Microsoft. Office Word für Windows. Tina Wegener. Themen-Special: Serienbriefe. 1. Ausgabe, 6. Aktualisierung, November 2011 WW2003SB

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1 Tina Wegener 1. Ausgabe, 6. Aktualisierung, November 2011 Microsoft Office Word 2003 für Windows Themen-Special: Serienbriefe WW2003SB

2 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 3 Praxisbeispiele für Seriendokumente In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Serienbriefe, Verzeichnisse, Umschläge und Etiketten erstellen wie Sie einen Serienbrief optisch aufbereiten können wie Sie bei Druckproblemen vorgehen Voraussetzungen Grundlagen des Seriendrucks s mit Outlook versenden 3.1 Verschiedene Seriendokumente erstellen Seriendokumente für Immobilienangebote erzeugen Sie arbeiten bei einer großen Immobilienfirma, die Immobilien in Südeuropa und Tunesien betreut und vermittelt. Im Rahmen dieser Tätigkeit fallen unter anderem folgende Aufgaben an: Anschreiben (Briefe) an die Kunden erstellen Verzeichnisse über die zur Verfügung stehenden Immobilien erzeugen Briefumschläge für die Anschreiben mit den Kundenadressen bedrucken Etiketten für allgemeines Informationsmaterial und Prospekte bedrucken In einer die Kunden über den neuen Web-Auftritt im Internet informieren Alle diese Aufgaben lassen sich mit der Seriendruckfunktion schnell und problemlos erledigen. Zur Verfügung gestellt werden Ihnen zwei verschiedene Datenquellen: In der Tabelle der Word-Datei Immobilien2 sind die Kundendaten gespeichert. Außerdem erhalten Sie regelmäßig ein Dokument Immobilien7 mit den aktuellen Immobilienangeboten. Anrede Vorname Name Straße Postleitzahl Ort Frau Maria Schneider Grüner Weg Mühltal Herr Helmut Rennette Waldstraße Eutin Frau Helga Müller Elbestraße Fährhof Herr Peter Voller Hirtenweg Spring Herr Alexander Becker Am Mühlweg Faßberg Frau Elisabeth Maler Josefstraße Weener Kundendaten der Datenquelle "Immobilien2" Las Palmas; Kanaren (Gran Canaria); 100; Herr Miguel; ; ; Offizielle spanische Kategorie: 3 Sterne; ; Geräumiger Bungalow mit Wohnraum, 2 Schlafzimmern, Küche, Bad/WC, Garage, Terrasse, etwa 2500 Meter vom Strand entfernt, zum Stadtzentrum von Las Palmas sind es ca. 10 Kilometer Maspalomas; Kanaren (Gran Canaria); 80; Herr Ingles; ; ; Offizielle spanische Kategorie: 4 Sterne; ; Geräumiger Bungalow mit Wohnraum, Schlafzimmer, Bad, separatem WC, Küche, Terrasse, Garage, im Zentrum von "Campo de Golf", direkt am Golfplatz, 1800 Meter von den Stränden Maspalomas entfernt Immobilienangebote der Datenquelle "Immobilien7" 16

3 Praxisbeispiele für Seriendokumente Anschreiben für die Kunden anfertigen Übungsdateien: Immobilien1, Immobilien2 Ergebnisdatei: Immobilien-E1 Hauptdokument erstellen und Text eingeben Als Erstes sollen die Anschreiben an die Kunden in Form von Serienbriefen erzeugt werden. Erzeugen Sie ein neues leeres Dokument, und starten Sie den Seriendruck-Assistenten, bzw. blenden Sie die Symbolleiste SERIENDRUCK ein. Wählen Sie im ersten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Option BRIEFE., und wählen Sie in dem ein- oder Klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf das Symbol geblendeten Dialogfenster die Option BRIEFE. Falls Sie den Seriendruck-Assistenten verwenden, legen Sie fest, dass Sie das aktuelle Dokument als Hauptdokument verwenden möchten, und geben Sie den gewünschten Text ein (vgl. z. B. Abbildung), mit Ausnahme derjenigen Stellen, die durch die Seriendruckfelder gefüllt werden sollen. oder Um die mitgelieferte Übungsdatei als Hauptdokument zu nutzen, aktivieren Sie die Option MIT VORHANDENEM DOKUMENT BEGINNEN und wählen Sie die Datei Immobilien1 über den Listenfeldeintrag (WEITERE DATEIEN) aus. Übungsdatei "Immobilien1" 17

