Führen und Arbeiten in einer agileren Organisation

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2 Hannover, Führen und Arbeiten in einer agileren Organisation Erfahrungen aus der Pilotorganisation Dataport Anne Schassan und Kirsten Sorgenfrey, Dataport

3 Agenda Was macht Dataport? Warum ist Agilität so wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

4 Dataport ist der Full Service Provider für Informationstechnik der öffentlichen Verwaltung in Schleswig-Holstein, Hamburg, Bremen, Sachsen-Anhalt, für den IT-Verbund Schleswig- Holstein (ITVSH) sowie für die Steuerverwaltung in Mecklenburg- Vorpommern und Niedersachsen.

5 Lösungen Abgaben & Steuern Lösungen Personalwesen Infrastruktur- Lösungen Lösungen Ordnungswesen Lösungen Finanz-, Jugend- & Sozialwesen Projekte Vertrieb Infrastrukturbetrieb Endgeräte- und Verfahrensbetrieb Architekturen und IT Service Management Betrieb Landesrechenzentrum Dataport Organisation Lösungen für Kunden Kunden Technische Aufgaben Service u. Finanzen Einkauf Personal Stabsstelle Vorstand Querschnittsaufgaben Vorstand Projekt ZaBI-RZ/RZ² Personalrat RZ-Infrastruktur

6 Dataport: Zahlen 2004 & Umsatzerlöse 182 Mio. 507 Mio. Belegschaft MA MA Standorte Altenholz, Hamburg Altenholz, Hamburg, Bremen, Rostock, Lüneburg, Halle, Magdeburg

7 Warum eigentlich agil? Veränderung wird zum Normalzustand Der Kunde will schnell Ergebnisse sehen Innovative Lösungen sind gefragt Veränderung werden immer schneller Anforderungen werden komplexer Das Ziel ist nicht eindeutig definiert Lösungen sind unbekannt Anforderungen verändern sich auf dem Weg Neue Generationen haben andere Anforderungen Was macht Dataport? Warum ist Agilität so wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

8 Was ist das und was nutzt es? Stufenweises Vorgehen gezieltes Experimentieren und regelmäßiges Feedback Minimierung von Entwicklungsrisiken Sichtbarere Fortschritte zu frühen Zeitpunkten frühzeitiges Reagieren auf Veränderung u. Anforderung Das was der Kunde bekommt, will er dann auch Enge Zusammenarbeit mit Nutzern und Kunden und konsequentere Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse (Fokus) Arbeiten in interdisziplinären, selbstorganisierten Teams Stärkung der Selbstverantwortung

9 Vision: bi-modale Organisation Was macht Dataport? Warum ist Agilität so wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter? Traditionelle Struktur (Funktionen) Netzwerk (Rollen)

10 Struktur Transitionsteam Bereichsübergreifend & hierarchieübergreifend Neugierde auf Agilität / Erfahrungen mit Agilität Lernen auf individueller und organisationaler Ebene Regelmäßig (min. 1 x im Quartal) Verfolgung eines Backlogs Was macht Dataport? Warum ist Agilität so wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

11 Vorgehen IT-Projekte Org-Einheiten Anregung von & Rückschlüssen aus Erprobungsräumen Entwicklungs- Projekte Nicht-IT- Projekte Paten Kommunikation in die Organisation Erprobungsräume/ Experimente PO Transitionsteam Teilnahme an Netzwerken/ Veranstaltungen Agile HR Arbeit Austausch mit anderen Organisationen Projektteilnahme INQA

12 Aktuelles Backlog Was macht Dataport? Warum ist Agilität so wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

13 Themen Innovationen generieren (Plattform, Formate..) Agile Methoden erproben Führungsrollen und verständnis (Mindset) Qualifizierung Was macht Dataport? Warum ist Agilität so wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

14 Agilität und Innovation Fokus auf den Kundennutzen Kontinuierliche Feedbackprozesse Design Thinking Prozess Minimum Viable Product / Lean Management Was macht Dataport? Warum ist Agilität so wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

15 Erprobungsraum Azubi Barcamp Ziel: Entwicklung von Digitalisierungsideen für Dataport Was macht Dataport? Warum ist Agilität so Methode: Barcamp und Pitch Jury: Führungskräfte aller Hierarchien Ergebnis: Drei umzusetzende Ideen ein Gewinner wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

16 Erprobungsraum Consulting Ziel: Aufbau einer Einheit zur Digitalisierungsberatung mit maximalem Nutzerfokus (inkl Bürger als Endkunden) Was macht Dataport? Warum ist Agilität so Methode: agiles Vorgehen in der Entwicklung von Innovationsideen bis zum MVP Ergebnis: bimodale Struktur der Abteilung (Gruppe und selbstorgansiertes Team) wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

