Bitte loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort auf der folgenden Seite ein:

Transkript

1 INHALT: 1. Zugangsdaten 2. Prospektbestellung erfassen 3. Prospektversand, Bestell-Liste, Anschreiben erstellen & drucken 4. Adressen importieren (aus csv- (Excel-) oder Textdateien) 5. Prospektverwaltung 5.1. Prospekte 5.2. Anschreiben 5.3. Marketing 6. Prospektstatistik 7. Prospektarchiv 8. Adressbuch, Adressexport 1. Zugangsdaten Bitte loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort auf der folgenden Seite ein: 1

2 Hinweis vorweg: Sie werden an verschiedenen Stellen immer wieder Infoboxen sehen. Diese geben Ihnen wertvolle Tipps zur Datenpflege. Fahren Sie mit dem Mauszeiger einfach darüber und die dahinter verborgenen Informationen werden Ihnen angezeigt. 2. Prospektbestellung erfassen Klicken Sie auf neue Bestellung erfassen, um Gastadressen zu erfassen. Geben Sie die Adresse ein. Wenn Sie damit anfangen, den Nachnahmen einzutippen, werden Ihnen ab dem 2. Buchstaben alle im Adressbuch bereits erfassten Gäste angeboten, die damit übereinstimmen. Wollen Sie einen der vorgeschlagenen Gäste übernehmen, klicken Sie ihn einfach an. Die Daten werden 2

3 dann geladen. Falls Sie einen Vorschlag bekommen, der nicht übernommen werden soll, klicken Sie auf Felder leeren. Hinterlegen Sie, über welche Anfrageart der Gast aufmerksam wurde. Wählen Sie aus welches Anschreiben verwendet werden soll. Falls gewünscht, schreiben Sie eine Notiz an den Gast, welche unten auf dem Anschreiben gedruckt wird. Geben Sie Prospekte an, die mitgeschickt werden sollen (Anzahl in das Feld eingeben; diese erscheinen dann im Anschreiben unter Anlagen als Packliste). Dann auf Bestellung speichern klicken, und die nächste Adresse kann erfasst werden. 3. Prospektversand, Bestell-Liste, Anschreiben erstellen & drucken Unter Bestell-Liste finden Sie alle offenen Bestellungen. Alle eingegebenen Bestellungen werden hier gesammelt bis z.b. am Abend das Anschreiben erstellt wird, klicken Sie dazu auf Alle Anschreiben generieren. Sie können auch pro Anschreiben eine extra Datei generieren -> Eine Datei pro Anschreiben generieren oder nur die angehakten Bestellungen generieren -> nur ausgewählte generieren. Bevor das Anschreiben erstellt wird, könnten nochmals Änderungen an einzelnen Bestellungen vorgenommen werden. Dazu klicken Sie bitte in der Liste der offenen Bestellungen auf den Bleistift. Über das lässt sich eine Bestellung löschen (sollte eine z.b. doppelt vorhanden sein). 3

4 Die Weltkugel in der Liste kennzeichnet die Bestellungen, die über das Internetformular durch Gäste eingegeben wurden. Um die Anschreiben zu drucken, klicken Sie auf das Anschreiben mit dem Dokumentsymbol. Öffnen Sie die rtf-datei mit Word, es befinden sich alle bis dahin eingegebenen Bestellungen in diesem Dokument (falls notwendig, können noch Änderungen direkt im Druckdokument vorgenommen werden) und drucken Sie es aus. Sobald die Anschreiben das erste Mal geöffnet wurden, wandern sie ins Archiv. 4. Adressen importieren(z.b. aus csv- (Excel-) oder Textdateien) Bitte achten Sie darauf, dass in Ihrer zu importierenden Datei die Spalte Land hinterlegt ist (v.a. bei deutschen Adressen!), damit die Statistik nach Land / PLZ korrekt gezählt werden kann. Überprüfen Sie bitte, ob alle Adressen mit einheitlichen Anreden versehen sind. Ergänzen Sie diese Infos ggf. vor dem Importieren. Wenn Sie eine csv-liste oder eine Textdatei mit Adressen importieren möchten, klicken Sie bei Bestellerfassung auf Datei importieren. Wählen Sie die gewünschte Datei über Durchsuchen aus. Haben Sie eine Excel-Liste vorliegen, speichern Sie diese zuerst als csv-datei. 4

