ADP Dealer Services Deutschland GmbH ADP-Straße Wülfrath DRACAR+ / Optima 21

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1 ADP Dealer Services Deutschland GmbH ADP-Straße Wülfrath DRACAR+ / Optima 21 Opel Umpark-Wochen KFP Mailing (Opel Bestandskunden) Version 1.0 Selektionsanleitung

2 INHALTSVERZEICHNIS: 1 EINLEITUNG 3 2 FUNKTION M M520 Auswahl der Felder M520 Selektion der Felder 6 3 DATEN IN MS-EXCEL FILTERN Filtern nach Opt-In Filtern nach Interessenten Filtern nach Firmenkunden Filtern nach Rechtsanwälten und Softwarefirmen Entfernen der Anrede und Anredecodes 22 4 KUNDENDATEN BEARBEITEN 23 Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 2

3 1 Einleitung Diese Anleitung soll Ihnen helfen folgende Fahrzeuge zu selektieren und die Daten dann in IPAC hochzuladen. Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen nur einen Leitfaden für die Zusammenstellung der angeforderten Daten aushändigen. Wie die Daten im Folgenden weiter behandelt oder gar weiter geleitet werden entzieht sich unserer Verantwortung. Eventuelle datenschutzrechtliche Aspekte sind von Ihnen zu berücksichtigen. ACHTUNG: Diese Selektionsanleitung gilt nur für Anwender, die das Optima21-Release , oder höher verwenden! Aktivieren Sie Ihre Gewerbe-Bestandskunden im Rahmen der Aktion Opel Umpark Wochen KFP Mailing, indem Sie sie mit den in IPAC zur Verfügung gestellten Mailingvorlagen postalisch kontaktieren. Die Individualisierung des postalischen Mailing kann voraussichtlich ab KW 17 in IPAC erfolgen. Im Rahmen des Mailings Opel Umpark Wochen KFP Mailing empfehlen wir Ihnen jetzt die relevanten Gewerbe-Bestandskunden mit einem Opel oder einem Fremdfabrikatsfahrzeug anzuschreiben. Die folgenden Zielgruppenkriterien liegen der Selektionsanleitung zugrunde: Nur Gewerbekunden Fuhrparkgröße mit mehr als 2 Fahrzeugen Alle Opel Bestandskunden mit folgenden Modellen: o Vectra o Signum o Insignia o Omega o Zafira B o Astra o Astra TwinTop o Corsa ODER Alle Bestandskunden mit folgenden Fremdfabrikaten und Fahrzeugmodellen: o Ford Mondeo o VW Passat o Skoda Superb o Skoda Octavia o Skoda Fabia o BMW 3er o Ford Focus (* o VW Golf (*Variant) o VW Touran o VW Sharan o Seat Ibiza Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 3

4 o BMW Mini o Mercedes C-Klasse o Renault Espace o Audi A4 o VW Eon o VW Golf Cabrio o BWM 3er Cabrio o Audi A4 Cabrio o Erstzulassungsdatum: älter als => älter als 24 Monate (Datum ab ) Unabhängig ob 1. oder 2. Zulassung Wenn möglich: Berücksichtigung von Leasing-Vertragskunden, deren Verträge in den nächsten 9 Monaten (gerechnet ab ) auslaufen Benötigt werden Namens und Adressinformation für postalischen Versand Nur Selektionen von Kunden mit einem OPT-IN für postalische Mailings/Briefwerbung oder Status unbekannt Deselektion von Kunden mit einem OPT-OUT Bitte als Sicherheitshinweis im Falle der Selektion bestimmter Branchen in der Selektionsanweisung für die Händler erwähnen: o Berufsgruppe/Gewerbe Rechtsanwälte und Softwarefirmen: Nur Selektion mit einem OPT-IN für postalische Mailings/Briefwerbung ( OPT-IN). Deselektion mit einem OPT-OUT oder Status unbekannt (Die Grün markierten Kriterien sind in Optima21 nicht möglich.) Berücksichtigung von Einwilligungserklärungen o Es dürfen nur Kunden selektiert werden die ihre Einwilligung für den Erhalt von postalischen Mailings/Briefwerbung gegeben haben ( Opt-IN ) oder den Status unbekannt haben. (Da es sich Gewerbekunden handelt, dürfen auch Firmen mit Einwilligungsstatus= unbekannt angeschrieben werden) o Kunden, die keine Einwilligung für den Erhalt von postalischen Mailings/Briefwerbung gegeben haben ( OPT-OUT ) dürfen nicht selektiert werden. o Sicherheitshinweis für Händler: Berufsgruppe/Gewerbe Rechtsanwälte und Softwarefirmen:Nur Selektion mit einem OPT-IN für postalische Mailings/Briefwerbung ( OPT-IN). Deselektion mit einem OPT-OUT oder Status unbekannt Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 4

