PROFFIX VERSION

Transkript

1 PROFFIX VERSION Übersicht über die wichtigsten Änderungen und neuen Funktionen. Allgemein...3 L&L Liste pro Mandant...3 Liste Inventarlisten gemäss Bilanz...3 Zusatzfeld und Zusatztabelle RTF-Feld...4 Auftragsbearbeitung...5 Datumvorschlag für Vorauszahlung...5 Frage per senden...5 Subtotale...6 Subtotal optionale Artikel...6 Subtotal von Subtotalen (Gruppierung Subtotale)...7 Gelöschte Auftragsposition wiederherstellen...7 E-Banking...7 E-Dokument...7 MediData...7 PROFFIX für MediData einrichten...8 Zusatzfelder und Zuweisungen erstellen...8 Zuweisungen überprüfen und anpassen...8 Zusatzfelder auf Adresse...9 Zusatzfelder auf Auftrag GLN Nummer auf Adresse An MediData senden Rückmeldungen Abholen Einsehen Lohnbuchhaltung Mitarbeiter markieren bei Lohnabrechnung Lohnabrechnungs-Nr. wiederverwenden Meldung, wenn Negativlohn vorhanden Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 1 / 32

2 Lohnalarm Austrittsdatum änderbar Pauschalansätze für Deklaration Anteil Aussendienst in Ziffer Lohnausweis per senden Neue Lohnart (Korrektur Quellensteuer Satz-Basis pro Rata) Bemerkung auf Lohnarten Neue Funktion «Staffeltabelle Prozent Folgejahr» Zeitverwaltung Sperren bis Regeln für Pausen und Kürzungen Neue Regel definieren Kürzungen einsehen Neue Optionen in den Stundenarten QR-Code Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 2 / 32

3 Allgemein L&L 22 Der Listengenerator List & Label wurde auf die Version 22 aktualisiert. Liste pro Mandant Neu kann in PROFFIX, analog der Abfragen, eine Liste pro Mandant gespeichert werden. Wenn eine neue Liste erstellt oder eine bestehende bearbeitet wird, kann im Feld «Datenbank» die aktuelle Datenbank oder der Eintrag «Alle Datenbanken» ausgewählt werden. Liste Inventarlisten gemäss Bilanz Ab der Version unterstützt PROFFIX die Lagerungsmethoden FIFO und LIFO. Für die Revision des Jahresabschlusses steht eine neue Liste «Inventarliste gemäss Bilanz» zur Verfügung. Im Unterschied zur Liste «Lagerung», werden mit der neuen Liste nur die Eingangsstempel von jenen Artikeln angezeigt, welche ein Bestandeskonto zugewiesen haben. Mithilfe der Liste «Inventarliste gemäss Bilanz» lässt sich der Quervergleich zwischen Bilanz und der Lagerverwaltung durchführen. 1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Listen» 3. Klick in Gruppe «Artikel- und Lagerverwaltung» 4. Klick auf Symbol «Lagerverwaltung» und anschliessend auf Liste «Inventarliste gemäss Bilanz» 5. Evtl. Selektion eingrenzen 6. Klick auf Schaltfläche «Ok» Inventarliste gemäss Bilanz Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 3 / 32

4 Bilanz Zusatzfeld und Zusatztabelle RTF-Feld Die Zusatzfelder wurden um den Feldtyp «Memo RTF» erweitert. Somit können nun Zusatzfelder definiert werden, in welchen formatierte Texte gespeichert werden können. Dieser Feldtyp steht auch in den Zusatztabellen zur Verfügung. Für RTF-Felder wird in PROFFIX immer ein zweites Feld mit gleichem Inhalt aber in Klartext geführt. Wird ein Zusatzfeld mit dem Feldtyp «Memo RTF» erstellt, wird dieses nicht zweifach geführt. Zusatzfeld definieren 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2. Klick auf Register «Datenbank» 3. Gewünschte Tabelle wählen (z.b. «Adressen») 4. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder» 5. Klick auf Schaltfläche «Neues Zusatzfeld» (Insert) 6. Feldtyp «Memo RTF» wählen und Zusatzfeld definieren 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 4 / 32

