Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Transkript

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 2 Teil 2 ( ) Projektinitialisierung I: Projektziele und Projektsteckbrief SS

2 Hauptaufgaben der Initialisierungsphase Initialisierung: Projektauftrag Festlegung des Projektziels Business Case bzw. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Projektumfeld-und Stakeholder-Analyse Einrichtung der Projektorganisation: Auftraggeber, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Lenkungsausschuß Projektantrag Projektauftrag Kickoff Kritische Erfolgsfaktoren (Praxistipps) Praxis-Beispiele 2

3 Anlässe für ein Projekt Idee oder Verbesserungsvorschlag, z.b. aus Betrieblichem Vorschlagswesen (BVW) Anfrage / Auftrag eines Kunden Konsequenz eines anderen Projektes Reaktion auf Marktentwicklung Maßnahme zur Erreichung eines definierten Unternehmensziels (aktives Projektportfolio-Management) Gesetzliche Änderungen Nutzung technischer Neuerungen Prüfberichte (z.b. Wirtschaftsprüfer, Revisor, Datenschutzbeauftragter) Kostensenkungsprogramm Unternehmensgründung / -krise Firmenfusion 3

4 Von der Idee zum Kickoff Idee Kick off Projektziel Problem Kundenauftrag Neue Geschäftsidee Betriebliches Vorschlagswesen Analysen (Umfeld, Stakeholder) und Vorarbeiten zur Entscheidung Genehmigung Priorisierungsgremium 4

5 Definition Projektziel Definitionen Projektziel ist die "Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden sollen, bezogen auf Projektgegenstand und Projektablauf. (DIN :2009) Die Projektzielsetzung ist es, die vereinbarten Endresultate, unter besonderer Berücksichtigung der Deliverables, im vorgeschriebenen zeitlichen Rahmen, mit dem vereinbarten Budget und innerhalb verträglicher Risikoparameter zu liefern. (ICB 3.0) 5

6 Projektzielklärung ist unabdingbar! Todsünde im PM: Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel früher oder später Unklarer Projektauftrag Projekt- Krise Machen Sie mal! So habe ich mir das aber nicht vorgestellt Prozess und Rollen Auftraggeber gibt in der Regel Eckdaten für Ziele vor Projektleiter ist verantwortlich für die genaue Zielklärung, d.h. er erstellt den Zielekatalog, zeigt Zielkonflikte auf, schlägt Prioritäten vor und führt die Abstimmung herbei. Ideal: Für jeden Mitarbeiter gibt es ein individuelles (abgeleitetes) Ziel, zu dem er sich besonders bekennt 6

7 Die Bedeutung der Zieldefinition im PM (1/2) 7

8 Die Bedeutung der Zieldefinition im PM (2/2) 8

9 Welche Funktionen haben die Ziele im Projektmanagement? Kontrollfunktion Projekterfolg wird überprüfbar; Ziel-Abweichungen lassen sich früh erkennen Orientierungsfunktion Road Map des Projektes; alle wissen, wohin die Reise geht Korrektur falscher Erwartungen (Nicht-Ziele) Verbindungsfunktion Mitarbeitermotivation durch Einbindung in Zielformulierung und laufende Information zum Gesamtstatus; Wir -Gefühl Koordinierungsfunktion Eine Koordination und damit verbunden die Beherrschung der Projektkomplexität ist über die Ziele möglich Selektionsfunktion Zieldefinition erleichtert Entscheidungen im Projektverlauf Bringt uns die Entscheidung näher zum Ziel, oder entfernt sie uns vom Ziel? Welche Alternative unterstützt am besten die Projektziele? Quelle: Kompetenzbasiertes 9 Projektmanagement (PM3), S. 140

10 Workshopteil 1: Ziele definieren Zielschärfung (messbare Ziele) Teilnehmer entwickeln Ziele zu den Team-Projekten 1. Aufbau einer Online-Plattform zum Austausch zwischen Nutzern 2. Machbarkeitsstudie für die Schnittstelle App/Arzt 3. Kooperationspartner finden, die die Idee unterstützen und finanzieren 4. Zielgruppenerschließung durch Produktdiversifikation (Qualität / Preis) 5. Schnellere Informationen für Touristen 6. Schaffen einer zentralen Anlaufstelle für Spielberichte und Ergebnisse Workshopteil 10

