Inhaltsübersicht. Betriebsausflug/Betriebsfeier

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1 Betriebsausflug/Betriebsfeier Inhaltsübersicht 1. Allgemeines 2. Begriff, Inhalt und Durchführung 3. Arbeitsrechtliche Aspekte 4. Steuerrecht 5. Sozialversicherung 5.1 Grundsätzliches 5.2 Unfallversicherung Information 1. Allgemeines Für viele Mitarbeiter ist es ein besonderes Highlight im Lauf des Arbeitsjahres, für andere eine Pflichtübung: Die Betriebsfeier und/oder der Betriebsausflug. Dabei gibt es eine kaum zu überblickende Menge von Varianten z.b. hinsichtlich Gestaltung und Organisation. Der Beitrag geht auf die wichtigsten Aspekte ein. 2. Begriff, Inhalt und Durchführung Ein Betriebsausflug liegt vor, wenn der Arbeitgeber ihn organisiert oder er zumindest mit der Durchführung einverstanden ist. Organisieren Arbeitnehmer dagegen gemeinschaftliche Aktivitäten ohne Einschaltung des Arbeitgebers bzw. des Betriebsrates, sind diese ihrem Privatleben zuzuordnen (siehe dazu auch BSG, B 2 U 7/13 R ). Zu den Einzelheiten des Betriebsausfluges - bzw. als zeitsparende Variante die Betriebsfeier - gibt es keine gesetzlichen Grundlagen. Möglich, aber nicht üblich ist es, die Einzelheiten in einer freiwilligen Betriebsvereinbarung (vgl. 88 BetrVG ) zu regeln. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Betriebsfeiern oder -ausflüge durchzuführen; dementsprechend hat der Mitarbeiter keinen Anspruch hierauf. Wenn jedoch eine solche Aktion durchgeführt wird, haben alle Mitarbeiter einen Anspruch auf Teilnahme. Es ist mit dem Gleichbehandlungsgrundsatz des Arbeitsrechts nicht vereinbar, einzelne Arbeitnehmer ohne sachlichen Grund auszuschließen. Dies gilt auch für Mitarbeiter, die bis zum Auslaufen des Arbeitsvertrages freigestellt sind ( ArbG Köln, Ca 4233/16 Berufung gesondert zugelassen). Praxistipp: Ein sachlicher Grund in diesem Sinne könnte z.b. die Sicherstellung einer Notbesetzung sein. Für die Unternehmensführung stellt sich zunächst die Frage, welche Ziele mit einem solchen "social event" erreicht werden sollen. In den meisten Unternehmen soll das Betriebsklima gefördert werden. Neben der Verbesserung des Betriebsklimas könnte u.a. auch ein "Dankeschön" an die Mitarbeiter für erfolgreiche Arbeit beabsichtigt sein. Dafür sind der Betriebsausflug oder eine Firmenfeier sehr gut geeignet, weil die Umgangsregeln im Allgemeinen etwas gelockert sind und sich die Kollegen untereinander in ungezwungener Atmosphäre persönlich besser kennenlernen können. Dies gilt gerade auch im Verhältnis zu den Führungskräften. Die Veranstaltung kann Kommunikation und Teamgeist erheblich fördern. Allerdings lässt sich gute Stimmung nicht "von oben herab" verordnen. Sofern die Unternehmenskultur an sich nicht stimmt, kann auch eine Feier dies nicht heilen. In vielen Betrieben gibt es für die Organisation solcher Veranstaltungen bewährte und eingespielte Strukturen. Mancherorts ist der Betriebs- bzw. Personalrat damit betraut oder zumindest miteingebunden. Nicht selten - gerade im Mittelstand - organisiert auch die Unternehmensleitung aok-business.de - PRO Online,

2 Praxistipp: Dabei sind viele Einzelpunkte festzulegen - z.b. Gestaltung des Ausfluges (ein-/mehrtägig/programm)? Ein Ausflug für alle Betriebsangehörigen oder - in größeren Unternehmen - mehrere Ausflüge? Termin während der Arbeitswoche oder am Wochenende (ggf. mit Zeitgutschrift)? Gibt es Termine, die aus betrieblichen Gründen nicht geeignet sind (Messen, Saisonzeiten, Urlaubszeiten, Abwesenheit von wichtigen Führungskräften)? Welcher Turnus soll eingehalten werden (einmal/mehrmals jährlich)? In welchem Umfang werden die Kosten vom Unternehmen getragen (freiwillige Leistung!)