke auf "1" gesetzt Verfallstufen nach Tagen oder nach Datum: Im Register "Erweitert" können bei einigen Formularen die Verfallstufen nach Tagen oder nach Datum hinterlegt werden. Beim erstellen des Formulars ist je nach Verfallstufe der entsprechende Wert einzugeben, z.b.: 1. Mahnung: zahlbar innert 20 Tagen 2. Mahnung: letzte Frist bis 15. Oktober 2007 Im Formulartext kann der gewünschte Wert mit folgenden Platzhaltern gesetzt werden: %s1 für Anzahl Tage oder Datumsformat TT.MM.YY ( ) %s2 für Datumsformat TT.MMMM.YYYY (15. Oktober 2007) Absender-Zeile: Im Register "Erweitert" kann bei allen Formularen die Absender-Zeile einzugeben werden. Diese wird im Brieffenster zuoberst in einer 8-er Schrift und unterstrichen gedruckt Datums-Format: Im Register "Erweitert" kann bei allen Formularen das Datums-Format für das Versand-Datum festgelegt werden. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 47 von 69

48 07. Auswertungen Konten-Zusammenzug Wählen Sie in der Menuleiste "Auswertungen/Konten-Zusammenzug" an. Das Druck-Auswahlfenster wird angezeigt und Sie haben die Möglichkeit den Zusammenzug zu filtern Auf dem Konten-Zusammenzug werden für das Grundstückgewinnsteuerund für das Handänderungssteuer-Konto die Soll/Haben Positionen und der Saldo als Restanz pro Steuerfall totalisiert ausgewiesen. In einer separaten Kolonne wird das Total aller Restanzen aufgeführt Veranlagungs-Status Wählen Sie in der Menuleiste "Auswertungen/Veranlagungs-Status" an. Setzen Sie den gewünschten Filter, anschliessend wird die Auswertung aufbereitet und druckt die Liste aller veranlagten und offenen Steuerfälle aufsteigend nach Grundregister-Nummern mit Angabe des Handänderungs- und Veranlagungs-Datums Restanzen Wählen Sie in der Menuleiste "Auswertungen/Restanzen" an. Das Druck- Auswahlfenster wird angezeigt und Sie haben die Möglichkeit den Restanzen-Zusammenzug zu filtern Auf dem Restanzen-Zusammenzug werden alle Restanzen aus Grundstückgewinnsteuer- und Handänderungssteuer ausgewiesen und totalisiert. Der Zusammenzug ist aufsteigend nach Grundregister-Nummern sortiert Adress-Verknüpfungen Wählen Sie in der Menuleiste "Auswertungen/Adress-Verknüpfungen" an. Ohne zusätzliche Angaben wird die Auswertung aufbereitet und zeigt in alphabetischer Reihenfolge alle Adressen an. Bei jeder Adresse wird die allfällige Verknüpfung zu Steuerfällen aufgeführt mit dem Hinweis ob Veräusserer, Erwerber oder Vertreter. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 48 von 69

49 07.50 Abschlusslauf Der Menupunkt "Abschlusslauf" ist nach Erstellen aller Jahres-Auswertungen und nach kompletter Bereinigung des abzuschliessenden Jahres durchzuführen. Mit diesem Lauf werden alle "nicht erledigten Fälle" (Stammdaten/Einstellungen) auf das neue Rechnungsjahr mutiert. Im Folgejahr bereits erledigte Fälle die ein "Erledigt-Datum" vom Folgejahr haben werden ebenfalls auf das neue Rechnungsjahr übertragen. Sollte aus irgendwelchen Gründen der Abschlusslauf rückgängig gemacht werden, so ist dies möglich. Nach dem Rückstellen ist erneut der Abschlusslauf durchzuführen Sie finden den Menupunkt "Abschlusslauf" in der Menuleiste unter "Bearbeiten/Abschlusslauf". SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 49 von 69