4 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe Datenquelle öffnen und Seriendruckfelder eingeben Als Datenquelle wird die Liste der Kundendaten, also die Datei Immobilien2, benötigt. Aktivieren Sie im dritten Schritt des Assistenten das Optionsfeld VORHANDENE LISTE VERWEN- DEN, bzw. klicken Sie auf das Symbol, und öffnen Sie die Datenquelle, z. B. die Datei Immobilien2. Fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder, z. B. gemäß der folgenden Abbildung, in das Hauptdokument ein. Falls Sie für die Anschrift ein Textfeld verwenden möchten, muss dieses zuvor erstellt und zum Einfügen der Seriendruckfelder aktiviert werden. Geben Sie nach Prüfung des Ergebnisses in der Vorschau die Briefe in ein Dokument aus. Speichern Sie das Dokument z. B. unter dem Namen Immobilien-E1. Seriendruckfelder im Hauptdokument Adressangaben mit einzelnen Seriendruckfeldern selbst zusammenstellen Falls Ihnen die Anordnung der Elemente in dem vordefinierten Adressblock-Seriendruckfeld (Hyperlink ADRESS- BLOCK bzw. Symbol ) nicht zusagt, können Sie die Adressangaben auch aus einzelnen Seriendruckfelder (Hyperlink WEITERE ELEMENTE bzw. Symbol ) zusammensetzen. Adresse mit Standard-Adressblock und mit einzelnen Seriendruckfeldern erzeugt Mehrere Seriendruckfelder einfügen Wenn Sie - wie beim manuellen Zusammenstellen der Adressangaben - in ein Dokument mehrere Seriendruckfelder hintereinander einfügen möchten, brauchen Sie das Dialogfenster SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN nach dem Einfügen des ersten Feldes nicht unbedingt zu schließen. Es ist nämlich auch möglich, zunächst alle benötigten Seriendruckfelder in das Dokument zu übernehmen und erst anschließend die Seriendruckfelder an die gewünschten Stellen zu verschieben bzw. durch Leerzeichen und Absatzmarken voneinander zu trennen. 18

5 Praxisbeispiele für Seriendokumente 3 Grußzeile einfügen Beim Erzeugen von Serienbriefen steht Ihnen mit dem Hyperlink GRUSSZEILE bzw. dem Symbol eine einfache und schnelle Möglichkeit zur Verfügung, eine Anrede einzufügen, die auf das Geschlecht des Adressaten abgestimmt ist. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datensätze über ein Feld verfügen, aus dem das Geschlecht des Empfängers hervorgeht, z. B. ein Feld Anrede, in dem entweder Frau oder Herr steht. Geschlechtspezifische Anrede 3.3 Brief mit Grafiken optisch aufbereiten Übungsdateien: Immobilien3, Immobilien4.bmp Ergebnisdatei: Immobilien-E2 Clip suchen und in das Hauptdokument einfügen In das Hauptdokument eines Serienbriefes lassen sich Clips wie in herkömmliche Dokumente einfügen. Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument (z. B. Immobilien3), an der die Grafik eingefügt werden soll, z. B. in die Kopfzeile. Clip im Briefkopf Um den Aufgabenbereich CLIPART zu öffnen, rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN - GRAFIK - CLIPART auf. Geben Sie im eingeblendeten Aufgabenbereich den Dateinamen oder das Schlüsselwort ein, nach dem gesucht werden soll (z. B. Ferien), und betätigen Sie die Schaltfläche OK. Nach Abschluss der Suche blendet Word die gefundenen Clips ein. Wenn Sie einen Clip gefunden haben, der Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie darauf, um ihn in das Dokument zu übernehmen. Der Clip wird an der Cursorposition in den Text eingefügt, und Sie können wieder den Aufgabenbereich SERIENDRUCK einblenden. Notizen 19