5 Zusatzfeld einsehen und bearbeiten 1. Klick auf Modul «Adressverwaltung» 2. Gewünschte Adresse suchen und mit Doppelklick bearbeiten 3. Klick auf Register «Zusatzfelder» 4. Im erstellten Zusatzfeld «Info» können formatierte Texte gespeichert werden Frage per senden Wird ein Auftragsdokument gedruckt, prüft PROFFIX ob der Adresse/Rechnungsadresse in den Kommunikationsangaben ein Eintrag « Dokument Auftrag» zugewiesen ist. Wenn ja, erscheint die Frage, ob das Dokument als versendet werden soll. Auftragsbearbeitung Datumvorschlag für Vorauszahlung Neu wird beim Buchen einer Vorauszahlung, anstelle dem ursprünglichen Dokumentdatum das aktuelle Datum für die Zahlung vorgeschlagen. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 5 / 32

6 Subtotale Neu können Subtotale von optionalen Dokumentpositionen sowie ein Subtotal aus anderen Subtotalen erstellt werden. Beispiel eines Auftragsdokumentes Subtotal optionale Artikel 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Gewünschtes Auftragsdokument erstellen 3. Dokumentposition auswählen unter welcher das Subtotal erscheinen soll 4. Klick auf Registerkarte «Start» 5. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil unten bei Symbol «Neu» und anschliessend auf Symbol «Subtotal» (Ctrl+Shift+S) 6. Bezeichnung eingeben 7. Option «optionale Positionen» aktivieren 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 6 / 32

7 Subtotal von Subtotalen (Gruppierung Subtotale) 1. Gewünschtes Auftragsdokument erstellen 2. Dokumentposition auswählen unter welcher das Subtotal erscheinen soll 3. Klick auf Registerkarte «Start» 4. Klick in Gruppe «Position» auf Pfeil unten bei Symbol «Neu» und anschliessend auf Symbol «Subtotal» (Ctrl+Shift+S) 5. Bezeichnung eingeben 6. Option «von Subtotalen» aktivieren 7. Gewünschte Subtotale links aktivieren 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» Gelöschte Auftragsposition wiederherstellen Auftragspositionen, welche aus Versehen gelöscht wurden, können neu wiederhergestellt werden solange das Dokument noch nicht gespeichert wurde. 1. Gelöschte Auftragsposition, welche in grau und durchgestrichen angezeigt wird, auswählen 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Position«auf Symbol «Wiederherstellen» 4. Klick auf Schaltfläche «Ja» 5. Die Position wird wieder in schwarzer Schrift dargestellt 6. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S) E-Banking Raiffeisenbank mit PhotoTAN Credit Suisse mit SecureSign E-Dokument MediData Die neue PROFFIX Version wurde um die Schnittstelle MediData eleistungsabrechnung für elektronische Leistungsabrechnungen im Gesundheitswesen erweitert. MediData eleisungsabrechnung erlaubt Ärzten, Spitex, Spitälern, Labors und Apotheken, ihre Leistungen gegenüber Patienten, Kranken- und Unfallversicherungen sicher elektronisch abzurechnen. Der PROFFIX Kunde kann mit der der Schnittstelle MediData eleistungsabrechnung die Rechnung in der gewohnten Software erstellen und die Daten sicher, effizient und kostengünstig elektronisch übermitteln. MediData verarbeitet die Daten nach zwei verschiedenen Abrechnungsmethoden: an den Versicherer (Tiers payant) an den Patienten (Tiers garant) Mehr zu den Abrechnungsmethoden siehe: ss=new Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 7 / 32