5 Geben Sie an, wie die Daten in Ihrer Datei getrennt sind (in der Regel z.b. bei txt- Dateien mit Tab, bei csv-dateien mit Semikolon) und ob die erste Zeile Überschriften (Feldnamen) enthält. Setzen Sie den Haken bei jeder Adresse eine Prospektbestellung hinzufügen und wählen Sie aus, welches Prospekt (mit STRG-Taste können mehrere Prospekte ausgewählt werden!), Anfrageart und Anschreiben hinzugefügt werden soll (dies ist für eine korrekte Statistik ein Muss!). Der Punkt Resonanzpunkt ist je nach Mandant freigeschaltet. Sollte dieser Punkt für Sie sichtbar sein, ist es aus statistischen Gründen empfehlenswert eine Wahl zu treffen. Klicken Sie Datei hochladen und prüfen. Prüfen Sie unbedingt, ob die Daten in den korrekten Spalten stehen, (z.b. stehen die Straßen wirklich unter der Überschrift Straße?). Falls nicht können Sie die Datenspalten mit einem Klick auf >> um eine Spalte nach rechts verschieben, mit einem Klick auf [x] eine Spalte nach links schieben. Wenn die Daten stimmen, haken Sie die Daten sind so in Ordnung an und klicken Sie Datei jetzt importieren. Die importierten Bestellungen finden Sie unter offene Bestellungen bei Prospektversand. 5

6 5. Prospektverwaltung Unter dem Punkt Verwaltung haben Sie die Möglichkeit einige Voreinstellungen vorzunehmen, auf die Sie dann beim Erfassen von Adressen zurückgreifen können: 5.1 Prospekte: anlegen und bearbeiten 5.2 Anschreiben: anlegen und bearbeiten 5.3 Marketing: Anfragearten usw. anlegen und bearbeiten 5.1. Prospekte Um ein neues Prospekt anzulegen und dies in der Prospektbestellung im Backoffice (Pflege) und/oder online für den Gast verfügbar zu machen (zum Bestellen oder Downloaden), klicken Sie unter Verwaltung auf neuen Prospekt anlegen oder auf Bearbeiten eines bereits erfassten Prospektes. Sie gelangen in diese Maske: 6

7 Geben Sie eine Sortierung (1, 2, 3 usw. in dieser Reihenfolge erscheinen die Prospekte in der Bestellerfassung, bei vielen Prospekten bieten sich 10er-Schritte an), einen Namen und eine kurze Beschreibung ein. Ein Code ist nicht notwendig, wenn die Prospekte nicht codiert sind. Wenn gewünscht, geben Sie die Sprache, Größe und das Gewicht des Prospektes an, dies wird in der Übersicht über die offenen Bestellungen angezeigt. Die Verfügbarkeit muss hinterlegt werden, je nachdem ob das Prospekt - komplett verfügbar sein soll (im Internet online bestellbar und im Backoffice auswählbar) - nur im Backoffice bestellbar sein soll (nur durch TI bestellbar) - nur zum Download im Internet angeboten wird - oder z.b. zeitweise nicht verfügbar ist. 7

