Bereich Kalender/Termine:

Transkript

1 Bereich Kalender/Termine: Frage/Problem: Kann ich auch einen Kalender aus anderen Programmen, z. B. aus Outlook von einem anderen Mitglied, importieren? Wenn ja, wie? Über "Organisation > Kalender > Import/Export MS Outlook" ist der Import eines Outlook-Kalenders möglich. Frage/Problem: Hier kann offensichtlich nur der ganze und eigene Kalender importiert werden. Gibt es auch die Möglichkeit, nur bestimmte Kategorien zu importieren, z. B. keine privaten Termine? Was ist, wenn ich den Kalender von einem anderen Mitglied zur Verfügung bekomme. Welches Format muss er dann haben? Können auch Termine aus z. B. Excel importiert werden? Kalenderdaten lassen sich nur importieren, wenn das entsprechende E- Mail-Programm auf Ihrem Rechner installiert ist. Outlook und Outlook Express werden von der Software unterstützt. Frage/Problem: Termine wie z. B. Spielpläne, die ich von extern erhalte in den Kalender und in den Zeitplaner importieren. Geht dies? Wenn ja, wie? Ein Import in den Zeitplaner ist nicht möglich. Daten in den Kalender lassen sich über "MS-Outlook" importieren. Wechseln Sie dazu in den Bereich "Organisation > Kalender" und klicken Sie auf "Import/Export MS-Outlook". Frage/Problem: Termine aus dem Kalender auch im Zeitplaner automatisch eintragen. Geht dies? Wenn ja, wie? Eine automatische Eintragung in den Zeitplaner ist nicht möglich. Nach Eintragung der Daten im Kalender nehmen Sie die Eintragung im Zeitplaner bitte manuell vor. Frage/Problem: Kann man die Geburtstage der Mitglieder auch im Kalender anzeigen lassen? Wenn ja, wie? Nein, die Geburtstage der Mitglieder lassen sich nicht automatisch im Kalender anzeigen. Nutzen Sie dazu den Bereich "Kommunikation > Geburtstagsliste". Möchten Sie die Geburtstage ebenfalls im Kalender sehen, tragen Sie diese bitte von Hand nach. Aus meiner Sicht sollten hier unbedingt weitere Importmöglichkeiten geschaffen werden. Es ist sehr mühselig, Spielpläne oder Dienstpläne in alle Bereiche manuell einzupflegen, wenn diese Daten von Extern vorgegeben werden. Auch sollte hier Programmintern eine weitere Verknüpfung möglich sein. Bereich Stammdaten/Mitglieder: Frage/Problem: Kann die Anzeige vom Stammdatenblatt angepasst werden? Hier steht z. B. unter Kontaktstammdaten nur der Nachname. Erst bei einem Blick auf die Anschrift sieht man, wer es genau ist. Bei mehreren gleichnamigen Mitgliedern ungünstig. Änderung möglich, ggf. wie?