8 Die Daten werden im XML-Format übermittelt und die elektronische Leistungsabrechnung wird entweder an den Versicherer oder an das Druckcenter übermittelt. Das Druckcenter druckt die Rechnung inkl. Rückforderungsbeleg aus und schickt sie dem Patienten. MediData ist eine Option von PROFFIX E-Dokument. Hinweis: Durch die Zusammenarbeit mit MediData entstehen dem PROFFIX Kunden zusätzliche Kosten. Die Anmeldegebühr wird einmalig pro GLN verrechnet und variiert je nach Leistungserbringen. Aktuelle Preise für PROFFIX Kunden: Leistungserbringer mit ambulanten Abrechnungen (Arzt, Chiropraktor usw.) Anmeldegebühr pro GLN CHF 100. (einmalig) Lizenz- und Wartungsgebühren entfallen Elektronische Abrechnung an Versicherer (Tiers payant) kostenlos Papierrechnung oder Rechnungskopie über das Druckcenter CHF 1.20 (B-Post) Zuweisungen überprüfen und anpassen Die Zuweisungen in den Einstellungen steuern, welche Daten an MediData übermittelt werden. 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2. Klick auf Register «E-Dokument» 3. Klick auf Schaltfläche «MediData Einstellungen» 4. Angaben ergänzen, Zuweisungen überprüfen und allenfalls anpassen Für Patient, Fall-/Verfügungs-Nr., Tarifcode werden keine Zusatzfelder erstellt und somit auch keine Zuweisungen importiert. Diese können individuell definiert werden. Spitexbetriebe Anmeldegebühr pro GLN CHF 300. (einmalig) Lizenz- und Wartungsgebühren entfallen Elektronische Abrechnung an Versicherer (Tiers payant) kostenlos Papierrechnung oder Rechnungskopie über das Druckcenter CHF 1.20 (B-Post) Obenstehende Segmente können sich online hier anmelden: Andere Segmente oder stationäre Abrechnungen Für andere Segmente oder stationäre Abrechnungen in Spitälern und Labors, muss bei MediData eine Offerte eingeholt werden. Weitere Informationen zu MediData unter: PROFFIX für MediData einrichten Um die Schnittstelle MediData nutzen zu können, werden auf der Adresse und dem Auftragsdokument Zusatzfelder benötigt. Die Definitionen der Zusatzfelder und die nötigen Zuweisungen stellt PROFFIX zur Verfügung und können importiert werden. Zusatzfelder und Zuweisungen erstellen 1. Klick auf Modul «E-Dokument» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «MediData» auf Symbol «Definitionen erstellen» 4. Symbol «Definitionen erstellen» 5. Klick auf Schaltfläche «Ja» um die Zusatzfelder erstellen zu lassen 6. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 8 / 32

9 Zusatzfelder auf Adresse Zusatzfelder auf Auftragsdokument Hinweis: Die Zusatzfelder können pro Dokumenttyp im Auftragskopf eingeblendet werden. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 9 / 32

10 Zusatzfelder auf Auftrag Adressübergabe an MediData Je nach gewähltem Versicherungsgesetz werden pro Dokument verschiedene Adressangaben wie der Rechnungssteller, die Rechnungsadresse, Versicherung, Patient, der überweisende Arzt und der Arbeitgeber übermittelt. Woher werden die Adressangaben übernommen: Rechnungssteller 1. Rechnungssteller in den Einstellungen für MediData (E-Dokument) 2. Einstellungen, Register «Stammdaten» Rechnungsadresse 1. Die Rechnungsadresse des Auftragsdokuments 2. Adresse des Auftragsdokuments Versicherung Zusatzfeld «Versicherung» der im Auftragsdokument gewählten Adresse Ist das Zusatzfeld «Versicherung» der Adresse des Auftragsdokuments leer, wird Adresse des Auftragsdokuments übernommen. Annahme: Ist die Versicherung abgefüllt = Patient Ist die Versicherung nicht abgefüllt = Versicherung Patient/Garant Gemäss Einstellungen E-Dokument (Zuweisungen Zusatzfelder). Im abgebildeten Beispiel ist es die Lieferadresse. (Zuweisungen siehe Seite 8) Im abgebildeten Beispiel wird die Fall-Nr. im Feld «Auftrag» gepflegt und an MediData übermittelt. Die Zuweisung in den Einstellungen steuert, welche Angaben an MediData übermittelt werden (siehe Seite 8). Angaben im abgebildeten Beispiel: CaseNr. = Auftragsnummer Patient = Lieferadresse Lieferdatum auf Dokumentposition = Start und Enddatum für Dokumentposition / Wenn diese Angabe nicht vorhanden, dann wird Behandlungsbeginn und Behandlungsende bei den Zusatzfeldern des Auftragsdokuments verwendet Tarifcode: Artikelklasse Überweisender Arzt Zusatzfeld «Überweisender Arzt» Arbeitgeber Zusatzfeld «Arbeitgeber» Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 10 / 32

