Bezirksamt Mitte von Berlin Datum: Gesundheit, Personal und Finanzen Tel.: Steuerungsdienst

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1 Bezirksamt Mitte von Berlin Datum: Gesundheit, Personal und Finanzen Tel.: Steuerungsdienst Bezirksamtsvorlage Nr. 883 zur Beschlussfassung - für die Sitzung am Dienstag, dem Gegenstand der Vorlage: Projektauftrag Personalmanagementkonzept für das BA Mitte 2. Berichterstatter: Bezirksbürgermeister Dr. Hanke 3. Beschlussentwurf: I. Der beigefügte Projektauftrag Personalmanagementkonzept für das BA Mitte wird erteilt. II. Eine Vorlage an die Bezirksverordnetenversammlung ist nicht erforderlich. Die Bezirksverordnetenversammlung wird über den Hauptausschuss informiert. III. Mit der Durchführung des Beschlusses wird die Abteilung Gesundheit, Personal und Finanzen - Steuerungsdienst - beauftragt. IV. Veröffentlichung: ja V. Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen: Vertreterinnen des Personalrates und die Frauenvertreterin haben an der Formulierung des Projektauftrages mitgearbeitet. Die Schwerbehindertenvertretung ist über das Vorhaben informiert. a) Personalrat: b) Frauenvertretung: c) Schwerbehindertenvertretung: d) Jugend- und Auszubildendenvertretung: 4. Begründung: Personalmanagement ist vom Bezirksamt Mitte als wichtiges Handlungsfeld der Strategischen Steuerung identifiziert und in der Klausurtagung am bestätigt worden. Der ursprüngliche Auftrag an den Steuerungsdienst, ein Personalentwicklungskonzept zu erstellen, wurde erweitert um die Themen Kompetenz Plus, Erstellung Fachkräftekonzept, Erarbeitung einer Strategie Personalgewinnung und erhalt, Sicherstellung Wissenstransfer und Optimierung Personalbedarfsplanung / Personaleinsatz. Der Steuerungsdienst hatte in der Sitzung der Steuerungsrunde am informiert, dass die Bearbeitung im Rahmen eines Projektes erfolgen soll und zur Mitarbeit der Beschäftigtenvertretung und der Fachämter aufgerufen. Seite 1 von 2

2 Die Vertreterinnen, die sich zur Mitarbeit bereit erklärten, haben sich in Ihrer ersten Zusammenkunft am darauf verständigt, dass Grundlage für die weitere Arbeit ein formaler Projektauftrag sein soll. Im Rahmen des Handlungsfeldes Personalmanagement wurden die Aufgabenfelder - Personalbedarfsplanung - Personalentwicklung - Personalgewinnung - Personalsteuerung identifiziert, die unter Beachtung ihrer wechselseitigen Einflüsse bearbeitet werden sollen. Diesen ganzheitlichen Ansatz verfolgt auch die unter der Federführung von SenInnSport erarbeitete und derzeit im Entwurf vorliegende Dienstvereinbarung Personalmanagement für das Land Berlin, in der Rahmenbedingungen und Instrumente eines landeseinheitlichen Personalmanagements dargestellt werden. Die berlinweite Dienstvereinbarung ist von den Behörden durch ein eigenes behördenspezifisches Konzept zu untersetzen. Zudem ist gemäß 17 Laufbahngesetz vom 21. Juni 2011 ein Personalentwicklungskonzept die Basis für alle Personalentwicklungsmaßnahmen und daher von jeder Dienstbehörde zu erstellen. Die Steuerungsrunde wurde in ihrer Zusammenkunft am über die Ziele und wesentlichen Inhalte des Projektes sowie die Projektstruktur und geplante grobe Zeitschiene informiert. 5. Rechtsgrundlagen: 36 BezVG in Verbindung mit 6 (Personalmanagement) VGG 17 Laufbahngesetz 6. Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung 1. Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben: keine 2. Personalwirtschaftliche Auswirkungen: keine 7. Gleichstellungsrelevante Auswirkungen: keine 8. Behindertenrelevante Auswirkungen: keine 9. Integrationsrelevante Auswirkungen: keine 10. Sozialraumrelevante Auswirkungen: keine 11. Mitzeichnung(en): keine Bezirksbürgermeister Dr. Hanke Seite 2 von 2