6 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe Clip positionieren Die Größe des Clips lässt sich wie gewohnt verändern. Um den Clip individuell positionieren zu können, muss der Textfluss geändert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Clip, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt GRAFIK FORMATIEREN auf. Wechseln Sie zum Register LAYOUT, und ändern Sie im Bereich UMBRUCHART den Textfluss durch Doppelklicken auf das gewünschte Symbol, z. B. auf das Symbol VOR DEN TEXT. Sie können den Clip nun durch Ziehen mit der Maus individuell positionieren. Unterschrift als Grafik einfügen Auch das Unterschreiben jedes einzelnen Briefes können Sie umgehen, indem Sie die Unterschrift als Grafik in das Hauptdokument einfügen. Voraussetzung ist, dass Sie über eine entsprechende Unterschrift verfügen, die Sie beispielsweise eingescannt haben und die z. B. im bmp- oder jpg-format vorliegt. Markieren Sie die Unterschrift im Ursprungsprogramm, kopieren Sie sie z. B. mit STRG C in die Zwischenablage, und fügen Sie sie z. B. mit STRG V an der gewünschten Stelle im Word-Dokument ein. oder Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle, rufen Sie den Menüpunkt EINFÜGEN - GRAFIK - AUS DATEI auf, wählen Sie die gewünschte Datei (z. B. Immobilien4.bmp) aus, und übernehmen Sie die Grafik mit EINFÜGEN in das Dokument. Bei Bedarf können Sie die Grafik auf gewohnte Weise zuschneiden, in der Größe verändern oder anderweitig bearbeiten. Eingefügte Unterschrift 3.4 Verzeichnis anfertigen Übungsdateien: Immobilien5, Immobilien6 Ergebnisdateien: Immobilien-E3, Immobilien-E4 Was ist ein Verzeichnis? Dem Anschreiben soll ein Verzeichnis der aktuellen Immobilieangebote beigefügt werden. Im Gegensatz zu dem zuvor erstellten Serienbrief, bei dem für jeden Datensatz (Kunde) eine neue Seite angelegt wird, soll die zu erzeugende Liste alle Datensätze (Immobilien) auf einer Seite aufführen. Zu diesem Zweck steht Ihnen der Dokumenttyp VERZEICHNIS zur Verfügung, der sich von einem Serienbrief durch das Fehlen des Seitenumbruchs unterscheidet. Verzeichnis erstellen Erstellen Sie in einem neuen Dokument eine Tabelle (9 Spalten und 1 Zeile), oder öffnen Sie die Übungsdatei Immobilien5. Wählen Sie im ersten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Option VERZEICHNIS, oder klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf das Symbol, und wählen Sie in dem eingeblendeten Dialogfenster die Option VERZEICHNIS. Legen Sie im zweiten Schritt fest, dass Sie das Hauptdokument auf der Basis des aktuellen Dokuments erstellen möchten. Aktivieren Sie im dritten Schritt des Assistenten das Optionsfeld VORHANDENE LISTE VERWENDEN, bzw. klicken Sie auf das Symbol, und öffnen Sie die Datenquelle, z. B. die Datei Immobilien6. Fügen Sie die benötigten Seriendruckfelder in das Hauptdokument ein. Im Beispiel fügen Sie die Seriendruckfelder nacheinander in die Zellen der Tabelle ein (vgl. Abbildung unten). Prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau, und führen Sie den Seriendruck wie gewohnt fort. Schritt 2 des Assistenten 20

