Präsentation. Zur Einführung und Dokumentation der strategischen Personalplanung im Betrieb

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1 Präsentation Zur Einführung und Dokumentation der strategischen Personalplanung im Betrieb

2 Die vorliegende Präsentation entstand im Rahmen des Projekts. Sie ist ein Bestandteil des Starter-Sets Strategische Personalplanung, das ähnlich eines Werkzeugkastens verschiedene Planungsinstrumente bereitstellt. Auf der Homepage sind alle Planungsinstrumente kostenlos verfügbar. 2

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4 Wie unterstützt Sie diese Präsentation? Diese Präsentation ist als Arbeitshilfe zu verstehen und begleitend einzusetzen bei der Einführung einer strategischen Personalplanung im Betrieb. Sie bietet einen einfachen Einstieg in das Thema und leitet Schritt für Schritt durch den Prozess. Sie können diese Datei auch zur Dokumentation Ihrer strategischen Personalplanung nutzen, indem Sie Kapitel für Kapitel Ihre Planungsergebnisse und Erkenntnisse darin festhalten. Zudem unterstützt Sie diese Präsentation bei der Vorbereitung der internen Moderation und Steuerung. Nicht zuletzt trägt diese Arbeitshilfe dazu bei, die geplanten Maßnahmen nachhaltig umzusetzen. 4

5 Was erwartet Sie in dieser Präsentation? Vorbereitende Aufgaben Ihre Projektorganisation Ihre Vorbereitung Ihr Einsatz Die fünf Schritte der strategischen Personalplanung im Betrieb Selbstbewertung Check: Strategische Personalplanung 5

6 Vorbereitende Aufgaben 6

7 Vorbereitende Aufgaben Sobald im Unternehmen die Entscheidung gefallen ist, die strategische Personalplanung durchzuführen, stehen zunächst drei zentrale Fragen im Raum, denen Sie sich bewusst sein sollten: Ihre Projektorganisation: Wer kümmert sich, macht mit, ist beteiligt und gehört zum Planungsteam? Ihre Vorbereitung: Welche Informationen benötigen Sie vor dem Planungsbeginn? Ihr Einsatz: Wie hoch ist der Aufwand für die strategische Personalplanung? 7

8 Ihre Projektorganisation: Wer kümmert sich und macht mit? Wer kümmert sich um die strategische Personalplanung? Der Verfahrensprozess im Betrieb sollte durch die Geschäftsführung selbst oder einen von ihr beauftragten internen Prozessbegleiter gesteuert und koordiniert werden. Ebenso können die Prozesse durch Fach- und Führungskräfte des Personalbereichs oder durch ein neu gebildetes Planungsteam begleitet werden. Wer sollte mitmachen? Projektbeteiligte sollten mit Zahlen umgehen können und einen guten Blick auf die strategische Entwicklung des Unternehmens besitzen. Wird ein Planungsteam gebildet, so sollte es interdisziplinär zusammengestellt sein und Vertreter aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen mit ins Boot holen. Hat das Unternehmen einen Betriebsrat, empfiehlt sich eine frühzeitige Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertreterinnen und -vertretern. 8

9 Ihre Vorbereitung: Welche Informationen benötigen Sie vor dem Planungsbeginn? Damit die Prozessbegleitung ohne Zeitverzögerungen und Suchprozesse ablaufen kann, ist es sinnvoll, einige notwendige Daten und Fakten vorzubereiten und zusammenzustellen. Dies erleichtert den Planungsprozess und ist Voraussetzung für die Erstellung eines strategischen Personalplans und seiner Folgeplanungen. Empfehlung Folgende Informationen benötigen Sie (sofern vorhanden): Ein Unternehmensorganigramm, das alle Stellen/Positionen inklusive der Berufsbezeichnungen im Betrieb aufweist Personalstammdaten der Beschäftigten (u. a. Geburtsdatum, Stellenumfang in Vollzeitäquivalenten) Allgemeine Unterlagen zur Unternehmens- und Personalstrategie (Leitbild, Grundsätze, Ziele usw.) Initiative Neue Qualität der Arbeit 9