? In welchem Umfang werden die Teilnehmer freigestellt? Werden auch Familienangehörige eingeladen? Ganz entscheidend für den Erfolg des Ausfluges ist ein gutes Programm. Dabei ist Kreativität gefragt; es bietet sich daher an, ein Team mit der Organisation zu betrauen. Eine Vielzahl von Ideen und Vorschlägen findet sich im Internet. Keine Betriebsfeier liegt vor, wenn der Arbeitnehmer auf eigene Kosten zu einer Betriebsfeier anlässlich eines dienstlichen Anlasses (hier: Dienstjubiläum) einlädt. Seine Aufwendungen dafür können aber ausschließlich beruflich veranlasst und damit als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit zu berücksichtigen sein (BFH, VI R 24/15). 3. Arbeitsrechtliche Aspekte Findet der Ausflug während eines Arbeitstages statt, hat der Mitarbeiter für die ausgefallene Arbeitszeit Anspruch auf Vergütung. Problematisch kann dies bei Schichtbetrieb sein: Es kann dann nicht darauf abgestellt werden, inwieweit der Ausflug genau in die Arbeitszeit des einzelnen Mitarbeiters fällt. Vielmehr sollte die vertraglich geschuldete Arbeitszeit für diesen Tag vergütet werden. Es besteht keine Teilnahmepflicht. Wer nicht mitkommt, muss an diesem Tag arbeiten. Ist dies nicht möglich (weil z.b. die Bänder stillstehen oder die Betriebsräume nicht zugänglich sind), gerät der Arbeitgeber in Annahmeverzug und ist verpflichtet, die Vergütung trotz der unterlassenen Arbeitsleistung zu zahlen ( 615 BGB ). Im Hinblick auf 7 Abs. 1 S. 1 BUrlG kann kein Erholungsurlaub seitens des Arbeitgebers angeordnet werden ( BAG, AZR 242/70 - a.a. VG Gießen, E 5864/04 ). Der Arbeitgeber kann aber im Rahmen seines Direktionsrechts dem Mitarbeiter an diesem Tag eine andere, zumutbare Arbeit zuweisen. Der Arbeitgeber kann aber die Teilnehmer über die Leistungen bei der Betriebsveranstaltung selbst hinaus belohnen. Das arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgebot muss dadurch nicht verletzt sein (LAG Köln, Sa 845/13). Dies gilt nach Auffassung des Gerichts vor dem Hintergrund, dass das Geschenk des Unternehmens (ipad im Wert von 400 EUR) an die Teilnehmer nicht als Arbeitslohn, sondern als eine Zuwendung eigener Art anzusehen sei, mit der ein freiwilliges Engagement außerhalb der Arbeitszeit belohnt werden sollte. Geklagt hatte ein Arbeitnehmer, der zur Zeit der Veranstaltung krankgeschrieben war, deshalb nicht teilnehmen konnte und kein ipad erhielt. Falls ein Notdienst erforderlich ist, sollte dieser einvernehmlich mit dem Betriebsrat bestimmt werden. Dabei sollte zunächst versucht werden, diesen auf freiwilliger Basis zu besetzen. Wenn dies nicht möglich ist, müssen Mitarbeiter dafür "zwangsverpflichtet" werden (ggf. auch aus dem Kreis der Nichtteilnehmer). Die so verpflichteten Arbeitnehmer müssen jedoch für die Arbeit an diesem Tag einen Ausgleich erhalten. Dauert der Ausflug länger als die betriebsübliche Arbeitszeit, besteht für diese zusätzliche Zeit kein Anspruch auf Ausgleich bzw. Vergütung. Die Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen Anspruch auf eine Kostenbeteiligung des Unternehmens. Dennoch ist es üblich, dass der Arbeitgeber zumindest einen Teil der Kosten übernimmt. Daraus erwächst jedoch auch bei langjähriger Übung kein Rechtsanspruch des einzelnen Mitarbeiters, da die Aufwendungen in aok-business.de - PRO Online,

3 der Regel der Belegschaft als Ganzes zur Verfügung gestellt werden. Umgekehrt müssen die zur Verfügung gestellten Mittel gleichmäßig auf alle teilnehmenden Mitarbeiter verteilt werden. 4. Steuerrecht Die Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, soweit die damit verbundene Zuwendung 110 EUR (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Der Begriff der Betriebsveranstaltung und die steuerliche Behandlung der Aufwendungen sind in dem BMF-Schreiben vom VI C 5 S 2332/15/10001 BStBl 2015 I S. 832 und unter / Service/ BMF-Schreiben erläutert. Um eine Betriebsveranstaltung handelt es sich, wenn eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter stattfindet ( 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG ). Keine Rolle spielt, ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber oder der Personalvertretung durchgeführt wird; ebenso ist unerheblich, ob sie während oder außerhalb der Arbeitszeit stattfindet. In dem BMF-Schreiben vom (a.a.o) wird auch definiert, welcher Teilnehmerkreis begünstigt ist. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern eines Betriebes oder eines Betriebsteils offen stehen. Ist die Veranstaltung nur für einen bestimmten Teil der Belegschaft gedacht, handelt es sich um eine Betriebsveranstaltung, wenn die Begrenzung des Teilnehmerkreises keine Bevorzugung bestimmter Gruppen von Mitarbeitern darstellt (z. B. Veranstaltungen aus Anlass von Arbeitsjubiläen, Pensionärstreffen) Durch das Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom wurde der Betrag von 110 EUR mit Wirkung vom von einer Freigrenze zu einem Freibetrag umgewandelt. Sind die Aufwendungen also je Arbeitnehmer höher, ist nur der übersteigende Betrag individuell zu versteuern. Der übersteigende Betrag kann mit einem Steuersatz von 25 Prozent pauschal versteuert werden ( 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG ). Dies gilt auch für evtl. überreichte Geschenke. Die Freigrenze gilt für alle (aktiven) Arbeitnehmer des Betriebes, für die ehemaligen Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare und ähnliche Personen. Sie gilt auch für Leiharbeitnehmer, die an einer solchen Veranstaltung des Entleihers teilnehmen. Beschäftigungsbetrieb und Verleiher müssen sich in diesem Fall hinsichtlich der Voraussetzungen und der evtl. Durchführung der Besteuerung abstimmen. Sofern auch Angehörige teilnehmen, werden die auf sie entfallenen Kosten auf die 110 EUR-Grenze für den Arbeitnehmer angerechnet. Die zu berücksichtigenden Gesamtkosten sind dafür zunächst durch die Zahl der Teilnehmer zu dividieren. Haben Angehörige eines Mitarbeiters teilgenommen, sind deren anteilige Kosten ihm zuzurechnen. Dies bewirkt u. U. die unterschiedliche steuerliche Behandlung der Betriebsangehörigen. Berücksichtigt werden alle übernommenen Kosten (z.b. Verpflegung, Programmgestaltung, Eintrittsgelder, Fahrten). Das Gesetz stellt jetzt ausdrücklich klar, dass anteilig auch die Kosten angerechnet werden müssen, die nicht dem einzelnen Mitarbeiter zugerechnet werden können, wie z.b. Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Veranstaltung (Saalmiete, Organisationskosten etc.). Anzurechnen sind dabei nur die Kosten, die der Arbeitgeber für den äußeren Rahmen gegenüber Dritten aufwendet ( 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG ). Nicht angerechnet werden müssen daher rechnerische Selbstkosten des Betriebes z.b. für die Erfassung der steuerpflichtigen Aufwendungen für die einzelnen Mitarbeiter durch die Lohnbuchhaltung. Reisekostenerstattungen sind nicht einzurechnen, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Mitarbeiters stattfindet und er die Anreise zur Veranstaltung selbst organisieren muss. Dagegen gehören die Kosten für eine gemeinsame Busfahrt vom Firmensitz zum Ort der Feier zu den Aufwendungen für die Veranstaltung und sind daher bei den Gesamtkosten zu berücksichtigen. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich. Sofern der Mitarbeiter an mehr als zwei Veranstaltungen jährlich teilnimmt, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden. Praxistipp: Muss ein Arbeitnehmer an den Feiern aus dienstlichen Gründen (z.b. als Vorgesetzter oder Betriebsrat) teilnehmen, ist der auf ihn entfallende Anteil an den Gesamtkosten kein Arbeitslohn aok-business.de - PRO Online,