3 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Bezirksamt Mitte von Berlin Projekt Personalmanagementkonzept für das BA Mitte 1 Projektauftrag Version 1.3 Erstellt am: von: StD 230 auf Basis der Zuarbeiten FrV, PR, Stadt und Jug Geändert am: von: StD 230 nach 1. Erörterung mit PG am Geändert am: von: StD 230 nach Vorliegen des Protokolls der Klausurtagung des BA am und Erörterung mit BzBm am Geändert am: von: StD 230 nach Erörterung in PG Geändert am: von: PG auf Grundlage der Zuarbeiten von Fr. Wolf und Herrn Rinner Geändert am: von: StD 230 auf Basis der Zuarbeiten einzelner PG-Mitglieder Vorgestellt am: in: 121. Sitzung der Steuerungsrunde Status: Inhaltsverzeichnis: 1 VORBEMERKUNG AUSGANGSLAGE UND RAHMENBEDINGUNGEN KRITISCHE ERFOLGSFAKTOREN FÜR DAS PROJEKT PROJEKTZIELE STRATEGISCHE ZIELE DES BEZIRKSAMTES OPERATIVE PROJEKTZIELE PROJEKTINHALTE WESENTLICHE AUFGABEN UND VORGEHENSWEISE DES PROJEKTES PROJEKTPHASEN NEU GEFASST! SCHNITTSTELLEN ZU ANDEREN VORHABEN BZW. LANDESWEITEN ENTWICKLUNGEN PROJEKTORGANISATION ÜBERSICHT AUFGABEN DER PROJEKTORGANE Entscheidungsinstanz / Lenkungsgremium Projektleitung einschl. Projektcontrolling Projektausschuss (Abstimminstanz) Projektgruppe ZEITPLANUNG BETEILIGUNGEN, INFORMATIONEN, BERICHTSWESEN BETEILIGUNGEN BERICHTSWESEN INFORMATIONSPLATTFORM INKRAFTTRETEN UND LAUFZEIT ANLAGE 1 BEGRIFFSKLÄRUNGEN... 9

4 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Seite 2 von 10 1 Vorbemerkung 1.1 Ausgangslage und Rahmenbedingungen Personalmanagement 1 ist vom Bezirksamt Mitte als wichtiges Handlungsfeld der Strategischen Steuerung identifiziert und in der Klausurtagung am bestätigt worden. Der ursprüngliche Auftrag an den Steuerungsdienst, bis Ende 2014 ein Personalentwicklungskonzept 2 zu erstellen, wurde am von BzBm, Herrn Dr. Hanke, in der Zusammenkunft mit Vertreter/innen des Steuerungsdienstes und der SE PersFin erweitert. Demnach sollen auch die Themen Kompetenz Plus, Erstellung Fachkräftekonzept, Erarbeitung einer Strategie Personalgewinnung und erhalt, Sicherstellung Wissenstransfer und Optimierung Personalbedarfsplanung / Personaleinsatz von der Projektgruppe bearbeitet werden. Das Bezirksamt hat am festgelegt, dass die Ziele des Projektes in das Gesamtsystem zur Strategischen Steuerung einfließen sollen. Diesen ganzheitlichen Ansatz verfolgt auch die unter der Federführung von SenInnSport erarbeitete und derzeit im Entwurf vorliegende Dienstvereinbarung Personalmanagement für das Land Berlin, in der Rahmenbedingungen und Instrumente eines landeseinheitlichen Personalmanagements dargestellt werden. Die berlinweite Dienstvereinbarung ist von den Behörden durch ein eigenes behördenspezifisches Konzept zu untersetzen. Im Bezirksamt Mitte bestehen für das Handlungsfeld Personanalmanagement besondere Herausforderungen aufgrund der Vorgabe der Senatsverwaltung für Finanzen, bis zum insgesamt 223,4 Vollzeitäquivalente abzubauen. der extrem angespannten Haushaltslage des Bezirks, der Konsolidierungsbezirk ist. der Entwicklung des Personalbestandes aufgrund der Altersstruktur: Nach einer aktuellen Auswertung der Personalwirtschaftsstelle scheiden bis zum rd. 578 Beschäftigte (ohne Personalüberhang) mit Erreichen des 65. Lebensjahres aus. des kontinuierlich steigenden Durchschnittsalters der Beschäftigten (und einem damit einhergehenden Anstieg der Schwerbehindertenquote und einer sinkenden Gesundheitsquote). des prognostizierten Anstiegs der Bevölkerungszahlen (und einer damit verbundenen Fallzahlensteigerung). Die vorhandene Dienstanweisung zur Personalentwicklung (DA PE) für das Bezirksamt Mitte in der Fassung des BA-Beschlusses vom konzentriert sich auf das Handlungsfeld Personalentwicklung und reicht als Grundlage nicht aus, um diesen Herausforderungen mittelbis langfristig angemessen begegnen zu können Gleichzeitig muss bei allen Planungen und Aktivitäten im Blick behalten werden, dass durch die genannten Herausforderungen, vor allem durch die Haushaltslage und den vorgegebenen Abbau von Personal, Instrumente der Personalentwicklung ggf. nicht im gewünschten Umfange wirken können. 