11 GLN Nummer auf Adresse Für die Übermittlung/Abrechnung ist die GLN Nummer für Rechnungssteller und Versicherer eine Pflichtangabe. Die GLN Nummer ist eine weltweit eindeutige Nummer, welche die Adresse identifiziert. Die GLN Nummer ist in PROFFIX an folgendem Ort abgelegt: 1. Klick auf Modul «Adressverwaltung» 2. Gewünschte Adresse suchen und öffnen 3. Klick auf Register «Debitoren» 4. Klick auf Symbol «Angaben für E-Dokument» (Ctrl+E) An MediData senden Der Ablauf für den Versand an MediData ist identisch mit der E-Rechnung. Die Versandart steuert, ob die Rechnung an MediData übermittelt werden soll. Nach der Übermittlung wird die Rechnung für die Bearbeitung gesperrt. Wird für ein Auftragsdokument ein Fehler von MediData zurückgemeldet, wird das Auftragsdokument wieder zur Bearbeitung geöffnet. 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Gewünschte Rechnung erstellen 3. Zusatzfelder für MediData ausfüllen 4. Klick auf Registerkarte «Start» 5. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «An MediData senden» 6. Alle Rechnungen, welche bei der Versandart (MediData A-Post, MediData B-Post oder MediData ohne Versand) ausgewählt ist und noch nicht an MediData versendet wurden, werden aufgelistet 7. Klick in Gruppe «Dokument» auf Symbol «Senden» (Ctrl+S) Der Patient hat keine GLN Nummer. Bei ihm ist die Angabe von Geburtsdatum und Geschlecht eine Pflichtangabe. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 11 / 32

12 Rückmeldungen Abholen 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Klick auf Registerkarte «Extras» 3. Klick in Gruppe «MediData Rückmeldungen» auf Symbol «Abholen» Einsehen 1. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 2. Klick auf Registerkarte «Extras» 3. Klick in Gruppe «MediData Rückmeldungen» auf Symbol «Einsehen» 4. Gewünschte Rückmeldung auswählen 5. Klick auf Symbol «MediData Rückmeldungen einsehen» (Ctrl+Shift+A) 6. Rückmeldung einsehen und mit «Ok» bestätigen Lohnbuchhaltung Mitarbeiter markieren bei Lohnabrechnung Das Selektieren der Mitarbeiter bei der Erstellung der Lohnabrechnung wurde erweitert. Mit der Shift- und Ctrl-Taste konnten bis anhin einzelne Mitarbeiter ausgewählt werden. Neu können einzelne Mitarbeiter für die Lohnabrechnung mit Doppelklick markiert werden. 7. Schritte 5 und 6 für weitere Meldungen wiederholen 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» um die Rückmeldungen als erledigt zu markieren. Handelt es sich bei der Rückmeldung um eine «Rückweisung», wird das Auftragsdokument zur Bearbeitung freigeschalten 1. Klick auf Modul «Lohnbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Lohnabrechnung/Vergütung» 3. Klick in Gruppe «Lohnabrechnung» auf Symbol «Starten» (Ctrl+F8) 4. Klick auf Symbol «Mitarbeiter wählen» 5. Gewünschte Mitarbeiter mit Doppelklick markieren (Leertaste oder Ctrl+M) 6. Die markierten Mitarbeiter werden mit einem Stern am Anfang der Zeile gekennzeichnet und die Zeile wird in gelber Hintergrundfarbe dargestellt Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 12 / 32

13 Lohnalarm Lohnalarmtexte werden neu beim Ändern des Mitarbeiters direkt angezeigt. Früher wurden diese erst mit Klick auf das Register «Lohnbuchhaltung» angezeigt. Austrittsdatum änderbar Ist ein Mitarbeiter nach Austritt nochmals in die Firma eingetreten, kann neu das Austrittsdatum solange geändert werden, bis für den Monat des Eintrittsdatums eine definitive Lohnabrechnung vorhanden ist. Lohnabrechnungs-Nr. wiederverwenden Beim Zurücksetzen der Lohnabrechnung erscheint die Frage, ob die Lohnabrechnungs- Nr. wiederverwendet werden soll. Meldung, wenn Negativlohn vorhanden Entsteht bei einer Lohnabrechnung ein Negativlohn, weist PROFFIX beim Erstellen der Lohnabrechnung darauf hin, für welchen Mitarbeiter ein Negativlohn ausgewiesen wird. 1. Klick auf Modul «Lohnbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Verwaltung» auf Symbol «Mitarbeiter» (Ctrl+M) 4. Gewünschten Mitarbeiter mit Doppelklick bearbeiten (Ctrl+D) 5. Klick auf Registerkarte «Mitarbeiter» 6. Klick auf Symbol «History» rechts neben dem Feld «Eintrittsdatum» oder «Austrittsdatum» 7. Gewünschten Eintrag mit Doppelklick öffnen (Ctrl+D) 8. Austrittsdatum ändern 9. Klick auf Schaltfläche «Ok» 10. Fenster «History-Ein-/Austritte verwalten» schliessen 11. Klick auf Schaltfläche «Ok» um Mitarbeiter zu speichern Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 13 / 32