2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle. Über "Aktuelle Tabellenansicht > Spalten definieren" können Sie zusätzliche Felder per Drag and Drop in die Spaltenköpfe übernehmen. Frage/Problem: Hier war nicht die Tabellenansicht sondern der Ausdruck gemeint. Gibt es da auch eine Möglichkeit? Das Stammdatenblatt ist fest integriert und ist derzeit nicht anpassbar. Auch das Stammdatenblatt sollte individuell anpassbar sein. Frage/Problem: Ist es möglich, die Debitorennummer auch automatisch vergeben zu lassen? Wenn ja, wie? Über "Stammdaten > Mein Verein > Nummernkreise > Mitglieder/Kontakte" können Sie einen Startwert für die Neuvergabe von Mitgliedsnummern hinterlegen. Hier war nicht die Mitgliednummer gemeint. Eine Änderung ist aber nicht notwendig. Frage/Problem: Wenn ich den Mitgliederbestand aus einem andern Programm importiere, wird dann automatisch die Adressnummer neu und auch nur einmal vergeben? Dies gerade auch, wenn im alten Bestand keine Nummern vorhanden waren. Gibt es eine Möglichkeit, eine Doppelvergabe der Mitgliednummer durch einen Export zu verhindern? Bei einem Import aus einem alten Bestand können Sie festlegen, ob die vorhandene Mitgliedsnummer übernommen wird. Ansonsten wird die Mitgliedsnummer durch das Programm vergeben. Frage/Problem: Gibt es eine Möglichkeit, eine Doppelvergabe der Mitgliednummer durch einen Export zu verhindern? Importieren Sie die Mitgliederdaten erneut, werden die Mitglieder ein weiteres Mal angelegt. Bitte löschen Sie die alten Datensätze anschließend manuell. Diesen Sachverhalt haben wir ebenfalls schon als Verbesserungsvorschlag an die Entwicklungsabteilung weitergeleitet. Frage/Problem: Besteht eine Möglichkeit, die Mitglieder nach mehreren Kriterien zu sortieren? Z. B. nach Name und Vorname. Dies ist schon sehr wichtig, wenn Namen mehrfach vorhanden sind. Die Filterung nach mehreren Kriterien ist nicht möglich. Den von Ihnen eingereichten Sachverhalt haben wir als Verbesserungsvorschlag aufgenommen und an die Entwicklungsabteilung weitergeleitet. Bereich Schriftverkehr/Serienbrief/Dateiablage: Frage/Problem: Kann man die Dateiablage (Speicherort), z. B. für Dokumente, ändern? Wenn ja, wie? Eine Änderung des Speicherortes für Dokumente ist nicht möglich. Den von Ihnen eingereichten Sachverhalt haben wir als Verbesserungsvorschlag aufgenommen und an die Entwicklungsabteilung weitergeleitet

3 Frage/Problem: Wie kann ich diese Vorlagen aufrufen und direkt in den jeweiligen Stammdaten speichern? Im Mitglied unter "Stammdaten > Mitglieder > Aufruf des Mitglieds > Dokumente" haben Sie die Möglichkeit Dokumente zu erstellen zu diesem Mitglied. Diese werden mit dem Mitglied verknüpft. Nachdem eine Datei für dieses Mitglied erstellt wurde, erhält das Mitglied einen eigenen Ordner im Installationspfad üblicherweise unter C:\Programme\Buhl\Mein Verein 2009\Dokumente\1\Kunden\Kd.Nr Legen Sie hier MS-Word- Dokumente ab, wird Ihnen im Karteireiter "Dokumente" das Schreiben angezeigt. Frage/Problem: Werden die gespeicherten Schreiben und sonstige Dokumente verschlüsselt oder gesichert, dass kein unberechtigter Aufruf über den Dateiexplorer möglich ist (Sicherheit ähnlich wie bei WISO mein Geld)? Die Dokumente werden nicht automatisch verschlüsselt und lassen sich somit von jedem Aufrufen. Schützen Sie die Word-Datei direkt aus MS- Word heraus. Aus meinen Tests mit anderer Software kenne ich die Möglichkeit, dass die Dokumente alle zentral abgelegt werden und eine interne ID erhalten. Hierdurch sind sie dann immer einem Vorhang zugeordnet. Dies würde auch Zugriffsrechte auf bestimmte Ordner und eine Verschlüsselung aus Sicherheitsgründen vereinfachen. Frage/Problem: Kann ich bereits bestehende Vorlagen (Word) importieren? Wenn ja, wie? Eine Einbindung von MS-Word-Vorlagen in de Bereich "Kommunikation > Briefe" ist nicht möglich. Frage/Problem: Wie kann ich neue Vorlagen erstellen, die direkt mit Daten aus der Mitgliederverwaltung gefüllt werden? Ist dies auch mit Dokumenten aus der vorhergehenden Frage möglich? MS-Word-Vorlagen nutzen Sie im Bereich "Kommunikation > Serienbriefe und Etikettendruck". Hier haben Sie die Möglichkeit die gewünschten Mitglieder zufiltern. Bei "Schritt 2" wählen Sie dann die von Ihnen erstellte Vorlage. Das Dokument wird im "Schritt 3" mit MS-Word geöffnet und die Mitgliederdaten lassen sie über die Seriendruckfunktion in MS-Word einfügen. Näheres dazu entnehmen Sie Ihrer Microsoft-Dokumentation. Frage/Problem: Wie kann ich die bereits vorhandenen Vorlagen ändern, z. B. zusätzlich zum Namen bei der Unterschrift die Funktion oder eine andere Anrede/Abschluss (mit freundlichem Gruß...)? Über die Menüleiste "Stammdaten > Textbausteine & Vorlagen" haben Sie die Möglichkeit Ihren Schluss- und Einleitungstext anzupassen. Frage/Problem: Wie kann ich Vorlagen mit festem Text hinterlegen? Kann ich im Text auch Daten wie z. B. die Beitragshöhe, verwenden? Außerdem möchte ich in der Vorlage gerne vor dem Datum noch unseren Ort stehen habe. Eine Grußformel sollte auch vorhanden sein und unter dem Namen (ganz unten) soll noch die Funktion, z. B. Vorstand oder Kassenwart, stehen. Wie geht dies? In meiner mitgesandten Vorlage steht oben rechts das Tagesdatum. Dies kann ich aber bei der Gestaltung des Briefpapiers nicht finden. Nach DIN- Norm gehört davor aber zumindest der Ort. Wie soll ich das gestalten? Au-