1 Zu den Handlungsfeldern des Personalmanagements gehören die Personalbedarfsplanung, die Personalbeschaffung (im nachfolgenden Text -gewinnung genannt), Personaleinsatz, Personalerhaltung, Personalentwicklung und Personalführung 1, aber auch die Personalfreisetzung und Personalkostenmanagement. (Quelle: Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) Bericht 3/2000) 2 Personalentwicklung, als ein Handlungsfeld des Personalmanagements, bezeichnet nach einer Definition der (KGSt) einen - überwiegend langfristig ausgerichteten - Prozess, der darauf abzielt, das Leistungs- und Lernpotenzial von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erkennen, zu erhalten und in Abstimmung mit dem Verwaltungsbedarf verwendungs- und entwicklungsbezogen zu fördern; das heißt, dass die Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter soweit wie möglich mit den Organisationszielen und Interessen der Verwaltung in Übereinstimmung zu bringen sind.

5 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Seite 3 von Kritische Erfolgsfaktoren für das Projekt Die Zielsetzung des Projektes muss klar definiert sein Es muss zwischen allen Akteuren, also der Dienststellenleitung, den Beschäftigtenvertretungen und der operativen Ebene Einvernehmen erzielt werden, dass die kommende Dienstvereinbarung Personalmanagement des Landes Berlin Grundlage eines bezirklichen Personalmanagements-Konzeptes und für alle Beschäftigten des Bezirkes anzuwenden ist, sofern gesetzliche Regelungen dem nicht entgegenstehen. Für die Durchführung des Projektes müssen die aus quantitativer und qualitativer Sicht notwendigen personellen und die ggf. erforderlichen finanziellen Ressourcen bereitgestellt werden. Im Projektverlauf erarbeitete Planungen / Ergebnisse müssen für die Projektarbeit verbindlich sein und eingehalten werden. Die Detailergebnisse der konkreten Umsetzungsschritte dürfen nicht von vornherein feststehen. Es muss Raum für Vorschläge der beteiligen Ämter/SE und sonstigen OE im Sinne des Bezirksverwaltungsgesetzes (Im weiteren Text zusammengefasst als OE bezeichnet.) geben, sofern diese den Projektzielen nicht entgegenstehen. Bei Auftreten neuer Erkenntnisse müssen geplante Maßnahmen und/oder Zielsetzungen ggf. angepasst werden. Die rechtzeitige und umfassende Beteiligung aller betroffenen Organisationseinheiten, des Bezirksamtes, der Beschäftigtenvertretung und der Schwerbehindertenvertretung muss sichergestellt werden. Die Akzeptanz und Unterstützung der Projektgruppe seitens des Bezirksamtes und der OE-Leitungen muss sichergestellt werden. 2 Projektziele 2.1 Strategische Ziele des Bezirksamtes Um das politische Ziel, Gestaltungsspielraum (wieder-)erlangen, zu erreichen, hat das Bezirksamt sich auf vier Handlungsfelder verständigt. Im Rahmen des Handlungsfeldes Personalmanagement wurden die Aufgabenfelder - Personalbedarfsplanung - Personalentwicklung - Personalgewinnung - Personalsteuerung identifiziert. Als Ziel des Personalmanagements werden insbesondere die optimale Bereitstellung, Erhaltung und Entwicklung des Personals gemäß den strategischen Verwaltungszielen und die daraus entstehenden Anforderungen gesehen. 