5 2 Funktion M M520 Auswahl der Felder Wählen Sie die Funktion M520, geben Sie unter dem Icon Basis den Listenkopf KFP Offline Mailing Opel, als Max. Auswahl 9999 und als Trennzeichen das Semikolon ein. Im Feld Dateiname geben Sie bitte folgendes ein: adp[händlernummer gegebenenfalls Filialnummer]v1.csv. Den Pfad für die Ausgabedatei lassen Sie bitte unverändert auf %proddir%/tmp/. Hierdurch wird die Datei auf dem Server unter C:\dracar\public\deopXX\tmp (wobei XX die Nummer der Datenbank ist) abgelegt. Aktivieren Sie das Feld Merge-Datei. Bitte beachten Sie, dass der Dateiname in Kleinschrift erfolgen muss, damit die Daten später in Excel eingelesen werden können. Dieses Fenster schließen Sie bitte durch betätigen des OK Buttons. Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 5

6 2.2 M520 Selektion der Felder Auf der Hauptseite der Funktion M520 wählen Sie bitte folgende Felder von oben nach unten aus: Wichtig: 84 Anredecode 85 Anredetext 167 Vorname 168 Nachname 132 Name 2 64 Straße 65 Postleitzahl 66 Ort 158 Marke 32 Modelltext 11 Erstzulassungsdatum 61 Kundennummer 251 Kundenerklärung Status 256 Marke 257 Interessent 259 Kontakt per Brief 62 Beruf Behalten Sie unbedingt die Reihenfolge der Felder bei! Dies geschieht durch einfaches Anklicken der jeweiligen Zeile. Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 6

7 Anschließend klicken Sie bitte den Button Kriterien an und tätigen die weiter aufgeführten Eingaben zur Erstellung der gewünschten Selektion. Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 32 (Modelltext) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand 1 %Vectra% Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 251 (Kundenerklärungsstatus) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 251 markieren. Lauf/Operand 1 1 Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 7

8 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 11 (Erstzulassungsdatum) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 11 markieren. Lauf/Operand Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 32 (Modelltext) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand 1 %Signum% Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 8

9 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 251 (Kundenerklärungsstatus) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 251 markieren. Lauf/Operand 1 1 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 11 (Erstzulassungsdatum) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 9

10 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 32 (Modelltext) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand 1 %Insignia% Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 251 (Kundenerklärungsstatus) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 251 markieren. Lauf/Operand 1 1 Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 10

11 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 11 (Erstzulassungsdatum) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 32 (Modelltext) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand 1 %Omega% Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 11

12 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 251 (Kundenerklärungsstatus) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 251 markieren. Lauf/Operand 1 1 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 11 (Erstzulassungsdatum) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 12

13 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 32 (Modelltext) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand 1 %Zafira% Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 251 (Kundenerklärungsstatus) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 251 markieren. Lauf/Operand 1 1 Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 13

14 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 11 (Erstzulassungsdatum) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 32 (Modelltext) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand 1 %Astra% Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 14

