Lösungshinweise zu den Übungsaufgaben

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1 Zusatzangebot Lösungshinweise zu den Übungsaufgaben zum Buch»Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender«von Ana Carla Psenner Galileo Press, Bonn 0 ISBN ---- Bonn Boston

2 Liebe Leser! In fast allen Kapiteln unseres Buches Grundkurs Buchhaltung mit SAP. Für Einsteiger und Anwender finden Sie Übungsaufgaben, die Ihnen helfen sollen, die Ausführungen der einzelnen Themenbereiche besser zu verstehen und nachzuvollziehen. Zu allen dargestellten Übungsaufgaben im Buch erhalten Sie in diesem Dokument die entsprechenden Lösungen, die Ihnen Schritt für Schritt genau erläutert werden. Kapitel : Was Sie zum Arbeiten mit SAP unbedingt wissen sollten Nachdem Sie sich erfolgreich am SAP-System angemeldet haben, möchten Sie Ihren Arbeitsplatz optimieren, um sich die täglichen Arbeitsabläufe zu erleichtern. Aufgabe Melden Sie sich am SAP-System an. Legen Sie zwei Anwendungen (Transaktionen) Ihrer Wahl als Favoriten an, und ändern Sie die Bezeichnungen. BEISPIEL Beispiel zur Lösung Wählen Sie zum Beispiel die Transaktionen Sachkontenbeleg erfassen (Transaktionscode FB0) und Debitoren Zahlungseingang (Transaktionscode F-). Legen Sie die Transaktion Sachkontenbeleg erfassen (Transaktionscode FB0) als Favoriten an. a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg erfassen. b Mit einem Klick markieren Sie die Zeile Sachkontenbeleg erfassen. c Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Schaltfläche (Zu den Favoriten hinzufügen).

3 d Die Transaktion erscheint nun ganz oben im SAP-Menübaum unter der Rubrik Favoriten. Ändern Sie die Bezeichnung des Favoriten um in»hb Sachkontenbeleg erfassen«. a Markieren Sie mit einem Klick den Favoriten, den Sie gerade angelegt haben. b Wählen Sie in der Menüleiste den Menüpunkt Favoriten Ändern. c Ihnen wird das Dialogfenster Ändern eines Favoriten angezeigt. Ändern Sie nun die Bezeichnung im Feld Text um in»hb Sachkontenbeleg erfassen«. Legen Sie die Transaktion Zahlungseingang (Transaktionscode F-) als Favoriten an, und ändern Sie die Bezeichnung. Verfahren Sie hierbei, wie in der Anleitung zuvor beschrieben wurde. Aufgabe Ermitteln Sie die Parameter-ID des Feldes Dispositions-Ebene. Das Feld finden Sie im SAP-Easy-Access-Menü unter dem Pfad Sachkontenstammsatz Register: Erfassung/Bank/Zins in der Hauptbuchhaltung. Pflegen Sie in Ihren Benutzervorgaben den Wert»F0«für dieses Feld. Ermitteln Sie die Parameter-ID für das Feld Dispositions-Ebene. a Geben Sie im Befehlsfeld den Transaktionscode FSS0 ein, und bestätigen Sie diesen mit (Weiter). b Es öffnet sich das Bild Sachkonto bearbeiten: Buchungskreisdaten. c Geben Sie im Feld Sachkonto die Nummer eines beliebigen Sachkontos ein, zum Beispiel»00«für ein Bankkonto. Im Feld Buchungskreis geben Sie die Buchungskreisnummer ein, zum Beispiel den Wert»000«. Bestätigen Sie die Eingaben mit (Weiter). d Wechseln Sie auf die Registerkare Erfassung/Bank/Zins. e Klicken Sie einmal in das Feld Dispositions-Ebene, und drücken Sie dann auf die (F)-Taste. f Es öffnet sich der Performance Assistant. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Technische Informationen). g Es öffnet sich das Bild Technische Info. Hier können Sie im Bereich Feld- Daten im Feld Parameter-ID den Wert ablesen. Es müsste der Wert»FFE«sein. h Bestätigen Sie dies mit (Schließen), um die technische Info zu beenden. 0 0

4 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender i Schließen Sie auch den Performance Assistant mit einem Klick auf (Schließen). j Bleiben Sie im Bild Sachkonto Anzeigen: Buchungskreisdaten. Pflegen Sie in Ihren Benutzervorgaben den Wert»F0«für das Feld Dispositions-Ebene. Sie sind noch immer im Bild Sachkonto Anzeigen: Buchungskreisdaten. a Wählen Sie den Menüpunkt System Benutzervorgaben Eigene Daten. b Es öffnet sich das Bild Pflege eigener Benutzervorgaben. Wechseln Sie auf die Registerkarte Parameter. c Im Feld Parameter-ID tragen Sie die zuvor ermittelte Parameter-ID»FFE«und den Wert»F0«im Feld Parameterwert ein. Bestätigen Sie dies mit (Weiter). d Um die Eingabe in Ihren Benutzervorgaben zu sichern, klicken Sie auf die Schaltfläche (Sichern). Kapitel : Debitorenstammsatz Ihr Unternehmen hat einen Kunden als neuen Geschäftspartner gewonnen, der noch nicht im SAP-System eingepflegt wurde. Es ist nun Ihre Aufgabe, einen Debitorenstammsatz anzulegen. Sie erhalten alle notwendigen Informationen und können nun damit beginnen, die Daten einzugeben. Aufgabe Legen Sie einen Stammsatz für einen neuen Debitor an. Bedienen Sie sich eines Vorlagedebitors. Pflegen Sie die Adressdaten, Konditionen und Bankdaten ein. HINWEIS Kontengruppe des Vorlagekontos Geben Sie für den neuen Stammsatz keine Kontengruppe an. Das System übernimmt für den neuen Stammsatz die Kontengruppe des Vorlagestammsatzes. Felder und Registerkarten Neuer Debitor Dateneingabe NEWKD00 BUK 000

5 Felder und Registerkarten Dateneingabe Vorlagedebitor Vorlage-BUK 000 Adresse/Bankdaten Zahlungsbedingungen CUSTOMER00 Freie Wahl Zahlbar sofort a Geben Sie im Befehlsfeld den Transaktionscode FB0 ein, und bestätigen Sie diesen mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). b Ihnen wird das Dialogfenster Debitor anlegen: Einstieg angezeigt. Geben Sie im Feld Debitor den neuen Kunden ein (NEWKD00). Das Feld Kontengruppe lassen Sie leer. Geben Sie den Buchungskreisschlüssel»000«im Feld Buchungskreis ein. c Im Bereich Vorlage geben Sie im Feld Debitor den Vorlagedebitor»CUSTOMER00«ein. Im Feld Buchungskreis geben Sie den Wert»000«ein. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). d Sie gelangen in das Bild Debitor anlegen: Allgemeine Daten. Geben Sie nun alle notwendigen Daten in den Feldern der einzelnen Registerkarten ein. Um die weiteren Aufgaben in diesem Buch problemlos durchführen zu können, müssen Sie den Namen und die Adressdaten sowie die Bankdaten angeben. e Auf der Registerkarte Adresse geben Sie den Namen und die Anschrift des Kunden ein. Die Angaben können Sie frei wählen. f Auf der Registerkarte Zahlungsverkehr geben Sie die Bankdaten ein. Tragen Sie im Feld Land den Wert»DE«ein. Klicken Sie einmal in das Feld Bankschlüssel, und drücken Sie die (F)-Taste. Es erscheint das Dialogfenster Bank suchen. Klicken Sie auf (Weiter). Sie erhalten eine Auflistung der vom System gefundenen Einträge. Wählen Sie eine Bank mit einem Doppelklick aus. Das System übernimmt den Bankschlüssel in das entsprechende Feld. Sie befinden sich nun wieder im Bild Debitor anlegen: Allgemeine Daten auf der Registerkarte Zahlungsverkehr. Tragen Sie nun in den Feldern Bankkonto und Kontoinhaber einen beliebigen Wert ein. g In der Anwendungsfunktionsleiste können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche in die Buchungskreisdaten wechseln. h In den Buchungskreisdaten wechseln Sie auf die Registerkarte Zahlungsverkehr. Klicken Sie einmal in das Feld Zahlungsbedingungen, und drücken Sie die (F)-Taste. Sie erhalten die Wertehilfe mit allen Zahlungsbe- 0 0

