Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr

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1 Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr Dieses Dokument ist weder ein Handbuch noch eine Hilfedatei. Es ist ein Leitfaden, der keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, aber trotzdem äußerst hilfreich sein kann (In der griechischen Mythologie führte ein (Leit)Faden Ariadne aus dem Labyrinth des Minotaurus.). Dieser Leitfaden richtet sich an: Programm-Nutzer Die Anzeige der Programmmasken (Farbe, Größe etc.) in diesem Leitfaden kann je nach Windowsversion bzw. Grafikeinstellungen unterschiedlich aussehen. Alle Leitfäden zum Thema BFS-Online.PRO finden Sie auf unter " Electronic Banking / Service/Downloads ". Die aktuelle Version der Software wird im Download-Portal bereitgestellt: unter " Electronic Banking / Electronic Banking Downloadportal ". Ihr electronic banking support Team Beschreibung der Formatierung dieses Kundenleitfadens Format für Menüpunkte: z.b. " Datei / Konten " Format für Registerkarten: z.b. ' Zusatzfelder ' Format für Feldnamen: z.b. { Auftraggebername } Format für Schaltflächen: z.b. [ Speichern ] Format für Tastaturbefehle: z.b. < ENTER > Betreff / Version: BFS-Online.PRO Dateiname: Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr.docx Titel: Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr erstellt von: ebs / BFS Inhalt: Erläuterungen und Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr mit BFS-Online.PRO Kategorie: Leitfaden letzte Änderung: :30 Anzahl Seiten: 13 Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr

2 Inhaltsverzeichnis 1. Erstellung und Versand von Zahlungen mit BFS-Online.PRO... 3 Schritt 1 - Legen Sie einen Zahlungscontainer (Bestand) an Schritt 2 - Erfassen Sie die Zahlungen... 5 Schritt 3 - Versenden Sie die Zahlungen... 8 Schritt 4 - Überprüfen Sie die Übetragung durch Abruf der PTK-Datei Versand von Zahlungs-Dateien (DTAUS) aus der FIBU Hinweise zu Terminzahlungen Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr

3 1. Erstellung und Versand von Zahlungen mit BFS-Online.PRO Schritt 1: Legen Sie einen Zahlungscontainer (=Bestand) an. Wählen Sie den Menüpunkt " Zahlungsverkehr / Zahlungsverkehr ". Es öffnet sich die Anzeige der bereits erfassten Bestände. (Bestand = Zahlungscontainer). Falls noch keine Bestände erfasst wurden, erscheint der Hinweis: Kein Satz vorhanden. Über die [ Neuer Bestand ] können Sie einen neuen Bestand anlegen. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 3

4 Bitte beachten Sie, dass Sie das Feld { Umbuchung } für alle Zahlungen an die Bank für Sozialwirtschaft nicht anhaken. { Geben Sie dem Bestand eine sprechende Bezeichnung } Vergeben Sie in diesem Feld die Bezeichnung Ihres Bestandes. Einige Beispiele für Bestandsbezeichnungen: Gehälter, Honorare, Mieten, Terminzahlungen, Rechnungen Es empfiehlt sich in den Bezeichnungen eine gewisse Systematik einzuhalten. Die Felder { Standardverwendungszweck } und { Kontoklasse } werden Sie in der Regel nicht benötigen. Im Feld { Welche Arten von Zahlungen soll der neue Bestand enthalten } legen Sie fest, ob Sie einen Überweisungs-, Lastschrift-, SEPA- oder Auslandsbestand anlegen wollen. Eine nachträgliche Änderung der Zahlungsart ist nicht möglich. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit [ Speichern ]. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 4

5 Schritt 2: Erfassen Sie Ihre Zahlungen Öffnen Sie den angelegten Bestand per Doppelklick. Wählen Sie in dem Feld { Konto } das gewünschte Auftraggeberkonto aus der Auswahlliste aus. Je Zahllauf kann in einem Bestand immer nur ein Auftraggeberkonto angesprochen werden. Wenn Sie Zahlungen von mehreren eigenen Konten durchführen möchten, empfiehlt es sich auch mehrere Bestände anzulegen. Um Zahlungen in Ihrem Bestand zu erfassen, klicken Sie bitte unten rechts auf [ Neuer Auftrag ]. Es öffnet sich das Zahlungsformular. Ein Klick auf das öffnet die Empfängerdatenbank. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 5