10 Ihr Einsatz: Wie hoch ist der Aufwand für die strategische Personalplanung? Für die folgenden Prozessschritte sind zeitliche Kapazitäten und Ressourcen zu berücksichtigen: Vorbereitung des Prozesses Zusammenstellung von Informationen (Organigramm, Unternehmens- und Personalstrategie, Personalstammdaten) Durchführung der Personalbestandsplanung Durchführung der Personalbedarfsanalyse Analyse der Personalabweichung Folgeplanungen und Maßnahmen Durchführung Check: Strategische Personalplanung Begleitung und Controlling der Umsetzung 10

11 Ihr Einsatz: Erstellen Sie einen Projektplan Empfehlung Stellen Sie einen Projektplan mit Anfangs- und Endzeitpunkt des Planungsprozesses auf. Nutzen Sie hierfür auch den KMU-Planungsrechner. Dadurch können Ihre Vorbereitungen zusammen mit den Ergebnissen der Prozessschritte in einer Datei gebündelt und für zukünftige Verwendungen dokumentiert werden. 11

12 Die fünf Schritte der strategischen Personalplanung im Betrieb 12

13 Die fünf Schritte der strategischen Personalplanung Ziel: Betrachtung der Belegschaft in Jobfamilien Ziel: Ermittlung des initialen Bestands je Jobfamilie, Alter und Kapazität Ziel: Ermittlung des Personalbedarfs zur Erfüllung der Unternehmensziele Ziel: Analyse von Kapazitäts-, Alters- und Qualifikationsrisiken Ziel: Ableitung von Maßnahmen Methode: Bündelung von Stellen aufgrund vergleichbarer Funktionen, Qualifikationen und Aufgaben Methode: Zuordnung der Mitarbeitenden zur Jobfamilie in einer Personalstammliste Methode: Ableitung notwendiger Kapazitäten aus der Unternehmensstrategie Methode: Setzung von weiteren Annahmen zur Bestandsentwicklung und Simulation Methode: Bewertung der Risiken und Sammlung von möglichen Handlungsoptionen 13

14 Schritt 1 Jobfamilien bilden 14

15 Jobfamilien was ist darunter zu verstehen? Was sind Jobfamilien? In Jobfamilien werden charakteristische Tätigkeits- und Anforderungsprofile von Stellen zusammengefasst. Es sind somit Bündel derselben Aufgaben, Qualifikationen und Anforderungen unabhängig von Personen und Organisationseinheiten. Zur Bildung der Jobfamilien können Stellen mit gleichen oder ähnlichen Aufgaben aus verschiedenen Fachbereichen zusammengefasst und in Cluster eingeteilt werden. Wozu dienen Jobfamilien? Indem Sie Ihre Belegschaft in Jobfamilien bündeln, können Sie einerseits quantifizieren, wie viele Vollzeitmitarbeiter Sie pro Jobfamilie haben. Andererseits schaffen Sie Transparenz hinsichtlich der notwendigen Qualifikationen in Ihrem Unternehmen. Die Bildung von Jobfamilien dient der Überschaubarkeit und reduziert die Komplexität für die weiteren Planungsschritte. 15

16 Jobfamilien bilden wie wird es gemacht? Was ist zu beachten? Bei der Bildung von Jobfamilien betrachten Sie nur Ihre Kernbelegschaft, d. h. Auszubildende und Leiharbeitnehmer finden keine Berücksichtigung. Die Quantifizierung Ihrer Belegschaft innerhalb der einzelnen Jobfamilien erfolgt in Vollzeit als sogenanntes Vollzeitäquivalent (FTE = Full Time Equivalent). Wie werden Jobfamilien gebildet? Drei einfache Schritte unterstützen Sie bei der Bildung der Jobfamilien: 1. Funktionen des Unternehmens analysieren 2. Stellen innerhalb der Funktionsbereiche fokussieren 3. Stellen nach Aufgaben bündeln Merkmal der Hauptaufgaben Merkmal der kurzen Umlernzeit Merkmal der Übersichtlichkeit 16

