DMS im Unternehmensprozess. effektiv und sicher eingesetzt

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1 DMS im Unternehmensprozess effektiv und sicher eingesetzt 1

2 Dokumenten Management System bei WIKA Agenda Vorstellung WIKA Begriffsklärung DMS bei WIKA Warum DMS? Wie haben wir begonnen? Wo stehen wir? Prozessbeispiele Nächste Schritte Fragen 2

3 Rund um den Globus - nah bei unseren Kunden Globale Präsenz in über 43 Ländern Unsere Produktionsstandorte: Deutschland (HQ), Brasilien, China, Indien, Kanada, Polen, Schweiz, Südafrika, USA (v.l.n.r) Unsere Serviceleistungen vor Ort Verkauf/Lager Beratung, Service, individuelle Kundenlösungen Kalibrierung für Druck- und Temperaturmesstechnik Druckmittler-Montage Temperaturfühler-Montage Produktion 3

4 Unternehmenszentrale Qualität made in Germany Headquarter Klingenberg Mitarbeiter m 2 Fertigung Temperaturmesstechnik Röllfeld 150 Mitarbeiter m 2 4

5 Produktprogramm Einzigartig in Sortimentsbreite und Sortimentstiefe Elektronische Druckmesstechnik Mechatronische Druckmesstechnik Mechanische Druckmesstechnik Druckmittler Elektrische Temperaturmesstechnik Mechatronische Temperaturmesstechnik Mechanische Temperaturmesstechnik Schutzrohre Füllstandsmesstechnik Durchflussmesstechnik Kalibriertechnik Zubehör 5

6 Kompetenz Jeder Aufgabe gewachsen PROCESS INDUSTRIAL INDUSTIAL HYGIENIC Energie Chemie Petrochemie Öl & Gas Wasser, Abwasser SF 6 Gas Excellence Maschinenbau Heizung, Klima, Lüftung Raumlufttechnik Kältetechnik Technische Gase Halbleiterindustrie Lebensmittel Pharma Getränke Biotechnologie Kosmetik 6

7 Begriffsklärung (Quelle: wikipedia.de) Dokumenten-Management-System (DMS) Der Begriff des Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen. 7

8 Warum DMS? Revisionssicherheit Suchen und Finden von Daten Viewer für alle Dokumenttypen Abwärtskompatibilität Entlastung primärer Systeme ERP Exchange Filesysteme Vom DMS zum ECM Unterstützung der Betriebs-Prozesse 8

9 Wie & Warum hat WIKA begonnen ERP basierend auf AS400 / DMS von SER (Doxis) Automatische Archivierung elektronisch erstellter Dokumente Rechnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen, Angebote,.. Archivierung von Wareneingangsdokumenten (Vorlieferanten-Zeugnisse) Aufbau einer GDPdU konformen Archivierung Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert. 9

10 Wo stehen wir? Infrastruktur ERP = Microsoft Dynamics AX DMS Server HP DL380 G5 / 2 CPU / 4GB RAM IBM SCSI Storage Array (netto 6TB mit RAID 5) Proprietäre DB auf Server HDDs, Files auf Storage Array WORM JukeBox (SER ArchivStore G2) 3x 30GB WORM Laufwerke 200 interne WORM Plätze mit 6GB netto Kapazität Connected an DMS Server via FibreChannel Realisierung der Revisionssicherheit Backup 10

11 Wo stehen wir? Kapazität Dokument - Klasse Anzahl Dokumente Platzbedarf DB (Doxis4) Platzbedarf Dokumente Debitoren 12,2 Mio 143 GB 245 GB Kreditoren 2,4 Mio 18 GB 172 GB Qualitätswesen 1,5 Mio 156 GB 80 GB Mail 13,5 Mio 192 GB 2115 GB Summe 29,6 Mio 509 GB GB 11