11 Ziele müssen SMART formuliert werden S = Spezifisch Was soll genau erreicht werden? Das S wird vielfach als auch synonym für schriftlich fixiert und präzisiert verwendet. Ziele sind immer positiv zu formulieren M = Messbar Welches sind die Messkriterien? An welchem Zielmaßstab soll die Zielerreichung gemessen und kontrolliert werden? A = Attraktiv Ist das Ziel anspruchsvoll und herausfordernd? Oftmals wird das A auch gleichgesetzt mit akzeptabel oder aktiv beeinflussbar. Das bedeutet, dass der Projektleiter, mit dem das Ziel ja vereinbart wird, auch in der Lage sein muss, die Zielerreichung mit den ihm zur Verfügung stehenden Mitteln aktiv zu beeinflussen. R = Realisierbar Ist das gesteckte Ziel unter Berücksichtigung der gegebenen Umstände und der vorhandenen Ressourcen erreichbar? T = Terminiert Ist eine Frist gesetzt, innerhalb der das genannte Ziel erreicht werden soll? Ggf. bietet sich die ergänzende Vereinbarung von terminierten Zwischenzielen an. 11

12 SMART-Regel in Bildern = 12

13 Ziele müssen messbar sein bzw. gemacht werden Ziele müssen quantitativ messbar sein, damit am Ende des Projektes eine objektive Überprüfung stattfinden kann, ob das Projekt erfolgreich war Vorgehen: Relevante Zielgrößen (Kennzahlen) ermitteln und festlegen Zahlen oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Minimal- oder Maximalwerte hierfür vereinbaren Falsche Zieldefinition Die Rationalisierung der Büro- Organisation ist abgeschlossen Die Anwender sind mit dem neuen Programm zufrieden Miß es oder vergiß es! Richtige Zieldefinition Durch die neue Büro-Organisation werden /Monat eingespart Die Anwender haben das Programm in einer Zufriedenheitsumfrage mindestens mit der Note gut bewertet Die Fehlerhäufigkeit wird deutlich verringert Die Durchlaufzeit wird erheblich verkürzt Die Fehlerhäufigkeit wird von 42 Stk./ Monat auf 28 Stk./Monat verringert Die Durchlaufzeit wird von bisher 6 Tagen auf zukünftig 4 Tage verkürzt 13

14 Workshopteil 2: Ziele definieren Zielschärfung (SMARTe Ziele) Teilnehmer entwickeln (SMARTe) Ziele zu den Team-Projekten 1. Aufbau einer Online-Plattform zum Austausch zwischen Nutzern 2. Machbarkeitsstudie für die Schnittstelle App/Arzt 3. Kooperationspartner finden, die die Idee unterstützen und finanzieren 4. Zielgruppenerschließung durch Produktdiversifikation (Qualität / Preis) 5. Schnellere Informationen für Touristen 6. Schaffen einer zentralen Anlaufstelle für Spielberichte und Ergebnisse Workshopteil 1. Aufzählung der Einzelfeatures der Online-Plattform (T: 30. Juni 2013) 2. Machbarkeitsstudie mit technischer Schnittstelle App/Arzt mit Quantifizierung in 20 Arztpraxen bis zum Mindestens 10 Kooperationspartner bis zum 15. Mai 2013 gefunden 4. Preiskalkulation für 4 verschiedene Varianten bis zum 30. Juni In den ersten vier Wochen nach Inbetriebnahme mindestens 20% mehr Zugriffe (IST: 100 Zugriffe / Tag)* 6. Innerhalb eines Jahres nach Inbetriebnahme sollen 80% der Vereine abgedeckt sein* )* : Zieltermin ist später als Projektendetermin kein echtes Projektziel im engeren Sinne 14

