Erik Wischnewski. Modernes Projektmanagement

Transkript

1 Erik Wischnewski Modernes Projektmanagement

2 Aus dem Programm Management und EDV Zielorientiertes Informationsmanagement Ein Leitfaden zum Einsatz und Nutzen des Produktionsfaktors Information von H. Fickenscher, P. Hanke, K.-H. Kollmann VM/CMS - Virtuelle Maschinen herausgegeben von A. Kolacki OfficeVision auf dem AS/400 Eine praxisorientierte EinfOhrung von D. Sieberichs Modernes Projektmanagement Eine Anleitung zur effektiven Unterstotzung der Planung, DurchfOhrung und Steuerung von Projekten von Erik Wischnewski Btx und DFO auf dem PC Ein praxisorientierter Leitfaden zum Thema Datenfernverarbeitung, Telekommunikation und Bildschirmtext von A. Darimont Kommunikationsanalyseverfahren Theoretische Konzepte, Anwendungspraxis und Perspektiven zur Gestaltung von Informationssystemen von U. Frank und J. Kronen SQL Eine praxisorientierte EinfOhrung von J. Marsch und J. Fritze Software-Engineering fur Programmierer von Heinz Knoth CICS Eine praxisorientierte EinfOhrung von Thomas Kregeloh und Stefan Schonleber Vieweg

3 Erik Wischnewski Modernes Projektmanagement Eine Anleitung zur effektiven UnterstOtzung der Planung, DurchfOhrung und Steuerung von Projekten 4., vollstandig Oberarbeitete und erweiterte Auflage II Vleweg

4 Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Wischnewski, Erik: Modernes Projektmanagement : eine Anleitung zur effektiven Unterstiitzung der Planung, Durchfiihrung und Steuerung von Projekten / Erik Wischnewski. - 4., vollst. iiberarb. und erw. Aufl. - Braunschweig; Wiesbaden : vieweg, 1993 ISBN-13: e-isbn-13: DOl: / Auflage , verbesserte Auflage , verbesserte Auflage , vollstiindig iiberarbeitete und erweiterte Auflage 1993 Das in diesem Buch enthaitene Programm-Material ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Der Autor und der Verlag iibernehmen infolgedessen keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung iibernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programm-Materials oder Teilen davon entsteht. AIle Rechte vorbehalten Friedr. Vieweg & Sohn Veriagsgesellschaft mbh, BraunschweiglWiesbaden, 1993 Softcover reprint of the hardcover 4th edition 1993 Der Verlag Vieweg ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann International. Das Werk einschiiebiicl;1 a1ler seiner Teile ist urheberrechtlich geschiitzt. Jede Verwertung auberhalb cler engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig und straibar. Das gilt insbesondere fiir Vervielfliltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Gedruckt auf siiurefreiem Papier ISBN-13:

5 VORWORT Dieses Buch soli einen Beitrag leisten, Termin- und Kosteniiberschreitungen bei Projekten, insbesondere Entwicklungsprojekten, zukiinftig in wirtschaftlich vertretbaren Grenzen zu halten oder gar ganz zu vermeiden. Der zugehmende Zeit- und Finanzdruck, der es notwendig macht, Projekte immer straffer und organisierter durchzufuhren, lastet auf den Schultem aller Projektmanager. Insbesondere Entwicklungsvorhaben kranken an einer nicht zeit- und kostengerechten Abwicklung. Allzuoft sind hierbei die technischen Anforderungen nahe am physikalisch Machbaren, so dab wiihrend der Projektabwicklung (Entwicklungsphase) mit hiiufigen Unterbrechungen gerechnet werden mtill, deren Ursache in technischen Fehlschlagen liegt. Da diese im allgemeinen im vertraglich vereinbarten Zeit- und Kostenrahmen gar nicht oder nicht hinreichend beriicksichtigt wurden, sind Termin- und Kosteniiberschreitungen die Folge. Insbesondere unter dem starken Konkurrenzdruck werden oftmals Vertriige abgeschlossen mit Terminzusagen, die nicht mehr gehalten werden kannen. Das fuhrt oftmals zu Kapazitiitsproblemen und zu Konventionalstrafen. Auch die vereinbarte Liquidation ist in der Regel nicht ausreichend, um mit unerwarteten Schwierigkeiten kostendeckend fertig zu werden. Wer sich systematisch mit der Analyse so1cher Projekte beschiiftigt hat, weill, dab die Ursache der Zeit- und Kosteniiberschreitungen iiberwiegend an einer unzureichend konzipierten und organisierten Projektabwicklung liegt. Eine wesentliche Voraussetzung fur die erfolgreiche Abwicklung eines Projektes, insbesondere eines Entwicklungsprojektes, ist die sorgfiiltig durchgefiihrte Projektplanung vor Beginn des Projektes sowie die sich anschlie6ende Konzept- und Definitionsphase. Die Voraussetzung fur die erfolgreiche Abwicklung eines Projektes ist der Aufbau einer Projektorganisation, d.h. die Schaffung eines Projektmanagements. Dieses Buch soli allen Vorgesetzten und Projektleitem, die mit der verantwortlichen Abwicklung von Projekten zu tun haben, eine Hilfe sein ( ) beim Aufbau eines Projektmanagements, ( ) bei der Durchfiihrung der Projektplanung und -kontrolle, ( ) bei der Projektsteuerung. Die in dieses Buch eingegangenen Erfahrungen habe ich wiihrend meiner lojiihrigen Tiitigkeit als Projektmanager und Abteilungsleiter in der Industrie gesammelt. Die Gra6enordnung der Projekte reichte dabei von DM bis 30 Millionen DM. Die Unterstiitzung durch EDV ist bei der Projektabwicklung unumgiinglich. Insbesondere die Einfiihrung der IBM-kompatiblen pes in den Betrieben hat hier die Maglichkeit geschaffen, jedem Projektmanager hilfreiche Dienste zu leisten. Auch bietet der Markt bereits mehrere Software-Produkte, die gewisse Teile der Projektabwicklung unterstiitzen. Diese Managementprogramme unterstiitzen in erster Linie die Erstellung von Projektstruktur- und Netzpliinen. In jiingster Zeit werden zunehmend auch die Kostenplanung unterstutzt. Allen gemeinsam ist aber, dab sie im wesentlichen die Projektplanung und

6 VI Vorwort nicht die Projektverfolgung und -steuerung unterstiitzen. Der yom mir entwickelte ProjectManager PROAB Ii!> (projekt-ahwicklung) unterstutzt hingegen die gesamte Projektplanung, -verfolgung und -steuerung in der Breite, wahrend es in die Tiefe nur soweit wie notwendig geht, mit dem damit verbundenen zusatzlichen Vorteil, dab die Bedienung sehr einfach ist und wirklich von jedem Projekt-Mitarbeiter beherrscht werden kann. Die Software wurde bereits mehrfach bei Projekten der o.g. GroBenordnungen erfolgreich eingesetzt. Neben einer allgemeinen Einfiihrung in die Moglichkeiten modemen Projektmanagements soli dieses Buch dem Leser optional auch die theoretischen Voraussetzungen fiir den optimalen Umgang mit dem Programmpaket PROAB Ii!> vermitteln. Es werden die Moglichkeiten, die durch den Einsatz von Software bei der Projektabwicklung gegeben sind, deutlich gemacht. Begleitend zu diesem Buch sind im Vieweg Verlag fur Studenten und kleine Betriebe das Softwarepaket Vieweg Project Manager PROABIi!> II und fiir mittlere Untemehmen der Vieweg ProjectManager PROABIi!> II DeLuxe erschienen. Fur grobere Firmen steht der Project Manager PROAB Professional zur Verfiigung. Uber die Unterschiede erteile ich gem Auskunft. Als Erganzung biete ich jedem Untemehmen meine Dienste als Trainer an. Dariiber hinaus enthalt dieses Buch zahlreiche Kontrollfragen und Ubungen, die als Grundlage fiir die Durchfiihrung von Seminaren dienen mogen. Vorwort zur vierten Auflage Aus meiner vierjiihrigen Trainertatigkeit resultieren zahlreiche Verbesserungen. So ist PROAB II!> nicht nur als Name einer Software zu verstehen, sondem als ein Konzept fiir modemes Projektmanagement. Dieses Konzept wurde grundlegend iiberarbeitet und wird nun auch hoheren theoretischen Anspruchen besser gerecht. Die Inhalte werden deterministisch hergeleitet. Weiterhin wird auf die Bediirfnisse bei kleinen Projekten und Teilprojekten grobere Rucksicht genommen. Zudem wurden umfangreiche Beispiele erganzt. Zwei neue Kapitel beschaftigten sich mit der Mitarbeiterfuhrung und der Durchfuhrung von Besprechungen einschlieblich Verhandlungen. Ein Glossar vervollstiindigt das Werk. Kaltenkirchen, April 1993 Erik Wischnewski PROAB'" ist eingetragenes Warenzeichen von Dipl.Phys. Erik Wischnewski

