Vorwort und D ank Die Marktsituation - damals und h e u te Gründe für ein Qualitätsmanagementsystem - und sein Nutzen...

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Arthur Otto
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1 Inhaltsverzeichnis Vorwort und D ank Die Marktsituation - damals und h e u te A. Ein kurzer Rückblick B. Die Kanzleiausstattung und -Organisation von einst C. Qualitätsmanagementsysteme in Kanzleien anno 1980: nicht existent D. Die Definition von Qualitätsmanagement gemäß Wikipedia. 16 E. Auswirkungen von Qualitätsmanagement im juristischen Markt 17 F. Rechtschutzversicherer fordern verstärkt zertifizierte Kanzleien G. Anwaltsorganisationen erwarten zunehmend QM-Kanzleien. 19 H. Der juristische Markt wird enger Gründe für ein Qualitätsmanagementsystem - und sein Nutzen A. Die Frage nach dem Warum B. Außenwirkungen eines QM-Systems C. Veränderte Auswahlprozesse potenzieller Mandanten D. Die Kanzleikommunikation verbessern E. Höhere Attraktivität für neue Mitarbeiter und neue Kollegen. 27 F. Besseres Image bei Mandanten und Kollegen G. Fokussierung auf die richtigen Zielgruppen Die Wirkung eines QM-Systems nach innen A. Der Betrachtungswinkel von innen B. Das QM-System verbessert die Kanzleiorganisation C. Die Einführung des bea als Chance D. Die Digitalisierung als Chance E. QM-Systeme für höhere Mitarbeitermotivation... 38

2 F. Automation von Standardprozessen lässt sich mit QM perfekt umsetzen G. QM-Systeme erfordern regelmäßige Mitarbeiterschulungen. 43 H. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (K V P) I. Der PDCA-Zyklus als Teil des K V P PDCA-Zyklus: Die PLAN-Phase PDCA-Zyklus: Die DO-Phase PDCA-Zyklus: Die CHECK-Phase PDCA-Zyklus: Die ACT-Phase II. Die heikle Sache mit dem Tagesgeschäft I. QM-System als Schutzwall Ihrer K anzlei I. QM-Systeme schützen vor Betriebsblindheit II. QM-System versus operative H ektik III. QM-Systeme schützen vor unübersichtlichen Organisationsstrukturen IV. QM-Systeme können helfen, Risiken zu minimieren J. Was EU-DSGVO und QM miteinander zu tun haben I. Was ist die Kemaussage der DSGVO? II. Was sind eigentlich personenbezogene Daten? III. Personenbezogene Daten in Anwaltskanzleien IV. Wie gehen Kanzleien mit personenbezogenen Daten richtig um? V. Anwälte sind zu 99 % von der DSGVO betroffen VI. Beispiele für Schnittmengen zwischen Ihrem QM-System und den Anforderungen der DSGVO Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Schwachstellenanalyse - Gap Analysis... 56

3 K. Matrix- oder Einzelzertifizierung? I. QM-Handbücher sorgen für klar definierte Prozesse und Abläufe II. Die Matrixzertifizierung spart Geld und Zeit - und wird als gleichwertig erachtet Warum sich ein QM-System auch für Anwälte lohnt 61 5 Initialereignisse für ein Qualitätsmanagementsystem.. 63 A. Der blaue Brief B. Abendessen mit einem guten Freund C. Gute Ergebnisse brauchen Z e it D. Es wird e rn st Das Voraudit A. Der Fragebogen zum Voraudit B. Normkapitel I. Kontext der Organisation II. Interessierte Parteien III. Risikomanagement (einige Beispiele) IV. Fachanwaltschaften C. Normkapitel 5 - Führung und Verpflichtung D. Normkapitel I. Planung II. Normkapitel 6 - Planung im Voraudit-Fragebogen E. Normkapitel I. Unterstützung II. Normkapitel 7 - Unterstützung im Voraudit-Fragebogen Die IT-Inffastruktur Infrastruktur Betrieb... 80

4 F. Normkapitel 8 - Betrieb I. Betrieb in der Formulierung der ISO Norm II. Das Kapitel Betrieb" im Voraudit-Fragebogen Teil A - Mandatsbetreuung Teil B - Mandatsbearbeitung Teil C - Vertragsverhältnisse und Datenschutz Teil D - Datenschutz Teil E - Arbeitssicherheit G. Normkapitel I. Bewertung der Leistung II. Normkapitel 9 - Bewertung der Leistung H. Normkapitel 10 - Verbesserung I. Anlagen I. Anlage AI - Formulare II. Anlage A2 - Qualifikationsmatrix III. Anlage A3 - Qualitätsrichtlinien Servicebezogene Qualitätsanforderungen Kanzleibezogene Qualitätsanforderungen IV. Anlage A4 - Prozessübersicht V. Anlage A5 - Kompetenzen Definition und Aufbau des Zertifizierungsverfahrens A. Wie wird ein QM-System aufgebaut? B. Bestandsanalyse/Voraudit C. Abweichungsanalyse D. Aufbau des QM-Systems gemäß ISO 9001:2015 im Rahmen einer Matrixzertifizierung E. Internes A udit

5 8 Die Abweichungsanalyse in der Kanzlei Dr. Pehrterer und Kollegen A. Abweichungen müssen abgestellt werden B. Die festgestellten Mängel in der Abweichungsanalyse C. Die Abweichungsanalyse wird bearbeitet I. Allgemeine Angaben zur Kanzlei II. Kontext der Organisation III. Führung IV. Planung V. Unterstützung VI. Infrastruktur VII. Kommunikation VIII. Wissen der Organisation IX. Bewertung der Leistung X. Verbesserung XI. Zwei Wochen später Abschluss des Zertifizierungsverfahrens A. Die QM-Dokumentation B. Interner Audit- und Managementbericht C. Vor-Ort-Stichprobenaudit I. Der Vor-Ort-Vorbereitungstag II. Vor-Ort-Stichprobenaudit durch den TÜV D. Die Zertifikatsausgabe E. Die Betrachtung des Dr. Pehrterer in der Retrospektive F. Weitere Schritte im QM-System G lossar Stichwortverzeichnis

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