17 Empfehlung: Das Suchen und Finden von Jobfamilien 17

18 Jobfamilien mit Weitblick betrachten Klärung wichtiger Fragen in Zusammenhang mit den Jobfamilien und der strategischen Ausrichtung der Personalarbeit Wie sieht Ihr Markt für die Jobfamilien aus? Welche Risiken können sich aus den Zukunftserwartungen für die Jobfamilien ergeben, z. B. Kapazitätsrisiko, Know-how-Verlust etc.? Wie heißen Ihre personalwirtschaftlichen Ziele, um potenzielle Risiken zu vermeiden, z. B. Sicherung von Wissenstransfer, ausgeglichene Altersstruktur, Talentförderung etc.? 18

19 Empfehlung: Qualitative Beschreibung der Jobfamilien Jobfamilie 1: Kernkompetenzen heute: Jobfamilie 2: Kernkompetenzen heute: Kernkompetenzen in Zukunft: Kernkompetenzen in Zukunft: Entwicklung des Personalbedarfs: (quantitativ): Jobfamilie 3: Kernkompetenzen heute: Kernkompetenzen in Zukunft: Entwicklung des Personalbedarfs: (quantitativ): Entwicklung des Personalbedarfs: (quantitativ): 19 19

20 Empfehlung: Bedeutung der Jobfamilien bewerten Schätzen Sie Ihre Jobfamilien nach den Kriterien Verfügbarkeit am externen Arbeitsmarkt sowie Relevanz für die Entwicklung des Unternehmens ein. Dadurch erkennen Sie am besten Ihre Schlüsselfunktionen, die Sie im weiteren Verlauf Ihrer Planung näher betrachten sollten. + Verfügbarkeit am externen Arbeitsmarkt Relevanz für die Entwicklung des Unternehmens 20

21 Praxisbeispiel für Jobfamilien 21

22 Schritt 2 Heutigen Personalbestand ermitteln 22

23 Personalstammdaten anpassen Zunächst betrachten Sie Ihren derzeitigen Personalbestand. Dafür wird die gesamte Menge an Mitarbeitenden betrachtet, die derzeit in Ihrem Betrieb ta tig sind. Versehen Sie Ihre Personalstammdaten mit allen planungsrelevanten Informationen. Für die strategische Personalplanung werden für jeden Mitarbeitenden benötigt: Name der Jobfamilie Geburtsdatum und Kapazität (als FTE = Full Time Equivalent = Vollzeitäquivalent) Empfehlung: Nutzen Sie für die Anpassung Ihrer Stammdaten die Muster-Excel-Tabelle auf der Seite Darin ist auch eine Formel hinterlegt, die die Kapazität Ihrer Mitarbeitenden in FTE umrechnet. 23

24 Schritt 3 Strategischen Personalbedarf festlegen 24

25 Der zukünftige Personalbedarf lässt sich bestimmen Wie es Ihnen am besten erscheint, können Sie den Personalbedarf auf Grundlage von Vergangenheitsdaten oder auch ohne ermitteln. Für eine erste Annäherung an den zukünftigen Personalbedarf eignen sich auch Kennzahlen. Diese geben etwa an, wie viele Mitarbeitende in der Vergangenheit für das Erbringen eines vorgegebenen Arbeitsvolumens erforderlich waren. Ihr Ergebnis kann als Schätzwert für den zukünftigen Personalbedarf dienen. Auch die Betrachtung Ihrer Unternehmensstrategie kann zur Bestimmung Ihres strategischen Personalbedarfs führen, denn neue Produkte, Technologien oder Absatzmärkte verändern die Anzahl sowie die benötigten Kompetenzen und Qualifikationen pro Jobfamilie. 25

26 Die Personalbedarfsplanung kalkuliert die Zukunftsereignisse Der Personalbedarf lässt sich als Bruttobedarf und Nettobedarf abbilden. Ausgangspunkt ist der derzeitige Personalbestand, der durch zukünftige Zu- und Abgänge verändert wird. 26

27 Beschreibung der Unternehmensstrategie Schrittweises Vorgehen: Beantwortung von einführenden Fragen zu Geschäftsumfeld, Vision, Geschäftsstrategie und Geschäftserfolg. Strategiebestimmung: Welche sind die relevanten Märkte, Produkte, Dienstleistungen, Technologien und Kompetenzen der Zukunft? Empfehlung: Nutzen Sie für diesen Schritt Recherchen, einen Strategieworkshop sowie Gespräche mit der Geschäftsführung, den Führungskräften und anderen Mitarbeitenden. 27

