Adaptive Case Management in Bibliotheken

Transkript

1 Implementierung in der Biblithek der DHBW Heidenheim Martina Haller Biblithekskngress Leipzig

2 Adaptive Case Management Warum? 2

3 Ziele Praxisrientierter Überblick über Adaptive Case Management und verbundene Themen Fkus auf die Arbeitspraxis der Biblithek der DHBW Heidenheim während der Implementierung Grundsätzliche Eigenschaften der Adaptive Case Management Systeme darstellen Orientierung und Hinweise für andere Biblitheken geben 3

4 Frschungsfragen und Hypthesen Was ist unter Adaptive Case Management zu verstehen und in welchem Zusammenhang wird es eingesetzt? Wie kann Adaptive Case Management in der Praxis eingesetzt werden? Die Zusammenarbeit im Team wird durch das Adaptive Case Management System unterstützt. Adaptive Case Management bietet Lösungen für die in der Biblithek der DHBW Heidenheim festgestellten Prblemstellungen. Die Ziele der Implementierung werden erreicht und das Adaptive Case Management System wird genutzt. Durch den Einsatz vn Adaptive Case Management wird der Arbeitsprzess nicht behindert. Die Mitarbeiter und die Führungskraft fühlen sich in der Ausübung ihrer Arbeit und in ihrer Entscheidungsfreiheit nicht eingeschränkt. 4

5 Adaptive Case Management Instrument und Vrgehensweise Sftware Ablaufunterstützung und Dkumentatin unstrukturierter Przesse Verknüpft Daten zum Ablauf eines Vrgangs (Case) und deren Inhalte Ziel/Arbeitsstand/Ergebnis transparent benötigte Infrmatinen/Wissen verfügbar Nur Zielvrgabe, Ablauf bleibt dem Mitarbeiter überlassen, ist adaptiv Mitarbeiter hat benötigte Ressurcen und Befugnisse Unterstützung vn Teamarbeit Einhaltung vn Organisatinsregeln Evaluatin und Weitergabe vn Best practice umfasst Przess-, Wissensmanagement und Management mit Zielvereinbarungen Eingebettet in die Organisatins-/ Führungskultur 5

6 Rahmenbedingungen Studierende 2 (3) Standrte Studienakademie der Dualen Hchschule Baden-Württemberg Service im Fkus Ständige Verbesserung Entleihungen Digitale Dkumente und ejurnals Bestand Ex Zielvereinbarung Einführung ACM mit Präsidium der DHBW 2015 Einführung und wissenschaftliche Begleitung durch die Leiterin Przessmanagement seit Jan

7 Prblemfelder Stetige Veränderung steigende Zahl vn Prjekten Fehlende Dkumentatin der Abläufe unstrukturierter Przesse Fehlende Unterstützung des Ablaufs unstrukturierter Przesse Fehlende Aufgabenerinnerung Delegatin vn Teilaufgaben umständlich Fehlender Zugriff auf benötigte Infrmatinen Fehlende Übersicht über ffene Vrgänge Fehlende Nachvllziehbarkeit vn Vrgängen Fehlende Orientierung Fehlende Transparenz 8

8 Ziele der Implementierung Unstrukturierte Przesse in der Biblithek dkumentieren, nachhaltig ptimieren und das zugehörige Wissen managen Herstellung vn Transparenz über Stand, Ablauf, Entscheidungsfindung, Ziele und Zielerreichung intern für das Biblitheksteam und extern bei nicht standardisierbaren Przessen zu jedem Zeitpunkt Revisinssichere Ablage zugehöriger Infrmatinen Minimierung vn Suchzeit nach zu nicht standardisierbaren Przessen gehörenden Infrmatinen Unterstützung des Arbeitsablaufs Erhaltung der Handlungsfreiheit für situatinsgerechte Reaktinen bei gleichzeitiger Sicherstellung der Übereinstimmung mit Zielen und Organisatinsregeln Beschleunigung der Abarbeitung Möglichkeit der Evaluatin abgeschlssener Przesse Integratin vn Planung, Terminen, Wiedervrlagen und 9

9 Implementierung Dezember 2014 Freigabe der Standrtleitung und Einreichen Zielvereinbarung Identifikatin der Przesse: Prblemfallbehandlung Prjekt Snderbeschaffung Elektrnische Ressurcen Beschaffung vn Investitinsgegenst. Umzug vn Medien Wiedervrlage Einführungswrkshp System Aufsetzen eines Testsystems Installatin der Echtumgebung Echteinsatz 10