6 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender dingungsschlüsseln, die Sie in dieses Feld eingeben können. Suchen Sie nun einen Zahlungsbedingungsschlüssel für sofortige Zahlung (zum Beispiel 000) aus, und übernehmen Sie diesen Wert mit einem Doppelklick. i Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche (Sichern). j Kehren Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche das Einstiegsbild des SAP-Easy-Access-Menüs. (Abbrechen) zurück in Kapitel : Tägliche Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung Die ersten Geschäfte mit dem neuen Kunden wurden durchgeführt, und der Kunde hat Ware in Höhe von.000,00 EUR brutto von Ihrem Unternehmen erhalten. Sie wurden mit der Aufgabe betraut, dem Kunden die Ware in Rechnung zu stellen, und erhalten dazu die nötigen Informationen über den Vorgang. Aufgabe a) Buchen Sie auf Ihren neuen Debitor»NEWKD00«, den Sie in Kapitel,»Debitorenstammsatz«, angelegt haben, eine Rechnung. Die Höhe der Rechnung beträgt.000,00 EUR. Wählen Sie einen Steuerschlüssel für die Ausgangssteuer. Als Gegenkonto verwenden Sie ein Sachkonto für Erlöse (zum Beispiel 0000). Geben Sie als Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum ein. Simulieren Sie den Vorgang, bevor Sie ihn tatsächlich buchen. a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Rechnung (Transaktionscode FB0). b Es öffnet sich das Bild Debitorenrechnung erfassen: Buchungskreis 000. Geben Sie hier im Bereich der Grunddaten im Feld Debitor die Debitorennummer»NEWKD00«ein, in den Feldern Rechnungsdatum und Buchungsdatum geben Sie das aktuelle Tagesdatum und im Feld Betrag die.000,00 EUR ein. Verwenden Sie ein Steuerkennzeichen für Ausgangssteuer (zum Beispiel AA für Ausgangssteuer %), und markieren Sie das Feld Steuer rechnen, wenn das System den Steuerbetrag automatisch errechnen soll. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der ( )-Taste. c Geben Sie nun im Bereich der Positionsdaten die vorgegebenen Daten in die Felder Sachkonto, S/H und Betrag Belegwährung ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit der ( )-Taste.

7 d Mit einem Klick auf die Schaltfläche wird die Buchung simuliert. Prüfen Sie die Angaben, und kehren Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche (Zurück) in die Buchungsmaske zurück. Sie erhalten dabei die Meldung, dass automatisch erzeugte Positionen gelöscht werden. Bestätigen Sie diese Meldung mit einem Klick auf (Weiter). e Der Saldo müsste auf»null«stehen, und die Ampel zeigt Grün. Buchen Sie den Vorgang mit einem Klick auf (Sichern). Notieren Sie die Belegnummer, die Ihnen im Informationsfenster angezeigt wird, und bestätigen Sie die Meldung mit einem weiteren Klick auf die Schaltfläche. Der Kunde bezahlt einen Teil der Rechnung, und das Geld geht auf dem Bankkonto des Unternehmens ein. Sie sind unter anderem zuständig für die Bearbeitung der Bankauszüge und buchen den Zahlungseingang im SAP- System als Teilzahlung ein. b) Buchen Sie im Anschluss einen Zahlungseingang Ihres Kunden»NEWKD00«in Höhe von.000,00 EUR als Teilzahlung. a Geben Sie als Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum ein. Verwenden Sie als Bankkonto beispielsweise das Sachkonto 00. Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Zahlungseingang (Transaktionscode F-). b Sie gelangen in das Bild Zahlungseingang buchen: Kopfdaten. Geben Sie im oberen Bereich als Belegdatum und Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum ein. Wählen Sie»DZ«für das Feld Belegart. Geben Sie im Feld Buchungskreis den Buchungskreisschlüssel»000«und im Feld Währung/Kurs als Währung»EUR«ein. c Im Bereich Bankdaten befüllen Sie die Felder Konto und Betrag mit den Werten»00«und».000,00«. d Geben Sie im Bereich Auswahl der offenen Posten im Feld Konto die Debitorennummer»NEWKD00«ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche. Ihnen wird ein Infofenster mit der Angabe der selektierten Posten angezeigt. Bestätigen Sie dieses Infofenster mit einem Klick auf die Schaltfläche. e Sie sehen nun das Bild Zahlungseingang buchen Offene Posten bearbeiten. Aktivieren Sie nur den offenen Posten über.000,00 EUR aus der vorangegangenen Debitorenrechnung bzw. deaktivieren Sie die übrigen Posten. Sie aktivieren bzw. deaktivieren die einzelnen Posten durch einen Doppelklick oder durch Anklicken der Schaltflächen (Posten aktivieren) und (Posten inaktivieren). 0 0

8 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender f Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Teilzahlung, und klicken Sie doppelt in das aktivierte Feld Zahlungsbetrag. Hierdurch übernimmt das System den Zahlungsbetrag in Höhe von.000,00 EUR in dieses Feld, und das Feld Nicht zugeordnet weist den Wert»Null«auf. Buchen Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche (Buchen). Bestätigen Sie das Informationsfenster mit einem Klick auf, und notieren Sie sich die Belegnummer. c) Kontrollieren Sie beide Buchungen in der Einzelpostenliste. a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Konto Posten anzeigen/ändern (Transaktionscode FBLN). b Im Bild Debitoren Einzelpostenliste geben Sie im Feld Debitorenkonto die Debitorennummer»NEWKD00«ein. Markieren Sie das Auswahlfeld Offene Posten. Im Feld Offen zum Stichtag schlägt Ihnen das System das aktuelle Tagesdatum vor, belassen Sie es bei diesem Eintrag, und mit einem Klick auf die Schaltfläche (Ausführen) lassen Sie sich den Bericht anzeigen. Die Debitoren Einzelpostenliste wird angezeigt, in der sowohl die Debitorenrechnung in Höhe von.000,00 EUR als auch die Teilzahlung in Höhe von.000,00 EUR als offene Posten aufgeführt werden. Kapitel : Kreditorenstammsatz Ihr Unternehmen hat von einigen Lieferanten Angebote erhalten. Nachdem die Angebote verglichen wurden, hat man sich für einen Lieferanten entschieden. Die Verhandlungsgespräche verliefen positiv, daher soll dieser neue Lieferant im SAP-System angelegt werden. Sie erhalten einige Informationen über den Lieferanten und sollen nun einen Kreditorenstammsatz anlegen. Aufgabe Legen Sie einen neuen Kreditor an. Bedienen Sie sich eines Vorlagekreditors. Pflegen Sie die Adressdaten, Konditionen und Bankdaten ein. HINWEIS Kontengruppe des Vorlagekontos Geben Sie für den neuen Stammsatz keine Kontengruppe an. Das SAP- System übernimmt für den neuen Stammsatz die Kontengruppe des Vorlagestammsatzes.

