Direktorium Presse- und Informationsamt

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1 Telefon: Telefax: Direktorium Presse- und Informationsamt Live-Stream der Vollversammlungen des Münchner Stadtrats Sitzungsvorlage Nr / V Anlagen Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom (VB) Öffentliche Sitzung I. Vortrag des Referenten Mit Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom sowie der Vollversammlung des Stadtrats vom wurde das Direktorium (Presse- und Informationsamt) beauftragt, in einer halbjährigen Probephase Vollversammlungen des Stadtrats per Live- Stream ins Internet zu übertragen sowie den aufgezeichneten Live-Stream nach Tagesordnungspunkten geschnitten auch zum späteren Abruf zur Verfügung zu stellen. Zum Abschluss der sechsmonatigen Probephase sollte berichtet werden, wie gut das Angebot angenommen wurde, welche Kosten angefallen sind und welches weitere Vorgehen auf Basis der im Probebetrieb gewonnenen Erfahrungen vorgeschlagen wird. Die vorliegende Auswertung bezieht sich auf fünf Vollversammlungen, die zwischen dem und dem live auf der Internetseite übertragen und im Nachgang als Video on Demand in die Mediathek eingepflegt wurden, wobei für die Vollversammlung vom bei Redaktionsschluss noch keine Zahlen über die Nutzung der Mediathek vorlagen. Der Probebetrieb endet mit der Übertragung der Vollversammlung am Aus den fünf Live-Übertragungen ist folgendes zu berichten: Datenschutz und Einverständniserklärungen Entsprechend der von der Rechtsabteilung dargelegten datenschutzrechtlichen Erfordernissen des Bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten wird grundsätzlich nur die aktuell sprechende Person übertragen, die dazu vorab ihre Einwilligung gegeben hat. Von den 80 ehrenamtlichen Stadträtinnen und Stadträten haben 78 einer Übertragung ihrer Redebeiträge zugestimmt. Von den berufsmäßigen Mitgliedern des Stadtrats haben alle in eine Übertragung eingewilligt, ebenso mit einer Ausnahme ihre Vertretungen sowie die Leitung der Rechtsabteilung des Direktoriums.

2 Seite 2 Für die Übertragung städtischer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat der Gesamtpersonalrat (GPR) für den Probebetrieb folgende Bedingungen festgelegt: 1. Keine städtische Dienstkraft wird als Rednerin/Redner aufgezeichnet bzw. übertragen, unabhängig davon, ob eine datenschutzrechtliche Einverständniserklärung vorliegt. Dies gilt nicht für den Bürgermeister/die Bürgermeisterin, sowie für die Referentinnen/die Referenten und ihre Vertreterinnen/Vertreter im Abwesenheitsfall. Sollten sich die Leitung des Revisionsamtes und die Leitung der Rechtsabteilung des Direktoriums, sowie deren jeweilige Abwesenheitsvertretung, damit einverstanden erklären, können auch ihre Redebeiträge übertragen und aufgezeichnet werden. 2. In der zweiten Reihe hinter dem Präsidium ( Flüsterbank ) dürfen sich nur städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufhalten, die eine entsprechende Einverständniserklärung unterzeichnet haben. Die Kameraführung und der Bildausschnitt ist regelmäßig so zu wählen, dass diese Personen nach Möglichkeit nicht im Bild erscheinen. Sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für den Bürgermeister/die Bürgermeisterin, die Referentinnen/die Referenten zur Bestreitung der Sitzung unentbehrlich sind, keine Einverständniserklärung unterzeichnen, sind sie so zu positionieren, dass sie nicht im Bild erscheinen und bei Bedarf dort aufgesucht werden können. 3. In die datenschutzrechtliche Einverständniserklärung ist ein Passus aufzunehmen, dass bei einer persönlichen Problemlage der Gesamtpersonalrat (mit Kontaktdaten) hinzugezogen werden kann. 4. Durch die Kameraführung/Bildausschnitt ist sicherzustellen, dass keine sonstigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgezeichnet/übertragen werden. Sonstige unabdingbare Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Sitzungsdienst/Stenografischer Dienst) dürfen nur aufgezeichnet/übertragen werden, wenn sie eine entsprechende Einverständniserklärung unterzeichnet haben. Trotzdem ist eine Aufzeichnung/Übertragung dieser Personengruppe grundsätzlich zu vermeiden und auf das unabdingbare Maß zu beschränken. Sollten solche Beschäftigte keine Einverständniserklärung unterzeichnen, sind sie so zu positionieren, dass sie nicht erkennbar bzw. nicht im Bild sind. Entsprechende Einverständniserklärungen von anwesenden städtischen Dienstkräften ( Flüsterbank, Sitzungsdienst, Stenografischer Sitzungsdienst) wurden vom Presse- und Informationsamt eingeholt. In diesem Zusammenhang wurde mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Stenografischen Sitzungsdienst vereinbart, die Sitzordnung bei Vollversammlungen so abzuändern, dass diese mit dem Rücken zur Kamera gewandt Platz nehmen können. Zur Sicherstellung der Einwilligungserklärungen wurden die Referatsgeschäftsleitungen mehrmals an die Meldepflicht (v.a. auch externer Teilnehmerinnen und Teilnehmer oder z. B. Geschäftsführungen städtischer Beteiligungsunternehmen) erinnert und auf eine Informationsseite im städtischen Intranet verwiesen.