14 Pauschalansätze für Deklaration Anteil Aussendienst in Ziffer 15 Auszug der Steuerinformation der ESTV (Mitteilung-002-D-2016-d vom 15. Juli 2016) Ab der Steuerperiode 2016 können Arbeitnehmer bei der direkten Bundessteuer für den Arbeitsweg nur noch maximal Franken pro Jahr in Abzug bringen. Diese Beschränkung des Fahrkostenabzugs hat auch Auswirkungen auf die Deklaration im Lohnausweis: Arbeitgeber haben bei Mitarbeitenden, die über ein Geschäftsfahrzeug verfügen, neu den prozentmässigen Anteil Aussendienst zu bescheinigen. Mehr Infos unter: mitteilungen.html Der Anteil des Aussendiensts kann neu pro Mitarbeiter definiert werden. 1. Klick auf Modul «Lohnbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Verwaltung» auf Symbol «Mitarbeiter» (Ctrl+M) 4. Klick auf Register «Lohnbuchhaltung» 5. Klick auf Symbol «Lohnausweis» (Ctrl+L) 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» um den Mitarbeiter zu speichern 6. Option «Anteil Aussendienst» aktivieren und manuell einen Prozentsatz definieren oder zusätzlich die Option «pauschal nach Funktions-/Berufsgruppenliste» aktiveren und den gewünschten Eintrag auswählen. Die Ansätze gelten gemäss folgender Liste: ungen/mitteilung-002-d-2016_beilage.pdf.download.pdf/mitteilung-002-d d_beilage.pdf 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» Ebenfalls steht die Option «pauschal gemäss Vorabbescheid mit kantonaler Steuerverwaltung» zur Verfügung. Falls mit der Steuerverwaltung ein Vorabbescheid besteht, kann diese Option aktiviert und der Kanton ausgewählt werden. Der Vermerk auf dem Lohnausweis ist dann wie folgt: Anteil Aussendienst XX % pauschal gemäss Vorabbescheid mit kantonaler Steuerverwaltung YY Vermerk auf Lohnausweis, wenn Funktions-/Berufsgruppe ausgewählt ist: Anteil Aussendienst XX % pauschal nach Funktions-/Berufsgruppenliste Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 14 / 32

15 Lohnausweis per senden Neu kann der Lohnausweis den Mitarbeitern direkt per versendet werden. Die Lohnausweise werden an diejenigen Mitarbeiter versendet, welche bei den Kommunikationsangaben « Lohnabrechnung» ein Eintrag vorhanden ist. 1. Klick auf Modul «Lohnbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Extras» 3. Klick in Gruppe «Lohnausweis» auf Symbol «Als senden» 4. Gewünschte Angaben ergänzen 5. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 15 / 32

16 Neue Lohnart (Korrektur Quellensteuer Satz-Basis pro Rata) Tritt ein Mitarbeiter unter dem Monat ein oder aus, ist der Quellensteuersatz aufgrund der Basis des ganzen Monats zu ermitteln. Dies gilt auch für Mitarbeiter im Stundenlohn. Aus diesem Grund wurde eine neue Lohnart erstellt und die Lohnart (Monatslohn) angepasst. Neue Lohnart Achtung: Aus Datenschutzgründen sollten die Lohnausweise verschlüsselt versendet werden z.b. mit IncaMail. Weitere Details zu IncaMail unter Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 16 / 32

17 Anpassung bei Lohnart Quellensteuer Satz-Basis von Menge addieren auf Betrag addieren geändert. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 17 / 32

