Eine Projektmanagement-Softwarelösung, die passt. Die Nadel im Heuhaufen?

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1 Eine Projektmanagement-Softwarelösung, die passt. Die Nadel im Heuhaufen? Philip Borbely pmcc consulting club pm Graz am Folie 1

2 Eine Projektmanagement-Softwarelösung, die passt. Die Nadel im Heuhaufen? 4 ERFOLGS- FAKTOREN VORGEHENS- MODELL 3 RELEVANZ 2 1 HERAUS- FORDERUNGEN Folie 2

3 EIN DRITTEL DER BEFRAGTEN UNTERNEHMEN WÜRDE DIE AKTUELL EINGESETZTE PM-SOFTWARE NICHT MEHR KAUFEN. Folie 3

4 Woran liegt s? AKZEPTANZ DER ANWENDER ABDECKUNG DER ANFORDERUNGEN KEINEN KLAREN PROJEKTMANAGEMENT-ANSATZ UNZUFRIEDENHEIT MIT DER AUSWAHL Folie 4

5 Eine Projektmanagement-Softwarelösung, die passt. Die Nadel im Heuhaufen? 4 ERFOLGS- FAKTOREN VORGEHENS- MODELL 3 RELEVANZ 2 HERAUS- FORDERUNGEN 1 Folie 5

6 Herausforderung Was macht es schwierig? MARKT THEMEN KONTEXT Folie 6

7 Herausforderung: MARKT Folie 7

8 Herausforderung: MARKT PPM-Anbieter (Auszug) Folie 8

9 Herausforderung: MARKT PPM-Lösungen PROJEKTMANAGEMENT ALS ADD-ON/ ZUSATZMODUL FOKUS AUF INDUSTRIE FULL-SIZE ANBIETER FOKUS AUF PM-ANSATZ Open Source Webtools COLLABORATION Client Folie 9

10 Herausforderung: MARKT Marktkenntnisse & Überblick Abgrenzung des Leistungsumfangs Klare Ziele für die Softwareeinführung Nutzen für das Unternehmen Folie 10

11 Herausforderung: THEMEN Übersicht Funktionenbereiche Workflows Technische Anforderungen Technologie Strategische Portfolioplanung Projekt-bewertung & Priorisierung Portfoliomanagement Projektliste Ressoucen-auslastung Kennzahlen Collaboration Dokumentenmanagement Berechtigungen Budgtierung Portfolio-simulation & Szenarios Portfolioreports Projektreports Projektevaluierung Meeting- Management Administration Reporting Sicherheit Projektantrag/ Projektauftrag Projektarten & Vorlagen WBS Termine Ressourcen Kosten Risiken Organisation Projektmanagement Stakeholder Kommunikation Basisplan Teilprojekte Change Mgmt. Ist-Erfassung Statusbericht Soll-Ist Change Mgmt. Ist-Erfassung Aufgabenmanagement Social Media/ Kommunikation Collaboration mit Externen Konfiguriertbarkeit Ressourcen-pool Planung der Linientätigk. Anfrage und Genehmigung Skill-Management Ist-Erfassung Auswertungen Wissensmanagement Ressourcenmanagement Systemintegration Folie 11

12 Herausforderung: THEMEN PM Know-How und Erfahrung Kenntnis des Unternehmens Unternehmensspezifisches PM-Konzept Ganzheitliche Betrachtung der Anforderungen Folie 12

13 Herausforderung: KONTEXT Unterschiedlichste Stakeholder Projektleiter Entscheidungs -träger Strategien Projektbeteiligte Anwender PPM- Software Sachlicher Kontext Systeme Ressourcenverantw. Prozesse PPM-Board Abteilungen Projekte IT Einkauf Controlling Betriebsrat Folie 13

14 Herausforderung: KONTEXT..mit unterschiedlichen Erwartungen, Ansprüchen, Problemen, Motiven, Einfluss Standardisierung im Unternehmen Also ehrlich gesagt verstehe ich nicht warum ihr das jetzt macht. Ich habe das Thema seit 2012 auf meiner Agenda EIERLEGENDE WOLLMILCHSAU Mehr Steuerung- und Entscheidungsqualität Ich hab schon die Erwartung das mir das Ding dann Arbeit abnimmt Wir handhaben das ja eher pragmatisch. Das brauchen wir nicht WIR WOLLEN MEHR TRANSPARENZ SCHAFFEN Wir im Controlling haben ja fast gar keine Informationen über Projekte. Wir brauchen die Software dringend. Wir müssen einige Probleme damit lösen. Ich arbeite nur ein mal im Jahr damit ich brauch was intuitives. DIE INVESTITION MUSS SICH RECHNEN Der Hut brennt wir brauchen das gestern! Folie 14

15 Herausforderung: KONTEXT Proaktives Stakeholder-Management Akzeptanz durch Comittment Softwareauswahl ist ein Projekt Softwareauswahl ist ein CHANGE-PROJEKT Folie 15

16 SZENARIO 2 SZENARIO 1 Herausforderung: KONTEXT Softwareauswahl und einführung als Projekt AUSWAHL UMSETZUNG IMPLEMENTIERUNG BETRIEB Projekt Management Change Management AUSWAHL UMSETZUNG IMPLEMENTIERUNG BETRIEB Projektmanagement mit Change Management Folie 16

17 Eine Projektmanagement-Softwarelösung, die passt. Die Nadel im Heuhaufen? 4 ERFOLGS- FAKTOREN VORGEHENS- MODELL 3 RELEVANZ 2 HERAUS- FORDERUNGEN 1 Folie 17