50 08. Jahresabschluss Grundsteuer-Registerblatt Auf dem Grundsteuer-Registerblatt wird der Konto-Korrent Grundsteuern und Handänderungssteuern (falls entsprechend markiert) mit allen Details aufgeführt Abschluss Grundsteuern Auf dem Abschluss Grundsteuern werden alle Fälle des Rechnungsjahres aufsteigend nach GR-Nummern aufgelistet (Grundsteuer-Register) Getrennt nach Grundstückgewinn- und Handänderungssteuern werden in Spalten die "Restanz Vorjahr/Soll/Haben/Restanz Neu" aufgeführt und totalisiert In der Rekapitulation werden alle Werte nach Grundstückgewinn- und Handänderungssteuern in den Soll und Haben Spalten und nach Buchungsarten ausgewiesen. Zum Abschluss-Total werden die Vorjahres-Restanzen hinzugerechnet und nach Abzug der Haben-Totale die Restanzen Ende Jahr ermittelt. Auf separaten Zeilen wird die Summe aller geleisteten Depositen und aller im Rechnungsjahr abgerechneten Depositen ausgewiesen. Die Saldierung ergibt die noch offenen Depositen Das Deckblatt kann über "System/Druck-Eigenschaften/Abschluss Ende Rechnungsjahr" frei gestaltet werden. Auf dem Deckblatt können keine Zahlen plaziert werden In der Fusszeile sind für die Prüfungs-Organe Visa-Felder plaziert Liste "Restanzen im Rechnungsjahr" Die Liste der "Restanzen im Rechnungsjahr" kann getrennt für die Grundstückgewinn- und Handänderungssteuer ausgedruckt werden. Es werden nur Fälle aufgelistet, die zu Beginn oder am Ende des Rechnungsjahres eine Restanz aufweisen. Die Totale müssen mit der Abschluss-Rekapitulation übereinstimmen. Bereits im Folgejahr erfasste Bewegungen werden nicht berücksichtigt. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 50 von 69

51 08.40 Liste "Veranlagungen im Rechnungsjahr" Die Liste der "Veranlagungen im Rechnungsjahr" kann getrennt für die Grundstückgewinn- und Handänderungssteuer ausgedruckt werden. Auf der Liste werden die sollgestellten Steuern, Zinsen, Kosten und Bussen in Spalten ausgewiesen. Es werden nur Fälle aufgelistet, die im Rechnungsjahr Soll-Stellungen aufweisen. Die Totale müssen mit der Abschluss-Rekapitulation übereinstimmen. Bewegungen ausserhalb des Rechnungsjahres werden nicht berücksichtigt Liste "Zahlungen, Erlasse und Abschreibungen im Rechnungsjahr" Die Liste der "Zahlungen, Erlasse und Abschreibungen im Rechnungsjahr" kann getrennt für die Grundstückgewinn- und Handänderungssteuer ausgedruckt werden. Auf der Liste werden die Haben-Positionen von Steuern, Restanzen, Zinsen, Kosten, Bussen, Depositen, Erlassen und Abschreibungen in Spalten ausgewiesen. Es werden nur Fälle aufgelistet, die im Rechnungsjahr Haben-Positionen aufweisen. Die Totale müssen mit der Abschluss-Rekapitulation übereinstimmen. Bewegungen ausserhalb des Rechnungsjahres werden nicht berücksichtigt Liste "Abgerechnete und offene Depositen im Rechnungsjahr" Die Liste der "Abgerechnete und offene Depositen im Rechnungsjahr" kann nur für die Grundstückgewinnsteuer ausgedruckt werden. Auf der Liste werden die Depositen-Eingänge/Bestände, sowie die im Rechnungsjahr abgerechneten und gesamthaft noch offenen Depositen in Spalten ausgewiesen. Es werden nur Fälle aufgelistet, die im Rechnungsjahr Bewegungen oder Bestände aufweisen. Die Totale müssen mit der Abschluss-Rekapitulation übereinstimmen Liste "Offene Veranlagungen" Die Liste der "Offene Veranlagungen" kann nur für die Grundstückgewinnsteuer ausgedruckt werden. Auf der Liste werden alle Steuerfälle aller Jahre aufgeführt, die kein Entscheids-Datum aufweisen. Auch als "Erledigt" markierte Fälle ohne ein Entscheids-Datum werden aufgelistet (DDI) Ist ein Einspracheverfahren hängig, so ist im Registerstamm unter Ein- SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 51 von 69