15 Beispiel für SMARTe Zielformulierung Der Kick-Off für das Rolloutprojekt (ebenfalls mit Beteiligung beider Kunden) hat bis stattgefunden. Eine detaillierte Rolloutplanung für AOK PLUS und AOK BY ist bis erstellt. Eine Pilotierung für AOK PLUS ist bis erfolgreich abgeschlossen (Start Pilot ). Eine Pilotierung für AOK BY ist bis erfolgreich abgeschlossen (Start Pilot ). Der Rollout für kubus IT ist bis erfolgreich abgeschlossen. Der Rollout für AOK PLUS ist bis erfolgreich abgeschlossen. Der Rollout für AOK BY ist bis erfolgreich abgeschlossen. Budget von 3,15 Mio. Euro ist eingehalten. Outputlösungen Textsysteme sind, soweit notwendig, angepasst und funktionsfähig. Die im Vorprojekt ermittelten Anwendungen sind für die AOK PLUS bis und für die AOK Bayern bis angepasst und getestet. Der FLS und SLS ist bis für Office 2010 qualifiziert. Die Anwender sind über Office 2010 unterrichtet. Unterstützungsmaßnahmen sind eingerichtet. Quelle: kubus IT 15

16 Zielentwicklungsprozess Zielentwicklung: Ziele erkennen, formulieren, bewerten, priorisieren und vereinbaren (vor Projektstart) 1. Ziele sammeln und formulieren 2. Ziele clustern bzw. priorisieren: Zieltabelle, Zielhierarchie Ergebnisziele Leistungsziele Muss-Ziele Vorgehensziele Terminziele Soll-Ziele Kostenziele Kann-Ziele 3. Beeinflussung von Zielen analysieren und mögliche Zielkonflikte erkennen: Zielbeziehungsmatrix 4. Nicht-Ziele benennen 5. Ziele messbar machen 6. Ziele mit Team und Auftraggeber abstimmen 7. Ziele in den Projektantrag als Projektziele aufnehmen 8. Ggf. weitere Schärfung der Ziele vornehmen Bei größeren Projekten bietet sich ein Zieldefinitionsworkshop an 16

17 7 Hilfsfragen für Ermittlung und Formulierung von Zielen 1. Was wünscht sich der Auftraggeber? 2. Was wünscht sich der Endkunde? 3. Was soll das Produkt / die Dienstleistung alles können? Welchen Nutzen hat der Endkunde? 4. Was muss das Produkt / die Dienstleistung unbedingt können (Muss-Ziele)? 5. Wie lange darf das Projekt dauern? 6. Was darf das Projekt / Produkt kosten? 7. Welches sind die Erfolgskriterien? Woran kann man die Zielerreichung überprüfen? 17

18 Ergebnis-und Vorgehensziele Projekt Ergebnisziele Vorgehensziele Ziele, die am Ende des Projektes erreicht sein sollen: Lieferobjekte Antwortzeiten der Software Hohe Kundenzufriedenheit mit neuem Produkt / Serviceleistung Ziele, die im Projektverlauf erreicht werden sollen: Umsetzung nur mit internen Mitarbeitern Zufriedene Projektmitarbeiter Gute Kommunikation innerhalb des Projektteams 18

19 Muss-, Soll- und Kann-Ziele Projekt Muss-Ziele Soll-Ziele Kann-Ziele Ziele, die im Projektverlauf vollständig erreicht werden müssen. Falls sie nicht erreicht werden, gilt das Projekt als gescheitert. Ziele, die im Projektverlauf weitestgehend erreicht werden sollen. Falls sie nicht erreicht werden, ist das Projekt nicht gescheitert. Wünschenswerte Ziele. Falls sie nicht erreicht werden, ist das Projekt nicht gescheitert. Mit dieser Kategorisierung kann im Projekt in Engpass-Situationen priorisiert gesteuert werden: Prio 1: Muss-Ziele Prio 2: Soll-Ziele Prio 3: Kann-Ziele 19