2.2 Operative Projektziele Ausgehend von der strategischen Zielsetzung im Rahmen des Handlungsfeldes Personalmanagement lassen sich drei operative Ziele für die Projektarbeit ableiten: Erstes Ziel der Projektgruppe ist es, dem Bezirksamt ein Konzept für die systematische Personalbedarfsplanung in OE vorzulegen. Zweites Ziel der Projektgruppe ist es, dem Bezirksamt unter Berücksichtigung der Demografischen Entwicklung des Personals konkrete Personalentwicklungsschritte auf Grundlage der systematischen Personalbedarfsplanung vorzulegen.

6 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Seite 4 von 10 Drittes Ziel der Projektgruppe ist es, dem Bezirksamt eine Evaluierung des Personalmanagements im Bezirksamt vorzulegen, um das Personalmanagement im Bezirksamt Mitte nachhaltig sicherzustellen. 3 Projektinhalte 3.1 Wesentliche Aufgaben und Vorgehensweise des Projektes Die Projektgruppe wird beauftragt, unter Berücksichtigung des im Bezirksamt formulierten strategischen Handlungsfeldes Personalmanagement sich mit den nachfolgenden Auftragsgegenständen auseinanderzusetzen. Diese werden unter Beachtung ihrer wechselseitigen Einflüsse bearbeitet. 1. Erstellung einer konzeptionellen Grundlage für die systematische Personalbedarfsplanung in den Organisationseinheiten: - kurzfristig für einen Zeitraum von bis zu 2 Jahren, - mittelfristig für einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren, - langfristig für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren. Das Konzept enthält eine konkrete Darstellung der Vorgehensweise für die Personalbedarfsermittlung in den OE (SOLL) und für den Abgleich mit den vorhandenen Personalbestand (IST) und für die Feststellung des konkreten Personalbedarfs (SOLL-IST=Delta). Hierzu gehören mindestens die folgenden Aspekte: Festlegung der Planungsgrößen des Personalbedarfs (mindestens VzÄ und Stellen, ggf. weitere Hilfsgrößen), Stichtage, Annahmen für altersbedingtes Ausscheiden, Alters- und Geschlechtsstruktur, Fallzahlenentwicklung, Aufgabenzuwachs, Budgetrestriktionen, VzÄ- Zielvorgaben. Grundlage für die Durchführung der systematischen Personalbedarfsplanung ist ein im Bezirksamt abgestimmtes Aufgabenportfolio für die Aufgabenwahrnehmung in den Organisationseinheiten des Bezirksamtes. 2. Die Projektgruppe erarbeitet, aufbauend auf den Ergebnissen der systematischen Personalbedarfsplanung, konzeptionelle Vorschläge für die Durchführung einer konkreten Personalentwicklungs- und - gewinnungsplanung für die OE. Anhand einer OE wird ein Musterbeispiel für die Personalentwicklungs- und -gewinnungsplanung unter Festlegung aller Rollenträger und Schnittstellen vorgelegt. Letzteres soll die lebensphasenorientierte Personal- und Organisationsentwicklung einbeziehen. Die Sicherstellung von Wissensmanagement ist mit zu betrachten. 3. Die Projektgruppe evaluiert, unter Berücksichtigung der veränderten Aufgabenanforderungen, der Demografischen Entwicklung und der DV Personalmanagement des Landes Berlin die bestehende Dienstanweisung Personalentwicklung des BA Mitte und schlägt dem Bezirksamt gezielte Maßnahmen vor. Bereits bestehende Instrumente, wie die Führungskräfteentwicklung (Kompetenz Plus), sind zu betrachten. Dabei sind die landesweiten Richtlinien zum Personalmanagement einzuhalten. 4. Für die Bearbeitung bildet die Projektgruppe nach Bedarf Unterarbeitsgruppen und beteiligt Experten (wie z.b. Personalwirtschaftsstelle, Personalentwicklungsberaterinnen der OE und andere fachkundige Akteure). 5. Zu den Projektzielen werden Arbeitspakete formuliert und konkrete Maßnahmenpläne und Meilensteine entwickelt.