12 Wo stehen wir? Dokumentarten Debitoren (auto) QS (manuel) Rechnungen Sammelrechnungen Gutschriften Retouren Auftragsbestätigungen Lieferscheine Angebote Einzelliefer.-Erklärungen Langzeitlief.-Erklärungen Technische Klärungen Technische Abnahmen Dokumentationen Anfragen Bestellungen s Befundberichte (4D, 8D) Vorlieferantenzeugnisse Zeugnisse (automatisch) (Material, Messwertauflistungen, ) Sicherheitsdatenblätter Kreditoren (auto) Verträge (auto) Bestellungen Rechnungen (Quelle: B2B, Scanner, Mail) Gutschriften (Quelle: B2B, Scanner, Mail) Belastungen Erstmusterprüfbericht Langzeitlief.-Erklärungen Beratungen Dienstleistungen Wartungen Lizenzen Leasing, Mieten IT Beteiligungen Mit Kunden Mit Lieferanten Historisches Firmenarchiv Manuel Auszeichnungen Bilder Broschüren Filme Mitarbeiterzeitungen Organigramme Presseartikel Produktmuster Publikationen QM-Handbücher Reden Souvenirs Werbeanzeigen Wertgegenstände Vorgangsbezogene Daten (Quelle: , Office,...) 12

13 Wo stehen wir? Mail Archivierung DMS relevante, vorgangsbezogene, manuelle Archivierung 13

14 Wo stehen wir? Mail Archivierung Automatische Archivierung nach Policy, wenn... gelesen unterhalb Posteingang mindestens 30 Tage Sicherstellung des Schutzes von persönlicher Daten Archivierungskennzeichnung des Outlook Objektes 14

15 Wo stehen wir? Suchen & Finden Finden von Dokumenten direkt im ERP User sieht nur ERP Maske keine DMS GUI notwendig Doxis Recherche-Client Suchmaske Kreditoren 15

16 Wo stehen wir? Suchen & Finden Doxis Recherche-Client Suchmaske Allgemein 16

17 Prozess-Beispiele Scannen & Verschlagwortung der Vorlieferanten-Zeugnisse zur Wareneingangskontrolle Dient als Trigger für Wareneingangskontrolle Vergabe eines internen Werkstoffcodes zur Nachverfolgbarkeit / Zuordnung bei Materialentnahme QS ist über eingehende Lieferungen informiert und kann planen Archivierung abgeschlossener Produktionsauftrags Dokumente Nachweis der Prozess-Schritte durch Unterschrift Automotive Zertifizierung Scannen der Eingangsrechnungen (Smart Scan von Insiders) Automatische Verschlagwortung und Prüfung/Buchung der Kreditorenbuchhaltung gegen ERP Enorme Zeiteinsparung! Versand Sammlung aller versandrelevanten Daten (Lieferschein, Material-Zeugnisse, Messprotokolle, ) Wesentlich weniger Fehlerquote 17

18 Nächste Schritte Ausbau Infrastruktur Performance-Steigerung und Optimieren der Ausfall-Sicherheit durch. Datenablage in bestehendes Storage Konzept Datenbank verlagern in MS SQL Datenbank aus bestehendem Cluster Abschaffung der Jukebox durch revisionssicheren Storage Release Update auf neue Doxis4 Version Installation von Doxis4 auf neue VM abgeschlossen Aktuell läuft die Datenübernahme der Datenbank und der Dokumente Aufbau des ersten Testmandanten für Europäische Niederlassung 18

19 Nächste Schritte Rollouts Europa Host Europe Datacenter Globales ECM / DMS Niederlassung B Niederlassung B 19

20 Nächste Schritte Rollout Amerika Host Europe Datacenter Globales ECM / DMS Niederlassung B Niederlassung B Host Amerika Datacenter Cache Niederlassung A Niederlassung B 20

21 Nächste Schritte Rollout Asien Host Europe Datacenter Globales ECM / DMS Niederlassung B Niederlassung B Host Amerika Datacenter Cache Niederlassung A Niederlassung B Host Asien Datacenter Cache Niederlassung A Niederlassung B 21

22 Fragen & Diskussion