4 Voraussetzung ist außerdem grundsätzlich, dass die Betriebsfeier allen Angehörigen des Betriebs bzw. des Betriebsteils offen steht. Der Freibetrag kann aber auch angewandt werden, wenn die Veranstaltung nur für eine Organisationseinheit des Betriebes, die ausgeschiedenen Mitarbeiter oder die Arbeitnehmer, die ein rundes Betriebsjubiläum feiern, durchgeführt wird. Handelt es sich dagegen um eine Veranstaltung, mit der ein einzelner Jubilar geehrt wird, liegt keine Betriebsveranstaltung im steuerrechtlichen Sinne vor; es können aber andere Befreiungstatbestände in Betracht kommen. Auf den Betrag von 110 EUR werden auch Geschenke angerechnet, die anlässlich der Veranstaltung an den Arbeitnehmer übergeben werden. Voraussetzung ist, dass der Wert 60 EUR nicht übersteigt. Problematisch kann es werden, wenn tatsächlich deutlich weniger Mitarbeiter teilnehmen, als sich angemeldet haben. Im Hinblick auf die Fixkosten wie z.b., Kosten für Busfahrt und Programmgestaltung kann schnell die Grenze von 110 EUR pro (tatsächlichem) Teilnehmer überschritten sein. Gesetzlich wurde ab festgelegt, dass die Gesamtkosten grundsätzlich auf die tatsächlich teilnehmenden Mitarbeiter zu verteilen sind. Von der lohnsteuerrechtlichen Behandlung der Aufwendung zu unterscheiden ist die umsatzsteuerrechtliche Seite (siehe hierzu Abschnitt 7 des BFM-Schreibens vom , a.a.o.). Mit der gesetzlichen Klarstellung werden für die Zukunft auch Streitpunkte bereinigt, die sich aus Diskrepanzen zwischen der Rechtsprechung des BFH und der Verwaltungspraxis der Finanzämter ergab (weitere Einzelheiten siehe BMF-Schreiben vom (a.a.o.). Soweit z. B. der Freibetrag von 110 EUR überschritten wird oder mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden, können die grundsätzlich steuerpflichtigen Beträge pauschal mit 25 Prozent versteuert werden (siehe 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG ). Dadurch tritt auch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ein. 5. Sozialversicherung 5.1 Grundsätzliches Soweit kein Arbeitslohn vorliegt, d.h. der Freibetrag von 110 EUR nicht überschritten wird, liegt auch kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung vor. Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung fallen daher nicht an ( 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV ). Das Gleiche gilt, wenn der Betrag überschritten wird und insoweit eine Pauschalbesteuerung erfolgt ( 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV i.v.m. 40 Abs. 2 EStG ). Soweit die Pauschalbesteuerung rückwirkend vorgenommen wird (z. B. bei mehreren Veranstaltungen pro Jahr), besteht grundsätzlich auch rückwirkend Beitragsfreiheit. Dies ist aber nur bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung möglich. Diese ist bis spätestens 28. Februar des Folgejahres zu erstellen. 5.2 Unfallversicherung Da Betriebsveranstaltungen als betriebliche Gemeinschaftsveranstaltungen anzusehen sind, unterliegen sie einschließlich aller notwendigen Wege dem Versicherungsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Versichert sind alle damit zusammenhängenden Aktivitäten, wie Lokalbesuche, Tanzen, Wandern etc. Für Gäste oder teilnehmende Familienangehörige besteht kein Versicherungsschutz. Voraussetzung für den Versicherungsschutz bei einer betrieblichen Gemeinschaftsveranstaltung ist, dass die Zusammenkunft der Pflege der Verbundenheit zwischen der Unternehmensleitung und den Beschäftigten sowie den Mitarbeitern untereinander dient. Die Gemeinschaftsveranstaltung muss damit betriebliche Zwecke verfolgen und von der Unternehmensleitung initiiert, zumindest aber gebilligt sein ( BSG, B 2 U 16/04 R, BSG, B 2 U 7/13 ). Die Kenntnis, die Hinnahme oder eine allgemeine Förderung durch die Unternehmensleitung (z.b. durch die Änderung organisatorischer Regeln oder die Bereitstellung von Räumen) ist nicht ausreichend ( LSG Sachsen, U 183/13 m.w.n.). Private Veranstaltungen aok-business.de - PRO Online,