28 Beschreibung der Unternehmensstrategie 28

29 Beschreibung der Unternehmensstrategie 29

30 Den quantitativen und qualitativen Personalbedarf bestimmen Ausgehend von den Beschreibungen des qualitativen Personalbedarfs in den Jobfamilien und in Verbindung mit den Strategien des Unternehmens wird auch der quantitative Personalbedarf festgelegt ( Wie viele Mitarbeitende benötige ich zukünftig zur Erreichung meiner gesetzten Ziele? ). Treffen Sie Ihre Einschätzungen pro Jobfamilie. Empfehlung: Nutzen Sie hierfür ebenfalls den KMU-Planungsrechner. Verschiedene Tabellen ermöglichen Ihnen die Spezifizierung Ihres quantitativen Personalbedarfs in Vollzeitäquivalenten (FTE = Full Time Equivalent) oder Prozent. 30

31 Schritt 4 Zukünftige Personalabweichung analysieren 31

32 Die Belegschaft in der Zukunft betrachten Welche Aussagen lassen sich treffen? Durch die Gegenüberstellung von Personalbedarf (Soll) und Personalbestand (Ist) ergibt sich die Personalabweichung. Ihre Analyse bildet den Kern der strategischen Personalplanung. Empfehlung: Fokussieren Sie sich bei der Analyse auf die folgenden Fragen: Wie entwickelt sich mein Personalbestand? Wie entwickelt sich mein Personalbedarf? Welche Abweichung (bzw. welcher Nettopersonalbedarf) ergibt sich daraus? Welche Jobfamilien sind besonders von Personalveränderungen betroffen? Welche Faktoren wirken sich wie auf meinen Personalbestand aus (Fluktuation, Renteneintritt, Zu- und Abgänge)? Wie entwickelt sich meine Altersstruktur? Welche Jobfamilien sind besonders von Altersrisiken betroffen? 32

33 Schritt 5 Handlungsfelder ableiten 33

34 Handlungsfelder ableiten Maßnahmen durchführen Im letzten Schritt der strategischen Personalplanung geht es darum, aus Ihren Erkenntnissen die passenden Maßnahmen abzuleiten. Um Handlungsfelder zu definieren und Maßnahmen festzulegen, gilt es, die gewonnenen Erkenntnisse hinsichtlich ihrer Chancen und Risiken für die künftige Unternehmensentwicklung zu bewerten. Empfehlung: Orientieren Sie sich am besten an den personalwirtschaftlichen Gestaltungsfeldern etwa Personalmarketing und -aufbau, Personalbetreuung, Mitarbeiterbindung etc. 34

35 Praxisbeispiel: Maßnahmenplan Ergebnisse für die Zukunft sichern Halten Sie die Erkenntnisse Ihres Maßnahmenplans in einer Übersicht fest: 35

36 Selbstbewertung Check: Strategische Personalplanung 36

37 Welches sind Ihre weiteren Schritte? Sie haben den Prozess der strategischen Personalplanung durchlaufen und erste Folgemaßnahmen definiert. Setzen Sie dafür auch die Selbstbewertung Check: Strategische Personalplanung ein ein Online-Instrument, das Ihnen aufzeigt, in welchen Bereichen Sie weiteren Handlungsbedarf zur strategischen Personalplanung haben. 37

38 Selbstbewertung Check: Strategische Personalplanung Der Check ist Teil des Starter-Sets Strategische Personalplanung und unterstützt Sie dabei, Ihr Grundverständnis von personalpolitischen Vorgängen anhand von zehn definierten Bausteinen aufzufrischen und zu analysieren. Mithilfe praktischer Checkpunkte wird der Status quo im Unternehmen analysiert. Schwachstellen und Stärken Ihres Unternehmens werden deutlich. Dadurch können Sie weitere Handlungsbedarfe und Problemfelder ableiten und durch gezielte Prozesse verbessern. 38

39 Viel Erfolg und Spaß bei der Umsetzung Ihrer strategischen Personalplanung. 39