7 Praxisbeispiele für Seriendokumente 3 Betätigen Sie im sechsten Schritt des Assistenten den Hyperlink ALS NEUES DOKUMENT SPEI- CHERN oder verwenden Sie das entsprechende Symbol, um das Verzeichnis in ein Dokument auszugeben. Speichern Sie dieses Dokument z. B. unter dem Namen Immobilien-E3. Hauptdokument mit eingefügten Seriendruckfeldern Erzeugtes Verzeichnis ohne Überschrift (Ergebnisdatei "Immobilien-E3") Verzeichnis aufbereiten Das eingefügte Verzeichnis lässt sich bei Bedarf formatieren und über EINFÜGEN - SEITENZAHLEN mit einer Seitennummerierung versehen. Außerdem können Sie eine Überschriftenzeile hinzufügen, aus der hervorgeht, welche Inhalte in den einzelnen Tabellenspalten aufgelistet sind. Wechseln Sie in die erste Tabellenzeile, und fügen Sie z. B. über den Menüpunkt TABELLE - EINFÜGEN - ZEILEN OBERHALB eine leere Tabellenzeile ein. Geben Sie die betreffenden Angaben in die Zeile ein. Dabei müssen die Überschriften nicht unbedingt mit den Feldnamen der Datenquelle übereinstimmen. Gestalten Sie das Verzeichnis nach Ihren Wünschen, und führen Sie bei Bedarf die Silbentrennung durch. Um bei mehrseitigen Verzeichnissen festzulegen, dass die Überschriftenzeile auf jeder Seite eingefügt wird, platzieren Sie den Cursor in der ersten Zeile und rufen Sie den Menüpunkt TABELLE - ÜBERSCHRIFTENZEILEN WIEDERHOLEN auf. Speichern Sie das Verzeichnis unter dem Namen Immobilien-E4. Überschriftenzeile auf der ersten Seite des Verzeichnisses Falls ein Feldeintrag etwas länger ist, kann es sein, dass sich mitten in der Zeile der Seitenumbruch befindet. Dies lässt sich beheben, indem Sie die ganze Tabelle markieren (z. B. über TABELLE - MARKIEREN - TABELLE) und nach Aufruf des Menüpunkts TABELLE - TABELLENEIGENSCHAFTEN im Register ZEILE das Kontrollfeld ZEILENWECHSEL AUF SEITEN ZULASSEN deaktivieren. Seitenumbruch in der Zeile vermeiden 21