9 Felder/Registerkarten Neuer Kreditor BUK 000 Vorlagekreditor Vorlage-BUK 000 Adresse/Bankdaten Zahlungsbedingungen Dateneingabe KREDITOR00 AGENCY00 Freie Wahl Freie Wahl a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Anlegen (Transaktionscode FK0). b Ihnen wird das Bild Kreditor anlegen: Einstieg angezeigt. Geben Sie die neue Kreditorennummer»KREDITOR00«in das Feld Kreditor und im Feld Buchungskreis den Buchungskreisschlüssel»000«ein. c Im Bereich Vorlage geben Sie in den Feldern Kreditor und Buchungskreis die Werte des Vorlagekontos ein:»agency00«und»000«. Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). d Sie gelangen in das Bild Kreditor anlegen: Anschrift. Geben Sie im Bereich Name, Suchbegriffe und Straßenadresse den Namen und die Anschrift des neuen Lieferanten ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche (Nächstes Bild) können Sie zum folgenden Bild blättern. e Blättern Sie weiter bis zum Bild Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr. Geben Sie hier die Bankdaten ein. Platzieren Sie dazu den Mauszeiger in das Feld Bankschlüssel, und drücken Sie die (F)-Taste. Im Dialogfenster Bank suchen geben Sie den Wert»DE«in das Feld Bankland und im Feld Ort zum Beispiel den Wert»Köln«ein, und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). Sie erhalten eine Auflistung der verfügbaren Banken. Mit einem Doppelklick können Sie eine beliebige Bank auswählen. Sie gelangen automatisch wieder in das Bild, in dem die Bankverbindungen eingegeben werden. Geben Sie im Feld Bankkonto eine beliebige Kontonummer und den Namen des Lieferanten in das Feld Kontoinhaber ein. f Blättern Sie weiter bis zur Seite Kreditor anlegen: Zahlungsverkehr Buchhaltung, und überprüfen Sie, welcher Zahlungsbedingungsschlüssel übernommen wurde. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf die Schaltfläche (Sichern) klicken. Sie haben den Kreditorenstammsatz erfolgreich angelegt. 0 0

10 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender Kapitel : Tägliche Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung Die ersten Geschäfte mit dem neuen Lieferanten sind sehr gut gelaufen. Die Ware wurde in der Materialwirtschaft bereits gebucht, und der Lieferant hat die Rechnung über den Postweg an Ihr Unternehmen geschickt. Die Rechnung geht in der Kreditorenbuchhaltung ein und muss nun im System eingegeben werden. Aufgabe a) Buchen Sie eine Rechnung in Höhe von.00,00 EUR auf Ihren»KREDITOR00«, den Sie in Kapitel,»Kreditorenstammsatz«, angelegt haben. Verwenden Sie einen Steuerschlüssel für die Eingangssteuer. Geben Sie als Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum ein. Verwenden Sie als Bankkonto zum Beispiel das Sachkonto 00. Als Gegenkonto geben Sie zum Beispiel die Sackkontonummer»0000«(Aufwandskonto) ein. Benötigt das System eine kostenrechnungsrelevante Kontierung, geben Sie zum Beispiel die Kostenstelle»CC00«ein. Felder/Registerkarten Kreditor Rechnungsbetrag Steuerschlüssel Dateneingabe KREDITOR00.00,00 EUR Beliebig Eingangssteuer Aufwandskonto (Gegenkonto) zum Beispiel 0000 Kostenstelle zum Beispiel CC00 a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Rechnung (Transaktionscode FB0). b Sie gelangen in das Bild Kreditorenrechnung erfassen: Buchungskreis 000. Tragen Sie im Bereich der Grunddaten die Kreditorennummer»KREDITOR00«in das Feld Kreditor ein. Geben Sie als Rechnungsdatum und Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum an. Im Feld Betrag geben Sie den Rechnungsbetrag in Höhe von.00,00 EUR ein. Verwenden Sie einen Steuerschlüssel für Eingangssteuer (zum Beispiel VA für Vorsteuer Inland %), und lassen Sie sich den Steuerbetrag vom System errechnen; markieren Sie dazu das Feld Steuer rechnen. Bestätigen Sie die Eingaben mit der ( )-Taste.

11 c Im Bereich Positionsdaten geben Sie im Feld Sachkonto die Gegenposition ein, der Betrag wird im Feld Betrag Belegwährung eingegeben; und wenn erforderlich, geben Sie einen Wert im Feld Kostenstelle ein. Verwenden Sie die Angaben, die in dieser Aufgabe vorgegeben sind. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der ( )-Taste. d Der Saldo muss»null«sein, und die Ampel zeigt die Farbe Grün. Buchen Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche (Buchen). Sie erhalten eine Meldung mit der Angabe der Belegnummer. Notieren Sie sich die Belegnummer, und bestätigen Sie die Information mit einem Klick auf. Ein Teil der erhaltenen Ware wurde nachträglich in den Bestand»Qualitätsprüfung«gebucht (Wert.000,00 EUR), da die Ware andere Farbmerkmale aufweist als der Rest der gelieferten Ware. Mit dem Lieferanten wurde vereinbart, die Rechnung entsprechend zu splitten und eine Zahlung in Höhe von.00,00 EUR zu leisten. Sie sind in der Kreditorenbuchhaltung auch für die Zahlungsausgänge zuständig und sollen nun einen Zahlungsausgang als Restposten buchen. b) Buchen Sie auf diese Rechnung nun einen Zahlungsausgang in Höhe von.00,00 EUR als Restposten. a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Zahlungsausgang Buchen (Transaktionscode F-). b Im Bild Zahlungsausgang buchen: Kopfdaten geben Sie im oberen Bereich das aktuelle Tagesdatum in die Felder Belegdatum und Buchungsdatum ein. Geben Sie, falls nicht bereits als Vorschlagswert angegeben, die Belegart, den Buchungskreis und die Währung in die gleichnamigen Felder ein. c Im Bereich Bankdaten geben Sie die Sachkontonummer»00«des Bankkontos im Feld Konto ein und den Zahlungsausgang in Höhe von.00,00 EUR im Feld Betrag. d Im Bereich Auswahl der offenen Posten geben Sie die Kreditorennummer»KREDITOR00«in das Feld Konto ein und klicken auf die Schaltfläche. e Sie erhalten die Meldung darüber, wie viele Posten selektiert wurden. Bestätigen Sie diese Meldung mit einem Klick auf die Schaltfläche. Sie gelangen in das Bild Zahlungsausgang buchen Offene Posten bearbeiten. Aktivieren Sie nur den offenen Posten über.00,

