Hochschulimmobilien im Lebenszyklus: Quick-Check Immobilienportfolio

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1 Vertraulich Hochschulimmobilien im Lebenszyklus: Quick-Check Immobilienportfolio Düsseldorf, 28. Juni 2013

2 Agenda 1. Ausgangslage 2. Untersuchung Immobilienbestand 3. Ansprechpartner 28. Juni 2013 Seite 2

3 1 Ausgangslage Hochschulimmobilien Herausforderung: heterogener Bestand mit Gebäuden unterschiedlichen Baualters unterschiedlicher funktionaler Struktur unterschiedlicher Gebäudesubstanz und baulichem Zustand Erwartetes Einsparpotenzial von bis zu 20% durch Optimierung des Immobilienbereichs Verstärkt Betrachtung des Immobilienbestands als werthaltige Ressource erforderlich, die unter Lebenszyklusgesichtspunkten professionell bewirtschaftet wird Aufgaben, die sich dem Immobilienmanagement von Hochschulen heute stellen: Flächen- und kosteneffiziente Deckung der heterogenen Nutzeranforderungen Berücksichtigung funktionaler, organisatorischer und wirtschaftlicher Gesichtspunkte Sicherstellung eines ganzheitlichen, am Lebenszyklus der Immobilie ausgerichteten Gebäudebetriebs und einer Realisierung von Neuund Ergänzungsbauten Gewährleistung von kosteneffizienten, am Nutzerbedarf orientierten Leistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements 28. Juni 2013 Seite 3

4 Gebäudelebenszykluskosten KOSTEN 1 Ausgangslage Immobilien im Lebenszyklus Aufgaben des Immobilienmanagements im Lebenszyklus Bedarfsgerechte Planung Realisierung unter Einhaltung der definierten Kosten, Qualitäten und Termine Wirtschaftliche Nutzung insbesondere der erforderlichen FM-Dienstleistungen Verwertung (Umbau / Sanierung, Abriss, Verkauf) Anforderungen an Immobilien im Lebenszyklus Anpassungsfähigkeit an veränderte Nutzeranforderungen Optimierte Flächenverwendung Energetisch nachhaltiger Gebäudebetrieb Wirtschaftliche Erbringung der infrastrukturellen Dienstleistungen möglich (z. B. durch Raumzuschnitt, Materialien, etc.) Beeinflussungskurve (Kostensenkungspotential) Frühzeitiger Einbezug Planungsbegleitendes Facility Management Projektentwicklung Planung Ausführung Verlauf der kumulierten Lebenszykluskosten (konventionell) Break Even Nutzung Potential der Senkung von Lebenszykluskosten von 10-20% Verlauf der kumulierten Lebenszykluskosten (mit Facility Management) Umbau Sanierung Abriss Investitionskosten Nutzungskosten ZEIT 28. Juni 2013 Seite 4

5 Vorgehensweise QUICK CHECK Identifikation von Bestand und Bedarf DETAILANALYSE Analyse der Rahmenbedingungen Quick Check Immobilienmanagement Immobilienportfolio Gebäudewert Flächeneffizienz Nutzerzufriedenheit Bauunterhaltung Energieeffizienz Infrastrukturelles Gebäudemanagement Untersuchung der Aufgaben und Schnittstellen (Eigentümer-, Nutzer-, Bauherren- und Dienstleistungsaufgaben) Analyse des Organisationsmodells Untersuchung der Aufgabenerbringung und Tätigkeitsfelder Immobilienanalyse Weitere Datenerfassung (u.a. Flächenbedarf) Beurteilung der Immobilien (Halten / Optimieren, Verwertung, Neu- und Ergänzungsbauten) Entwicklung / Umsetzung Handlungsoptionen 28. Juni 2013 Seite 5