8 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 3.5 Briefumschläge bedrucken Mit der Seriendruckfunktion Briefumschläge bedrucken Wählen Sie als Dokumenttyp im ersten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Option UM- SCHLÄGE, und klicken Sie im zweiten Schritt des Assistenten auf den Hyperlink OPTIONEN FÜR UMSCHLÄGE. oder Klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf das Symbol, und aktivieren Sie in dem eingeblendeten Dialogfenster die Option UMSCHLÄGE. Wählen Sie im Register UMSCHLAGOPTIONEN des eingeblendeten Dialogfensters das Umschlagformat im gleichnamigen Listenfeld aus, und nehmen Sie bei Bedarf weitere Einstellungen vor. Um festzulegen, wie die Umschläge vom Drucker eingezogen werden, wechseln Sie zum Register DRUCKOPTIONEN und legen Sie die gewünschte Zufuhrmethode fest. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Word passt das aktuelle Dokument automatisch den Umschlagmaßen an und fügt zugleich für die Empfängeradresse sowie je nach Umschlagsformat für die Absenderadresse jeweils einen Positionsrahmen ein. Anschließend blinkt der Cursor an der Position, die für die Absenderadresse vorgesehen ist. Geben Sie die Absenderadresse ein, und betätigen Sie anschließend die -Taste, um den Cursor in demjenigen Positionsrahmen zu platzieren, der für die Empfängeradresse vorgesehen ist. Wechseln Sie zum dritten Schritt des Assistenten, bzw. klicken Sie auf das Symbol, und wählen Sie die gewünschte Datenquelle aus. Fügen Sie im vierten Schritt mithilfe der Hyperlinks ADRESSBLOCK bzw. WEI- TERE ELEMENTE oder mit den Symbolen bzw. die gewünschten Seriendruckfelder in das Dokument ein, und führen Sie den Seriendruck wie gewohnt zu Ende. Hauptdokument für Umschläge Optionen für Umschläge festlegen Im Dialogfenster UMSCHLAGOPTIONEN stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten für die individuelle Gestaltung der Umschläge zur Verfügung. Sie möchten... ein individuelles Umschlagformat einrichten die Empfänger- bzw. die Absenderadresse formatieren den Ausdruck der Absenderadresse verhindern (z. B. wegen eines vorgedruckten Firmenlogos) die Position der Empfänger- bzw. Absenderadresse auf dem Umschlag verändern Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag BENUTZERDEFINIERTES FORMAT, und tragen Sie die Maße des Umschlags ein. Betätigen Sie die Schaltfläche bzw.. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie die gewünschten Zeichenformatierungen vornehmen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche, und aktivieren Sie im Bereich EFFEK- TE des Registers SCHRIFT das Kontrollfeld AUSGEBLENDET. Wählen Sie mit den Feldern bzw. die gewünschte Position aus. Mithilfe der Vorschau lassen sich die Veränderungen kontrollieren. Optionen für Briefumschläge 22

9 Praxisbeispiele für Seriendokumente Adressetiketten bedrucken Adressetiketten mit der Seriendruckfunktion bedrucken Der Druck von Adressetiketten entspricht im Wesentlichen dem Druck von Briefumschlägen. Erzeugen Sie ein neues leeres Dokument. Wählen Sie als Dokumenttyp ETIKETTEN. Falls Sie den Assistenten verwenden, klicken Sie im zweiten Schritt auf den Hyperlink ETIKETTENOPTIONEN. Ändern Sie im Bereich des eingeblendeten Dialogfensters bei Bedarf die Angaben zum Drucker. Wählen Sie im Listenfeld den Hersteller der Etiketten, bestimmen Sie über das Listenfeld anschließend das Etikettenformat, und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Word fügt im Hauptdokument eine ganzseitige Tabelle mit Feldern für die Datensätze ein. Öffnen Sie anschließend die Datenquelle. Word fügt auf jedem Etikett außer dem ersten die Feldfunktion NÄCHSTER DATEN- SATZ ein, um einen Seitenwechsel zu unterdrücken. Optionen für Etikettendruck Notizen 23