3 Seite 3 Technische Umsetzung und Personaleinsatz Die Vollversammlung wird von der Besuchergalerie des Großen Sitzungssaales aus live aufgenommen. Um die bestmögliche Tonqualität sicher zu stellen, wird der Ton direkt von der Tonanlage des Großen Sitzungssaals genommen. Zur Weitergabe des Live-Streams in SD-Qualität (720p) wird von Seiten der Stadt ein DSL-Business-Anschluss mit 2 Mbit Upstream bereit gestellt. Der beauftragte externe Dienstleister stellt eine auf gleichzeitige Nutzer ausgelegte Streaming-Kapazität zur Verfügung, die bei Bedarf auf bis zu Nutzer gleichzeitig erweitert werden kann. Das Aufnahme-Team (externer Dienstleister) setzt sich aus einem Streaming Operator, der die Aufbereitung des Live-Streams besorgt und weitere Angaben (Rednername, Tagesordnungspunkt, Standbilder) einblendet sowie einem Kameramann zusammen. Die Sendeleitung übernimmt ein/e Mitarbeiter/in des Presse- und Informationsamts. Die Live-Übertragung wird auf der Seite muenchen.de/stadtrat-live eingebunden. Bei der Übertragung werden innerhalb des Live-Streams abwechselnd Bauchbinden mit Name und Funktion des aktuellen Redners sowie ein Schlagwort des jeweiligen Tagesordnungspunktes eingeblendet. Zudem werden in einem Extrafeld neben dem Stream die vollständige Bezeichnung des Tagesordnungspunktes mit Link-Verknüpfung zur Vorlage in das Rats-Informations-System (RIS) eingeblendet. Abbildung 1: Live-Stream am

4 Seite 4 Abbildung 2: Mediathek der Übertragung vom Etwa eine Woche nach der Vollversammlung ist die Übertragung, aufgeteilt in Tagesordnungspunkte und mit Links in das Rats-Informations-System versehen, online in der Mediathek als Video on Demand abrufbar. Schnitt und Aufbereitung der Aufzeichnung als Video on Demand sowie die Bereitstellung der für die Mediathek erforderlichen technischen Infrastruktur erfolgt über den externen Dienstleister.