5 können, auch wenn sie betriebsbedingt oder betriebsdienlich sind, den Unfallversicherungsschutz nicht begründen, selbst wenn sie von der Leitungsebene geduldet oder gebilligt werden. Ob die Kriterien für die Zurechnung der Veranstaltung zur versicherten Beschäftigung erfüllt sind, ist durch eine Gesamtschau der tatsächlichen Verhältnisse zu ermitteln. Eine Teilnehmerin an einer Weihnachtsfeier, die von den Mitgliedern eines Teams einer Behörde auf eigene Kosten außerhalb der Büroräume und außerhalb der Arbeitszeit organisiert wird, steht nicht unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung ( BSG, B 2 U 7/13 R ). Soweit die Feier aber im Einvernehmen mit der Betriebsleitung im dienstlichen Interesse stattfindet, besteht Versicherungsschutz auch, wenn die Unternehmensleitung nicht teilnimmt. (BSG, B 2 U 19/14 R). Durch solche Veranstaltungen werde der Zusammenhalt der Beschäftigten gestärkt und das Betriebsklima gefördert. Dieser Zweck werde auch erreicht, wenn die Veranstaltung von kleineren Betriebsteilen durchgeführt werde. Nach dem Urteil ist es aber notwendig, dass die Feier allen Mitarbeitern der jeweiligen Einheit offensteht und die jeweilige Sachgebietsleitung teilnimmt. Dies gilt auch, wenn die Veranstaltung zwar während der Arbeitszeit durchgeführt wird, aber nur von einer kleinen Abteilung organisiert wird und daher nur einem geringen Teil der Belegschaft offen steht ( LSG Hessen, L 3 U 125/13 Revision anhängig unter dem Az. B 2 U 19/14 R). In Großbetrieben muss die Teilnehme zumindest allen Mitarbeitern einer Abteilung offenstehen. Mit der Einladung muss der Wunsch des Arbeitgebers deutlich werden, dass möglichst alle Beschäftigten sich freiwillig zu einer Teilnahme entschließen. Die Teilnahme muss ferner erkennbar grundsätzlich allen Beschäftigten des Unternehmens oder der betroffenen Abteilung offen stehen und objektiv möglich sein. Der Versicherungsschutz setzt nicht voraus, dass eine bestimmte, feste Mindestbeteiligungsquote erreicht wird; jedoch darf die Anzahl der Teilnehmer nicht im Missverhältnis zur Größe der Belegschaft stehen (vgl. BSG, B 2 U 52/02 R ). Es reicht nicht aus, dass nur den Beschäftigten einer ausgewählten Gruppe die Teilnahme angeboten wird oder zugänglich ist ( BSG, B 2 U 4/08 R ). Stehen Freizeit, Unterhaltung und Erholung im Vordergrund, fehlt es an einem wesentlichen betrieblichen Zusammenhang. Auch eine rein "sportliche Gemeinschaftsveranstaltung" steht ebenso wie Freizeitveranstaltungen nicht unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung ( BSG, B 2 U 47/03 R ). Findet einmal jährlich ein Fußballturnier im Rahmen einer mehrtägigen und unternehmensweiten Veranstaltung statt, zu der Fußballfans und Kicker eingeladen werden und die für externe Personen offensteht, besteht kein Versicherungsschutz ( BSG, B 2 U 12/15 ). Kein Versicherungsschutz besteht, wenn der Unfall auf übermäßigen Alkoholgenuss zurückzuführen ist ( LSG Saarland, L 2 U 76/84 ). Der Versicherungsschutz beginnt grundsätzlich wie an einem normalen Arbeitstag mit dem Verlassen des Hauses und endet, sobald die offizielle Feier abgeschlossen ist. Sie endet, wenn die Unternehmensleitung sie für beendet erklärt oder sich das Veranstaltungsende aus anderen Umständen ergibt. Diese Umstände müssen eindeutig sein (z.b. wenn die Tanzkapelle ihre Darbietungen einstellt oder die Mehrzahl der Teilnehmer die Veranstaltung bereits verlassen hat). Versichert ist dann auch der anschließende Nachhauseweg. Kein Versicherungsschutz besteht mehr, wenn einzelne Arbeitnehmer nach Ende des Betriebsausfluges noch zusammenbleiben und sich dann ein Unfall ereignet ( LSG Hessen, L 3 U 71/06 ).). Verunglückt ein Mitarbeiter beim Gang zur Toilette während eines geselligen Zusammenseins an der Hotelbar im Anschluss an eine beendete betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung, besteht kein Versicherungsschutz (BSG, B 2 U 15/15 R) aok-business.de - PRO Online,