52 stellungen das Einsprache/Rekurs/Beschwerde-Datum einzutragen, wodurch der Steuerfall als offene Veranlagung erkannt wird Liste "Ersatz-Beschaffungen" Die Liste der "Ersatz-Beschaffungen" weist alle Steuerfälle aller Jahre aus, die im Registerstamm unter Ersatz-Objekt einen Gemeindeeintrag haben Abgeschlossene Fälle können auf "erledigt" gesetzt werden. Bei der Druck- Auswahl kann mittels Filter zwischen "allen/offenen/erledigten" Fällen gewählt werden Buchungs-Journal Mit dem Buchungs-Journal können Sie alle gewünschten Detail-Buchungen ausdrucken. Das Buchungs-Journal dient der Kontrolle und Abstimmung. Es können mehrere Buchungs-Typen gleichzeitig angewählt und ausgewertet werden. Je nach Filter wird die Auswahl aufs Rechnungsjahr oder über alle Jahre erstellt. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 52 von 69

53 09. Zinsberechnung Automatische Zinsberechnung Mit der automatischen Zinsberechnung werden alle nicht erledigten und nicht zinserledigten Steuerfälle im Rechnungsjahr durchgerechnet. Unabhängig vom Saldo werden alle zinspflichtigen Haben-Positionen berechnet. In der Druck-Auswahl kann eine Betragslimite eingegeben werden um geringfügige Zinsbeträge nicht aufzuführen. Ebenfalls können Fälle mit einem Depositum (noch keine Veranlagung) ausgeblendet werden Die Ablistung zeigt auf, wo noch Zinsen zu bereinigen sind. Anhand der automatischen Berechnung werden die Zinsdetails pro Haben-Position erstellt und auf dem Grundstückgewinnsteuer-Konto pro Zeile hinterlegt Steuerfälle deren Zinsen abgerechnet/zinsbereinigt sind können im Registerstamm unter Einstellungen markiert werden um in Zukunft nicht mehr auf der Zinsauswertung zu erscheinen Die automatische Zinsberechnung finden Sie unter "Auswertungen/GGSt- Zinsberechnung" Zinsabrechnung Die Zinsabrechnung ist pro Steuerfall über "Korrespondenz/Datei Neu/Zinsabrechnung" zu erstellen. Es werden nur zinspflichtige Haben-Positionen berechnet. Um eine korrekte Zinsabrechnung zu erhalten, muss die Schlusszahlung, respektive Rückzahlung verbucht sein. Verzugszinsen werden am 31. Tag nach der Zustellung des Entscheides gerechnet Mit dem Formular Zinsabrechnung erfolgt automatisch eine Sollstellung auf dem Grundsteuer-Konto. Durch weglöschen des Zinsabrechnungs-Formulars wird die Sollstellung wieder aufgehoben Schlussabrechnung Die Schlussabrechnung ist vor allem für Steuerfälle mit Rückzahlungen gedacht. Zusammen mit dem Veranlagungs-Entscheid, der Zinsabrechnung SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 53 von 69

54 kann die Schlussabrechnung mit Begleitbrief erstellt und der Steuerpflichtige übersichtlich dokumentiert werden. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 54 von 69

55 10. Terminüberwachung Grundsätzliches Mit der Terminüberwachung werden verfallene Termine ermittelt und in Listenform angezeigt. In die Terminüberwachung werden alle "nicht erledigten" Fälle einbezogen. Um die Terminüberwachung auszuführen wählen Sie im Menü das Weckersymbol. Die letzte oder eine leere Terminüberwachungsliste wird angezeigt. Wählen Sie im Menü nochmals das Weckersymbol. um die Aktionsliste zu erhalten und die gewünschte Ueberwachung auszuführen Vorgabemässig werden alle verfallenen Termine ermittelt. Durch Markierung in der Aktionsliste können jedoch spezielle Termine ermittelt werden In der Aktionsliste wird als "Verfallen per" das aktuelle Tagesdatum eingesetzt, dieses Datum kann beliebig gewählt werden Ueber "Datei/Drucken" kann die Terminliste ausgedruckt werden. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 55 von 69