10 Sftwareeinsatz 11

11 Sftwareeinsatz 12

12 Sftwareeinsatz 13

13 Sftwareeinsatz 14

14 Evaluatin Analyse der Nutzdaten Methde: Auswertung der Systemdaten Persnendatensätze, 29 Firmendatensätzen, 72 Prjekte und 141 Wiedervrlagen Auswertung: Erstellte Prjekte je Kalenderwche Abgeschlssene Prjekte je Kalenderwche Anteile der Status vrhandener Prjekte Erledigte Wiedervrlagen je Kalenderwche Anteile der Status vrhandener Wiedervrlagen Erkennbare Nutzung des Systems

15 Evaluatin Analyse der Nutzdaten Erstellte Prjekte Kalenderwche Erstellte Prjekte 16

16 Evaluatin Analyse der Nutzdaten 12 Abgeschlssene Prjekte Abgeschlssene Prjekte Kalenderwche 17

17 Evaluatin Analyse der Nutzdaten Anteile der Status vrhandener Prjekte 11% 35% 50% Abgeschlssen Anschaffungswunsch Freigeschaltet In Arbeit In Bestellung 1% 3% 18

18 Evaluatin Analyse der Nutzdaten Erledigte Wiedervrlagen Kalenderwche Wiedervrlagen 19

19 Evaluatin Analyse der Nutzdaten Wiedervrlagen 1% 4% 26% 69% erledigt gesichtet in Bearbeitung ffen 20

20 Evaluatin Bebachtungen Methde: Teilnehmende Bebachtung mit Fkus auf 3 Aspekte Systemeinsatz: Persnen und Häufigkeit Tägliche Nutzung durch 4 Persnen vn 6 Nutzung vrwiegend durch Leitung und stellvertretende Leitung Kmmunikatin der Mitarbeiter über System Besprechung des Einsatzes Funktinswünsche Fehlfunktinen Persönliche Mitteilung, dass Auftrag im System wartet wird mit Einsatzdauer seltener Hinweis bei Stellvertretung: Alle Infrmatinen sind im System Veränderung der eingesetzten Arbeitsmittel der Mitarbeiter Ntizzettel und Unterlagen verschwinden vn Schreibtischen Psteingänge leeren sich 21

21 Evaluatin Befragung Methde: Befragung der Hauptnutzer mit Fragebögen individuell ( ) + gemeinsame Besprechung und Ergänzung ( ) Unterstützung der Zusammenarbeit Unterstützung des Arbeitsablaufs Transparenz über alle drt dkumentierten Vrgänge Übersichtlichkeit über Vrgänge Weitere Anwendungsmöglichkeiten Einsatz insgesamt gewinnbringend Oberfläche hat Verbesserungsptential Methde: Sammeln der Eindrücke des Biblitheksteams ab schriftlich und mündlich Beantwrtung einer in Teambesprechung und Wiki gestellten Frage Übersichtlichkeit über Vrgänge auch die der Leitungsebene Unterstützung der Zusammenarbeit Oberfläche hat Verbesserungsptential

22 Fazit Die Zusammenarbeit im Team wird durch das Adaptive Case Management System unterstützt. Adaptive Case Management bietet Lösungen für die in der Biblithek der DHBW Heidenheim festgestellten Prblemstellungen. Die Ziele der Implementierung werden erreicht und das Adaptive Case Management System wird genutzt. Durch den Einsatz vn Adaptive Case Management wird der Arbeitsprzess nicht behindert. Die Mitarbeiter und die Führungskraft fühlen sich in der Ausübung ihrer Arbeit und in ihrer Entscheidungsfreiheit nicht eingeschränkt. Die Implementierung ist gewinnbringend für die Biblithek. 23

23 Weitere Entwicklung/Ausblick Frtführung Praxiseinsatz Regelmäßige Evaluatin Implementierung einer weiteren Prjektvrlage im Januar 2016 Nutzung durch gesamtes Biblitheksteam Stand : 114 Prjekte (85 abgeschlssen), 497 Wiedervrlagen (419 erledigt), 53 Firmendatensätze, 98 Persnendatensätze Nutzung in anderen Organisatinseinheiten der Hchschule Nutzung in anderen Biblitheken 24

24 Vielen Dank! Martina Haller 07321/