18 Vorgehensmodell zur Softwareauswahl PLANUNG IST-ANALYSE ANFORDERUNGEN PRÄSENTATION TESTSTELLUNG ENTSCHEIDUNG > 350 PM-LÖSUNGEN 20 PM-LÖSUNGEN 6-8 PM-LÖSUNGEN 2-3 PM-LÖSUNGEN 1 PM-LÖSUNG Folie 18

19 Vorgehensmodell zur Softwareauswahl PLANUNG KICK-OFF Workshop Input und Überblick PM-Software Planung der ziele, Abgrenzung des Leistungsumfangs Planung der Vorgehensweise und Termine Stakeholderanalyse und Maßnahmenplanung Projektorganisation, Projektteam Kommunikationsplanung Vorbereitung der Ist-Analyse Organisatorische Themen und Offene Punkte Folie 19

20 Vorgehensmodell zur Softwareauswahl Dokumentenanalyse & Workshops Was ist definiert? ANALYSE Interviews und Workshops Wie wird es gelebt? Erhebung bestehende Vorlagen, Hilfsmittel Skizzierung Ist-Zustand, Soll-Zustand im Kopf Transferleistung Problem Lösung Anforderung Ableitung von Basis-Anforderungen Short-List Basis für Lastenheft Folie 20

21 Vorgehensmodell zur Softwareauswahl ANFORDERUNGEN Workshops zur Definition von Anforderungen Feature Anforderung Prozessorientierte Vorgehensweise Priorisierung der Anforderungen Erarbeitung Lastenheft Abstimmung und Freigabe des Lastenhefts Bewertung der Lösungen (RFI) Bewertung der Anforderungen: S K SE NA Short List für Präsentationen GEW/ PRIO Anbieter 1 Anbieter 2 Anbieter 3 Anbieter 4 Anbieter 5 Anbieter 6 Kein Anbieter 7 Anbieter 8 Nicht Anbieter 9 Anbieter mehr in ALLGEMEINE ANFORDERUNGEN in DE DE ANBIETER 20% Zukunftssicher MUSS Erfahrung MUSS Fairport Kodex MUSS Referenzen (Projektarten) MUSS PRODUKT 40% Anpasstbarkeit MUSS Zukunftssicher MUSS Lotus TECHNISCHE ANFORDERUNGEN Notes ALLGEM. TECHNISCHE 30% Systemübergreifendes Workflow-Management MUSS 1 3 2?? Berechtigungssystem MUSS???? Web-Access MUSS Mobile Availability MUSS 5 2 5?????? 2?? Transaktionssicherheit MUSS Datensicherheit MUSS Collaboration Intern & Extern MUSS SCHNITTSTELLEN 70% SAP MUSS ?? ELO MUSS???????????????????????? SUMME Anbieter 10 Anbieter 11 Anbieter 12 Anbieter 13 Anbieter 14 Anbieter 15 Anbieter 16 Anbieter 17 Anbieter 18 Anbieter 19 Anbieter 20 Anbieter 21 Anbieter 22 Anbieter 23 Folie 21

22 Vorgehensmodell zur Softwareauswahl Präsentation der ausgewählten Produkte PRÄSENTATION Definierten Präsentationsleitfaden: (Use Cases) Lösungen und nicht Funktionen werden vorgestellt Vergleichbarkeit der Präsentationen Einheitliche und faire Bewertung Anschließende Evaluierung und Diskussion Folie 22

23 Vorgehensmodell zur Softwareauswahl TESTSTELLUNG Ziele: Hands-On Software in der Handhabung kennenlernen Praxistauglichkeit beurteilen Fragen stellen Anbieter lernt das Unternehmen besser kennen Teststellung mit prozessorientierten Leitfaden (Use Cases) Priorisierung des Leistungsumfangs der Teststellung (Test vs. Proof of Concept) Geführte Teststellung oder Individuelles Testen? Beides! ALLGEMEINE ANFORDERUNGEN TECHNISCHE ANFORDERUNGEN FACHLICHEN ANFORDERUNGEN GESMAT Evaluierung der Teststellung und Diskussion Sammlung von Offenen Punkten ANBIETER 1 2,04 4,07 3,41 3,13 ANBIETER 2 ANBIETER 3 2,56 3,02 4,09 3,41 ANBIETER 4 ANBIETER 5 1,99 2,54 3,62 2,91 Folie 23

24 Vorgehensmodell zur Softwareauswahl ENTSCHEIDUNG Finale Bewertung und Evaluierung der verbleibenden Lösungen Gemeinsam im Projektteam in Abstimmung mit den Stakeholdern die Entscheidung treffen Aufbereitung der Entscheidungsgrundlage (Angebote, Wirtschaftlichkeit,..) Vermeidung einer Top-Down Entscheidung Ausblick und Planung der Implementierung Folie 24

25 WELCHEN NUTZEN bringt mir diese Vorgehensweise Folie 25

26 Vorteile Basis für Implementierung, Abgestimmtes Lastenheft Erfolgswahrscheinlichkeit erhöhen, Risiko minimieren Management der Erwartungshaltungen, Gemeinsame Sichtweise Comittment der Stakeholder für die Entscheidung Bewusstsein und Verständnis für Projektmanagement schärfen Folie 26

27 Eine Projektmanagement-Softwarelösung, die passt. Die Nadel im Heuhaufen? 4 ERFOLGS- FAKTOREN VORGEHENS- MODELL 3 RELEVANZ 2 HERAUS- FORDERUNGEN 1 Folie 27

28 ERFOLGSFAKTOREN PROAKTIVES STAKEHOLDER MANAGEMENT ABWICKLUNG ALS PROJEKT KLARE ZIELDEFINITION ABDECKUNG DES PM-ANSATZES UNTERSTÜTZUNG DES TOP- MANAGEMENTS PM-, IT- & ORGANISATIONS KOMPETENZ Folie 28

29 Folie 29