10 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe Platzieren Sie den Cursor in der ersten, leeren Zelle, und richten Sie im vierten Schritt des Assistenten oder mithilfe der Symbole bzw. das erste Etikett nach Ihren Wünschen ein. Sie können das erste Etikett nach Belieben gestalten, beispielsweise durch zusätzliche Eingabe von festem Text. Um das Layout, gegebenenfalls den Text und die Seriendruckfelder des ersten Etiketts auf die übrigen Etiketten zu übertragen, betätigen Sie die Schaltfläche ALLE ETIKETTEN AKTUALISIE- REN oder klicken Sie auf das Symbol. Fahren Sie mit dem Seriendruck wie gewohnt fort. Hauptdokument für Etiketten (Tabelle) mit Seriendruckfeldern versehen Wenn Sie einen Etikettenbogen, Einzeletiketten oder einzelne Briefumschläge ohne die Seriendruckfunktion bedrucken wollen (z. B. mit der eigenen Absenderadresse), steht Ihnen hierzu der Menüpunkt EXTRAS - BRIE- FE UND SENDUNGEN - UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN zur Verfügung. Etikettenbogen nur teilweise bedrucken Wenn Sie beim Druck in ein neues Dokument bzw. auf den Drucker z. B. nur die Datensätze 3 bis 5 ausgeben lassen, ist beim Seriendruck von Etiketten diese Einschränkung häufig nur teilweise erfolgreich. Word beginnt zwar mit dem geforderten Datensatz 3, verbindet dann jedoch außer den Datensätzen 4 und 5 auch so viele weitere Datensätze, bis der angefangene Etikettenbogen vollständig gefüllt ist. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Etiketten vor dem Ausdruck in ein Dokument auszugeben und aus diesem Dokument alle überflüssigen Datensätze herauszulöschen. Adressetiketten individuell anpassen bzw. neu erstellen oder Wählen Sie im Dialogfenster ETIKETTEN EINRICHTEN ein Etikett aus, dessen Größe der von Ihnen gewünschten Etikettengröße am nächsten kommt, betätigen Sie die Schaltfläche DE- TAILS, und nehmen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die erforderlichen Einstellungen vor. Vergeben Sie einen Namen für das angepasste Etikett. Um ein neues Etikett zu erstellen, aktivieren Sie im Dialogfenster ETIKETTEN EINRICH- TEN zunächst im Bereich DRUCKERINFORMA- TIONEN die Art des Druckers, auf dem die Etiketten ausgegeben werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche NEUES ETI- KETT. Geben Sie im Eingabefeld einen Namen für das Etikett ein. Legen Sie in den betreffenden Eingabefeldern Maße und Anordnung der Etiketten fest. In der Vorschau können Sie dabei die Auswirkungen Ihrer Einstellungen kontrollieren. Das neue Etikett lässt sich anschließend verwenden, indem Sie im Dialogfenster ETIKETTEN EINRICHTEN die Etikettenmarke ANDERE/STANDARD wählen und im Listenfeld BESTELLNUMMER den entsprechenden Eintrag anklicken. Neues Etikettenformat definieren 24

11 Praxisbeispiele für Seriendokumente Tipps für den Ausdruck von Seriendokumenten Unerwünschte Seitenumbrüche erkennen Nach dem Erzeugen eines Seriendokuments können Sie das Dokument z. B. mithilfe der Seitenansicht auf unerwünschte Seitenumbrüche kontrollieren. Unter der Voraussetzung, dass Sie wissen, wie viele Datensätze verwendet wurden und dass pro Datensatz z. B. eine Seite ausgegeben werden soll, steht Ihnen jedoch noch eine weitere, sehr schnelle Kontrollmöglichkeit zur Verfügung, indem Sie beim erstellten Serienbrief die in der Statusleiste angegebene Seitenzahl mit der Anzahl der Datensätze vergleichen. Abgebrochenen Druck fortführen Wenn Sie viele Serienbriefe ausdrucken, kann es vorkommen, dass der Ausdruck abgebrochen wird. In diesem Fall brauchen Sie nicht den gesamten Ausdruck erneut zu starten, sondern können den Ausdruck auf die fehlenden Serienbriefe beschränken. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Nummer desjenigen Datensatzes kennen, mit dem der Ausdruck der übrigen Briefe beginnen soll. Diesen Datensatz können Sie mit der Suchfunktion schnell finden. Datensatz suchen Schauen Sie beim Ausdruck nach, welcher Serienbrief als Letzter ausgedruckt wurde, und merken Sie sich z. B. den Namen der Person und den Ort. Vergewissern Sie sich, dass das Hauptdokument in der Seriendruck-Vorschau angezeigt wird (Symbol ist aktiviert), und klicken Sie auf das Symbol. oder Wechseln Sie im Hauptdokument zum Schritt 5 Datensatz suchen des Assistenten, und klicken Sie auf den Hyperlink EMPFÄNGER SUCHEN. Je nach verwendeter Datenquelle wird das Dialogfenster EINTRAG SUCHEN oder Ausschnitt aus der Symbolleiste IN FELD SUCHEN SERIENDRUCK eingeblendet. Bestimmen Sie eventuell das Feld, in dem beispielsweise der Name gesucht werden soll. Geben Sie in das Eingabefeld z. B. den gesuchten Namen ein. Starten Sie die Suche durch Anklicken der Schaltfläche WEITERSUCHEN bzw. BEGINNEN. Word zeigt den ersten gefundenen Datensatz an. Falls es sich hierbei nicht um den gesuchten Datensatz handelt, lassen Sie weitersuchen. Wenn Word den gewünschten Datensatz gefunden hat, schließen Sie das Dialogfenster. Sehen Sie anschließend im Eingabefeld GEHE ZU DATENSATZ in der Symbolleiste SERIEN- DRUCK nach, welche Nummer angezeigt wird, und merken Sie sich diese Nummer. Notizen 25

