GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhr

Transkript

1 GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhr PM-Tag 2014 am mit dem Vortrag : Das Vereinen der Stakeholderinteressen als größte Herausforderung des Projektes

2 Inhalt 1. Foliensatz der Kooperationsveranstaltung der GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhr GPM Region Dortmund/Ruhrgebiet GPM-Fachgruppe Stakeholdermanagement am bei der IT.NRW Mauerstr Düsseldorf 2. Kontaktdetails GPM/GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhr Hinweis: Der Inhalt dieser Präsentation muss nicht die Meinung der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. darstellen. Alle Rechte und Pflichten obliegen dem Präsentierenden (Rainer Hamm in Rheinland-Pfalz) KOMPETENZ

3 5. PM-TAG RHEIN-RUHR PROJEKT EINFÜHRUNG DIGITALFUNK IN RHEINLAND-PFALZ Das Vereinen der Stakeholderinteressen als größte Herausforderung des Projekts Düsseldorf,

4 AGENDA PROJEKTAUFTRAG Projektziele Projektdurchführung Stakeholdermanagement Projektergebnis Erfolgsfaktoren Folie 2

5 PROJEKT BOS-DIGITALFUNK Einführung einer neuen komplexen Technik BOS-übergreifend nutzbar Bundesweit verfügbar Standorte bundesweit (davon 276 in RP) 64 Vermittlungsstellen (3 in RP) 45 Netzabschnitte (2 in RP) Über zeitgleiche Teilnehmer Mehr als 7 Mrd. Gesamtkosten Folie 3

6 PROJEKT BOS-DIGITALFUNK Bund (BDBOS) Länder Netzaufbau Standortertüchtigung/Akquise Netzbetrieb Bereitstellung Übertragungswege/Zugangsnetz Errichtung Kernnetz Unterhaltung Standorte Folie 4

7 AGENDA Projektauftrag PROJEKTZIELE Projektdurchführung Stakeholdermanagement Projektergebnis Erfolgsfaktoren Folie 5

8 PROJEKTZIELE Aufbau Funknetz 0 Ziele Nutzer- Akzeptanz Beschaffung Funkgeräte Erstellung und Implementierung Betriebskonzepte Erstellung Schulungskonzept Folie 6

9 UMGANG MIT PROJEKTZIELEN Handbücher, darunter Projektauftrag Projekthandbuch QM-Handbuch Risikomanagement Öffentlichkeitsarbeit Berichtspflichten und Besprechungen Projektstatusbericht (anfangs wöchentlich) Projektstatusmeeting (anfangs anfangswöchentlich) Controllingbericht Veröffentlichungen auf SharePoint-Umgebung Projektzielcontrolling Statusmeeting (Geschäftsstelle) Folie 7

10 AUFBAU FUNKNETZ Cluster 18/1 95 Stationen Eifelkreis Bittburg-Prüm Abschnitt 18 (Nord) LK Vulkaneifel Cluster 18/1 Trier Cluster 18/2 Koblenz Mainz Abschnitt 19 (Süd) Cluster 18/2 83 Stationen Abschnitt Stationen Kaiserslautern Ludwigshafen Folie 8

11 BESCHAFFUNG FUNKGERÄTE Folie 9

12 BESCHAFFUNG FUNKGERÄTE Ständige Information aller Beteiligten bei jedem Verfahrensschritt Verhandlungen mit Anbietern Auswertung Angebote Endgerätetests Zuschlagserteilung Feststellung Mengengerüst Definition der Anforderungen Ausschreibung Folie 10

13 BESCHAFFUNG FUNKGERÄTE HRT MRT FRT Gesamt Ausschreibung Vertrag Lieferumfang HRT 55,4 MRT 35,5 FRT 33,4 GPS-Lizenz Handbediengerät 68,7 Gatewayfunktion 20,9 Zuschlagspreis in % vom kalkulierten Preis im Preis enthalten Folie 11

14 ERSTELLUNG UND IMPLEMENTIERUNG BETRIEBSKONZEPTE Folie 12

15 SCHULUNG Nichtpolizeiliche BOS: Zertifikat Folie 13

16 NUTZERAKZEPTANZ Folie 14

17 ZIELE Die Erfolgskriterien waren zugleich die strategischen Projektziele in der Prioritätenfolge: Ergebnisqualität Zeiteinhaltung Kosteneinhaltung Ergebnisse GAN 0-1 (Versorgungsgrad) Durchführungsqualität Master Roll-out Plan Zeit Qualität Risiken Ressourcen Budgetplan 2007 Folie 15

