HERZLICH WILLKOMMEN! Die Strategie im Finanzwesen für Baden-Württemberg

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1 HERZLICH WILLKOMMEN! Die Strategie im Finanzwesen für Baden-Württemberg Seite 1

2 AGENDA Finanzwesenstrategie Digitalisierung Mitgliederbeiräte SAP Smart Seite 2

3 Interimsproduktmanager Finanzwesen KIRP Teamleiter Kasse Projektleiter Umstellung FIWES nach KIRP 2013 heute Produktmanager Finanzverfahren KDRS SAP, KIRP, KM-V, KM StA, AVVISO, AGV und Open Prosoz 07/2016 heute Interimsproduktmanager Finanzwesen Alexander Raible 0711/ Einheitliche Strategie Finanzwesen Seite 3

4 Ziel der Veranstaltung Offen und ehrlich die Fakten sagen Ihre Fragen beantworten Unsere Einschätzung wohin die Reise geht Entscheidung ermöglichen Seite 4

5 Die Strategie im Finanzwesen für Baden-Württemberg SAP wird das Hausprodukt des fusionierten Unternehmens, die Produkte von Axians Infoma und Dataplan werden wie im bisherigen Rahmen auch künftig unterstützt. Seite 5

6 Geschäftszweck des neuen Unternehmens IT-gestützte integrierte Lösungen für die kommunale, öffentliche Hand entlang deren gesamten Wertschöpfungskette Hausprodukt Seite 6

7 Axians Infoma (wie im bisherigen Rahmen) Vollsupport Beratung, Betreuung und Betrieb Hosting Betrieb Integration auf Anforderung Produkt Seite 7

8 Digitalisierung Seit über 10 Jahren gibt es E-Government und keinen interessiert es, warum jetzt die Hysterie? Warum wird die Finanzwesenstrategie mit der Digitalisierung vermischt? Seite 8

9 Digitalisierung: die Gesellschaft fordert es Ob autonomes Fahren, virtuelle Realität oder das digitale Bürgerkonto. Unsere Gesellschaft durchläuft einen umfassenden Veränderungsprozess, der sich auf alle Lebensbereiche auswirkt, auch auf die öffentliche Verwaltung. Seite 9

10 Digitalisierung: die Gesellschaft fordert es Seite 10

11 Digitalisierung: die Politik fordert es Das Wort digital 169 mal gefunden auf 139 Seiten Koalitionsvertrag Seite 11

12 Digitalisierung: riesige Einsparpotentiale Seite 12

13 Digitalisierung: bedeutet Prozesse vom Bürger zum Bürger (ganz anderes Level der Integration der Produkte) Vernetzung der Produkte Dienstleistung der öffentlichen Hand unabhängig von der Zuständigkeit Weg vom Papier zur Information Mobility (Mobile Endgeräte für Geschäftsanwendungen) Analysierung großer Datenmengen für Entscheidungen Automatismen Seite 13

14 Service BW: Einbindung Finanzverfahren Prozess vom Bürger zum Bürger Seite 14

15 Service BW: Einbindung Finanzverfahren Prozess vom Bürger zum Bürger DE Seite 15

16 Onlineverbindung Finanzverfahren und Einwohnerwesen Vernetzung der Produkte Seite 16

17 Onlineverbindung Finanzverfahren und Einwohnerwesen Vernetzung der Produkte Seite 17

18 Elektronischer Rechnungseingang Vom Papier zur Information Automatische Belegerfassung Überprüfen der Ergebnisse im DZ KM Doppik (SAP) Vollständigkeitsprüfungen Speicherung im DMS enaio Seite 18

19 Mobiler Arbeitsplatz Mobility mobile Auswertungen (Budget) Seite 19

20 Mobiler Arbeitsplatz Mobility Mobile Erfassung von Arbeitsstunden Seite 20

21 Fragen, die Sie sich bei der Softwareauswahl stellen! Welches Produkt unterstützt meine Finanzprozesse am besten? Wie sehr benötigen wir in Zukunft die Vernetzung der Produkte? Wie hoch ist die Zukunftssicherheit? Was sind die Kosten? Seite 21