6 Quick Check Darstellung der allgemeinen Rahmenbedingungen Aufgaben / Tätigkeitsfelder / Schnittstellen Anreizmechanismen Prüfung make or buy Immobilienmanagement Gebäude-/ Grundstückswert Datenerhebung, Analyse, Auswertung und Ermittlung der internen Kennwerte (Verbräuche, Flächen, Kosten, Werte) Quick Check Flächeneffizienz Nutzerzufriedenheit Bauunterhaltung Energieeffizienz Infrastr. Gebäudemanagement Empfehlungen Gebäude- und Grundstückswerte Flächeneffizienz, z. B. Flächenkonsum je Nutzer Nutzerzufriedenheit Bauunterhaltung, z. B. Instandhaltungsbudget Energieeffizienz, z. B. Kosten für Wasser und Energie Infrastrukturelles Gebäudemanagement, z. B. Kosten für Reinigungsdienstleistungen Vergleich der internen Kennwerte mit den externen Benchmarks vergleichbarer Universitäten Beurteilung und Gruppierung der Immobilien nach Kosten / m² NGF (Rating und Clusterung) Entwicklung von Handlungsoptionen und Identifikation von Einsparpotenzialen 28. Juni 2013 Seite 6

7 gering Qualität hoch 2 Untersuchung Immobilienbestand Detailanalyse gering Halten und Optimieren - Instandhaltung gem. Planung Halten und ggf. Optimieren durch Qualitätsverbesserung Quantität Halten bei Nutzungskosten- Reduzierung Sanierung, ggf. Abriss, Verwertung hoch Clustern der Immobilien auf Basis der vorhandenen / zusätzlich erhobenen Daten Qualität, z. B. Gebäudewert Flächeneffizienz [MA / m²ngf] Nutzerzufriedenheit Quantität, z. B. Nutzungskosten Technisches Gebäudemanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement Kaufmännisches Gebäudemanagement Versorgung Instandhaltung Identifikation der Handlungsoptionen Halten / Optimieren ( Refurbishment ) Verwertung ( Re-Development ) Realisierung von Neu- und Ergänzungsbauten ( Development ) Benennen der mit den Handlungsoptionen verbundenen Einsparpotenziale Kurzfristig, z. B. gering investive Maßnahmen Mittel- / langfristig, z. B. Sanierung, Um- und Neubau 28. Juni 2013 Seite 7

8 Detailanalyse - Immobilien Ermittlung zukünftiger Flächenbedarf Flächenbedarfsplanung auf Basis der Entwicklung von Mitarbeiter- und Studierendenzahlen Effiziente Nutzung der vorhandenen Flächen Entscheidung über weitere Verwendung der Gebäude auf Basis wirtschaftlicher Kennzahlen Weitere Nutzung und Maßnahmen im Rahmen der Instandhaltungsplanung Sanierung und / oder Umnutzung Abriss / Neubau von Gebäuden Flächenerweiterung (Miete, Kauf) Definieren eines zu erhaltenden Soll-Zustandes auf Basis der Entscheidung zur weiteren Verwendung (statt Erhaltung Ist-Zustand) Entwicklung von Maßnahmenkatalogen, Lebenszyklusbetrachtung Bemessung des zukünftigen Budgets für Bauunterhaltung Verwertung Nutzung Planung Realisierung 28. Juni 2013 Seite 8

9 Detailanalyse - Organisationsmodell Konzeption Planung Realisierung Nutzung Verwertung Nutzeraufgaben Eigentümeraufgaben Dienstleistungsaufgaben Eigentumsverhältnisse und Art der Immobilienüberlassung, z. B. Eigentum beim Land / der Hochschule Überlassung (un-)entgeltlich Strategisches Immobilienmanagement, z. B. Analyse und Implementierung von Anreizmechanismen make or buy -Entscheidung Controlling / Flächensteuerung Entscheidungskompetenzen bei Baumaßnahmen Neubau, Umbau, Sanierung Nutzungsanpassungen, Teilsanierungen Bauunterhalt Operative Aufgabenwahrnehmung im Bau- und Gebäudemanagement Kaufmännisches Gebäudemanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement Technisches Gebäudemanagement Bauprojektmanagement 28. Juni 2013 Seite 9