18 Bemerkung auf Lohnarten Neu können bei den Lohnarten Bemerkungen ergänzt werden. Neue Funktion «Staffeltabelle Prozent Folgejahr» Die Lohnart BVG-Beitrag monatsdynamisch wurde angepasst. Neu der BVG-Betrag nicht mehr ab dem jeweiligen Monat, in welchem der Mitarbeiter das definierte Alter erreicht hat, sondern ab Anfang des Jahres berechnet und in Abzug gebracht. Dazu wurde im Feld «Lohnsumme 1» die Lohnsumme «Alter im Jahr» zugewiesen. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 18 / 32

19 Zeitverwaltung Sperren bis Stunden können nicht nur in den Einstellungen der PROFFIX Zeitverwaltung definiert werden, sondern neu steht auch eine Funktion direkt im Modul zur Verfügung. Die Sperre der Stunden ist wichtig, damit nach der Stundenkontrolle am Ende des Monats die Mitarbeiter nicht nochmals Ihre Stunden ändern können. Auch wenn die Stunden in die Lohnbuchhaltung laufen und die definitive Lohnabrechnung erstellt ist, empfiehlt es sich die Stunden zu sperren, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Extras» 3. Klick in Gruppe «Stunden» auf Symbol «Sperren bis» 4. Datum eingeben, welche Stunden gesperrt werden sollen 5. Klick auf Schaltfläche «Ok» Regeln für Pausen und Kürzungen Neu können Regeln für automatische Kürzungen für Pausen, Arbeitseinsätze ausserhalb der offiziellen Arbeitszeit oder Wochenenden individuell gemäss dem Arbeitszeitreglement definiert werden. Je nachdem, welche Optionen aktiviert sind, stehen für die Erstellung der Regel andere Felder zur Verfügung. Ist beispielsweise die Option «einzeln auswerten» aktiviert, kann eine Regel sowie Formeln mit den Feldern Start-/Endzeit erstellt werden. Beispiel Pausen Gemäss Art. 15 Abs. 1 ArG ist vorgeschrieben, dass folgende Pausen mindestens eingehalten werden müssen. Dafür können in der PROFFIX Zeitverwaltung automatische Kürzungen für Pausen definiert werden 15 Minuten Pause ab 5.5 Stunden 30 Minuten Pause ab 7 Stunden 60 Minuten Pause ab 9 Stunden Neue Regel definieren Das abgebildete Beispiel zeigt die Regel für Einhaltung von einer 15minütigen Pause ab 5.5 Stunden. Die Regel gilt von 5.5 bis 7 Stunden und erstellt eine automatische Kürzung, von 15 Minuten. Bereits gebuchte Pausen werden bei der Berechnung berücksichtigt. Wenn also beispielsweise ein Mitarbeiter 6 Stunden gearbeitet hat und 5 Minuten Pause gemacht hat, wird eine Kürzung von 10 Minuten erstellt. Beispiel für 15 Minuten ab 5.5 Stunden 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» 3. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Zeitverwaltung» 4. Klick auf Hilfstabelle «Regeln Stunden» 5. Klick in Gruppe «Regel» auf Symbol «Neu» (Insert oder Ctrl+N) 6. Reihenfolge und Bezeichnung eingeben 7. Klick auf Symbol «Bedingung» (Ctrl+B) rechts des Feldes «Bedingung» 8. Bedingung definieren (Total Arbeitsstunden des Tages grösser oder gleich 5.5 Stunden) 9. Klick auf Schaltfläche «hinzufügen» Hinweise Einzelne Einträge werden pro Tag kumuliert. Wird bei der Regel weder die Option «einzeln auswerten» noch «Monatstotal» aktiviert, gilt die Regel über die Gesamtstunden/-pausen des Tages. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 19 / 32

20 10. Weitere Bedingungen definieren und hinzufügen (Total Arbeitsstunden des Tages kleiner als 7 Stunden) Denn nach 7 Stunden muss eine Pause von 30 Minuten gemacht werden. Dazu wird eine neue Regel erstellt. 11. Weitere Bedingung hinzufügen (Pausen des Tages kleiner als eine Viertelstunde) Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 20 / 32

21 12. Klick auf Schaltfläche «Ok» 13. Klick auf Symbol «Suchfenster öffnen» (F4) rechts des Feldes «Formel» 14. Stundenkürzungsformeln definieren (15 Minuten Pause, dabei werden aber die bereits gemachten Pausen abgezogen) 15. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 21 / 32