17 Innovationsschmiede Ansatz Design Thinking DIP Dataport Consulting [und Innovation] 17 Hier beginnen Nutzen Wirtschaftlichkeit Machbarkeit Agiles Vorgehen Interdisziplinär Wechselspiel: Ideenraum öffnen und bewerten Frühes & kontinuierliches Testen und Nachsteuern Innovative Lösung Bildquelle: rocketpics.net

18 Innovationsschmiede Vorgehen Design Thinking & Lean Startup DIP Dataport Consulting [und Innovation] 18 Planen Ideen Beobachten Verstehen Prototypen Evaluieren Iterativ umsetzen Business Case

19 Innovationsschmiede Eingangskanal DIP Dataport Consulting [und Innovation] 19 Scouting Wer: Ideenfinder der Innovationsschmiede Sammeln und Vorauswahl von Trends und Innovationsideen aus internen und externen Quellen Quellen: Intern: Schlüsselpersonen, Ideenportal, Mails/KKB*, interne Barcamps Extern: Koalitionsverträge, digitale Agenden, Medien*, Veranstaltungen, Kundenanfragen, Partner/Dienstleister * ggf. Unterstützung durch KI Think Tank (Filter) Wer: Fester Personenkreis FK2 und tiefer z.b. aus TQ, LI, LD, LK, LV, DP2, SV Bewertung und Ranking der Innovationsideen Entscheidung zu Innovationen innerhalb der Innovationsschmiede Aussprechen von Empfehlungen für weitere Innovationen (in anderen Fachbereichen / Bereichsübergreifend) Bericht und Eskalation an Innovationsboard Umsetzung Umsetzung in Innovationsschmiede bis MVP* und Business Case Innerh. Eigenbudget: direkt Außerh. Eigenbudget: Entscheidung durch Innovationsboard Bericht an Projektboard und FK1 Entscheidung zu Umsetzung in den Fachbereichen Direkter Auftrag über Innovationsboard möglich (z.b. für bereichsübergreifende Infrastruktur-Innovationen etc.) Fokus: Innovationen für den Markt * MVP = Minimum (Prozesse Viable Product für Kundenaufträge und DIPs bleiben unverändert)

20 Innovationsschmiede Überblick Eingangskanal Filter Veranstaltungen für unsere Kunden Vernetzte Personen Kundenanfragen Konzepte / Ideen aus Dataport Entwicklung erstes Produkt oder STOPP Überführung in Fachbereich Minimum Viable Product / STOPP

21 Innovationsschmiede Rollen Vom Lead Ideenfinder* Design Thinker UX / UI Designer Anforderung: Ein Ansprechpartner bei Lx und Tx Projektbezogen Intern oder extern Projektbezogene Beratung: Wen braucht es (Kompetenz & agile Haltung) Wenn intern: die richtige Person zeitnah & zuverlässig fachlich zur Verfügung stellen Sonst extern projektbezogen hinzuziehen (Kooperationen, Startups etc.) Entwickler Architekten Fachberater Steuerer für Innovationsvorhaben Fest in der neuen Einheit * extern und zur Abteilung fachlich zugeordnet Projektbezogen von intern / extern

22 Stop Starting, start finishing Erprobungsraum technisches Serviceteam Arbeit mit dem Kanban-Board Transparenz über anstehende Aufgaben Transparenz über Aufgabenverteilung /-stau Selbstorganisation des Teams (pull anstatt push) Zufriedenere Kunden durch Klarheit über Zeitfenster

23 Das Baukastenmodell 1. All-in-One: Arbeit in agilen Prozessen inkl. Rollen und Methoden (Scrum) 2. Single-One: Arbeit mit einzelnen Methoden Methode Kanban Board zur Arbeitsorganisation Einführung vom Sprints (Scrum) in fachlicher Erarbeitung Regelmäßige Retrospektiven in Teams Nutzen Priorisierung, Zeitdisziplin verbessern Transparenz der Aufgaben und -verteilung, Ressourcensteuerung, Schätzverfahren lernen (wie lange wofür) höhere Feedback-Frequenz der Abstimmung mit Kunden, Sicherstellung Kundenakzeptanz durch schrittweise Anpassung und Integration von Anforderungen, sichtbare Zwischenergebnisse, Lernen fördern, Hinterfragen und Suche nach Optimierung, fördert Innovationskultur Was macht Dataport? Warum ist Agilität so wichtig für uns? Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

24 Ausblick Agilität in die Breite der Organisation Learning Journeys Was macht Dataport? Warum ist Agilität so wichtig für uns? Tariffragen Qualifizierungskonzept Vernetzungsveranstaltungen Ausbildung von Multiplikatoren/ Coaches Wie gestalten wir die Transformation? Drei Erprobungsräume Wie geht es bei Dataport weiter?

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