12 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender EUR aus der vorangegangenen Kreditorenrechnung bzw. deaktivieren Sie die übrigen Posten. Sie aktivieren bzw. deaktivieren die einzelnen Posten durch einen Doppelklick oder durch Anklicken der Schaltflächen (Posten aktivieren) und (Posten inaktivieren). f Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Restposten, und klicken Sie doppelt in das aktivierte Feld Restposten. Hierdurch übernimmt das System die Differenz zwischen der Rechnung und dem Zahlungsausgang in Höhe von.000,00 EUR in dieses Feld, und das Feld Nicht zugeordnet weist den Wert»Null«auf. Buchen Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche (Buchen). Bestätigen Sie das Informationsfenster mit einem Klick auf, und notieren Sie sich die Belegnummer. c) Kontrollieren Sie die Rechnungsbuchung und den Zahlungsausgang als Restposten in der Einzelpostenliste des Kreditors. a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto Posten anzeigen/ändern (Transaktionscode FBLN). b Im Bild Kreditoren Einzelpostenliste geben Sie im Feld Kreditorenkonto die Kreditorennummer»KREDITOR00«ein. Markieren Sie das Auswahlfeld Alle Posten. Im Feld Offen zum Stichtag schlägt Ihnen das System das aktuelle Tagesdatum vor, belassen Sie es bei diesem Eintrag, und mit einem Klick auf die Schaltfläche (Ausführen) lassen Sie sich den Bericht anzeigen. Die Kreditoren Einzelpostenliste wird angezeigt. Im oberen Bereich sehen Sie den Restposten über.000,00 EUR, der als offener Posten aufgeführt wird. Im unteren Bereich sehen Sie die Kreditorenrechnung über.00,00 EUR mit der Zahlung (ebenfalls.00,00 EUR) als ausgeglichene Posten in der Liste. Kapitel : Mahnwesen Die Mahnungen sollen in Ihrem Unternehmen nicht manuell bearbeitet werden, sondern das automatische Mahnverfahren wird genutzt. Um alle Kunden in das automatische Mahnen aufnehmen zu können, muss in den Debitorenstammsätzen ein Mahnschlüssel hinterlegt werden, auf den das Mahnprogramm zugreifen kann. Zu Ihren Tätigkeitsfeldern gehört auch das Mahnwesen. Führen Sie das automatische Mahnprogramm aus.

13 Aufgabe Buchen Sie zuerst die folgende Debitorenrechnung: Buchen Sie auf Ihren Debitor»NEWKD00«eine Rechnung in Höhe von.000,00 EUR. Verwenden Sie den Steuerschlüssel für die Ausgangssteuer, und markieren Sie das Ankreuzfeld für Steuer rechnen. Als Gegenkonto verwenden Sie ein Erlöskonto (zum Beispiel 0000). Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Rechnung (Transaktionscode FB0). Geben Sie im Bereich Grunddaten die Debitorennummer»NEWKD00«in das Feld Debitor ein. Das Rechnungsdatum und das Buchungsdatum datieren Sie um zehn Tage vor (Tagesdatum minus zehn Tage). Geben Sie im Feld Betrag».000,00«ein, und wählen Sie ein Steuerkennzeichen für Ausgangssteuer (zum Beispiel AA für Ausgangssteuer Inland %). Lassen Sie den Steuerbetrag vom System errechnen, und markieren Sie dazu das Feld Steuer rechnen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der ( )-Taste. Geben Sie im Positionsteil das Sachkonto»0000«für die Gegenposition und den Betrag ein, und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der ( )- Taste. Gegebenenfalls erhalten Sie eine Meldung darüber, dass die Nettofälligkeit in der Vergangenheit liegt. Bestätigen Sie diese Meldung, bis Sie sehen, dass der Saldo den Wert»Null«aufweist und die Ampel Grün anzeigt. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf die Schaltfläche (Buchen) klicken. Notieren Sie sich die Belegnummer, und bestätigen Sie die Infomeldung mit einem Klick auf. Schauen Sie sich die Einzelpostenliste Ihres Debitorenkontos an. Die soeben gebuchte Rechnung müsste den Status fällig aufweisen, da Sie, als Sie den Stammsatz angelegt haben, einen Zahlungsbedingungsschlüssel eingepflegt haben, der die sofortige Zahlung aufweist (Aufgabe aus Kapitel,»Debitorenstammsatz«). Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Konto Posten anzeigen/ändern (Transaktionscode FBLN). Sie gelangen in das Bild Debitoren Einzelpostenliste. Geben Sie im Bereich Auswahl Debitor in den Feldern Debitorenkonto und Buchungskreis die Werte»NEWKD00«und»000«ein. Im Bereich Auswahl der Posten wählen Sie den Status Offene Posten, und im Feld Offen zum Stichtag belassen Sie das aktuelle Tagesdatum. Mit einem Klick auf die 0 0

14 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender Schaltfläche (Ausführen) erhalten Sie die Einzelpostenliste des Kunden. Der offene Betrag in Höhe von.000,00 EUR weist den Status überfällig auf. Aufgabe Nun können Sie den Mahnlauf anlegen und starten: Legen Sie einen Mahnlauf an. Geben Sie das aktuelle Tagesdatum und eine beliebige Identifikation ein. Pflegen Sie die Parameter ein. Dazu geben Sie in den Feldern Mahndatum und Belege gebucht bis das aktuelle Tagesdatum ein. Befüllen Sie die Felder Buchungskreis und Debitor (NEWKD00). Sichern Sie Ihre Eingaben. Entscheiden Sie selbst, ob Sie das Zusatzprotokoll aktivieren möchten. Erstellen Sie einen Mahnvorschlag, und lassen Sie sich die Mahnvorschlagsliste anzeigen. Starten Sie nun den Mahndruck. Geben Sie sofortige Ausführung (Start sofort) an, und tragen Sie ein Ausgabegerät ein (eventuell beim Administrator erfragen). Gehen Sie über die Ausgabesteuerung, und lassen Sie sich die Übersicht der Spool-Aufträge anzeigen. Wählen Sie Ihre Spool-Auftragsnummer aus, und lassen Sie sich den Mahnbrief anzeigen. Parameter pflegen, Mahnliste erstellen und Mahndruck einplanen a Folgen Sie dem Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Periodische Arbeiten Mahnen (Transaktionscode F0). b Sie gelangen in das Bild Mahnen und geben im Feld Ausführung am das aktuelle Tagesdatum ein, im Feld Identifikation geben Sie eine beliebige Identifikation ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der ( )-Taste. Sie befinden sich derzeit auf der Registerkarte Status. Der Status zeigt an: Noch keine Parameter gepflegt. c Wechseln Sie auf die Registerkarte Parameter, und geben Sie in die Felder Mahndatum und Belege gebucht bis das Tagesdatum ein. Tragen Sie in das Feld Buchungskreis den Buchungskreisschlüssel»000«und in das Feld Debitor die Debitorennummer»NEWKD00«ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Sichern), um die Parametereingaben zu sichern. Die darauffolgende Infomeldung bestätigen Sie mit einem weiteren Klick auf.