18 AGENDA Projektauftrag Projektziele PROJEKTDURCHFÜHRUNG Stakeholdermanagement Projektergebnis Erfolgsfaktoren Folie 16

19 PROJEKTSTRUKTUR - ORGANIGRAMM Folie 17

20 PROFESSIONELLE PROJEKTDURCHFÜHRUNG Qualifizierung der Mitarbeiter Folie 18

21 PROFESSIONELLE PROJEKTDURCHFÜHRUNG Qualifizierung der Mitarbeiter Einsatz eines Projektmanagers Project Server PM Statusmeetings Folie 19

22 PROFESSIONELLE PROJEKTDURCHFÜHRUNG Qualifizierung der Mitarbeiter Einsatz eines Projektmanagers Projekt Server PM Statusmeetings Einsatz von Qualitäts- und Konfigurationsmanagement SharePoint Folie 20

23 PROFESSIONELLE PROJEKTDURCHFÜHRUNG Qualifizierung der Mitarbeiter Einsatz eines Projektmanagers Projekt Server PM Statusmeetings Einsatz von Qualitäts- und Konfigurationsmanagement SharePoint Externes Controlling und Risikomanagement Stakeholder-Analyse Folie 21

24 PROFESSIONELLE PROJEKTDURCHFÜHRUNG Qualifizierung der Mitarbeiter Einsatz eines Projektmanagers Projekt Server PM Statusmeetings Einsatz von Qualitäts- und Konfigurationsmanagement SharePoint Externes Controlling und Risikomanagement Stakeholder-Analyse Risikomanagement Folie 22

25 PROFESSIONELLE PROJEKTDURCHFÜHRUNG Qualifizierung der Mitarbeiter Einsatz eines Projektmanagers Projekt Server PM Statusmeetings Einsatz von Qualitäts- und Konfigurationsmanagement SharePoint Externes Controlling und Risikomanagement Stakeholder-Analyse Risikomanagement Projektrahmen Nur Vollzeit-Mitarbeiter an einem Ort Folie 23

26 PROFESSIONELLE PROJEKTDURCHFÜHRUNG Qualifizierung der Mitarbeiter Einsatz eines Projektmanagers Projekt Server PM Statusmeetings Einsatz von Qualitäts- und Konfigurationsmanagement SharePoint Externes Controlling und Risikomanagement Stakeholder-Analyse Risikomanagement Projektrahmen Nur Vollzeit-Mitarbeiter an einem Ort Budgethoheit Folie 24

27 PROFESSIONELLE PROJEKTDURCHFÜHRUNG Qualifizierung der Mitarbeiter Einsatz eines Projektmanagers Projekt Server PM Statusmeetings Einsatz von Qualitäts- und Konfigurationsmanagement SharePoint Externes Controlling und Risikomanagement Stakeholder-Analyse Risikomanagement Projektrahmen Nur Vollzeit-MA an einem Ort Budgethoheit Projektzielcontrolling Eskalationsmanagement Krisenmanagement Folie 25

28 AGENDA Projektauftrag Projektziele Projektdurchführung STAKEHOLDERMANAGEMENT Projektergebnis Erfolgsfaktoren Folie 26

29 STAKEHOLDERANALYSE Bewertungskriterien Art des Stakeholders Art der Einflussnahme/Einflusskanäle (direkt, Presse/Öffentlichkeit, Politik, Verbände, etc.) Wie stark kann Einfluss genommen werden? Auswirkungen auf das Projekt? Verknüpfung zum Risikomanagement Möglichkeit und Stärke der Einflussnahme der Stakeholder wirkt sich direkt auf das Risikomanagement aus. 16. Oktober 2014 Folie 27

30 STAKEHOLDERANALYSE EINTEILUNG IN KATEGORIEN Nutzer Mitarbeiter Weitere Stakeholder Rheinland-pfälzische BOS Feuerwehr, Polizei, Hilfs- und Rettungsdienste, Verfassungsschutz, Zoll, Justiz, THW, MA aus BOS Externe Fachkräfte Berater MA der Projektgruppe 42 Gruppen in 8 Kategorien Wertungspunkte: -Beschwerdemacht -Einfluss - Ausprägung Folie 28