22 Kundeneinbindung über Mitgliederbeiräte und Expertenkreise Stand: Seite 22

23 Leiter Arbeitsgruppe Kundeneinbindung 4IT seit 1990 im Unternehmen Geschäftsbereichsleiter Marketing und Vertrieb 2015 heute Geschäftsbereichsleiter Marketing, Vertrieb u. Seminarhaus Teilprojektleiter Akademie (4IT) Arbeitsgruppe Kundeneinbindung (4IT) Oliver Campidelli, Markus Jonczyk TPL Jürgen Abelshauser Thomas Wagner 07121/ Seite 23

24 Die fünf kommunalen Kundensegmente stehen in relativem Gleichgewicht zueinander aktuelle Geschäftsverteilung als gesund bewertet Darstellung Geschäftsverteilung Kundengruppe Kommunen bis Einwohner Kommunen bis Einwohner Große Kreisstädte Stadtkreise Landkreise Gesamt Anzahl Kunden Umsatz 1 in M und Prozent 32,46 (20,24%) 30,93 (19,29%) 37,67 (23,49%) 26,00 (16,22%) 33,29 (20,76%) 160,35 (100,00%) Geschäftsverteilung In den kommunalen Kundensegmenten wird ein Umsatzanteil von rund 93% des Gesamtumsatzes (Anteil Markt öffentlich = 172 Mio. ) erzielt. Ein einzelnes Kundensegment sollte möglichst nicht mehr als 20% Umsatzanteil vom Gesamtumsatz umfassen und der Gesamtumsatz sollte sich mind. auf fünf bestenfalls auf noch mehr Segmente verteilen. Bewertung Wir haben heute eine vom Grundsatz her gesunde Geschäftsverteilung 1: Nur Darstellung des hoheitlichen Umsatzes, Umsätze im Drittmarkt zum Beispiel endica GmbH nicht enthalten; 2: in Meilenstein 2 Darstellung 764 Seite 24

25 Anforderungsdefinition für Segmentierung Produktportfolio erfolgt im Vertrieb durch Kundensegmentbeiträge Bereitstellung der Produkte durch das Produktmanagement Kundenportfolio Betreuung durch Vertrieb und Kundenmanagement Vertrieb Betreuung durch Produktportfoliomanagement Produktmanagement Landkreise Kundenvertreter + KLV Mitgliederbeirat LKr Produktanforderungen Produktportfolio für Landkreise Stadtkreise Kundenvertreter + KLV Mitgliederbeirat SKr Produktanforderungen Produktportfolio für Stadtkreise Große Kreisstädte Kundenvertreter + KLV Mitgliederbeirat GrKr Produktanforderungen Produktportfoliomanagement (Strategieboard) Produktportfolio für Große Kreisstädte Kommunen bis Einwohner (K20) Kundenvertreter + KLV Mitgliederbeirat K20 Produktanforderungen Produktportfolio für K20 Kommunen bis Einwohner (K7,5) Kundenvertreter + KLV Mitgliederbeirat K7,5 Produktanforderungen Produktportfolio für K7,5 KLV = Kommunaler Landesverband Seite 25

26 Ablauf und Struktur der Mitgliederbeiräte Seite 27

27 Aufgabenstellung Mitgliederbeirat Mitwirkung bei der Standardisierung des Segmentportfolios (integrierte Lösungen für die Bedarfsfelder des Kundensegments) Mitwirkung bei den Entscheidungen zum Produktlebenszyklus, für die Abbildung der im Kundensegment relevanten Bedarfsfelder (Lösungen) Reflektion der Marktbedarfe und Markttrends unter dem Fokus der Zielgruppe und Ableiten von Umsetzungsvorschlägen für neue Bedarfsfelder Seite 28