15 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 251 (Kundenerklärungsstatus) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 251 markieren. Lauf/Operand 1 1 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 11 (Erstzulassungsdatum) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand (Damit wird auch der Astra Twin Top selektiert) Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 15

16 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 32 (Modelltext) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand 1 %Corsa% Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 251 (Kundenerklärungsstatus) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 251 markieren. Lauf/Operand 1 1 Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 16

17 Geben Sie jetzt folgende Werte für das Feld 11 (Erstzulassungsdatum) ein, hierfür müssen Sie unter den Ausgewählte Felder das Feld 32 markieren. Lauf/Operand Beenden Sie die Selektion und klicken Sie auf OK. Starten sie nun die Selektion, indem Sie die Liste auf den Bildschirm ausgeben. 3 Daten in MS-Excel filtern Die Ausgabedateien müssen von Ihnen noch weitergehend in MS-Excel bearbeitet werden. Aufgrund der fehlenden Kriterienberücksichtigung erscheint in der Ausgabedatei ein Kundendatensatz pro Fahrzeug multipliziert mit der gepflegten Anzahl an Interessenten. Hierbei handelt es sich nicht um Interessenten im Kundenstamm, sondern um folgende drei Interessenten: 1 = Eigenes Geschäft 2 = Hersteller / Importeur 3 = andere Drittanbieter Filtern Sie Doubletten und Kunden, die nicht per Brief kontaktiert werden möchten, gemäß nachstehender Beschreibung heraus und löschen diese. Setzen Sie zunächst die Filter: Excel 2007 und 2010: Ribbon (Registerkarte) Daten / Filtern Excel 2003 und älter: Daten / Filter / Auto-Filter Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 17

18 3.1 Filtern nach Opt-In Filtern Sie in der Spalte N mit der Überschrift Kunden alle Datensätze, die leer sind: Löschen Sie die nun angezeigten Datensätze. Filtern Sie nun in der Spalte N mit der Überschrift Kunden alle Datensätze, die gleich 0 sind: Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 18

19 Filtern Sie nun in der Spalte Q mit der Überschrift Brief alle Datensätze, die gleich leer sind: Löschen Sie die nun angezeigten Datensätze. Markieren Sie nun wieder (Alles auswählen) in Spalte N und Q. 3.2 Filtern nach Interessenten Filtern Sie nun in der Spalte P mit der Überschrift Intere alle Datensätze, die ungleich 1 oder leer sind. Löschen Sie die nun angezeigten Datensätze. Hierdurch wird der größte Teil der Datendoubletten gelöscht. Markieren Sie nun wieder (Alles auswählen) in der Spalte O. Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 19

20 3.3 Filtern nach Firmenkunden Prüfen Sie in Optima21 in Parameter PP86 die Anredeschlüssel für Firmenkunden. Der Standardwert ist 3. Filtern Sie nun in der Spalte B mit der Überschrift Anrede alle Datensätze, die ungleich 3 sind. Haben Sie weitere Anredecodes für Firmen in PP86 gepflegt, nehmen Sie diese ebenfalls aus dem Filter heraus (im nachstehenden Beispiel wurde auch der Code 4 für Firmen verwendet). Orientieren Sie sich gegebenenfalls am Anredetext in Spalte C. Löschen Sie die nun angezeigten Datensätze. Hierdurch werden die Firmenkunden gelöscht. Markieren Sie nun wieder (Alles auswählen) in der Spalte B. Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 20