7 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Seite 5 von Für die BA-Vorlage zur Steuerung Strategischer Handlungsfelder werden Ziele und Indikatoren zugearbeitet. 7. Es wird untersucht, wie Personalmanagement in einen Controlling Regelkreis 3 überführt werden kann. 8. Es wird geklärt, wie ein evtl. zu erarbeitendes Behördenspezifisches Gesamtkonzept in Kraft gesetzt wird - Dienstvereinbarung oder BA-Beschluss und ob dieses die Dienstanweisung Personalentwicklung ersetzten wird. 9. Das Ergebnis der Projektarbeit wird durch den Projektausschuss überprüft. Mängel und Kritikpunkte werden im direkten Dialog mit der Projektgruppe geklärt. 10. Die Projektgruppe orientiert sich bei Ihrer Vorgehensweise an dem Rahmen, den die Dienstvereinbarung Personalmanagement des Landes Berlin vorgibt. Im Gegensatz zur DV Personalmanagement sollen die bezirklichen Regelungen sich jedoch auf alle Beschäftigtengruppen und nicht nur den allgemeinen Verwaltungsdienst beziehen, sofern gesetzl. Regelungen dem nicht entgegenstehen. 3.2 Projektphasen Das Projekt gliedert sich in folgende Phasen, die durch die Projektgruppe noch konkret auszuarbeiten und mit einer Zeitplanung zu unterlegen sind: 1. Startphase nach BA-Beschluss: - Projektorgane formal besetzen - Information der Beschäftigten - Projektablauf planen 2. Projekt durchführen: - Arbeitspakete formulieren - Voruntersuchungen / Ist-Analyse durchführen - Entwürfe mit Entscheidungsvorschlägen zum weiteren Vorgehen erstellen ( Grobplanung ) - Konzepte erarbeiten und mit konkreten Maßnahmen zur Realisierung untersetzen ( Feinplanung ) - Umsetzung der Konzepte und Maßnahmen initiieren 3. Projekt abschließen und evaluieren - Beschlüsse herbeiführen - Wirkungen analysieren und ggf. gegensteuern 3.3 Schnittstellen zu anderen Vorhaben bzw. landesweiten Entwicklungen Zu folgenden Vorhaben Bezirksamt Mitte und im Land Berlin sind bereits jetzt Schnittstellen erkennbar und zu berücksichtigen: Vorhaben Ansprechpartner Inhaltliche Zeit- Berührungspunkte Ziele horizont Umsetzung Konzept KompetenzPlus PersFin 1ff Beginn ab Personalentwicklungsprogramm zur strukturierten Förderung von Führungskräften und des Führungskräftenachwuchses. Schnittstelle zu den Handlungsfeldern PE, Personaleinsatz und - führung 3 Zum Controlling-Regelkreis gehören Zielsetzung Planung Datenerfassung Soll-Ist-Vergleich Abweichungsanalyse Gegensteuern Erfolgskontrolle Zielsetzung.

