Workflow Akten-Tracking

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1 Workflow Akten-Tracking DOCUBYTE e. K. Holger Martens Lochhamer Str Planegg-Martinsried Telefon: Mail: Version 2.0, Stand

2 Transport Standort Input Output KUNDE Barcode-Aufkleber anbringen Erfassung Ordnerrücken / Index Verpacken Elektronischer Lieferschein Kontrolle Datenlieferung Wareneingang rücksortierte Akten Elektronischer Lieferschein DOCUBYTE Wareneingangs- Kontrolle Scanning / Datenerfassung / Rücksortierung Warenausgang rücksortierte Akten Erstellung Ausgabe-Dateien / Datenlieferung 1-12 Monate Akten- Vernichtung

3 Nr. Beschreibung DOCUBYTE arbeitet aktenbasiert. D.h. alle Akten des entsprechenden Projekts werden jeweils mit einer eindeutigen Referenz-Nr. (Barcode- Aufkleber) versehen. Alle Barcodes sind neutral gehalten und bestehen aus einer 10-stelligen, fortlaufenden Ziffernfolge. Im Barcode verschlüsselt sind eine 5-stellige Projekt-Nr. (die gleichzeitig auf den Eigentümer der Akte verweist) und eine 5-stellige, fortlaufende Akten-Nr. Bei Bedarf werden außerdem Karton-Barcodes erzeugt. Die Verschachtelung der Akten in Kartons dient einerseits dem Vereinfachen des Wareneingangs bei DOCUBYTE und andererseits dem schnellen Auffinden von Akten, auf die evtl. bereits vor der Digitalisierung zugegriffen werden muss. Beim Verpacken der Akten kann optional ein Index vorerfasst werden (i.d.r. ist der Text des Ordnerrückens ein aussagekräftiger Index). Jeder Indexwert einer Akte wird mit dem entsprechenden Barcode verknüpft. Variante 1: Kunde beklebt und verpackt DOCUBYTE versendet die erforderlichen Barcodes an den Kunden eine Barcodepistole (USB-Schnittstelle) wird auf Wunsch zur Verfügung gestellt. Alle Barcodes (Akten- und Karton-Barcodes) und Indexwerte werden vom Kunden in Excel erfasst. Die Akten werden entsprechend der Liste verpackt und entweder vom Kunden angeliefert oder von DOCUBYTE abgeholt. Ein späterer Zugriff auf Original-Akten ist permanent möglich. Variante 2: DOCUBYTE beklebt und verpackt Wie Variante 1, nur dass DOCUBYTE Verpackungsmaterial, Bekleben, Erfassen und Transport komplett übernimmt. Sofern Zugriff auf die Akten während der Verarbeitungszeit nötig ist, werden zur Beschleunigung des Erfassungsprozesses vor Ort alle beklebten Ordnerrücken Fotografiert und nachgelagert erfasst. Alle Akten- und Karton-Barcodes werden entweder in Excel (Kunde) oder in einer speziellen Software (DOCUBYTE) erfasst und anschließend als elektronischer Lieferschein unterzeichnet. Dieser elektronische Lieferschein stellt die Basis aller weiteren Verarbeitungsschritte dar. Der elektronische Lieferschein wird bei DOCUBYTE ins Produktionssystem eingelesen. Die tatsächlich eingegangenen Mengen werden per Barcode (Karton- oder Akten-Barcodes) erfasst das System führt automatisch eine Abweichungsanalyse durch. Sollten Akten fehlen, wird dies unmittelbar an den Kunden kommuniziert. Alle Produktions-Schritte werden intern via Barcode überwacht und aufgezeichnet. Bei nachfolgender Rücklieferung der Original-Akten wird die ursprüngliche Karton-Zuordnung beibehalten. Sofern möglich werden alle digitalen Akten bzw. Dokumente in einer den 10-stelligen Barcodes entsprechenden Ordnerstruktur ausgeliefert. Dadurch sind physische Papierakte und Digitalisat über eine eindeutige Referenznummer miteinander verknüpft und es ist dem Kunden problemlos möglich eine Qualitätskontrolle durchzuführen. Für die Rücklieferung zurücksortierter Akten wird ein weiterer Lieferschein aus dem DOCUBYTE Produktionssystem generiert. Dieser Lieferschein dient dem Kunden zur Nachkontrolle (Qualitätskontrolle der gescannten Images und Vollständigkeitskontrolle falls nur bestimmte Akten zurückgeliefert werden). Außerdem stellt er eine umfassende Datenbank zur Verfügung, falls nach längerer Zeit auf Originale (z.b. Urkunden) zurückgegriffen werden muss. Insbesondere bei größeren Aktenmengen hat sich die fortlaufende Nummerierung von Kartons bewährt.

4 1,5 cm 6,7 cm Beispiel-Barcodes Karton-Barcode Akten-Barcode 9,6 cm 6 cm Projekt (Kunde: XY GmbH) Karton-Nr. 1 (Alubox, etc.) Projekt Akte-Nr. 321

5 Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Dienstleistung! DOCUBYTE e.k. Lochhamer Str Planegg-Martinsried Besuchen Sie auch: Bitte wenden Sie sich bei Fragen an: Holger Martens Tel.: 089 /