21 3.4 Filtern nach Rechtsanwälten und Softwarefirmen Sofern im Kundenstamm in Funktion 2100 im Register Basis die Berufsgruppenschlüssel korrekt gepflegt sind, filtern Sie in der Spalte R nach Rechtsanwälten und Softwarefirmen: Filtern Sie nun in der Spalte N mit der Überschrift Kunden alle Datensätze, die gleich 2 sind: Löschen Sie die nun angezeigten Datensätze. Markieren Sie nun wieder (Alles auswählen) in den Spalten N und R. Wenn Sie die Berufsgruppenschlüssel nicht gepflegt haben, filtern Sie in der Spalte N mit der Überschrift Kunden alle Datensätze, die gleich 2 sind. Prüfen Sie die angezeigten Kunden auf Ihnen bekannte Rechtsanwälte und Softwarefirmen und löschen Sie diese manuell. Markieren Sie nun wieder (Alles auswählen) in der Spalte N. Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 21

22 3.5 Entfernen der Anrede und Anredecodes Für die Verarbeitung des Gewerbekunden-/KFP-Mailings in ipac müssen die spezifischen Kundendaten sorgfältig aufbereitet werden. Um die selektierten Daten in ipac erfolgreich hochladen zu können, müssen die selektierten und exportierten Daten manuell nachbearbeitet werden: 1. Bei einer Firma ohne Ansprechpartner muss das Feld Anrede leer sein ebenso wie auch die Felder Vorname und Nachname. In der Briefanrede des Mailings erscheint dann Sehr geehrte Damen und Herren. 2. Bei einer Firma mit Ansprechpartner muss das Feld Anrede mit Herr oder Frau gefüllt sein. In der Briefanrede des Mailings erscheint dann Sehr geehrte(r) Frau(Herr) + Nachmame Alle anderen Bezeichnungen wie An, Familie, Firma werden im ipac als nicht gültig ausgewiesen. Beachten Sie bitte daher die korrekte Befüllung der Felder. Da die Felder Vorname, Nachname und Name 2 in der Regel zur vollständigen Erfassung der oftmals sehr langen Firmennamen verwendet werden, sollten sie die Spalten D (Vorname), E (Nachname) und F (Name2) in einer Spalte zusammenfassen. Da der Anredetext inhaltlich geleert werden muss, können Sie dazu die Spalte C (Anredetext) verwenden. Geben Sie in das Feld S2 folgende Formel ein: =D2&" "&E2&" "&F2 (zwischen die muss immer ein Leerzeichen!) Kopieren Sie diese Formel in alle Zeilen. Markieren Sie alle Datensätze in Spalte S, kopieren Sie diese und fügen Sie nur deren Werte in Spalte C ein: Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 22

23 Löschen Sie anschließend die Spalten S, D, E und F. Ändern Sie den Text in Feld C1 von Anredetext in Name. Bitte ändern Sie die Dateinamen der Excel-Tabelle in das von der Adam Opel AG vorgegebene Format: DE _Opel_Umpark-Wochen_KFP_Mailing_Opel.xls(x) Statt der 0000 verwenden Sie bitte Ihre Händlernummer. Anschließend speichern Sie diese Datei bitte ab und laden diese in IPAC hoch. Bitte achten Sie darauf, dass im Dateinamen Ihre vollständige, aktuelle Händlernummer enthalten ist, dadurch können Verwechselungen vermieden werden. System: 1st Level Support IPAC: Upload IPAC Opel Partner Hotline Telefon: +49 (0) oph@opel.de 4 Kundendaten bearbeiten Falls Sie feststellen, dass die Kundendaten / Fahrzeugdaten nicht in Ordnung sind, können sie diese in der Funktion 2100 / M100 weitergehend bearbeiten. Nach erfolgter Korrektur im Kundenstamm sollten Sie die in der Funktion M520 erstellte Liste noch einmal laufen lassen, damit in der Datei die korrekten Kundendaten vorhanden sind. Ende der Beschreibung. Sollten bei der Einspielung der Dateien in Ihrem Hause Probleme auftreten bitten wir um entsprechende Information. Der Support DRACAR+ / Optima21 hilft Ihnen gerne weiter. Telefon: optima21@adp.com Internet Call Logging: Ihr Optima 21 Team Copyright ADP Dealer Services Deutschland GmbH Seite 23