56 10.15 Durch Doppelklick auf einem Steuerfall in der Terminliste wird auf den entsprechenden Registerstamm gewechselt um die erforderlichen Massnahmen zu treffen Im Menü "Bearbeiten/Einstellungen" können Ablaufdaten eingestellt werden. Diese sind der heutigen Usanz entsprechend richtig voreingestellt Ueberwachte Fälligkeiten und deren Kriterien Einreichung Steuererklärung; - wenn Entscheid vorhanden keine Meldung wenn Datum Steuererklärung übergeben leer, keine Meldung wenn Datum Steuererklärung eingereicht vorhanden, keine Meldung wenn Fristerstreckung noch nicht abgelaufen, keine Meldung wenn Mahnfrist 1/2/3 noch nicht abgelaufen, keine Meldung wenn Fristen verfallen erfolgt Meldung Einreichung Unterlagen; - wenn Entscheid vorhanden keine Meldung wenn Formular Einreichung Unterlagen nicht vorhanden, keine Meldung wenn Frist verfallen erfolgt Meldung Steuerbezug GGSt; - wenn Konto-Saldo null, keine Meldung wenn SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 56 von 69

57 Konto-Saldo negativ, erfolgt Meldung wenn Zahlungsfristen der Entscheide und oder Mahnungen verfallen sind, erfolgt Meldung wenn Konto- Saldo positiv/manuell sollgestellt, erfolgt Meldung Steuerbezug HASt; - wenn Konto-Saldo null, keine Meldung wenn Konto-Saldo negativ, erfolgt Meldung wenn Konto-Saldo positiv, erfolgt Meldung. Mahnungen werden nicht geprüft Einverständnis zum Steueraufschub; - wenn Formular nicht vorhanden, keine Meldung wenn Formular als erledigt gekennzeichnet, keine Meldung - wenn Frist verfallen erfolgt Meldung Revers zum Steueraufschub; - wenn Formular nicht vorhanden, keine Meldung wenn Formular als erledigt gekennzeichnet, keine Meldung - wenn Frist verfallen erfolgt Meldung Abklärung Verkauf Ersatzgrundstück; - wenn kein Ersatz-Beschaffungsfall, keine Meldung wenn Handänderungsdatum nicht vorhanden, keine Meldung - wenn Frist ab Handänderungsdatum oder ab letzter Abklärung verfallen erfolgt Meldung, jedoch nur bis maximale Jahre Pfandrechtseintrag; - wenn Saldo beider Konten null oder negativ und Handänderungsdatum nicht vorhanden, keine Meldung - wenn Frist ab Handänderungsdatum noch nicht verfallen erfolgt Meldung und falls Frist abgelaufen erfolgt Meldung. Fehlt ein Entscheid-Formular erfolgt Meldung und wird allfälliges Depositum angezeigt. Ist das Formular Pfandrecht erstellt, erfolgt keine Meldung mehr Offene Verfahren; - wenn unter offenen Verfahren ein Datum eingetragen und nicht abgehackt ist erfolgt Meldung. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 57 von 69

58 11. Archivierung Grundsätzliches Die Archivierung bietet die Möglichkeit nicht mehr benötigte, erledigte Steuerfälle nach Jahrgängen (Handänderung) in separaten Ordnern abzulegen. Je nach Datenmenge ist es sinnvoll, für jeden Jahrgang ein Archiv anzulegen oder mehrere Jahrgänge in einem Archiv zusammenzufassen Steuerfälle mit Ersatzbeschaffung können vor der Archivierung kopiert und mit dem Nummernzusatz "EB" versehen werden. Dadurch ist es möglich, die Fälle komplett im Jahrgang-Archiv zu führen und gleichzeitig die Kopie in einem separaten Ersatzbeschaffungs-Archiv zu hinterlegen Steuerfälle die in ein Archiv kopiert werden, werden im Hauptverzeichnis gelöscht Alle archivierten Daten werden bei einem Programm-Update ebenfalls aktualisiert Archivierte Daten können jederzeit vom Archiv ins Hauptverzeichnis kopiert werden, dabei werden die kopierten Fälle im Archiv gelöscht Es können nur Steuerfälle ins Archiv kopiert werden, die als "erledigt" gekennzeichnet sind. Steuerfälle im aktuellen Rechnungsjahr können nicht archiviert werden Archivierung Vor grösseren Archivierungen empfehlen wir eine Datensicherung zu erstellen. Beenden Sie das GSV-Programm und wählen Sie über "Start/Programme/Grundsteuer-Verwaltung/Datensicherung" und anschliessend "sichern" an. Dadurch wird im Ordner "Backup" eine Datenkopie erstellt Um ein neues Archiv zu erstellen wählen Sie "Archiv" in der Menuleiste und anschliessend "Erstellen". Geben Sie den Archivnamen ein und bestätigen Sie mit "ok" Um Steuerfälle zu archivieren wählen Sie "Archiv" in der Menuleiste und anschliessend "Fälle exportieren". Wählen Sie das Archiv aus, in welches SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 58 von 69