8 Bei Verfügbare Anzahl hinterlegen Sie die vorhandene Menge an Prospekten. Diese muss immer größer 0 sein damit das Prospekt bestellt werden kann (bei 0 verschwindet das Prospekt aus der Bestellauswahl für den Gast und wird bei der TI- Bestellung mit einem roten X gekennzeichnet. Wenn Sie die Lagermenge nicht genau benötigen, tragen Sie hier eine hohe Zahl (z.b ) ein, damit Sie nicht immer auf die Anzahl achten müssen. Eine Vorbelegung z.b. mit 1 macht Sinn, wenn ein Prospekt immer mitgeschickt wird, alle Prospekte ohne Vorbelegung stehen bei der Erfassung mit 0 drin und können durch Eintragen der gewünschten Anzahl manuell dazu genommen werden. Bei Benachrichtigung ab, kann eine Anzahl hinterlegt werden, ab der eine Benachrichtigung per an die Mandanten- versendet wird, dass der Bestand zur Neige geht (z.b. 100, sobald der Bestand 99 erreicht hat, wird automatisch eine versendet.). Standardmäßig wird diese Bestands- einmal die Woche (sonntags) verschickt, bei Bedarf können wir diese Einstellung auf täglich ändern. Für die Anzeige für den Gast im Internet kann das Titelbild (.jpg-format) des Prospektes hochgeladen werden: Bei neues Bild hochladen über Durchsuchen das Bild im Arbeitsplatz des Computers auswählen und öffnen und auf Bild/Dokument hochladen klicken. Genauso können Sie bei neues Dokument hochladen eine pdf-datei zum Download anbieten, die der Gast im Internet dann herunterladen kann. Möchten Sie dem Gast im Internet ein blätterbares pdf zum Anschauen anbieten, können Sie bei PDF-Viewer online einen Link auf ein pdf hinterlegen. Geben Sie diesen bei Deeplink ein. Über verschiedene kostenlose Internetanbieter können diese Blätter-pdfs erstellt werden, z.b. auf Dort können Sie sich registrieren und Ihre pdfs hochladen und daraus Blätter-pdfs erstellen. Notizen für den Versand oder interne Notizen können hinterlegt werden, z.b. wo die Prospekte nachbestellt werden können, oder ab wann ein Prospekt wieder verfügbar ist. Anschließend Prospekt speichern klicken Anschreiben Da das Einstellen/Ändern von Anschreiben nicht ganz einfach ist, stellen wir gerne für Sie neue oder zu ändernde Anschreiben ein. Geben Sie uns einfach Bescheid! Sie können die Anschreiben aber auch selbst bearbeiten: 8

9 Um ein neues Anschreiben zu erstellen sind 3 Schritte notwendig: 1. Herunterladen, Speichern und Ändern eines bereits erfassten Anschreibens 2. Hochladen eines geänderten Anschreibens 3. Testen des neu hochgeladenen Anschreibens Zu 1. Herunterladen eines bereits erfassten Anschreibens: Klicken Sie auf den grauen Pfeil in der Übersicht (Template downloaden). Klicken Sie auf Öffnen und speichern Sie das Anschreiben auf Ihrem Computer ab, lassen Sie die Datei-Endung dabei unbedingt gleich (*.rtf). Öffnen Sie das, auf Ihrem Computer abgespeicherte Anschreiben. Nun können Sie gewünschte Änderungen und Formatierungen vornehmen, jedoch müssen die Adressfelder und alle Felder mit diesen Zeichen _# XY#_ stehen bleiben! Speichern Sie die Änderungen und benennen die Datei evtl. um (belassen Sie aber die Endung *.rtf!). Zu 2. Hochladen eines geänderten Anschreibens Klicken Sie neues Anschreiben anlegen und füllen Sie das Formular aus: - Geben Sie einen aussagekräftigen Namen (unter dem alle Mitarbeiter das entsprechende Anschreiben vermuten würden!) 9