8 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Seite 6 von 10 Vorhaben Ansprechpartner Inhaltliche Ziele AG Intranet StD 220 Neugestaltung des Intranetauftritts unter Aspekten eines strukturierten Wissensmanagements Steuerung Strategischer Handlungsfelder DV Personalmanagement Land Berlin Veranschlagte pauschale Mehrausgabe für den Wissenstransfer innerhalb der Berliner Verwaltung (Kapitel 2940 / Titel 46101) Aufbau einer landesweiten Steuerung der Führungskräfteund Führungskräftenachwuchsentwicklung BzBm Sen InnSport HPR SenFin Sen InnSport HPR Konzept zur Stärkung der Strategischen Steuerung im BA Mitte Beschreibt den Rahmen für umfassendes Personalmanagement Finanzierung von Maßnahmen, die das Wissensmanagement innerhalb der Behörde implementieren oder erweitern Landesweit einheitliche Standards für Managementanforderungen an Führungskräfte entwickeln Zeithorizont Berührungspunkte IT-gestütztes Wissensmanagement Schnittstelle zu den Handlungsfeldern PE, Personaleinsatz, -führung Start 2. Jahreshälfte PM = Strategisches Handlungsfeld Konzept des Bezirkes sollte aus den Handlungsfeldern der DV abgeleitet werden Ab 2015 IT-gestütztes Wissensmanagement, Wissenstransfer, Schnittstelle zu den Handlungsfeldern PE, Personaleinsatz und - gewinnung Schnittstelle zum Handlungsfeld Personalgewinnung 4 Projektorganisation 4.1 Übersicht Für das Projekt wird folgende Projektorganisation eingerichtet: Entscheidungsinstanz Bezirksamt Projektleitung - Projektkoordination - Projektcontrolling - Projektausschuss Projektgruppe 4.2 Aufgaben der Projektorgane Entscheidungsinstanz / Lenkungsgremium Aufgabe Das Bezirksamt als Entscheidungsinstanz für das Projekt, trifft alle im Rahmen des Projekts erforderlichen Grundsatzentscheidungen inklusive Abnahme der Teilergebnisse. Federführende StD 230, Fr. Huth Berichterstattung Projektleitung einschl. Projektcontrolling Aufgabe Projektleitung: Leitung des Gesamtprojektes, Schnittstellenmanagement, Verantwortung für die Erarbeitung des Konzepts und der Entscheidungsvorlage, Berichterstattung an Auftraggeber/in einschließlich der Stellungnahme des Projektausschusses; Projektcontrolling Leitung StD 230, Fr. Huth

9 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Seite 7 von Projektausschuss (Abstimminstanz) Aufgabe Prüfung der (Teil-)Ergebnisse auf inhaltliche und fachliche Richtigkeit sowie Realisierbarkeit und Wirtschaftlichkeit, Abstimmung des Konzeptes, Überprüfung der Einzelergebnisse auf Kompatibilität, Qualitätssicherung; Unterstützung der Akzeptanz der Projektergebnisse Moderation Projektleitung Mitglieder Steuerungsrunde Projektgruppe Aufgabe Analyse des IST, Untersuchung von Schnittstellen, Erarbeitung von Vorschlägen für das Konzept, Rückkopplung der Arbeitsergebnisse über den Ausschuss mit d. Auftraggeber/in Mitglieder Personalrat: Frau Schütze und Frau Colvenbach, FrV: Frau Krupsack-Dabel PersFin: Frau Lehmann, Frau Ahrend, BüD Amtsleitung: Herr Rinner, Stadt - Leitung Interne Dienste: Frau Wolf, Jug Personalservice: Frau Grawe, Vertretung Frau Israel, StD - Strategische PE: Fr. Huth Leitung StD 230, Frau Huth 5 Zeitplanung Phase Fertigstellungstermin Vorphase Startphase Arbeitsergebnis 1. Durchführung einer Standortbestimmung 2. Auslösen des Projektauftrages durch BA-Beschluss 3. Zuarbeit für BA-Vorlage Strategische Handlungsfelder Ergebnisverantwortung durch Für den Projektverlauf gilt folgende grobe