7 INHALTSVERZEICHNIS 1 Einleitung Einleitung Kontrollfragen und Ubungen 9 2 Autbau einer Projektorganisation Was ist ein Projekt? Projektmanagement und Projektteam GroBe des Projektmanagements Organigramm Stellenbeschreibung Projektbiiro Aufgaben des Projektbiiros Raumlichkeiten Dokumentationswesen Durchfiihrung von Besprechungen Allgemeine Besprechungen Verhandlungen Mitarbeiterfiihrung Kontrollfragen und Ubungen 52 3 Erfordernisse der Projektabwicklung Allgemeine Erfordemisse Das Geheimnis des Versagens Das Konzept PROAB Die sechs Gebote des Projektmanagements Strenge Hierarchie Minimaler Aufwand Einfache Handhabung Aktualitat Trendanalysen Storungsstatistik Kontrollfragen und Ubungen 85

8 vm Inhaltsverzeichnis 4 Realisierung am Beispiel des Einsatzes von PROAB 4.1 Allgemeine Eigenschaften 4.2 Programm Arbeitspakete 4.3 Programm Berichtswesen 4.4 Programm Fremdleistungen 4.5 Programm Storungen 4.6 Kontrollfragen und Ubungen Projektplanung 5.1 Aligemeiner Ablauf 5.2 Projektstrukturplan 5.3 Erfassungsblatt Bescbreibung Tiitigkeiten Termine Aufwand Eingabe der Daten 5.5 Kalender 5.6 Stammdaten 5.7 Netzplan Grundlegendes zur Netzplantechnik Netzplanung mit PROAB Tabellen und Balkenplan 5.9 Projektdateien 5.10 Kapazitiit 5.11 Diagramme 5.12 Kontrollfragen und Ubungen Projektverfolgung 6.1 Aligemeiner Ablauf 6.2 Berichtswesen Formulare Terminangaben Aufwandserfassung Fortschrittsgrade Besondere Vorkommnisse Eirtgabe der Berichtsdaten

9 IX 6.3 Fremdleistungen Drei-Phasen-Modell Eingabe der Daten Tabelle Fremdleistungen Ubemahme der Daten in das Arbeitspaket Storungen Eingabe der Storungsdaten Tabelle Storungen Berechnungen Vorgiinge Summenarbeitspakete (SAP) Kapazitat Tabellen und BaIkenplan 6.7 Diagramme 6.8 Kontrollfragen und Ubungen 7 Projektsteueruog 7.1 Fremdleistungen 7.2 Projektbericht 7.3 Tabellen und Balkenplan 7.4 Kapazitat 7.5 Diagramme Problemidentifikation SituationsanaIyse SteuerungsmaBnahmen Projekt DORA Kontrollfragen und Ubungen Antworteo uod LOsungeo Glossar Stichwortverzeichnis