59 die Steuerfälle exportiert werden sollen. Im Auswahl-Fenster bestimmen Sie, ob nur der aktuelle Fall auf dem Sie sich befinden, oder ob ein ganzer Jahrgang exportiert werden soll. Falls ein ganzer Jahrgang exportiert werden soll, geben Sie unter "GR-Nummer" das gewünschte Jahr ein. Fälle die nicht "erledigt" sind und Fälle die im aktuellen Rechnungsjahr liegen werden nicht exportiert. Diese Fälle können zu einem späteren Zeitpunkt einzeln in das entsprechende Archiv exportiert werden Arbeiten mit dem Archiv Um im Archiv arbeiten zu können, wählen Sie "Archiv" in der Menuleiste und anschliessend "Wählen". Wählen Sie das gewünschte Archiv aus und bestätigen Sie mit "ok". Das Programm wird nun beendet. Starten Sie das Programm neu und Sie befinden sich im gewünschten Archiv Befinden Sie sich im Archiv, so wird die Programm-Arbeitsfläche in rot dargestellt. Im Archiv ist die genau gleiche Programm-Funktionalität gegeben, es wird lediglich auf eine separate Archiv-Datenbank zugegriffen Aus dem Archiv können somit archivierte Fälle wieder in den Hauptstamm zurückgeführt werden. Falsch archivierte Fälle können ebenfalls via Haupt- SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 59 von 69

60 stamm zurückgeführt und richtig zugewiesen werden Um das Archiv wieder zu verlassen, wählen Sie "Archiv" in der Menuleiste und anschliessend "Wählen". Wählen Sie den "Hauptstamm" aus und bestätigen Sie mit "ok". Das Programm wird nun beendet. Starten Sie das Programm neu und Sie befinden sich wieder in den aktuellen Daten. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 60 von 69

61 12. Sitzungs-Verwaltung (Gruppierung) Grundsätzliches Mit der Gruppierung können Fälle einer oder mehreren Gruppen zugewiesen werden. In der Gruppierung wird nach Universal- oder Sitzungs-Gruppen unterschieden. Beispielsweise können alle Fälle einer Ueberbauung in einer Universal-Gruppe zusammengefasst und deren Steuerergebnis auf einfache Weise ermittelt werden. Hauptsächlich wurde die Gruppierung für die Sitzungs-Verwaltung entwickelt. Die Fälle werden damit der entsprechenden Sitzung zugewiesen und als Arbeitspapier ausgedruckt Neue Gruppe erfassen Um eine neue Gruppe zu eröffnen, wählen Sie im Menu das Gruppen-Symbol und anschliessend "Neu" Wählen Sie im Fenster, ob es sich um eine Universal-Gruppe oder um eine Sitzungs-Gruppe handelt. Bestimmen Sie den Gruppen-Namen. Dieser kann SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 61 von 69