Zeitplanung, die in der Startphase zu konkretisieren ist. Die Meilensteine, zu denen eine Berichterstattung zwingend erforderlich ist, sind fett hervorgehoben. StD StD StD Projektorgane formal besetzen Projektgruppe Zeitplanung erarbeiten Projektgruppe Durchführung Abschluss 6. Information der Beschäftigten über Projekt Projektgruppe Arbeitspakte formulieren Projektgruppe Voruntersuchungen / Ist-Analyse durchführen Projektgruppe Grobplanungen erstellen PG Abstimmungen herbeiführen PG Feinplanungen erstellen PG Planungen verbindlich machen BA

10 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Seite 8 von 10 6 Beteiligungen, Informationen, Berichtswesen 6.1 Beteiligungen Folgende Gremien sind zu beteiligen: Beschäftigtenvertretung Schwerbehindertenvertretung Bezirksamt Steuerungsrunde 6.2 Berichtswesen Eine Woche nach jeder Projektphase erfolgt durch die Projektleitung eine kurze Statusmeldung an den Auftraggeber und nachrichtlich Projektausschuss und gruppe. 6.3 Informationsplattform Der Projektauftrag sowie alle schriftlichen Informationen über den Sachstand und die Zwischenergebnissen werden im Öffentlichen Outlook-Ordner BA Mitte / Steuerungsdienst / PM- Konzept zur Verfügung gestellt, 7 Inkrafttreten und Laufzeit Dieser Projektauftrag tritt mit Beschluss des Bezirksamtes in Kraft und läuft bis zum Berlin, den Projektauftraggeber/in Bezirksbürgermeister, Herr Dr. Hanke

11 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Seite 9 von 10 8 Anlage 1 Begriffsklärungen 4 2 Ausgangslage Die vor einigen Jahren noch stark im Vordergrund stehende Personalverwaltung wurde in den letzten Jahren (verstärkt durch die Überlegungen des Neuen Steuerungsmodells) durch erste Ansätze eines ganzheitlichen Konzepts des Personalmanagements ergänzt. Personalmanagement stellt die Gesamtheit aller Ziele, Strategien und Instrumente dar, die das Verhalten der Führungskräfte und Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter prägen und gestalten. Folgende - in der Praxis eng miteinander verknüpfte und sich wechselseitig beeinflussende - Aufgabenfelder können im Personalmanagement unterschieden werden 5 Personalbedarfsplanung Auf der Grundlage einer quantitativen und qualitativen Erfassung des bestehenden Personalpotenzials und einer Personalbedarfsbestimmung, die sich an den Zielen und Strategien der Gesamtverwaltung ausrichtet, ist eine kurz-, mittel- bzw. langfristige Personalbedarfsplanung zu entwickeln, die die Grundlage für Personalbeschaffung, -einsatzplanung, -erhaltung und - entwicklung liefert. Personalbeschaffung Durch interne oder externe Personalbeschaffung wird der Personalbestand an den Personalbedarf angepasst. Personalauswahl- und Stellenbesetzungsverfahren spielen dabei eine zentrale Rolle. Personaleinsatz Durch gezielten Personaleinsatz sollen die Beschäftigten entsprechend ihrer Fähigkeiten und Potenziale eingesetzt sowie Grundlagen für die Weiterentwicklung geschaffen werden. Personalerhaltung Durch Maßnahmen der Gesundheitsvorsorge, der Konfliktbearbeitung und auch der Leistungsanreize wird darauf abgezielt, die Leistungsfähigkeit und -bereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhalten. Personalentwicklung Unter Personalentwicklung sind systematisch gestaltete Prozesse zu verstehen, die darauf abzielen, das Leistungs- und Lernpotenzial von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erkennen, zu erhalten und in Abstimmung mit dem Bedarf verwendungs- und entwicklungsbezogen zu fördern. Personalführung Personalführung bezieht sich in erster Linie auf das Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern und dessen konkreter Ausgestaltung im Rahmen der Verwaltungsziele, der Einführung neuer Organisationsstrukturen bzw. einer veränderten Verwaltungskultur. 4 KGSt-Bericht 3/2000, PE im Veränderungsprozess 5 Vgl. KGSt-Bericht Nr. 7/1994, S.12 und KGSt-Handbuch Organisationsmanagement 1999, Kapitel 6