6 Die "Schnellsuchleiste" gibt es nicht nur in der Empängerdatenbank, sondern auch an vielen anderen Stellen im BFS-Online.PRO. Bereits früher erfasste Kontoverbindungen können jetzt per Doppelklick einfach in das Zahlungsformular geladen werden. Bei einer größeren Anzahl von Empfängerdaten lassen sich bestimmte Datensätze am einfachsten über die "Schnellsuchleiste" finden. Einen Teil des Empfängernamen (Volltextsuche) eingeben und mit <ENTER> bestätigen. Um neue Datensätze aufzunehmen klicken Sie links oben auf das Symbol Erfassen die Grunddaten des neuen Empfängers/Zahlungspflichtigen. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 6

7 Es empfiehlt sich, den Verwendungszweck nur dann in der Empfängerdatenbank zu erfassen, wenn dieser bei allen Zahlungen gleich bleibt (z. B. Kunden-Nr.). Ansonsten wird der Verwendungszweck besser im Zahlungsformular erfasst. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit [ Speichern ]. Die Daten sind in das Zahlungsformular, aber auch in die Empfängerdatenbank aufgenommen. Erfassen Sie den { Betrag } und den { Verwendungszweck }. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit der Schaltfläche [ Speichern ]. Die Zahlung kann erst abgespeichert werden, wenn alle Pflichtfelder gefüllt sind. Es öffnet sich danach wieder ein neues leeres Zahlungsformular; hier können Sie dann die nächste Zahlung erfassen. Wenn Sie alle Zahlungen erfasst haben, kann das leere Zahlungsformular einfach geschlossen werden. Sie gelangen daraufhin in die Bestandsübersicht der erfassten Zahlungen. Sie sehen dort die Zahlungen mit dem Status "fällig". Bitte prüfen Sie alle Zahlungen. Falls Sie Fehleingaben entdecken, können Sie über einen Doppelklick auf den fehlerhaften Datensatz in das Zahlungsformular zurückkehren und die Fehleingabe korrigieren. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 7

8 Schritt 3: Versenden Sie Ihre Zahlungen Der Versand der Zahlungen erfolgt über die Schaltfläche [ Bestand senden ]. Bestätigen Sie das Tagesdatum mit [ OK ]. Danach öffnet sich die Maske für die Eingabe des DFÜ-Passworts und des Passworts für die elektronische Unterschrift (EU-Passwort). Prüfen Sie die Angaben (AG-Konto, Anzahl Zahlungen, Gesamtbetrag) in der obersten Zeile. Nach Prüfung, ggf. mit Detailansicht, geben Sie bitte Ihr DFÜ-Passwort und Ihr EU-Passwort ein. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 8

9 Vor der Eingabe der Passworte prüfen! DFÜ-Passwort EU-Passwort Bestätigen Sie die Eingaben mit [ OK ]. Bei gemeinschaftlicher Verfügungsberechtigung beantworten Sie in der folgenden Maske die Abfrage "Wollen Sie eine Zweitunterschrift leisten?" mit [ Ja ]. Daraufhin muss ein weiterer verfügungsberechtigter Nutzer seinen Benutzernamen und sein EU-Passwort eingeben. Danach fordert Sie das Programm auf, zuerst das EU-Medium des ersten und anschließend das EU-Medium des zweiten Unterschriftsberechtigten einzulegen und jeweils mit [ OK ] zu bestätigen. Nach Überprüfung der Passwörter und der EU-Medien werden die fälligen Zahlungen aus dem gewählten Bestand an die Bank übertragen. Nach der erfolgreicher Übertragung ändert sich der Zahlungsstatus von fällig auf gesendet. Der Status gesendet stellt keine Bestätigung dar, dass die Zahlungen erfolgreich übertragen wurden. Dies kann nur durch den Abruf der Protokoll-Dateien (PTK) vom Bankrechner überprüft werden. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 9