15 d Wechseln Sie zurück auf die Registerkarte Status. Die neue Statusmeldung lautet nun Parameter wurden gepflegt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche lassen Sie den Mahndruck einplanen. Es öffnet sich das Fenster Selektion und Druck einplanen. Markieren Sie das Auswahlfeld Start sofort, und klicken Sie dann erneut auf die Schaltfläche. Es erscheint eine Informationsmeldung, dass der Mahnjob erfolgreich eingeplant wurde. Bestätigen Sie diese Meldung mit einem Klick auf die Schaltfläche. Die Statusmeldung lautet Mahnselektion läuft. Bestätigen Sie dies mit der Enter-Taste, wenn nötig mehrmals, bis die Statusmeldung lautet Mahnselektion ist fertig. e Lassen Sie sich die Mahnliste anzeigen; klicken Sie auf die Schaltfläche. Es wird Ihnen das Selektionsbild Mahnbestand angezeigt, in dem die Felder Tag der Ausführung und Identifikation bereits vom System befüllt wurden. Falls sich keine Werte in diesen beiden Feldern befinden, geben Sie sie manuell ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche (Ausführen) erhalten Sie eine Auflistung der zu mahnenden Posten. Mahnliste ändern Sollen außer dem Posten über.000,00 EUR noch weitere Posten zur Mahnung vorgeschlagen werden, können Sie diese Liste so belassen oder die Posten, die nicht gemahnt werden sollen, für diesen Mahnlauf sperren. Um die Positionen aus dem Mahnvorschlag zu sperren, gehen Sie folgendermaßen vor: a Klicken Sie auf die Schaltfläche. Das Bild Mahnung ändern erscheint. Im oberen Bereich wird der Mahnkopf angezeigt. Hier können Sie eine Mahnsperre für das Debitorenkonto anlegen. Weiter unten sehen Sie den Bereich Mahnzeilen. Hier können Sie nun die einzelnen Posten mit einer Mahnsperre versehen. Gehen Sie in die Zeile des nicht zu mahnenden Postens, und klicken Sie in das Feld Mahnsperre. Drücken Sie die (F)-Taste, um die Wertehilfe aufzurufen. Mit einem Doppelklick wählen Sie eine Mahnsperre aus der Wertehilfe aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche. b Sichern Sie die Änderungen durch einen Klick auf die Schaltfläche (Sichern). c Klicken Sie mehrmals auf die Schaltfläche (Zurück), bis Sie sich wieder im ursprünglichen Bild Mahnen befinden. d Der Status lautet nun Mahnungen wurden verändert. 0 0

16 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender e Lassen Sie sich die Mahnliste anzeigen, in der jetzt nur noch der Posten über.000,00 EUR aufgeführt wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Das Bild Mahnbestand wird angezeigt und der Posten über.000,00 EUR aufgeführt. Kehren Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche (Zurück) zurück. Mahnschreiben anzeigen lassen a Lassen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche den Mahndruck einplanen. Das Fenster Druck einplanen wird angezeigt. Markieren Sie auch hier wieder das Auswahlfeld Start sofort, und geben Sie im Feld Ausgabegerät das entsprechende Gerät ein (zum Beispiel LOCL). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche. Bestätigen Sie das Informationsfenster, dass der Mahnjob erfolgreich eingeplant wurde, mit einem Klick auf die Schaltfläche. b Bestätigen Sie die Statusmeldung so lange mit der ( )-Taste, bis die Meldung lautet: Mahndruck ist fertig. c Lassen Sie sich das Mahnschreiben anzeigen. Wählen Sie in der Menüleiste System Dienste Ausgabesteuerung. Das Bild Ausgabesteuerung: Auswahl Spool-Aufträge wird angezeigt, in dem bereits die Felder Erzeuger, Erzeugungsdatum und Mandant mit Vorschlagswerten gefüllt sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Ausführen). d Sie erhalten eine Auflistung mit Spool-Aufträgen. Markieren Sie das Auswahlfenster vor Ihrer Spool-Nummer (es müsste nur eine Spool-Nummer angezeigt werden), und klicken Sie auf die Schaltfläche (Inhalt anzeigen). Ihnen wird das Mahnschreiben an den Kunden über.000,00 EUR angezeigt. Geben Sie in der Systemfunktionsleiste im Befehlsfeld den Befehl»/N«ein, und bestätigen Sie dies mit der ( )-Taste, um in das Einstiegsbild des SAP-Easy-Access-Menüs zurückzukehren. Aufgabe Überprüfen Sie die Mahnhistorie: Schauen Sie sich die Buchungskreisdaten des Debitorenstammsatzes an. Wurden die Mahnung (Datum) und die Mahnstufe vom System eingetragen? Folgen Sie dem Pfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Anzeigen (Transaktionscode FD0). Geben Sie im Feld Debitor die Debitorennummer»NEWKD00«und im Feld Buchungskreis den Schlüssel»000«ein. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter).

17 Sie sehen nun das Bild Debitor anzeigen: Allgemeine Daten. In der Anwendungsfunktionsleiste klicken Sie auf die Schaltfläche. Wechseln Sie innerhalb der Buchungskreisdaten auf die Registerkarte Korrespondenz. Im Bereich Mahndaten sind die Felder Letzte Mahnung und Mahnstufe mit dem Mahndatum und der Mahnstufe»«gefüllt. Geben Sie den Befehl»/N«in das Befehlsfeld ein, und bestätigen Sie dies mit der ( )-Taste. Sie gelangen zurück in das Einstiegsbild. Ist die Mahnhistorie auch im Beleg (Rechnungsbeleg.000,00 EUR) aktualisiert worden? Folgen Sie dem Pfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Konto Posten anzeigen/ändern (Transaktionscode FBLN). Geben Sie in das Selektionsbild im Feld Debitorenkonto den Wert»NEWKD00«und im Feld Buchungskreis den Wert»000«ein. Selektieren Sie den Status Offene Posten, und klicken Sie auf die Schaltfläche (Ausführen). Bestätigen Sie das darauffolgende Dialogfenster mit einem Klick auf. Die Einzelpostenliste des Kunden wird angezeigt. Markieren Sie das Auswahlfeld vor der entsprechenden Position über.000,00 EUR, und klicken Sie auf die Schaltfläche (Beleg anzeigen). Das Bild Beleg anzeigen: Position 00 wird angezeigt. Im Beleg sehen Sie im Feld Ltz. Mahng. das Mahndatum und die Mahnstufe. Kapitel : Dauerbelege In Ihrem Unternehmen fallen einige Aufwendungen in regelmäßigen Abständen an und müssen zum Beispiel monatlich beglichen werden. Sie nutzen das Dauerbuchungsprogramm, um offene Posten für diese Aufwendungen zu bilden. Aufgabe Erstellen Sie einen Dauerbuchungs(ur-)beleg. Verwenden Sie dazu die Kontonummer des Kreditorenstammsatzes aus Aufgabe in Kapitel,»Kreditorenstammsatz«, und die Daten aus der folgenden Tabelle. Felder/Registerkarten Buchungskreis 000 Erste Ausführung Dateneingabe 0. des nächsten Monats (Beispiel: 0.0.0) 0 0