10 - Wählen Sie über Durchsuchen die entsprechende Datei auf Ihrem PC aus und öffnen diese - Geben Sie die Sprache an (in den hinterlegten Abkürzungen) - Legen Sie fest, ob das Anschreiben in der Prospektbestellung zur Auswahl stehen soll. - Legen Sie fest, ob dieses Anschreiben das Standard-Anschreiben für die Prospektbestellung der Gäste im Internet sein soll (nur ein Anschreiben pro Sprache!) - Legen Sie die Sortierung fest (für die Bestellung im Backend) - Dann Anschreiben speichern/hochladen klicken Zu 3. Testen Sie das Anschreiben mit dem entsprechenden Testen-Button (es wird eine Testversion mit Testgastdaten erstellt, in der Sie sehen, ob Ihre Datei korrekt ist). Achtung: Es kann hin und wieder vorkommen, dass sich das Anschreiben beim Testen nicht öffnen lässt und eine Fehlermeldung kommt. Laden Sie dann die Datei erneut hoch oder versuchen Sie die Datei umzubenennen. Prüfen Sie, ob alle Felder mit _#XY#_ vollständig sind und ob die Datei-Endung *.rtf korrekt ist. Tipp: Wenn Sie Probleme mit den Anschreiben haben sollten, hilft es das Dokument vor dem Hochladen mit dem Programm Word-Pad zu öffnen und abzuspeichern. Dann öffnen Sie das Dokument nochmals in Word und ändern Sie bei -> Datei -> Seite einrichten -> Format von Letter auf A 4. Bereits erfasste Anschreiben können Sie genauso bearbeiten/verändern. Klicken Sie auf den kleinen Bleistift hinter dem zu ändernden Anschreiben und laden Sie die geänderte Version von Ihrem Computer hoch. 10

11 5.3. Marketing Klicken Sie auf Marketing, hier können Sie z.b. eine neue Anfrageart anlegen. Geben Sie einen Namen ein, klicken Sie Aktiviert an, damit die Anfrageart bei der Bestellung zur Auswahl steht und geben Sie eine Sortierung ein (1, 2, 3 usw. in dieser Reihenfolge erscheinen die Prospekte in der Bestellerfassung). Klicken Sie auf Speichern. Um eine bereits erfasste Anfrageart zu bearbeiten, klicken Sie diese an, Sie können z.b. Anfragearten, die nicht mehr oder vorübergehend nicht verwendet werden auf Deaktiviert stellen, dann steht diese bei der Prospektbestellung nicht mehr zur Auswahl. Klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu übernehmen. Je nach Ihren Einstellungen können Sie genauso auch Resonanzpunkte anlegen. 11

12 6. Prospektstatistik Unter den Menüpunkt Statistik können Sie eine umfangreiche Statistik abrufen. Wählen die den gewünschten Zeitraum aus und, ob Sie alle Prospekte betrachten möchten oder nur ein bestimmtes. Klicken Sie dann auf Statistik anzeigen. Unter Bestandsveränderung anzeigen werden Ihnen alle Änderungen der verfügbaren Anzahl (Lagermenge) mit Bemerkung angezeigt, die Sie in den einzelnen Prospekten unter Verwaltung evtl. eingetragen haben. Die Statistik wird Ihnen zusätzlich als csv-datei zum Download angeboten, daraus können Sie z.b. in Excel Grafiken erstellen. 7. Prospektarchiv Anschreiben werden, sobald sie unter Prospektversand - Bestell-Liste einmal auf Öffnen/Versenden geklickt haben, automatisch ins Archiv verschoben und können dort bei Bedarf unter dem jeweiligen Monat und Datum gefunden und nochmals gedruckt werden klicken Sie einfach auf die Datei! Die Zahl in Klammern zeigt Ihnen die Anzahl der Adressen in diesem Anschreiben an. 12

13 8. Adressen, Adressexport Unter dem Menüpunkt Adressen finden Sie alle erfassten Adressen aus Prospektanfragen und aus Buchungen. Wollen Sie z.b. nachschauen, ob und wann ein Gast welche Prospekte von Ihnen erhalten hat, klicken Sie auf Adress-Liste und suchen Sie dort nach dem Namen und klicken Sie auf bearbeiten (Bleistift-Symbol). In den Details des Gastes finden Sie diese Infos. Außerdem können Sie hier alle erfassten Adressen in eine Excel-Liste exportieren. Schränken Sie Ihre Suche z.b. nach einem bestimmten PLZ-Bereich ein (z.b. 79 ) oder Suchen Sie nach einem bestimmten Erfassungszeitraum und klicken Sie auf Suche anschließend auf Export. Über den Button Download laden Sie die Liste herunter. 13