5 Seite 5 Auswertung des Probebetriebs und weiteres Vorgehen Datenschutz Die mit dem Gesamtpersonalrat für den Probebetrieb vereinbarten Regelungen zum Datenschutz haben sich in der Praxis bewährt. Im Zusammenhang mit den bisherigen Live- Übertragungen wurde von Seiten der Beschäftigten keine einzige Beschwerde vorgebracht. Es wird deshalb vorgeschlagen, die oben genannten Rahmenbedingungen im Fall der Weiterführung des Live-Stream-Angebots beizubehalten. Der GPR hat einer Fortsetzung der Übertragungen unter dieser Maßgabe zugestimmt. Technik Bewährt hat sich auch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen externen Dienstleister sowie die eingesetzte Übertragungstechnik. Sowohl die Übertragung der Sitzungen selbst wie auch die Aufbereitung und Bereitstellung der Aufzeichnung als Video on Demand in der Mediathek verliefen von Anfang an problemlos und professionell. Die Übertragungskapazität für gleichzeitige Nutzer war zu jeder Zeit ausreichend dimensioniert, ebenso die bereitgestellte DSL-Business-Leitung mit einer Übertragungsrate von 2 Mbit Upstream. Es wird deshalb vorgeschlagen, die technische Umsetzung im Fall der Weiterführung des Live-Stream-Angebots beizubehalten. Dank der bereits im Vergabeverfahren für den Probebetrieb vereinbarten Verlängerungsoption für den externen Dienstleister wäre eine lückenlose Fortsetzung der Live-Übertragungen nach Ende des Probebetriebs im Dezember 2013 sichergestellt. Nutzerzahlen In der Auswertung wurden nur Nutzer mit unterschiedlichen IP-Adressen berücksichtigt. Zuschauer aus Firmennetzwerken (wie auch dem städtischen Netz) wurden nur als eine IP-Adresse und damit auch nur als ein Zuschauer erfasst, unabhängig davon, wie viele Personen tatsächlich über das jeweilige Firmennetzwerk das Angebot genutzt haben. Die erwartungsgemäß höchsten Nutzerzahlen im Betrachtungszeitraum hatte die erste live gestreamte Vollversammlung vom 5. Juni Hier verfolgten insgesamt Nutzer den Live-Stream selbst und 649 Nutzer informierten sich im Nachgang über die Mediathek über die Sitzung. Das ergibt eine Gesamtnutzerzahl von 2.175, die insgesamt Aufrufe generierten (4.458 Live-Stream / Mediathek). Die mit 487 Usern geringste Live-Stream-Zuschauerzahl verzeichnete die Vollversammlung vom 24. Juli Allerdings konnte die anschließende Mediathek-Nutzung den Re-

6 Seite 6 kordwert von Nutzern verzeichnen, so dass die Gesamtzahlen für diese Sitzung bei Nutzern und Aufrufen liegen. Die geringste Gesamtnutzerzahl wurde mit Usern und Aufrufen für die Vollversammlung vom 2. Oktober 2013 registriert. Hier lag die Mediathek-Nutzung nur bei 196 Nutzern, während immerhin 918 die Sitzung live mitverfolgten. Zuschauer/innen Live-Stream und Mediathek (Betrachtungszeitraum Mediathek: Bis zur nächstenvollversammlung) 2500 Zuschauer/innen Mediathek Live-Stream * * Zahlen über die Nutzung der Mediathek lagen bei Redaktionsschluss noch nicht vor Aufrufe Live-Stream und Mediathek (Betrachtungszeitraum Mediathek: Bis zur nächstenvollversammlung) 7000 Aufrufe Mediathek Live-Stream * * Zahlen über die Nutzung der Mediathek lagen bei Redaktionsschluss noch nicht vor

7 Seite 7 Insgesamt wurden die vier komplett ausgewerteten Vollversammlungen von Zuschauern gesehen (4.096 Live-Stream Mediathek), die zusammen Aufrufe generiert haben. Die durchschnittliche Nutzerzahl pro Vollversammlung liegt damit bei (1.024 Live-Stream Mediathek) und Aufrufen. Durchschnittlich verweilten die Nutzer zu 77,09% bis zu zehn Minuten am Stück im Live-Stream, der Rest länger. Durchschnittliche Verweildauer, Live-Stream 22,91% 77,09% < 10 min > 10 min Aufrufe im Tageszeitenverlauf, Live-Stream Vollversammlung am Aufrufe Vollversammlung am Vollversammlung am Vollversammlung am Vollversammlung am Uhrzeit Eine Übersicht der Nutzung des Live-Stream-Angebots für die einzelnen Sitzungen kann den Anlagen 1-6 entnommen werden.