18 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender Felder/Registerkarten Letzte Ausführung Dateneingabe 0. des Vormonats im nächsten Jahr (Beispiel: 0.0.0) Abstand in Monaten Tag der Ausführung Belegart Referenz Buchungsschlüssel Konto Betrag Zahlungsbedingungen Text Buchungsschlüssel Konto Betrag für Gegenbuchung Steuerkennzeichen Kostenrechnungsrelevante Kontierung KR Ihre Wahl (Kreditoren Haben) Ihr Kreditor aus Kapitel (KREDITOR00).00,00 EUR Bitte einen ZB-Schlüssel für»sofort zahlbar«wählen. Ihre Wahl 0 (Sachkonten Soll) Sachkonto für Aufwandsbuchung (Beispiel: 0000).00,00 EUR Kennzeichen wählen für Steuer 0 % (Beispiel: 0I) Falls erforderlich (Beispiel: Kostenstelle CC00) Buchen Sie diesen Vorgang, um den Dauerbeleg zu erstellen. a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Referenzbelege Dauerbeleg (Transaktionscode FBD). Es erscheint das Bild Dauerbuchung erfassen: Kopfdaten. Geben Sie die Daten aus der Tabelle in die folgenden Felder ein: Buchungskreis Erste Ausführung am Letzte Ausführung am

19 Abstand in Monaten Tag der Ausführung Belegart Referenz Bschl Konto Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). b Sie sehen nun das Bild Dauerbuchung erfassen Hinzufügen Kreditorenposition. Geben Sie hier die Daten aus der Tabelle in die folgenden Felder ein: Betrag Zahlungsbed Text 0 Bschl Konto Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). c Sie gelangen in das Bild Dauerbuchung erfassen Hinzufügen Sachkontenposition. Geben Sie auch hier die Daten aus der Tabelle in die folgenden Felder ein: Betrag Steuerkennz Kostenstelle (falls erforderlich) Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). d Klicken Sie auf die Schaltfläche (Buchen). Sie erhalten eine Informationsmeldung mit der Vergabe der Belegnummer. Notieren Sie sich die Belegnummer, und bestätigen Sie die Meldung mit einem Klick auf die Schaltfläche. e Geben Sie den Befehl»/N«in das Befehlsfeld ein, und bestätigen Sie dies mit der ( )-Taste, um in das Einstiegsbild des SAP-Easy-Access-Menüs zu gelangen. 0

20 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender Aufgabe Starten Sie das Dauerbuchungsprogramm. Tragen Sie die notwendigen Daten in der Maske ein, und führen Sie das Programm aus, um eine Batch-Input-Mappe zu erstellen. a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten Dauerbuchungen Ausführen (Transaktionscode F.). b Ihnen wird das Bild Buchungsbelege aus Dauerbelegen erstellen angezeigt. Wählen Sie eine Variante aus, um die Felder zu befüllen, indem Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Schaltfläche (Variante holen) klicken. Im sich danach öffnenden Dialogfenster wählen Sie mit einem Doppelklick die Variante»AC00«aus. c Sollte Ihnen keine passende Variante zur Verfügung stehen, müssen Sie die erforderlichen Daten manuell eintragen. Das wären Folgende: im Feld Buchungskreis der Wert»000«im Feld Abrechnungszeitraum der erste des folgenden Monats Im Feld Benutzer geben Sie Ihre Benutzerkennung ein, mit der Sie sich am System angemeldet haben. Im Feld Name der Batch-Input-Mappe geben Sie einen beliebigen Namen ein. Im Feld Benutzername geben Sie erneut Ihre Benutzerkennung ein, mit der Sie sich am System angemeldet haben d Klicken Sie dann auf die Schaltfläche (Ausführen). Sie erhalten die Meldung, dass Ihre Mappe angelegt wurde. Bestätigen Sie die Meldung mit einem Klick auf. Bleiben Sie in diesem Bild! Aufgabe Damit Echtbelege gebucht werden, muss die Batch-Input-Mappe abgespielt werden. Spielen Sie Ihre Mappe ab, und kontrollieren Sie dann die Buchung des offenen Postens in der Einzelpostenliste Ihres Kreditors. a Gehen Sie über die Menüleiste System Dienste Batch Input Mappen. b Sie erhalten eine Mappenübersicht. Um Ihre Mappe zu markieren, klicken Sie auf den Balken direkt vor Ihrem Mappennamen. Die Zeile ist damit markiert. Wählen Sie dann mit einem weiteren Klick die Schaltfläche aus. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Auswahl-

21 feld sichtbar abspielen markieren und dann auf die Schaltfläche klicken. c Sie sehen nun alle einzelnen Arbeitsschritte, die das System zu dieser Dauerbuchung durchführt. Bestätigen Sie jedes angezeigte Bild mit der ( )-Taste, bis die Meldung erscheint: Das Abspielen der Batch-Input- Mappe wurde beendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Batch-Input Beenden. Sie gelangen automatisch in das Einstiegsbild des SAP-Easy- Access-Menüs. Kapitel : Automatischer Zahlungsverkehr Nachdem durch das Dauerbuchungsprogramm der offene Posten gebildet wurde, soll er nun ausgeglichen werden. Es soll kein manueller Zahlungsausgang vorgenommen werden, Sie verwenden das automatische Zahlprogramm. Aufgabe Legen Sie einen Zahllauf in Anlehnung an die Aufgaben - aus Kapitel,»Dauerbelege«, (Dauerbuchung) an. Verwenden Sie die Angaben in der folgenden Tabelle. Vergessen Sie nicht, zwischendurch zu sichern! Felder/Registerkarten Dateneingabe Tag der Ausführung 0. des nächsten Monats Identifikation Beliebig Parameterpflege Buchungsdatum 0. des nächsten Monats Belege erfasst bis 0. des nächsten Monats Buchungskreise Zahlwege Nächstes Buchungsdatum Kreditor S Eine Woche nach Buchungsdatum KREDITOR00 Beispielangaben zur Durchführung eines Zahllaufs (Zahlprogramm) 0

22 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender Felder/Registerkarten Dateneingabe Zusatzprotokoll Prüfung der Fälligkeit Zahlwegauswahl in allen Fällen Positionen der Zahlungsbelege Kreditoren (von/bis) Markieren Markieren Markieren KREDITOR00 Beispielangaben zur Durchführung eines Zahllaufs (Zahlprogramm) (Forts.) Wenn Sie alle Angaben auf den Registerkarten eingetragen haben, wechseln Sie auf die Registerkarte Status. Wählen Sie Vorschlag einplanen aus, und geben Sie für die Planung die sofortige Ausführung an. Aktualisieren Sie den Status so lange, bis Sie die Meldung über die Fertigstellung des Zahlungsvorschlags erhalten. Zeigen Sie den Zahlungsvorschlag an, und wählen Sie dazu Vorschlag anzeigen aus. Ein Scheck in Höhe von.00,00 EUR aus der Dauerbuchung (Aufgabe aus Kapitel ) sollte aufgeführt werden. Für den Druck muss nun noch die Variante hinterlegt werden. Kehren Sie auf die Registerkarte Status zurück, und wechseln Sie dann auf die Registerkarte Druck und Datenträger. Wählen Sie die Variante für Scheck aus, und geben Sie den Wert»Scheck«ein. Sichern Sie Ihre Angaben, und kehren Sie zur Registerkarte Status zurück. Nun können Sie den Zahllauf tatsächlich starten. Wählen Sie Zahllauf einplanen, und markieren Sie Start sofort. Wählen Sie Zahlungsträger erstellen, und bestätigen Sie Ihre Eingaben. Aktualisieren Sie den Status mit ( ) so lange, bis Sie die Meldung erhalten, dass der Zahllauf ausgeführt wurde und die Buchungsaufträge erzeugt und erledigt sind. Lassen Sie sich den Scheck anzeigen. Wechseln Sie in die Ausgabesteuerung. Gegebenenfalls müssen Sie im Feld Erzeuger Ihre Benutzerkennung eingeben (der Wert ist in der Regel vorbelegt und muss nicht explizit angegeben werden). Klicken Sie auf Ausführen. Markieren Sie das Auswahlfeld in der Zeile, in der Ihr Scheck angezeigt wird, und lassen Sie sich mithilfe des Brillensymbols den Inhalt anzeigen.