28 Aufgabenstellung Mitgliederbeirat Unterstützung bei der Etablierung und Ausgestaltung von Expertenkreisen zur Umsetzung der Bedarfsfelder (Unterstützung des Produktmanagements bei der Produktauswahl und weiterentwicklung) Wahl der Vertreter in den OBR für das jeweilige Kundensegment Interessensvertretung des Mitgliederbeirats im Organisationsbeirat der DA Seite 29

29 Aufgabenstellung Expertenkreis Mitwirkung beim Anforderungsmanagement Erstellung von Lastenheft Feedback, Anregungen Einbringen von neuen Anforderungsinhalten, Verbesserungsoptionen Tests von Zwischenergebnissen Pilotierungsbereitschaft Referenzkundenbereitschaft Einbindung von Nicht-Verbandsmitgliedern des Gesamtzweckverbandes Seite 31

30 Kommunale Doppik SMART Seite 32

31 Stabsstellenleiter Produktmanagement Kommunale Finanzverwaltung KIVBF seit 11/1981 KIVBF (ehemals RRZ KDSO) Verantwortlicher Mitarbeiter Finanzwesen In den Lösungen: Fiwes-Classic, K-IRP, SAP Kameral & Doppik Zuvor: stellvertretender Kämmerer Stadt Kenzingen Aktuell: KIVBF Produktmanager für alle hoheitlichen Finanzverfahren mit dem Schwerpunkt SAP-Doppik-SMART Wolfgang Fuchs Tel.: Seite 33

32 Ziele Rückblick Inhalte SMART Projekt Seite 34

34 .. U.a. von einem zahlungsorientierten zu einem ressourcenorientierten Haushaltsund Rechnungswesen.. Seite 36

36 Historie zur Entstehung von SMART Evaluation 2012 Erste Produktivsetzung 2011 Entwicklung SMART 2015 Massen-Roll- Out Seite 38

38 Wesentliche Veränderungen Veränderte Darstellung des Haushaltsplans (externe Sicht auf das Zahlenwerk) nach außen Darstellung des Ressourcenverbrauchs Gewinn- und Verlustrechnung mit integrierter Bilanz Parallele Darstellung der Ein- und Auszahlungen Neuer Kontenplan Entwicklung der Kennzahlen Berichtswesen Konzernbilanz Seite 40

39 Wesentliche Veränderungen Dezentralisierung der Bewirtschaftungskompetenz Budgetierung Aufgaben und Ressourcenverwaltung Seite 41

40 Zwischenfazit Seite 42

41 Integrative Finanzwesen- Lösung Einfache, intuitive Bedienoberfläche Die Lösung SMART Selbsterklärende Abbildung der Geschäftsprozesse Hohe Automatisierung Seite 43

42 Leistungsinhalte von SMART Planung & Bewirtschaftung für Kommunale Doppik Buchungsmanager für alle Bewirtschaftungsprozesse Integrierte Anlagenbewirtschaftung Verrechnung von Service-Leistungen Verrechnung von Steuerungsleistungen Budgetierung & Verfügbarkeitskontrolle Gesetzliches Reporting mit allen Anlagen der VwV Seite 44

43 Wesensmerkmale von SMART Neue Haushaltsstruktur nach NKHR Prozess-Orientierung Neue Oberfläche (NWBC) mit neuen Funktionen (Browser) und vereinfachte Navigation Seite 45

44 Produkte und/oder Kostenstelle? Der KM- SMART bietet alle Optionen Seite 46

45 NKHR Stammdaten Produkte Produktgruppe mit Produkten (Leistungen) Eigenschaften Unterhalb der Produktgruppe werden Produkte und Unterprodukte (Leistungen) geführt Produkte sind nach dem kommunalen Produktplan strukturiert Seite 47

46 NKHR Stammdaten Kostenstellen Produktgruppe mit Kostenstellen Eigenschaften Unterhalb der Produktgruppe werden Kostenstellen geführt Kostenstellen sind nach der Organisation der Kommune strukturiert Beispiele: Einzelne Gebäude, Fahrzeuge, Ortsteile etc. Seite 48