4 ßerdem ist in meiner Vorlage ganz unten bei der Unterschrift mein Name. Dieses "Ende" ist auf Grund der Länge des Textes immer unterschiedlich. Zusätzlich soll die Funktion nach dem Namen sein. Wie kann ich dies tun? Schließlich sind die Vorgabe Datum und Name offensichtlich Standartfelder, die nicht verändert werden können, oder? Über "Menüzeile > Stammdaten > Textbausteine und Vorlagen" haben Sie die Möglichkeit feste Texte zu hinterlegen. In der Erfassung des nächsten Briefes wählen Sie nun den fest vorbelegten Text aus. Über "Menüzeile > Briefpapier gestalten > Layout für erweiterte Bearbeitung" haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Textfelder einzufügen und entsprechend mit dem Text zu befüllen. Diese können Sie entsprechend anpassen und so hinterlegen, dass der Eintrag an der von Ihnen gewünschten Stelle erscheint. Das Feld Datum oben rechts auf dem Formular ist ein festes Feld, welches nicht beeinflussbar ist. Es besteht die Möglichkeit über das Layout für erweiterte Bearbeitung Eingaben hinzuzufügen. Ein Eintrag unterhalb des Namens unter dem Text ist leider nicht möglich. Es sollte in jedem Fall die Möglichkeit bestehen alle vorgegebenen Vorlagen individuell zu ändern, insbesondere nach DIN-Norm! Frage/Problem: Ist es bei der Serienbrieferstellung möglich, alle Mitglieder mit dem Kennzeichen "Barzahler" oder "Überweisung" zu selektieren, wenn diese Kennzeichen unter den Kontendaten erfasst sind? Wenn nein, wie kann man bei einem großen Bestand diese Mitglieder gezielt anschreiben? Eine Filterung in der Serienbrieferstellung nach "Barzahler" oder "Überweisung" ist nicht direkt möglich. Allerdings haben Sie die folgende Möglichkeit. Definieren Sie über die Menüleiste "Stammdaten > Weitere > Kategorien" zwei neue Kategorien namens "Barzahler" und "Überweisung". Ordnern Sie allen Mitgliedern die jeweilige Kategorie zu. Wechseln Sie anschließend in den Bereich "Kommunikation > Serienbriefe und Etikettendruck". Per Rechtsklick wählen Sie "Aktuelle Tabellenansicht > Spalten definieren". Per "Drag & Drop" ziehen Sie das Feld "Kategorien" in die Tabelle. Nun haben Sie die Möglichkeit nach dem Feld "Kategorien" zufiltern. Das ist vollständiger Quatsch. Wenn ich schon einmal die Daten entsprechend erfasst habe, sollte man auf diese auch selektieren können. Bereich Buchungen/Mitgliedsbeiträge/Finanzen: Frage/Problem: Ich möchte gerne die gesamten Buchungskategorien neu erstellen. Leider ist die Funktion "löschen" nicht möglich. Auch lassen sich nicht alle bereits vorhandene Einträge ändern. Was mache ich falsch? Die Bearbeitung der Buchungskategorien ist begrenzt. Sie haben die Möglichkeit jede Bezeichnung der Kategorien anzupassen. Das Löschen der vorhandenen Kategorien ist nicht möglich. Über "Stammdaten > Buchungskategorien bearbeiten > Buchungskategorie > Buchungskategorie kopieren" haben Sie die Möglichkeit weitere Konten anzulegen. Frage/Problem: In den Buchungskategorien gibt es die Auswahl bis 2006 und ab Lässt sich hier auch ab 2009 etwas neu anlegen? Wenn ja, wie?

