IT-Verträge für KMU: Wie minimiere ich Risiken?

Transkript

1 IT-Verträge für KMU: Wie minimiere ich Risiken? Agenda Problemstellungen & Herausforderungen Externe Unterstützung Vertragsverhandlung & Vertragsgestaltung Umgang mit Konflikten JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 1 / 17

2 Problemstellungen und Herausforderungen (Teil 1) JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 2 / 17

3 Problemstellungen und Herausforderungen (Teil 2) Neue Vorhaben / IT-Projekte Auswahl von Vertragsart & Vertragstyp Aufbau und Inhalt des IT-Vertrags JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 3 / 17

4 Problemstellungen und Herausforderungen (Teil 2) Neue Vorhaben / IT-Projekte Auswahl von Vertragsart & Vertragstyp Aufbau und Inhalt des IT-Vertrags (Checkliste) Sind die Feinheiten bekannt (Beispiel DL) JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 4 / 17

5 Problemstellungen und Herausforderungen (Teil 3) Kritische Erfolgsfaktoren in Bezug der Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten bei bestehenden IT-Verträgen Die ändernden Rahmenbedingungen bzw. eigene Ausgangslage können dem Lieferanten nicht klar und glaubhaft dargelegt bzw. erläutert werden Es fehlen Regelungen / Spielregeln für das Handling unplanbarer Ereignisse Zugesicherte Leistungsmerkmale, Termine oder Kosten werden nicht eingehalten Die Stärken und Schwächen sowie das Geschäftsgebaren (inkl. Verhandlungsspielraum) von Lieferanten ist nicht bekannt. Es fehlt das Einbeziehen von relevanten Marktinformationen (Preisbeurteilungen, Second Opinion) und Erfahrungswerten aus vergleichbaren Installationen bzw. Projektvorhaben Aufbau von eigener glaubwürdiger Verhandlungsstärke durch Aufbau von Handlungsalternativen (vorhandene Wechselbereitschaft) bleiben in der Regel Lippenbekenntnisse -> bedingt Marktüberblick und Produktwissen Fehlende Erfahrung und Kapazität im Management von nicht standardisierten und komplexen Verträgen sowie im Einkauf JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 5 / 17

6 Externe Unterstützung (Teil 1) Wo und warum kann im Verfahrensablauf eine Unterstützung sinnvoll sein? Pflichtenhefterstell. Auswahlverfahren Verhandlungen Vertragsumsetzung Definition der RFP- Struktur Erhebung der technischen und fachlichen Anforderungen Abstimmung von Anforderungen und RFP Zeitplanung & Organisation Definition des Bewertungskonzeptes und Abstimmung der Bewertungskriterien und Gewichtung Auswertung der RFP- Antworten Auswahl von Anbietern für die Abschlusspräsentation Dokumentation der Auswertung Vertiefte Lieferantengespräche mit Schwerpunkt in kommerziellen und vertraglichen Aspekten Erstellung von fundierten Entscheidungsgrundlagen Einbeziehen von Erkenntnissen aus vergleichbaren Vorhaben und Geschäftsgebaren der Schlüsselanbieter Festlegen der Verhandlungstaktik und Verhandlungsstrategie Verhandlungsrunden Festlegen der wichtigsten vertraglichen Elemente (was bedeutet dies für unser Unternehmen). Grundsatzentscheid Definition und Umsetzung von klaren Spielregeln in der Zusammenarbeit Schrittweise Umsetzung der vertraglichen Aspekte Überwachung / Begleitung von elementaren Ereignissen Erhalten Sie eine partnerschaftlichere / stärkere und abgesichertere Position gegenüber dem Lieferanten JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 6 / 17

7 Externe Unterstützung (Teil 2) Risikomanagement Analyse des Vorhabens auf die Geschäftstätigkeit (Einflussfaktoren) Vertragliche Auswirkungen kurzfristig, mittel- oder langfristig Erreichen einer Planungssicherheit zu attraktiven Konditionen Gewichten der kommerziellen, rechtlichen und betrieblichen Aspekte Welcher Wert soll / wird aus einer externen Unterstützung resultieren Verhältnismässigkeit der Unterstützungsleistungskosten zum Wert Nur unausgewogene Verträge verursachen Schlagzeilen! JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 7 / 17

8 Vertragsverhandlung und Vertragsgestaltung (Teil 1) Beispiel: Lizenzvertrag als Teil eines Gesamtvorhabens JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 8 / 17

9 Vertragsverhandlung und Vertragsgestaltung (Teil 2) Beispiel: Abwicklung einer Mandatsanfrage JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 9 / 17

10 IT-Verträge für KMU: Wie minimiere ich Risiken? Agenda Problemstellungen & Herausforderungen Externe Unterstützung Vertragsverhandlung & Vertragsgestaltung Umgang mit Konflikten JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 10 / 17

11 Umgang mit Konflikten Konflikte innerhalb, aber auch zwischen Unternehmen und Institutionen gehören zum Alltag im Wirtschaftsleben. Wirtschaftsmediation heisst Lösungen ohne Verlierer zu entwickeln / finden um den Konsens ringen statt ums Rechthaben zu streiten weg von der Position und hin zu den Interessen. JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 11 / 17

12 Verfahrensvergleiche / Hauptunterschiede JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 12 / 17

13 Wirtschaftsmediation Verfahrensablauf / Methodik JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 13 / 17

14 Wirtschaftsmediation Verfahrensablauf / Methodik Grundregeln / Rules Freiwilligkeit Allparteilichkeit Eigenverantwortlichkeit Ergebnisoffenheit und Respekt Vertraulichkeit des Verfahrens JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 14 / 17

15 Schlüsselrolle des Mediators bei der Konfliktlösung Unsere Kompetenzen Chambre Suisse de Médiation Commerciale (CSMC) Schweizerische Kammer für Wirtschaftsmediation (SKWM) Camera Svizzera per la Mediazione Commerciale (CSMC) Swiss Chamber of Commercial Mediation (SCCM) Deutsche Gesellschaft für Mediation in der Wirtschaft (DGMW e.v.) JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 15 / 17

16 Gesamtübersicht der Services Referenz-, Mandats- bzw. Projektauskünfte auf Anfrage hin möglich unser Motto: Eine persönliche Empfehlung ist immer noch die beste Referenz. JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 16 / 17

17 Beispiel eine Referenzmandats MEHR ALS NUR KONZEPTE JOHANNES LANGE V1.1 SEITE 17 / 17