20 Leistungs-, Termin-und Kostenziele (Beispiel) Hausbau Zielhierarchie als Baumdiagramm Termin Leistungen Kosten Stakeholder Planungsbeginn: Gesamte Energieversorgung mit erneuerbaren Energien Plankosten: Zufriedenheit Bauherrn: wöchentliche Meetings Bauplan- Genehmigung: Wohnfläche: 160 qm Gesamtkosten: Zufriedenheit Bauarbeiter: Richtfest und Bezugsfest Abnahme: Wintergarten Muss-Ziel Pool im Keller Soll-Ziel Kann-Ziel 20

21 Mit Nicht-Zielen den Projektumfang abgrenzen Zur Abgrenzung des Projektumfangs (Scope) müssen auch die Nicht-Ziele festgelegt werden Nicht-Ziele : Was NICHT Bestandteil des Projektes ist Abgrenzung erhöht die Entscheidungssicherheit für alle Beteiligten: Beispiel schafft Klarheit und vermeidet unnötige Konflikte (aufgrund unausgesprochener Erwartungen) Ziel: Die zu entwickelnden Module sollen wiederverwendbar sein Nicht-Ziel: Die wiederverwendbaren Module werden NICHT weiterentwickelt und auch NICHT gepflegt 21

22 Zielhierarchie gibt einen Gesamtüberblick der Ziele Globalziel Verbesserung der Transportverhältnisse in der Innenstadt Zielklassen Zeitziele Finanz- und Kostenziele Leistungsziele Soziale Ziele Zielunterklassen Termine Kosten Komfort Transportleistung Lärmreduktion Operationale Zielformulierung Projektstart und -ende Betriebskosten pro Std. Projektkosten Personen pro Stunde Sitz-/ Stehplatzverhältnis Gefordertes Maß der Zielerreichung Meilensteintermine < x pro Stunde < y Mio. mind. x Personen pro Stunde max. 1:2 im Berufsverkehr Quelle: P. Nagel: Techniken der Zielformulierung, 1992, S. 269ff 22

23 Beispiel: Zieltabelle Hausbau 23

24 Zielbeziehungen Zielbeziehung neutral identisch komplementär konkurrierend antinom Auswirkung Die Ziele haben aufeinander keinen Einfluss Die Ziele sind identisch eines der Ziele entfernen Die Ziele fördern sich gegenseitig. Ein höherer Erfüllungsgrad des einen Ziels hat automatisch einen höheren Erfüllungsgrad des anderen Ziels zur Folge Die Erfüllung des einen Ziels führt zu Abstrichen beim Erfüllungsgrad des anderen Ziels: -> Zielkonflikt Sie schließen einander aus. D. h. wird das eine Ziel erreicht, so ist es nicht möglich, auch das andere Ziel zu erreichen Bereinigung vornehmen 24

25 Zielbeziehungen prüfen, bei Zielkonflikten Priorisierung vornehmen Konkurrenz-Beziehung von Zielen Die zunehmende Erfüllung eines Zieles kann nur durch Abstriche bei einem anderen Ziel erreicht werden Beispiel: Zielkonflikt bei IT-Service Management(ITSM) Qualität des IT-Services verbessern Reduktion der Kosten Häufiger Zielkonflikt bei Softwareprojekten Schnelle Produktfertigstellung Hohe Produktqualität Häufige Konsequenz: Reduktion der Testzeit Schlechtere Produktqualität und zusätzliche Kosten für Nachbesserungen Lösung: Zielpriorisierung vornehmen Beispiele: Qualität vor Zeit, Time-to-market, Design-to-cost -Ansatz 25