8 Seite 8 Weiteres Vorgehen Für die Bereitstellung der Aufnahme-, Übertragungs- und Streamingtechnik sowie die extern zu erbringenden Dienstleistungen im oben genannten Umfang muss mit Gesamtkosten in Höhe von durchschnittlich rund Euro pro Sitzung (Live-Stream und Mediathek) kalkuliert werden. Bei durchschnittlich erfassten Gesamtnutzern pro Sitzung erscheint der finanzielle Aufwand für die Übertragung der Stadtrats-Vollversammlungen als vertretbar zumal die tatsächliche Zahl der Nutzer aufgrund der oben dargestellten IP-Adressen-Zählung höher sein dürfte. Es wird deshalb vorgeschlagen, den Vollversammlungs-Live-Stream über den Probebetrieb hinaus als dauerhaftes Angebot fortzuführen. Bei Fortführung des Angebots im bisherigen Rahmen müssten für das kommende Jahr bei derzeit 13 geplanten Vollversammlungen Euro veranschlagt werden. Die Beschlussfassung unterliegt einer besonderen Eilbedürftigkeit, da der Live-Stream kontinuierlich ab Januar 2014 fortgesetzt werden soll und somit auch ab diesem Zeitpunkt die Finanzierung gesichert sein muss. Es liegt darüber hinaus ein Angebot vor, den Live-Stream mittels Live-Text und Darstellung in Deutscher Gebärdensprache für Hörgeschädigte barrierefrei zu gestalten. Allerdings würde dieses Angebot die Kosten pro übertragener Sitzung ganz erheblich steigern. Die für die barrierefreie Ausgestaltung des städtischen Online-Angebots federführende Abteilung Controlling/Steuerungsunterstützung im Direktorium hat dazu wie folgt Stellung genommen: Am hat der Stadtrat (Sitzungsvorlage Nr / V 11377) beschlossen, dass der Rathausbereich von muenchen.de zugänglich entsprechend der Konformitätsstufe AA der WCAG2 ausgestaltet werden soll. Da sich die Beurteilung der Zugänglichkeit auf das gesamte unter muenchen.de/rathaus erreichbare Angebot erstreckt, müssen daher auch alle dort eingesetzten Anwendungen und Services den Qualitätsmerkmalen der o.g. Konformitätsstufe AA der WCAG2 entsprechen. Neben diesem fachlichen Ziel ist jeweils auch die wirtschaftliche und technische Umsetzbarkeit zu betrachten. Dies kann im Einzelfall dazu führen, dass Abstriche von den geforderten Qualitätsmerkmalen in Kauf genommen werden müssen. In dem o.a. Stadtratsbeschluss wird vor dem Hintergrund der Wirtschaftlichkeit daher bei Video- und Audioinhalten von einer verbindlichen Umsetzung der Barrierefreiheitskriterien grundsätzlich abgesehen.