23 a Wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten Zahlen (Transaktionscode F0). b Das Bild Maschineller Zahlungsverkehr: Status erscheint. Geben Sie im Feld Tag der Ausführung den 0. des nächsten Monats ein. Im Feld Identifikation können Sie einen Identifikationsnamen frei wählen. Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). Der Bereich Status zeigt die Statusmeldung Noch keine Parameter erfasst an. c Wechseln Sie auf die Registerkarte Parameter. Tragen Sie die Daten aus der Tabelle in die entsprechenden Felder ein: Buchungsdatum Belege erfasst bis Buchungskreise Zahlwege Nächstes Buchungsdatum Kreditor d Sichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche (Parameter sichern). Sie erhalten ein Informationsfenster mit der Meldung, dass die Vorgaben zum Lauf gesichert sind. Bestätigen Sie diese mit einem Klick auf die Schaltfläche. e Wechseln Sie zurück auf die Registerkarte Status. Die Statusmeldung zeigt jetzt an: Parameter wurden erfasst. Lassen Sie einen Zahlvorschlag erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Vorschlag einplanen). Im sich dann öffnenden Fenster markieren Sie das Auswahlfeld Start sofort und klicken dann auf die Schaltfläche (Einplanen). Sie erhalten die Informationsmeldung, dass der Vorschlagslauf eingeplant wurde. Bestätigen Sie diese Meldung mit einem Klick auf die Schaltfläche. Im Bereich Status lautet die Meldung nun Vorschlag läuft. Bestätigen Sie dies mehrmals mit der ( )-Taste, bis die Statusmeldung lautet: Zahlungsvorschlag wurde erstellt. f Lassen Sie sich den Zahlvorschlag anzeigen, indem Sie Vorschlag bearbeiten wählen. So haben Sie die Möglichkeit, direkt Änderungen vorzunehmen, denn Sie möchten lediglich den offenen Posten über.00,00 EUR bezahlen, der über die Dauerbuchung ausgelöst wurde. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Vorschlag bearbeiten). Im sich dann öffnenden Fenster Buchhaltungssachbearbeiter markieren Sie das Auswahlfeld Alle Sachbearbeiter und bestätigen dies mit einem Klick auf (Weiter). Sie sehen das Bild Zahlungsvorschlag bearbeiten: Zahlungen. 0 0

24 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender Zahlungsvorschlag ändern Sollte die Summe höher sein als.00,00 EUR, liegt es daran, dass noch andere offene Posten zur Zahlung selektiert wurden. Sie können diese offenen Posten entweder alle begleichen, oder Sie bearbeiten die anderen Posten, indem Sie eine Zahlsperre setzen und lediglich den Betrag in Höhe von.00,00 EUR in dem Zahlvorschlag belassen. Wie Sie dies durchführen, erklären wir im Folgenden: a Sie befinden sich im Bild Zahlungsvorschlag bearbeiten: Zahlungen. Markieren Sie die Zeile des Zahlvorschlags mit einem Klick, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche. b Sie erhalten eine Auflistung der offenen Posten. Markieren Sie mit einem Klick die Zeile, das heißt den offenen Posten, der in diesem Zahllauf nicht berücksichtigt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche. Ihnen wird das Dialogfenster Ändern Einzelposten angezeigt. Klicken Sie in das Feld Zahlungssperre, und drücken Sie die (F)-Taste. Sie erhalten eine Auflistung der für dieses Feld möglichen Zahlsperrkennzeichen. Wählen Sie mit einem Doppelklick zum Beispiel das Sperrkennzeichen»A«(Zur Zahlung gesperrt), und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). c Mit einem Klick auf die Schaltfläche (Zurück) gelangen Sie zurück in das Bild Zahlungsvorschlag bearbeiten: Zahlungen. Sie sehen nun aber eine Auflistung von mindestens zwei Zeilen. Die erste Zeile zeigt den offenen Posten über.00,00 EUR. Vor der Zeile sehen Sie ein grünes Viereck, und wenn Sie mit dem Mauscursor darüber schweben, zeigt die Quickinfo den Status Zahlung an. Darunter sehen Sie mindestens eine Zeile, in der die Summe der offenen Posten steht, die Sie zur Zahlung gesperrt haben. Vor dieser Zeile ist ein roter Ball zu sehen. Wenn Sie mit dem Mauscursor darüber schweben, zeigt er den Status Ausnahme an. Sichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf die Schaltfläche (Sichern). Bestätigen Sie die Informationsmeldung, dass die Änderungen gesichert wurden, mit einem Klick auf. Kehren Sie in das Ursprungsbild Maschineller Zahlungsverkehr: Status zurück, indem Sie auf die Schaltfläche (Zurück) klicken. Nachdem Sie eventuell Änderungen am Zahlungsvorschlag vorgenommen haben, möchten Sie den Zahllauf durchführen und den Zahlungsträger drucken. So geht es weiter: a Sie befinden sich im Bild Maschineller Zahlungsverkehr: Status auf der Registerkarte Status. Wechseln Sie auf die Registerkarte Druck und

25 Datenträger. In der Zeile des Scheckprogramms (Beispiel: RFFOD S) klicken Sie in das Feld Variante und drücken die (F)-Taste. Sie erhalten eine Auflistung der zur Verfügung stehenden Varianten. Wählen Sie mit einem Doppelklick die Variante für die Scheckzahlung aus (Beispiel: SCHECK = Schecks BK 000). Sichern Sie dies mit einem Klick auf die Schaltfläche (Parameter sichern). Bestätigen Sie die darauffolgende Informationsmeldung mit einem Klick auf die Schaltfläche. Kehren Sie auf die Registerkarte Status zurück. b Starten Sie den Zahllauf mit einem Klick auf die Schaltfläche (Zahllauf einplanen). Im sich daraufhin öffnenden Fenster markieren Sie die Auswahlfelder Start sofort und Zahlungsträger erstellen. Bestätigen Sie dies mit einem Klick auf (Weiter). Bestätigen Sie die Informationsmeldung, dass der Zahllauf eingeplant wurde, mit der ( )-Taste. Bestätigen Sie dies mehrmals mit der ( )-Taste, bis Sie den Staus erhalten: Zahllauf wurde ausgeführt. Buchungsaufträge erzeugt. c Lassen Sie sich den Scheck anzeigen. Gehen Sie über die Menüleiste auf System Dienste Ausgabesteuerung. Es erscheint das Bild Ausgabesteuerung: Auswahl Spool-Aufträge. Das System hat bereits einige Felder mit Vorschlagswerten gefüllt. Wenn nicht, tragen Sie in das Feld Erzeuger Ihre Benutzerkennung ein, mit der Sie sich auch am SAP-System angemeldet haben. Im Feld Erzeugungsdatum tragen Sie das aktuelle Tagesdatum ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche (Ausführen). d Sie erhalten eine Übersicht, in der mindestens zwei Zeilen angezeigt werden, eine Zahlungsbegleitliste und ein Scheck. Markieren Sie das Auswahlfeld vor der Zeile mit dem Scheck, und klicken Sie auf die Schaltfläche (Inhalt anzeigen). Der Scheck in Höhe von.00,00 EUR wird angezeigt. Kapitel : Sachkontenstammsätze Es sollen zusätzliche Sachkonten für Ihr Unternehmen im SAP-System zur Verfügung gestellt werden, und es ist Ihre Aufgabe, für diese Sachkonten die Stammsätze anzulegen. Aufgabe Legen Sie über die zentrale Pflege jeweils einen Stammsatz für ein Aufwandskonto und für ein Bestandskonto an. Verwenden Sie dazu einen im System bereits vorhandenen Sachkontenstammsatz als Vorlagekonto. Achten 0 0