12 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe Fehlende Serienbriefe drucken Klicken Sie auf das Symbol, bzw. wechseln Sie im Hauptdokument zum Schritt 6 des Assistenten, und klicken Sie auf den Hyperlink DRUCKEN. Tragen Sie im Eingabefeld VON diejenige Zahl ein, die der Nummer des Datensatzes folgt, bei dem der Ausdruck abgebrochen wurde. Geben Sie im Eingabefeld BIS die letzte Datensatznummer (oder eine beliebige größere Zahl) ein, und starten Sie die Ausgabe mit OK. Fehlende Serienbriefe drucken Diese Möglichkeit können Sie ebenfalls verwenden, wenn Sie nur einen einzigen Serienbrief ausdrucken möchten. In diesem Fall geben Sie in die Eingabefelder VON und BIS dieselbe Zahl ein. 3.8 Serienbriefe mit Outlook versenden Übungsdatei: Immobilien7 Ergebnisdatei: -- Seriendokumente als s versenden Seriendokumente können nicht nur ausgedruckt oder in ein Dokument ausgegeben werden, sondern sie lassen sich auch als s versenden. Voraussetzung hierfür ist, dass auf Ihrem Rechner das Programm Microsoft Outlook mit einem entsprechenden Profil installiert ist. Erzeugen Sie ein neues leeres Dokument, oder öffnen Sie die Übungsdatei Immobilien7 bzw. eine andere Datei, die Sie als Hauptdokument verwenden möchten. Starten Sie den Seriendruck-Assistenten, bzw. blenden Sie die Symbolleiste SERIENDRUCK ein. Wählen Sie im ersten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Option -NACHRICHTEN., und wählen Sie in dem ein- oder Klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf das Symbol geblendeten Dialogfenster die Option -NACHRICHTEN. Fahren Sie mit dem Seriendruck wie gewohnt fort. Klicken Sie im sechsten Schritt des Assistenten auf den Hyperlink , oder klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf das Symbol. Das Dialogfenster SERIENDRUCK IN wird eingeblendet. Wählen Sie den Namen des Feldes aus, das die gewünschten -Adressen enthält. Geben Sie einen Betreff ein, der allen auszugebenden s hinzugefügt werden soll. Legen Sie fest, in welchem Format Sie die versenden möchten (vgl. nachfolgende Tabelle). Bestimmen Sie anhand der Options- und Eingabefelder im Bereich die Datensätze, für die Sie eine erstellen möchten, und bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Je nachdem, wie Outlook auf Ihrem Rechner eingerichtet ist, werden anschließend weitere Dialogfenster eingeblendet, in denen Sie Ihr Profil auswählen und das passende Kennwort eingeben müssen. Die s werden in Outlook im Ordner Postausgang abgelegt. Um die s zu versenden, starten Sie Outlook, und klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN/ EMPFANGEN. Seriendokument in s ausgeben 26