9 Seite 9 Von einer vollständig barrierefreien Ausgestaltung wird insbesondere dann Abstand genommen, wenn ein barrierefreies Angebot die Kosten für ein nicht-barrierefreies Angebot um mehr als 25% übersteigt. Da nach vorliegendem Angebot allein für die Barrierefreiheit des Live-Streams (ohne Mediathek) ein Vielfaches der oben genannten 25-prozentigen Kostensteigerung anfallen würde, wird vorgeschlagen, aus Gründen der Wirtschaftlichkeit hier Abstriche in Kauf zu nehmen. Die Wortprotokolle der Vollversammlungen werden im Nachgang zur Sitzung weiterhin ins Internet eingestellt, so dass der Sitzungsverlauf auch nachgelesen werden kann. Auch ist im Zuge eines Ausschreibungsverfahrens kein günstigeres Angebot zu erwarten, da es sich hier um den, laut Deutschem Gehörlosenbund, einzigen Anbieter europaweit handelt, der Veranstaltungen mittels eines barrierefreien Webplayers mit gleichzeitiger Darstellung in Gebärdensprache und Live-Text übertragen kann. Archivierung Die Auswertung der Nutzerzahlen für die Mediathek (vgl. Anlage 8) hat gezeigt, dass die Zugriffe auf die dort eingestellten Videos on Demand im Wesentlichen in den ersten drei Wochen nach Veröffentlichung erfolgen. Es wird deshalb auch aus Kostengründen vorgeschlagen, die Mitschnitte der Vollversammlung nur jeweils bis zum nächsten Plenum in der Mediathek vorzuhalten. Im Ausnahmefall können aber Mitschnitte bei Bedarf bis zu drei Monate in der Mediathek bereit gestellt werden. Unter dieser Maßgabe hat der GPR einer Weiterführung der Mediathek zugestimmt. Nach Löschung aus der Mediathek werden die Video-Dateien zur digitalen Langzeitarchivierung an das Stadtarchiv übergeben, um der gesetzlichen Aufgabe nachzukommen, archivwürdige städtische Unterlagen in das Stadtarchiv zu übernehmen, zu sichern, zu erschließen und für die Benutzung bereit zu stellen (Art. 57 Absatz 1 Satz 2 Bayer. Gemeindeordnung in Verbindung mit Art. 13 Absätze 2 und 3 BayArchG); vgl. Stellungnahme des Stadtarchivs (Anlage 9). Anhörung des Bezirksausschusses In dieser Beratungsangelegenheit ist die Anhörung des Bezirksausschusses nicht vorgesehen (vgl. Anlage 1 der BA-Satzung). Der Verwaltungsbeirätin des Presse- und Informationsamtes, Frau Stadträtin Scheuble-Schaefer, ist ein Abdruck der Sitzungsvorlage zugeleitet worden.

10 Seite 10 II. Antrag des Referenten 1. Mit der Fortführung der Live-Stream-Übertragungen der Vollversammlungen des Stadtrats ins Internet sowie der Bereitstellung der jeweiligen Aufzeichnung nach Tagesordnungspunkten geschnitten zum späteren Abruf als Video on Demand besteht Einverständnis. 2. Die Langfrist-Archivierung erfolgt gemäß den gesetzlichen Vorgaben über das Stadtarchiv. 3. Zur Finanzierung des Live-Streams für die Vollversammlungen des Münchner Stadtrats sind jährlich zusätzlich in den Haushalt des Direktoriums bei der Kostenstelle / Finanzposition Stadtrat, Sonst. Verwaltungs- und Betriebsausgaben im Rahmen der Haushaltsplanung ab 2015 einzustellen. Für das Haushaltsjahr 2014 werden die Mittel auf dem Büroweg bereitgestellt. 4. Die Beschlussfassung unterliegt wegen besonderer Eilbedürftigkeit nicht dem Finanzierungsmoratorium. 5. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle. III. Beschluss nach Antrag. Die endgültige Beschlussfassung über den Beratungsgegenstand obliegt der Vollversammlung des Stadtrates. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der / Die Vorsitzende Der Referent Bürgermeister/-in ea. Stadtrat / ea. Stadträtin Christian Ude Oberbürgermeister

11 Seite 11 IV. Abdruck von I. mit III. über den Stenografischen Sitzungsdienst an das Direktorium - Dokumentationsstelle an die Stadtkämmerei an das Revisionsamt z. K. V. Wv. Direktorium - Presse- und Informationsamt 1. Die Übereinstimmung vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt. 2. an das Direktorium - Rechtsabteilung an das Direktorium - Stadtarchiv an das Direktorium (D-I-CS) z. K. Am