26 Beispiel: Zielbeziehungen Hausbau Priorität von Ziel 9 (Budgeteinhaltung) gegenüber Ziel 6 (Wintergarten): Sollte bei der Planung festgestellt werden, dass durch Errichtung des Wintergartens das geplante Gesamtbudget in Höhe von überschritten wird, ist auf Wunsch des Auftraggebers auf diesen zu verzichten, da er durch die Höhe seines Eigenkapitals und die geplante Finanzierung fest an das Gesamtbudget gebunden ist. Komplementäre Ziele 2 (Genehmigungstermin) und 3 (Fertigstellungstermin) Wird der Bauplan termingerecht genehmigt, so ist zu erwarten, dass auch der Fertigstellungstermin eingehalten wird Zielkonflikt zwischen den Zielen 7 (Pool im Keller) und 9 (Budgeteinhaltung) Es ist zu befürchten, dass der Pool im Keller das vorhandene Budget sprengt. Lösungsansatz: Entscheidung, sobald die geplanten Gesamtkosten vorliegen, ob Pool finanzierbar ist 26

27 Zielbeziehungsmatrix zeigt Zielverträglichkeiten Ziel 1 Ziel 2 Ziel 3 Ziel 4 Ziel 5 Ziel 6 Ziel 7 Ziel 8 Ziel 9 Ziel 10 Ziel 1 x Ziel 2 - x Ziel x Ziel x Ziel x Ziel x Ziel x Ziel x Ziel x Ziel x Legende: Zielkonflikt -> priorisieren neutral unterstützend antinom: Ziele schließen sich aus -> eines der Ziele entfernen 27

28 Empfehlungen zu Projektziele Zieldefinitionsworkshop Da die Projektziele eine herausragende Bedeutung besitzen (was nicht in der Zielaufstellung ist, wird auch nicht erreicht), empfiehlt es sich, vor dem Projektstart einen Zieldefinitionsworkshop mit den wichtigsten Stakeholdern durchzuführen Frühzeitiges Priorisieren von Zielen Um später im Projektverlauf unnötige Diskussionen zu vermeiden, sind Zielpriorisierungen frühzeitig vorzunehmen SMARTe Zielformulierung: Formulieren Sie Ihre Ziele SMART und achten Sie insbesondere auf die Messbarkeit Ziele kommunizieren (Commitment der Beteiligten) Es ist wichtig, dass den Projektbeteiligten die Ziele vermittelt werden und sie diese Ziele anerkennen Zielüberprüfung und anpassung im Projektverlauf Die Projektziele sind im Projektverlauf zu verfolgen (lfd. Messung des Zielerreichungsgrades), zu überprüfen und ggf. anzupassen 28

29 Praxisbeispiel: Ziele im Projekt NIMBUS Ziele Folie 4 des Projektantrags Zielabgrenzung Folie 5 des Projektantrags 29

30 Projektsteckbrief Der Projekt Steckbrief gibt einen kompakten Überblick über die wichtigsten Projektdaten, vgl. Vorlage Projektsteckbrief.doc 30

31 Aufgabe 2: Projektziele, Projektsteckbrief 1. Erarbeiten Sie die Zielbeschreibung Zielformulierung Zielarten Ergebnis- und Vorgehensziele Leistungs-, Termin- und Kostenziele Nennung (bzw. bewußter Ausschluss von) sozialen Zielen Tabelle der Einzelziele Zieltabelle.xls Kategorisierung der Einzelziele nach Muss-, Soll- und Kann-Zielen mit Erläuterung der Priorisierung Messkriterien zu den einzelnen Zielen (es muss erkennbar sein, wie jedes einzelne Ziel gemessen bzw. überprüft werden kann) Angabe von Nicht-Zielen Grafische Darstellung der Zielhierarchie (alle Ziele der Zieltabelle) als Baumstruktur Darstellung der Zielverträglichkeit in der Zielbeziehungsmatrix.xls 2. Erstellen Sie einen Projektsteckbrief mit Projektsteckbrief_Vorlage.doc 3. Fassen Sie die Ergebnisse von 1. und 2. zusammen in der Präsentation A2_Team_x.ppt 31

32 Termine zur Aufgabe 2 (Projektziele, Projektsteckbrief) Upload der Präsentation A2_Team_x.ppt auf WueCampus Präsentation der PL von Team 1 und Projektbericht, Kapitel 1 (1.1 Projektbeschreibung 1.2 Zielbeschreibung / Zielhierarchie) Upload von Projektbericht_1_Team_x.docauf WueCampus2 32