10 Schritt 4: Überprüfen Sie die Übetragung durch Abruf der PTK-Datei Sie haben über BFS-Online.PRO die Möglichkeit, den erfolgreichen Versand Ihrer Zahlungen und deren Status auf dem Banksystem über einen Protokollabruf (PTK) zu überprüfen. Der Abruf kann ca. 5 Minuten nach dem Versand der Zahlungsdatei erfolgen. Wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt " Datei / Konten ". Öffnen Sie das gewünschte Konto per Doppelklick. Klicken Sie auf die Schaltfläche [ PTK abholen ]. Geben Sie Ihr DFÜ-Passwort ein und bestätigen Sie mit [ OK ]. Nach Abruf der Protokolldatei wird diese automatisch auf dem Bildschirm angezeigt. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 10

11 Beispielprotokoll: TT.MM.JJ 15:24:14 Hostname Unterschriftspruefung [21] : Bank für Sozialwirtschaft AG Auftrag : Inlandzahlungsverkehrsdatei IZV AAB1 Teilnehmer : 99XXXX 99XXXX 01 FRANZ MUSTERMANN Ergebnis : Unterschrift(en) in Ordnung [24] ============================================================ G U T S C H R I F T E N Bankleitzahl : Kontonummer : Auftraggeber : FRANZ MUSTERMANN Erstellungsdatum : TT.MM.JJ Anzahl der Zahlungssätze : 1 Summe der Beträge (EUR) : 1.234,56 Summe der Kontonummern : Summe der Bankleitzahlen : Ausführungstermin : TT.MM.JJ ============================================================ Wenn das Ergebnis Unterschriften in Ordnung lautet, kann diese Zahlung bei der Bank gebucht werden. Sollte dort ein Ergebnis z. B. Unterschriften fehlerhaft angegeben werden, kann diese Datei nicht verarbeitet werden. Die Protokolldatei zeigt nur das technische Ergebnis der Übertragung an. Weitere Voraussetzungen für die tatsächliche Ausführung der Zahlungsdatei (z. B. die Kontodeckung) werden durch die Protokolldatei weder geprüft noch angezeigt. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 11

12 2. Versenden von Zahlungsdateien (DTAUS) aus der FIBU Das Versenden von Zahlungsdateien, welche in einer Finanzbuchhaltungssoftware erzeugt werden, ist dem Versenden von Zahlungen aus BFS-Online.PRO (Kapitel 1, Schritt 3) sehr ähnlich. Wählen Sie den Menüpunkt " Zahlungsverkehr / Fremddatei übertragen ". Navigieren Sie im folgenden Fenster zu dem Laufwerk / Ordner in dem sich Ihre DTAUS-Datei befindet, markieren Sie die Datei und bestätigen Sie mit [ Öffnen ]. Es erfolgt die Anzeige der in der Zahlungsdatei enthaltenen Sammelaufträge. Eine Anzeige von Einzelposten erfolgt nicht. Klicken Sie nach Prüfung der angezeigten Daten auf [ Weiter ], oder schließen Sie das Fenster, wenn Sie den Versand abrechen wollen. Der weitere Ablauf - Passworte und EU-Medium- erfolgt analog zu Kapitel 1, Schritt 3; ebenso ist die Überprüfung der Übertragung analog Kapitel 1, Schritt 4. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 12

13 3. Hinweise zu Terminzahlungen Um Zahlungen zu einem bestimmten Termin zur Ausführung zu bringen, müssen folgende 2 Punkte beachtet werden: (in unserem Beispiel ist das aktuelle Tagesdatum der ) 1. Das Fälligkeitsdatum 2. Das Datum beim Senden des Bestands Pflegen Sie in der Erfassungsmaske für die einzelne Zahlung das Feld { Fällig am }. In ihrem Bestand erkennen Sie die Zahlungen mit Fälligkeit in der Zukunft an dem Status "wartet". Das Fälligkeitsdatum ist für sich allein nur eine Erinnerung. Die Zahlung wird vom Programm zu dem Fälligkeitstermin automatisch auf den Status "Fällig" gestellt. Pflegen Sie beim Senden des Bestands das Feld { Bis zu welchem Datum sollen Aufträge in die Datei eingestellt werden? }. (Dieses Datum können Sie max. 15 Kalendertage in die Zukunft setzen.) Es werden alle Aufträge gesendet, die o den Status "fällig" haben o den Status "wartet" haben und deren Fälligkeitsdatum kleiner/gleich dem angegebenen Datum beim Senden des Bestands ist. Hinweise zum Inlands-Zahlungsverkehr 13