5 Die Anlage "ab 2009" ist nicht möglich. Möchten Sie über diesen Weg Buchungskategorien unterscheiden tragen Sie das Wirtschaftsjahr 2009 bitte in die Bezeichnung der Buchungskategorie ein. Aus WISO Mein Geld kenne ich es, dass man sich selber alle Buchungskategorien selber anlegen und ändern kann. Aus meiner Sicht sollte dies auch hier uneingeschränkt möglich sein, da jeder Verein seine eigene Buchführung hat. Frage/Problem: ich muss bald die ersten Beiträge fordern. Die Beitragszahlung ist immer für ein Kalenderjahr und wird im März/April abgebucht. Erkennt das Programm automatisch, wenn ein Mitglied im laufenden Kalender nicht die ganze Zeit Mitglied war (z. B. Eintritt erst am 01.03)? Wenn nicht, wie muss hier eine manuelle Bearbeitung vorgenommen werden? Wie erstelle ich eine Beitragrechnung, die auf das laufende Kalenderjahr lautet? Die Software erkennt derzeit nicht, dass ein Mitglied nur einen Teil des Jahres Mitglied war. Vor Erstellung der Beitragsrechnung passen Sie bitte den Beitragssatz des Mitglieds im Mitglied unter "Vereinsdaten" manuell an, damit der Lastschrifteinzug in korrekter Höhe erfolgt. Hier finde ich es sehr wichtig, dass das Verfahren überarbeitet wird. Wenn ich in den Stammdaten schon den Beginn und das Ende eintragen kann, sollte die Software daraus auch die Beiträge berechnen können. Außerdem kann es nicht sein, wenn der Verein seinen Jahresbeitrag für das Kalenderjahr z. B. im Juni anfordert, die Beitragsrechnung von Juni bis Juni des Folgejahres lautet. Bereich Datensicherung/Im- und Export: Frage/Problem: Werden über "Daten sichern" eigentlich alle Daten einschl. gespeicherter Dokumente, Vorlagen Briefe usw. gesichert oder nur die reine Mitgliederdatenbank? Dokumente, die dem Mitglied in den Mitgliederstammdaten zugeordnet wurden, werden mit gesichert. Möchten Sie die Dokumente manuell sichern, speichern Sie den Ordner "Dokumente" unter C:\Programme\Buhl\Mein Verein auf einem externen Medium (CD, Stick). Frage/Problem: Mir ist aufgefallen. wenn ich den gesamten Bestand exportiere, die Bankverbindung und einzelne andere Daten nicht mit exportiert werden. Hierbei ist es unerheblich, welches Exportformat ich wähle. Was mache ich falsch? Die Bankverbindung der Mitglieder, sowie einige weitere im Bereich Vereinsdaten hinterlegte Informationen lassen sich zur Zeit nicht exportieren. Wir bedauern Ihnen daher keinen Lösungsvorschlag anbieten zu können. Da Exportmöglichkeit bereits von mehreren Kunden angesprochen wurde, haben wir dies als Verbesserungsvorschlag an die Entwickler der Software weiter gegeben.

6 Weitere Vorschläge: Bei der Auswahl Zahler ist ein anderes Mitglied sollte zum Namen auch der Vorname angezeigt werden. Ggf. auch eine Suchfunktion bei großem Bestand.