47 Die neue Haushaltsstruktur Kommunaler Produktplan Baden-Württemberg Seite 49

48 Kommunale Doppik SMART ab hier Live-Präsentation intern

49 Kommunale Doppik SMART intern

54 Kommunale Doppik SMART Stammdaten intern

56 Kommunale Doppik SMART Haushaltsstruktur intern

57 Kommunale Doppik SMART Haushaltsstruktur intern

59 Kommunale Doppik SMART Haushaltsstruktur / Eigenbetriebe intern

60 Kommunale Doppik SMART Planung intern

63 Kommunale Doppik SMART Auswertungen intern

64 Kommunale Doppik SMART Auswertungen intern

65 Kommunale Doppik SMART Geschäftspartner Übersicht intern

66 Kommunale Doppik SMART Bewirtschaftung intern

67 Kommunale Doppik SMART Bewirtschaftung intern

68 Kommunale Doppik SMART Investiver Prozess intern

70 SAP-Migrationsprojekte4it Gesamt KDRS KIRU KIVBF Seite 72

71 Das Projekt Kurze Projektlaufzeiten Konzentration auf Kerngeschäftsprozesse Voreingestellte Stammdaten und Strukturen Geringer Schulungsaufwand Ressourcenschonender Umstieg mit der Möglichkeit des Systemausbaus in Folgejahren Seite 73

72 Gegenüberstellung: Kamerale FIPO : neue Prod./Konten Seite 74

73 Der Projektablauf Wesentliche Inhalte und Abläufe Beginn Vorarbeiten Umstellungsprojekt Nacharbeiten zum Projekt zum Projekt Workshops, Vorbereitung Kunde Analyse und Kick Off Einrichtung, Schulung SMART Produktivbetrieb Eröffnungsbilanz inkl. Anlagenübernahme Vorqualifikation April September Dezember Seite 75

74 Aufführung wichtiger Aufgaben Jeder Kunde erhält einen individueller Projektplan Termine sind verbindlich Seite 76

75 Schulungen im Überblick KOMMUNALE DOPPIK GESCHÄFTSPARTNER- BUCHHALTUNG WEITERE THEMEN 2 Tage Stammdaten, Planung, AVK 1 Tag Schnittstellen 1 Tag Investive Bewirtschaftung 1 Tag Konsumtive Prozesse: Budgetierung, Verfügbarkeitskontrolle 2 Tage Migration GP 4 Tage Einführung neue Geschäftspartnerbuchhal tung Bewirtschaftung & Kasse Je 1 Tag Schulung zur Integration des KM-V Schulung Erstellung der Eröffnungsbilanz Schulung Erstellung erster Jahresabschluss Vorbereitung Produktivsetzung Optional 1 Tag Berechtigungsverwaltun g Seite 77

76 Datenübernahme Maschinelle Datenübernahme Kreditoren Stammdaten Einnahmearten über Ableitungstabellen Debitoren Stammdaten Debitoren Bewegungsdaten (Kasseneinnahmereste) Anlagengüter (Übernahme im ersten Produktivjahr mit Stand des ersten Produktivjahres) Manuelle Datenübernahme durch den Kunden Kassenausgabereste Investive Kasseneinnahmereste Reste im ShV Stundungen und Niederschlagungen Daueranordnungen Haushaltsreste /ÜPL/APL/Deckungsringe Seite 78

77 Zusatz- und Qualifizierungsangebote Anwendertage der RRZs 4it: Grundlagen und wesentliche Inhalte des neuen Haushaltsrechts Überblick Geschäftspartnerbuchhaltung in der Kommunalen Doppik Vermögen erfassen und bewerten Seite 79

78 Was Sie heute schon tun können Vorbereitende Maßnahmen zur Einführung Kommunale Doppik: Personenstammdatenkonzept intern erarbeiten Personendaten verknüpfen / entknüpfen Seite 80

79 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ansprechpartner: Alexander Raible Thomas Wagner Wolfgang Fuchs Seite 81