22 Beispiel für 30 Minuten ab 7 Stunden 16. Erstellte Stundenkürzungsformeln mit Doppelklick übernehmen (Ctrl+B) 17. Stundenart auswählen (Stundenkürzung) 18. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 22 / 32

23 Bedingung Formel Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 23 / 32

24 Beispiel für 60 Minuten ab 9 Stunden Bedingung Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 24 / 32

25 Formel Beispiel Kürzungen vor einer bestimmten Uhrzeit Ist es beispielsweise gemäss Arbeitszeitreglement nicht erlaubt vor 6.00 Uhr zu arbeiten, kann eine Regel für die automatische Kürzung der Stunden vor 6.00 Uhr definiert werden. Es wird die Zeit vor 6.00 Uhr gekürzt und der Rest auf Arbeitszeit gebucht. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 25 / 32

26 Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 26 / 32

27 Beispiel Kürzungen vor einer bestimmten Uhrzeit (Teil 2) Die obenstehende Kürzung bedingt noch eine zweite Regel, wenn nämlich der Mitarbeiter vor 6.00 Uhr ein- und auch vor 6.00 Uhr wieder ausstempelt, soll die ganze Zeit gekürzt werden. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 27 / 32

28 Beispiel Kürzungen Wochenende Ist es gemäss Arbeitszeitreglement nicht erlaubt an Wochenenden und Feiertage zu arbeiten, kann auch hierfür eine Regel definiert werden. Mit nachfolgender Regel werden alle erfassten Arbeitsstunden, welche auf ein Wochenende und auf Feiertage fallen, vollumfänglich gekürzt. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 28 / 32

29 Monatskürzungen Darf beispielsweise nur eine bestimmte Anzahl Überstunden auf den nächsten Monat übertragen werden, kann eine Monatskürzung eingerichtet werden. Diese wird dann berechnet, wenn die Stundenabrechnung ausgewertet wird. Im folgenden Beispiel werden alle Stunden über 20 Arbeitsstunden am Monatsende gekürzt. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 29 / 32

30 Neue Optionen in den Stundenarten Bei den Stundenarten gibt es zwei neue Optionen: «Ist-Stunden Pausen» und «Ist-Stunden Kürzungen». Mit diesen Optionen wird gesteuert, welche Stundenarten automatische Kürzungen von Pausen und sonstige Kürzungen zulassen. Kürzungen einsehen 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Ansicht» auf Symbol «Kürzungen» 4. Selektion eingrenzen (z.b: Mitarbeiter und Datum eingrenzen) und nach Stunden suchen 5. Die Kürzungen werden in grauer Schrift dargestellt und können nicht verändert werden 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» 3. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Zeitverwaltung» 4. Klick auf Hilfstabelle «Stundenarten» 5. Gewünschte Stundenart mit Doppelklick bearbeiten (Ctrl+D) Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 30 / 32

31 Hinweise Bei Krankheit, Ferien, Unfall etc. sollen beispielsweise keine Pausenkürzungen erstellt werden, deshalb ist hier die Option «Ist-Stunden Pausen» deaktiviert. Bei den Stundenarten der Überzeit ist die Option «Ist-Stunden Kürzungen» deaktiviert, dadurch werden diese Stunden nicht gekürzt werden, auch nicht, wenn die Stunden am Wochenende oder am Abend geleistet wurden. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 31 / 32

32 Sollen gewisse Arbeitseinsätze, welche zu Kürzungen geführt haben, ausnahmsweise nicht gekürzt werden, so kann eine Stundenart gewählt werden, welche nicht gekürzt wird. QR-Code Neu steht für eingeloggte PROFFIX Benutzer die Möglichkeit zur Verfügung, einen QR- Code mit den Verbindungseinstellungen (Webservice URL und Passwort, sowie Datenbank, Benutzer und Passwort) in PROFFIX anzeigen zu lassen. Der QR-Code beinhaltet die Verbindungs- und Anmeldeinformationen der Zeiterfassung und kann somit mit dem Handy eingelesen werden, um sich bei der App PROFFIX Zeiterfassung mobile anzumelden, ohne alle Angaben von Hand eintippen zu müssen. Stand Dezember 2016 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 32 / 32