31 AUFBAU RISIKOMANAGEMENT 16. Oktober 2014 Folie 29

32 AUFBAU RISIKOMANAGEMENT Strategie 16. Oktober 2014 Folie 30

33 PROJEKTZIELCONTROLLING Beschreibung Ziel ist die Erfassung der sogenannten weichen Faktoren Kooperation mit der Universität Kassel: Entwicklung einer Berechnungsformel, durch die o.g. weichen Faktoren objektiviert (berechnet) werden können. Hinzu kommen objektive Zahlen wie Termine und Kosten. Anhand der vorher festgelegten Minimal- und Maximalwerte kann der ermittelte Wert in ein Verhältnis gesetzt und interpretiert werden Erfassung erfolgte in den Jahren Oktober 2014 Folie 31

34 PROJEKTZIELCONTROLLING Befragungen/Erfassungen Schwerpunkt Stakeholder/MA Befragt wurden die Stakeholder des Digitalfunkprojektes: Projektauftraggeber Geschäftsstelle Digitalfunk im Innenministerium Mitarbeiter der Projektgruppe Digitalfunk Externer Controller (Projektmanagement) Vertreter der Gewerkschaften der Polizei Vertreter der Kommunalen Spitzenverbände Vertreter der Abteilung 5, Feuerwehr und Katastrophenschutz 16. Oktober 2014 Folie 32

35 PROJEKTZIELCONTROLLING Ergebnisse Die Ergebnisse mündeten in einen Bericht, in dem die Zahlen schriftlich interpretiert und teilweise graphisch dargestellt wurden. Die Ergebnisse des Projektzielcontrolling halfen der Projektleitung der PG Digitalfunk, dass gefühlte Stimmungsbild zu erfassen, zu bewerten und in die Strategie mit einzubinden. 16. Oktober 2014 Folie 33

36 AGENDA Projektauftrag Projektziele Projektdurchführung PROJEKTERGEBNIS Erfolgsfaktoren Folie 34

37 PROJEKTERGEBNIS TP 1: Netzplanung/Infrastruktur System Digitalfunk Projektinitialisierung Stand: Ende.2012 Vergabe Endgeräte TP2: Beschaffung/Roll-out TP 3: Migration/Betrieb TP 4: Schulung/Betreuung Roll-out Endgeräte Umrüstung Fahrzeuge Ortsfeste Funkstellen TP 5: Leitstelleninfrastruktur zavt Autorisierte Stelle LPS/LFKS Folie 35

38 AGENDA Projektauftrag Projektziele Projektdurchführung Stakeholdermanagement Projektergebnis ERFOLGSFAKTOREN Folie 36

39 ERFOLGSFAKTOREN IM PROJEKT Transparenz für alle Beteiligten Einheitliches Verständnis und Sprachgebrauch Standardisierte und gelebte Prozesse Jederzeit aktueller und gelebter Projektplan Effizientes Besprechungs- und Berichtswesen Risikooffene Projektkultur Frühzeitiges Erkennen und Vermeiden von Fehlentwicklungen Erfolgreiche Korrekturen von Zeit- und Qualitätsproblemen 16. Oktober 2014 Folie 37

40 WIRTSCHAFTLICHKEIT Projektbudget 100 Mio. Finanzmanagementhandbuch Finanzplanung Erwartete Gesamtkosten im Budget Finanzplanung Erwartete Gesamtkosten 20 % über Budget Finanzplanung Erwartete Gesamtkosten 10 % unter Budget Folie 38

41 PROJEKTTEAM Etwas 40 MA im Team über ca. 6 Jahre 1 Wechsel in Führung Teilprojekt 6 Abgänge im Team Zeitverträge zu Festanstellungen 60 % Übernahme in Betriebsorganisation Überproportionale Zahl von Beförderungen Sozialveranstaltungen (Teilnahme auch Ehemaliger) Mitarbeiterzufriedenheitsanalyse Folie 39

42 DAS TEAM Geschäftsstelle Projektgruppe Folie 40

43 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folie 41

44 Kontakt GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. Hauptgeschäftsstelle Nürnberg Am Tullnaupark Nürnberg Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: Blog: Veranstaltungshinweise der GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhr Bei Fragen zum Veranstaltungsprogramm oder zu Netzwerkmöglichkeiten können Sie sich gerne an die Region Düsseldorf / Rhein-Ruhr Dieter Staudt Guido Bacherach Tel.: +49 (0) (0) d.staudt@gpm-ipma.de g.bacharach@gpm-ipma.de wenden KOMPETENZ