62 nachträglich nicht mehr geändert werden er ist Schlüsselbegriff. Das Sitzungsdatum ist zu erfassen und bestimmt die Sortier-Reihenfolge. Die Titelzeile wird auf dem Deckblatt gedruckt. Mit "Gesperrt" wird eine abgeschlossene Sitzung vor Aenderungen geschützt es können keine Fälle hinzugefügt oder weggelöscht werden um Veränderungen in den Total-Summen zu verhindern. Erledigte Sitzungen sind zu sperren. Mit "Beschreibung der Fälle nicht drucken" lassen sich Sitzungs-Kommentare für das spätere Protokoll ausblenden Bestehende Gruppe löschen Mit "F8" oder dem Symbol kann die markierte Gruppe gelöscht werden. Dadurch wird nur die Verknüpfung zur Gruppe aufgehoben die Steuerfälle bleiben erhalten Steuerfälle einer Gruppe zuweisen Begeben Sie sich auf die Stammdaten. Wählen Sie im Menu "Bearbeiten/- Fall einer Gruppe zuweisen" und Sie erhalten folgendes Dialog-Fenster: Sie können nur den aktuellen Steuerfall oder zuvor in der F4-Liste markierte Fälle oder alle Fälle mit einem Entscheid mit entsprechendem Datum der auszuwählenden Gruppe zuweisen. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 62 von 69

63 12.50 Zugewiesen Steuerfälle aktualisieren/bearbeiten/löschen Damit die zugewiesenen Fälle in der Gruppierungs-Liste angezeigt werden, ist die Liste mit "F5" oder dem Symbol zu aktualisieren Ein auf der Liste markierter Fall kann mit "F8" oder dem Symbol von der Liste entfernt werden Auf der Liste können die Spalten so eingestellt werden, dass alle relevanten Angaben ersichtlich sind. Um Spalten auszublenden, wählen Sie im Menu "Ansicht/Spalten anpassen" Mit Doppelklick auf dem markierten Fall in der Gruppierungs-Liste können die einzelnen Fälle bearbeitet, ergänzt werden. Zu jedem Fall können ergänzende Bemerkungen angefügt werden. Diese Bemerkungen lassen sich fallbezogen unterdrücken oder beim Protokoll-Ausdruck generell unterdrücken. Um unschöne Seitenüberträge zu vermeiden, kann beim gewünschten Fall der Seitenumbruch erzwungen werden Fälle, die an der Sitzung nicht behandelt wurden, können für das Protokoll mit "zurückgestellt" gekennzeichnet werden und sind für eine spätere Sitzung neu zu gruppieren Fälle, die im Gesamt-Total nicht einzurechnen sind können entsprechend markiert werden. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 63 von 69

64 12.60 Berücksichtigung frühere Entscheide Das Programm sucht bei der Zuweisung eines Falles automatisch in früheren Sitzungen nach einem allfälligen früheren Entscheid. Der erste auf der zurückliegenden Zeitachse gefundene Entscheid wird auf einer Zusatzzeile mit negativen Vorzeichen ausgewiesen Fehlen frühere Sitzungen oder Entscheide, so kann die Zusatzzeile auch manuell erfasst werden um eine korrekte kumulierte Summe der Veranlagungen im Rechnungsjahr zu erhalten. Eine nicht erwünschte automatisch eingefügte Zusatzzeile kann mit "F8" oder dem Symbol gelöscht werden. Alle automatisch übernommenen Werte sind nicht mutierbar Eine manuelle Zusatzzeile kann mit "F7" oder dem Symbol erstellt werden. Die entsprechenden Werte sind negativ einzugeben. SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 64 von 69

65 12.70 Auswertungen Um Auswertungen zu drucken, muss die Gruppierungs-Ansicht aktiv sein. Wählen Sie anschliessend das Drucker-Symbol und Sie können aus folgenden Druck-Layouts auswählen: Gruppen-Liste Druckt eine Liste aller vorhandenen Gruppierungen aus Gruppierung (A4-quer) Druckt eine Liste der gewählten Gruppe und weist die folgenden Werte aus: - Anlagekosten, Erlös, Gewinn - Brutto-Steuer, Ermässigung/Zuschlag, Netto-Steuer Alle Werte werden pro Sitzung totalisiert. Zusätzlich kann das Total der bisherigen Sitzungen im Rechnungsjahr und das kumulierte Gesamt-Total ausgedruckt werden Sitzungsliste (A4-hoch) mit Deckblatt Druckt eine Liste mit Deckblatt der gewählten Gruppe und weist die folgenden Werte aus: - Anlagekosten, Erlös, Gewinn - Brutto-Steuer, Ermässigung/Zuschlag, Netto-Steuer Zusätzlich wird die Objektlage sowie Art- und Grundlage der Veranlagung SpiderSoft AG, Hinwil Telefon 043/ Seite 65 von 69