26 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender Sie beim Vorlagekonto darauf, dass Sie jeweils ein Aufwandskonto und ein Bestandskonto als Vorlage verwenden. Entfernen Sie aus beiden Stammsätzen die alternative Kontonummer. Felder/Registerkarten Dateneingabe Neues Aufwandskonto 00 BUK 000 Vorlagekonto (Aufwand) Vorlage-BUK 000 Alternative Kontonummer Entfernen Felder/Registerkarten Dateneingabe Neues Bestandskonto 0 BUK 000 Vorlagekonto (Bestandskonto) 00 Vorlage-BUK 000 Alternative Kontonummer Entfernen a Folgen Sie dem Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten Einzelbearbeitung Zentral (Transaktionscode FS00). b Das Bild Sachkonto bearbeiten: Zentral erscheint. Geben Sie im Feld Sachkonto die Kontonummer»00«des neuen Aufwandskontos ein, das Sie anlegen möchten. Im Feld Buchungskreis geben Sie den Buchungskreisschlüssel»000«ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Das Dialogfenster Vorlagekonto wird angezeigt. Geben Sie hier im Feld Sachkonto das Vorlagekonto an, das Sie kopieren möchten (00000), und im Feld Buchungskreis geben Sie den Vorlage- Buchungskreis»000«ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf (Weiter). c Ihnen wird das Bild Sachkonto Anlegen: Zentral angezeigt. Navigieren Sie zur Registerkarte Steuerungsdaten, und entfernen Sie im Feld Alternative Kontonummer die dortige Kontonummer. Sichern Sie den neuen Sach-

27 kontenstammsatz durch einen Klick auf die Schaltfläche (Sichern). Bestätigen Sie die Erfolgsmeldung mit einem Klick auf. Nachdem Sie das neue Aufwandskonto angelegt haben, legen Sie ein weiteres Sachkonto genau nach der gleichen Verfahrensweise an. Verwenden Sie dazu die Angaben aus der Tabelle. Kapitel 0: Belegerfassung Aufgabe Buchen Sie über die Hauptbuchhaltung einen Sachkontenbeleg in der Enjoy- Transaktion. Buchen Sie einen Aufwand zum Beispiel für Kraftfahrzeugkosten (zum Beispiel 000) gegen Ihr Bankkonto (zum Beispiel 00) in Höhe von 00,00 EUR. Wird eine kostenrechnungsrelevante Kontierung für die Aufwandsposition verlangt, geben Sie zum Beispiel die Kostenstelle»CC00«ein. Geben Sie sowohl einen Belegkopftext als auch einen Text pro Belegposition ein (Text: eigene Wahl). Geben Sie eine Referenz im jeweiligen Feld ein. Buchen Sie den Beleg. a Folgen Sie dem Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg erfassen (Transaktionscode FB0). b Es erscheint das Bild Sachkontenbeleg erfassen: Buchungskreis 000. Tragen Sie im Bereich Grunddaten in den Feldern Belegdatum und Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum ein. Im Feld Währung tragen Sie»EUR«ein. Geben Sie in den Feldern Referenz und Belegkopftext einen Informationstext Ihrer Wahl ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche (Weiter). c Tragen Sie im Bereich Positionen im Feld Sachkonto das Aufwandskonto ein (Beispiel: 000 oder das von Ihnen neu angelegte Konto 00). Im Feld S/H wählen Sie Soll. Geben Sie im Feld Betrag Belegwährung den Betrag ein (00,00 EUR). Wenn das System es fordert, geben Sie im Feld Kostenstelle eine entsprechende Kostenstelle ein (Beispiel: CC00). Werden Sie aufgefordert, ein Steuerkennzeichen einzugeben, wählen Sie über die (F)-Taste im Feld Steuerkennzeichen ein passendes Steuerkennzeichen aus. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der ( )-Taste. 0 0

28 Buchhaltung mit SAP : Der Grundkurs für Einsteiger und Anwender d In der zweiten Zeile geben Sie im Feld Sachkonto das Bankkonto ein (Beispiel: 00 oder das von Ihnen neu angelegte Konto 0). Im Feld S/H geben Sie Haben an und wiederholen die Betragseingabe (Beispiel: 00,00 EUR) im Feld Betrag Belegwährung. Bestätigen Sie die Eingaben erneut mit der ( )-Taste. e Oben rechts im Beleg (Betragsinformation) sehen Sie die Summe Soll und die Summe Haben. Beide Summen müssen sich ausgleichen, und das Ampelsymbol muss auf Grün stehen. Buchen Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche (Buchen). Sie erhalten eine Meldung über die erfolgreiche Buchung mit Angabe der Belegnummer. Notieren Sie sich die Belegnummer, und bestätigen Sie das Informationsfenster mit einem Klick auf. Aufgabe Nehmen Sie Änderungen im Beleg vor. Suchen Sie Ihren Beleg über die Belegliste. Lassen Sie sich den Beleg im Änderungsmodus anzeigen. Schauen Sie sich an, welche Felder im Belegkopf und den Belegpositionen geändert werden können. Ändern Sie mindestens das Feld Referenz, und nehmen Sie einen Eintrag im Feld Zuordnung vor. Sichern Sie die Änderungen. a Folgen Sie dem Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Ändern (Transaktionscode FB0). Im Bild Beleg ändern: Einstieg klicken Sie auf die Schaltfläche. b Das Selektionsbild Liste Belege erscheint. Tragen Sie im Feld Buchungskreis den Buchungskreisschlüssel»000«ein, im Feld Geschäftsjahr geben Sie das Geschäftsjahr ein, in dem Sie zurzeit buchen (Beispiel: 0). Im Feld Belegart können Sie außerdem die Belegart»SA«und im Feld Buchungsdatum das Datum eingeben, an dem Sie den Beleg gebucht haben. Markieren Sie weiter unten im Bild das Auswahlfeld Nur eigene Belege. Mit einem Klick auf die Schaltfläche (Ausführen) erhalten Sie eine Auflistung der vom System gefundenen Belege. c Ein Informationsfenster mit Angabe der gefundenen Einträge wird angezeigt. Bestätigen Sie diese Informationsmeldung mit einem Klick auf die Schaltfläche. d Durch Ihre genaue Selektion dürfte das System Ihnen nur einen einzigen Beleg zur Auswahl anzeigen. Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile gelangen Sie in das Bild Beleg ändern: Erfassungssicht. Sie sehen zwei Zeilen, die Soll-Buchung und die Haben-Buchung des Belegs.