10 Schnittstellenanalyse Zielsetzung der Schnittstellenanalyse Schaffung von Transparenz in Bezug auf die Aufgabenerbringung und internen Schnittstellen der Universität Realisierung von Einsparpotenzialen im Immobilienbereich, Nutzung von Synergien und Qualitätsverbesserung des Immobilienbestands Schnittstellen Steuerungsansatz, z. B. Planung, Steuerung, Kontrolle und Information Prüfung möglicher Anreizmechanismen Flächensteuerung Personalwesen, z. B. Flächenkonsum je Mitarbeiter Abgleich von Personal- und Flächenentwicklung Beschaffungswesen, z. B. Untersuchung von Beschaffungsprozessen bei Bau- und FM-Leistungen Prüfung make or buy Immobilien Beschaffung Querschnittsanalyse Steuerungsansatz Personalwesen ( ) 28. Juni 2013 Seite 10

11 Handlungsoptionen für Einzelimmobilien Halten und Optimieren (Refurbishment) Reduzierung Nutzungskosten durch Modernisierung / Sanierung, z. B. Energetische Sanierung / Modernisierung des Gebäudebestands Qualitätsverbesserungen der Gebäudesubstanz und der Nutzerzufriedenheit Anpassung des Gebäudebestands an veränderte Nutzeranforderungen, technische Anforderungen, Arbeitsstätten-Richtlinien, etc. Optimierung Flächeneffizienz, z. B. Reduzierung des Flächenkonsums je Mitarbeiter Verbesserte Nutzung von Flächen durch Anpassung des Raumzuschnitts Verwerten (Re-Development) Realisierung von Neu- u. Ergänzungsbauten (Development) 28. Juni 2013 Seite 11

12 Handlungsoptionen für Einzelimmobilien Halten und Optimieren (Refurbishment) Verwerten (Re-Development) Umfassende Sanierung, ggf. Abriss Prüfung der Eignung des Gebäudes für mögliche zukünftige Nutzungen (interne Faktoren), z.b. Flächeneinteilung, technische Ausrüstung, Schadstoffbelastung, Brandschutz, etc. Berücksichtigung der Einbindung ins Umfeld (externe Faktoren), z. B. Denkmalschutz, Bebauung im Umfeld, Verkehrsanbindung, etc. Verkauf nicht benötigter Immobilien Prüfung eines Verkaufs wie gelegen oder nach Re-Development (Wirtschaftlichkeitsbetrachtung) Komplette Umnutzung bestehender Gebäude Ermittlung von Bedarfsanforderungen und Bestandsvoraussetzungen Realisierung von Neu- u. Ergänzungsbauten (Development) 28. Juni 2013 Seite 12

13 Handlungsoptionen für Einzelimmobilien Halten und Optimieren (Refurbishment) Verwerten (Re-Development) Realisierung von Neu- u. Ergänzungsbauten (Development) Realisierung unter Lebenszyklusbetrachtung Berücksichtigung der Kernprozesse Planung, Bau, Betrieb und Vermarktung bereits im Rahmen der Konzeptentwicklung Berücksichtigung funktionaler, organisatorischer und wirtschaftlicher Gesichtspunkte Umfassende Analyse von Markt- und Standortfaktoren, möglichen Risiken und Kosten Flächen- und Kosteneffiziente Deckung der heterogenen Nutzeranforderung 28. Juni 2013 Seite 13

14 3 Ansprechpartner Monica A. Schulte Strathaus Partner Ernst & Young Real Estate GmbH Graf-Adolf-Platz Düsseldorf Tel.: Fax: Mobil: Uwe Hannappel MRICS Manager Ernst & Young Real Estate GmbH Graf-Adolf-Platz Düsseldorf Tel.: Fax: Mobil: Juni 2013 Seite 14

15 Vielen Dank!