13 Praxisbeispiele für Seriendokumente 3 Die gesendeten s finden Sie anschließend im Ordner Gesendete Objekte von Outlook. Nachrichtenformat HTML ANLAGE NUR-TEXT Wirkung Formatierungen bleiben in der weit gehend erhalten. Das - Programm des Empfängers muss jedoch HTML entschlüsseln können. Das Word-Dokument wird als Anhang an die angehängt. Formatierungen gehen verloren, die kann jedoch von beliebigen -Programmen gelesen werden. 3.9 Schnellübersicht Sie möchten... einen Serienbrief oder ein Verzeichnis erstellen Umschläge oder Etiketten mit der Seriendruckfunktion bedrucken die Unterschrift als Grafik einfügen einen abgebrochenen Druck fortführen Seriendokumente als versenden Im ersten Schritt des Assistenten bzw. nach Klick auf das Symbol Option BRIEFE bzw. VERZEICHNIS Im ersten Schritt des Assistenten bzw. nach Klick auf das Symbol Option UMSCHLÄGE bzw. ETIKETTEN Unterschrift im Ursprungsprogramm markieren und über die Zwischenablage einfügen oder EINFÜGEN - GRAFIK - AUS DATEI In Seriendruck-Vorschau wechseln, über den Hyperlink EMPFÄNGER SUCHEN bzw. das Symbol Nummer des Datensatzes herausfinden, der als Letzter ausgedruckt wurde, bzw. Hyperlink DRUCKEN betätigen, Option VON BIS, Nummern der gewünschten Datensätze eingeben Im ersten Schritt des Assistenten bzw. nach Klick auf das Symbol Option -NACHRICHTEN, anschließend Outlook starten und Klick auf die Schaltfläche SENDEN/EMPFANGEN Notizen 27

14 3 Office Word Themen-Special: Serienbriefe 3.10 Übung Anschreiben eines Partyservice erstellen Übungsdateien: Party1, Party2 Ergebnisdatei: Party-E1 Sie betreiben einen Partyservice und möchten Ihre Kunden über neue Gerichte informieren. Öffnen Sie die Übungsdatei Party1, und erstellen Sie mit diesem Dokument einen Serienbrief an die Kunden, deren Adressen in der Datenquelle Party2 gespeichert sind. Fügen Sie eine Grußzeile und die Adresse ein, und verwenden Sie statt des Adressblocks einzelne Seriendruckfelder. Geben Sie die Briefe in ein Dokument aus, und speichern Sie dieses unter dem Namen Party-E1. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei "Party-E1" (Brief) Tabellarisches Verzeichnis von Gerichten erzeugen Übungsdatei: Party3 Ergebnisdatei: Party-E2 Erstellen Sie ein Verzeichnis der erhältlichen Gerichte. Fügen Sie hierzu in ein neues Dokument eine Tabellenzeile mit den Seriendruckfeldern Gericht, Beschreibung, Portionen und Preis ein. Verwenden Sie die Datenquelle Party3. Fügen Sie nach dem Verbinden dem Verzeichnis eine Überschriftenzeile hinzu. Formatieren Sie das Verzeichnis nach Ihren Wünschen, und speichern Sie es unter dem Namen Party-E2. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei "Party-E2" (Verzeichnis) Umschläge mit Seriendruckfunktion bedrucken Übungsdatei: Party2 Ergebnisdatei: Party-E3 Um die Anschreiben mit dem Verzeichnis der Gerichte versenden zu können, werden Umschläge benötigt. Erstellen Sie diese mithilfe eines neuen Dokuments und der Datenquelle Party2. Als Umschlagformat wählen Sie C4 (229 x 324 mm). Verwenden Sie statt des Adressblocks einzelne Seriendruckfelder. Geben Sie die Umschläge in ein neues Dokument aus, und speichern Sie dieses unter dem Namen Party-E3. Ein Umschlag aus der Ergebnisdatei "Party-E3" 28

15 Praxisbeispiele für Seriendokumente 3 Notizen 29