12 Projektauftrag Personalmanagement-Konzept BA Mitte Seite 10 von 10 Personalfreisetzung Liegt der Personalbedarf unter dem Personalbestand, muss überlegt werden, inwieweit Personal im Rahmen sozialverträglicher Maßnahmen abgebaut werden kann. Personalkostenmanagement Personalkostenmanagement zielt auf ein angemessenes Verhältnis von erbrachter Leistung der Beschäftigten und durch diese verursachten Kosten. Beim Thema Gleichstellung bzw. Frauenförderung wird diskutiert, ob es sich um eine Querschnittsaufgabe handelt, die alle Aufgabenfelder des Personalmanagements durchzieht oder um ein eigenes Aufgabenfeld. 6 Insbesondere das Aufgabenfeld der Personalentwicklung ist von vielen Verwaltungen bereits als wichtiger Beitrag zur Gestaltung von Veränderungsprozessen begriffen worden. 2.1 Was bedeutet Personalentwicklung? Nicht wenige Kommunen haben unter Personalentwicklung noch vor einigen Jahren die Entwicklung der Beschäftigtenzahlen, d.h. die Stellenentwicklung, verstanden. Und manche sehen diesen Begriff als eine moderne Bezeichnung für Fortbildung an. Personalentwicklung bezeichnet einen Prozess, der darauf abzielt, das Leistungs- und Lernpotenzial von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erkennen, zu erhalten und in Abstimmung mit dem Verwaltungsbedarf verwendungs- und entwicklungsbezogen zu fördern 7 Personalentwicklung steht damit im Spannungsfeld zwischen den Leistungsanforderungen und -zielen der Verwaltungen und ihrer Beteiligungen sowie den Erwartungen, Bedürfnissen und Potenzialen der Beschäftigten. 2.2 Ziele und Aufgaben des Personalmanagements 8 Das Ziel des Personalmanagements ist die optimale Bereitstellung, Erhaltung und Entwicklung des Personals gemäß den strategischen Verwaltungszielen und die daraus entstehenden Anforderungen. Dies geschieht im Rahmen politischer Zielsetzungen, die auch das Personalmanagement betreffen (z.b. soziale und kulturell-normative Ziele: gesamtgesellschaftliche Ziele wie Freiheit, Gesundheit, ökologische Wohlfahrt und beschäftigtenbezogene Ziele wie Zufriedenheit und Selbstverwirklichung). Aufgabe des Personalmanagements ist demnach, qualifizierte, motivierte und leistungsstarke Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu beschaffen, zu erhalten und zu fördern. Die verschiedenen Aufgabenfelder und Maßnahmen werden sinnvollerweise in ihrem Zusammenhang gesehen und miteinander verzahnt. Hilfreich dafür ist die Erstellung und Umsetzung eines Gesamtkonzepts der Personalarbeit einer Verwaltung. Dieses Gesamtkonzept wird in den Rahmen der strategischen Zielsetzungen der Gesamtverwaltung gestellt und mit den Aufgaben und Zielen der Verwaltung abgestimmt. Diese Abstimmung geschieht aber nicht nur mit den Verwaltungszielen, sondern auch mit den Interessen und Bedürfnissen der Beschäftigten. 6 Vgl- KGSt-Organisationshandbuch 7 Vgl. KGSt-Bericht 13/1994, S. 9 8 KGSt-Handbuch Organisationsmanagement 1999, Kapitel 6