kf - L I S - Liegenschaftsinformationssystem Datenabgleich ALB -Daten mit Grundsteuerdaten im HKR -Verfahren

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1 kf - L I S - Liegenschaftsinformationssystem Datenabgleich ALB -Daten mit Grundsteuerdaten im HKR -Verfahren Fragen, Wünsche, Hinweise bitte an: Kommunalfabrik Ertle & Ertle GbR Borlachstraße Bad Kösen Tel.: / Fax.: / info@komfa.de Internet:

2 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 2 von 11 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Voraussetzungen Lizenzierung Verbindung zur Datenbank HKR Mandanten anlegen Abgabearten anlegen Gemarkungen zu den Mandanten zuordnen Zuordnung der Flurstücke zu Abgabeobjekten in HKR Listenausgabe/Auswertung Korrekturen ausführen Einleitung In diesem Handbuch werden die laufenden Arbeiten zum Abgleich der im HKR -Verfahren erfassten Daten zur Grundsteuerberechnung mit dem ALB -Bestand beschrieben. Durch die Direktanbindung an die HKR -Datenbank ist ein unmittelbarer Vergleich der Daten möglich. Die grundsätzliche Bedienung des Softwarepaketes kf-lis ist im Handbuch Teil 1 Allgemeine Bedienung beschrieben. Der Teil 3 Reporte beschreibt den allgemeinen Ablauf beim Umgang mit den Reporten. Die fachlichen Grundkenntnisse sowohl zum Automatischen Liegenschaftsbuch als auch für die Berechnung der Grundsteuern in H&H HKR werden vorausgesetzt. 2 Voraussetzungen 2.1 Lizenzierung Erste Voraussetzung für die Schnittstelle zum HKR ist die Lizenzierung des Moduls. Im Menü System/ Bedienereinrichtung/ Lizenzierung muss dieses Modul eingetragen sein. Das wird in der Regel durch den Softwarehersteller ausgeführt. 2.2 Verbindung zur Datenbank HKR Die Bearbeitung der Daten im HKR erfolgt online. Deshalb muss die Verbindung zu dieser Datenbank hergestellt werden. Die entsprechenden Parameter sind einzutragen.

3 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 3 von 11 Menü Optionen/Konfiguration (Global) Hier sind die Startparameter einzutragen, die zum Start des HKR - Clients ebenfalls nötig sind. Bei Netzwerkbetrieb: -H xxxx Hostname oder IP - Adresse des Datenbankservers -N TCP Netzwerkprotokoll -db HHHKR physischer Datenbankname -ld HHHKR -S 2800 Servicename der Datenbank aus der Datei services Bei Einzelplatzbetrieb: -1 -db db\hhhkr.db Nach dem Speichern der Parameter kann mit Klick auf die Schaltfläche Verbindungstest die Verbindung zur Datenbank HKR geprüft werden. Sind die Parameter falsch eingegeben, können etwa folgende Fehlermeldungen angezeigt werden: Bei passenden Parametereinträgen erhält man folgende Meldung: Damit kann dann die Übergabe von Daten aus kf-lis an H&H HKR online erfolgen. 2.3 Mandanten anlegen Die Mandanten mit ihren Nummern müssen in kf-lis analog zu den Mandanten in H&H HKR angelegt werden. Das kann entweder manuell ausgeführt werden. Menü Mandant / Mandant und die Mandanten entsprechend H&H HKR anlegen. Es ist aber auch möglich, eine Reihe von Stammdaten aus dem HKR von H&H zu übernehmen. Dazu kann der Menüpunkt Datenaustausch/ HKR von HH Berlin gestartet werden. Für die Bear-

4 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 4 von 11 beitung des Kommunaleigentums ist die Übernahme der Mandanten und der Abgabearten ausreichend. Wichtig ist nur, dass die Nummern in beiden Verfahren (kf-lis und H&H HKR) übereinstimmen. 2.4 Abgabearten anlegen Die Abgabearten müssen in kf-lis analog zu den Abgabearten in H&H HKR angelegt werden. Das kann entweder manuell ausgeführt werden. Menü Mandant / Abgabearten und die Abgabearten entsprechend H&H HKR anlegen. Es ist aber auch möglich, die Abgabearten aus dem HKR von H&H zu übernehmen. Dazu kann der Menüpunkt Datenaustausch/ HKR von HH Berlin gestartet werden. Für die Bearbeitung des Kommunaleigentums ist die Übernahme der Mandanten und der Abgabearten ausreichend. 2.5 Gemarkungen zu den Mandanten zuordnen Menü Mandant/ Gemarkungszuordnung Hier ist zunächst pro Gemarkung eine Zuordnung zu einem HKR- bzw. KVV - Mandanten anzulegen. Damit wird festgelegt, in welchem Mandanten die Gemarkungen zur Grundsteuer veranlagt werden. Beispiel: Liste der Zuordnungen zwischen Mandant und Gemarkung Mandant Bezeichnung Gemarkung Bezeichnung 01 Musterstadt 1838 Rosenstadt 03 Gemeinde Nelkenwiese 1859 Nelkenwiese 04 Gemeinde Löwenmaultal 1860 Löwenmaultal 04 Gemeinde Löwenmaultal 1861 Oberlöwenmaul Anschließend ist noch die Funktion Flurstücke zuordnen auszuführen. Damit werden alle im ALB- Bestand vorhandenen Flurstücke über die Gemarkung den HKR- Mandanten zugeordnet. Das heißt, dass diese Flurstücke bereitstehen, um einem Personenkonto mit Abgabeart und Objektnummer im HKR angehängt zu werden. 3 Zuordnung der Flurstücke zu Abgabeobjekten in HKR In diesem Modul wird ein Abgleich zwischen den im HKR bereits angelegten Abgabekonten (mit Objektnummern) und den im ALB erfassten Eigentümern mit im Bestandsverzeichnis gebuchten Flurstücken ermöglicht. Ist das Flurstück im HKR noch keinem Abgabekonto zugeordnet, so kann das über diese Funktionen erfolgen. So ist eine vollständige Zuordnung und Prüfung aller im ALB erfassten Flurstücke für die Abgabearten zu den Grundsteuern möglich. Folgendes Verfahren wird angewendet: Menü H+H/ HKR/ Personen HKR direkt aus HKR und Abgabearten von HH Berlin

5 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 5 von 11 Nach Voreinstellung der Gemeinde und Abgabeart (Grundsteuer A oder B) werden im oberen Bereich der Bildschirmmaske alle Personenkonten aufsteigend nach Nummer aufgelistet, zu denen es ein oder mehrere Abgabeobjekte im HKR gibt. Im dieser Tabelle schaut man online auf die HKR- Datenbank. Eine Sortierung nach Namen ist mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift Name möglich. Nun kann die Zuordnung und/oder Kontrolle der Flurstücke zum Bereich Grundsteuer beginnen. Im unteren Bereich werden auf dem Register Details die Daten zu diesem Datensatz (Gemeinde, Abgabeart, Personennummer und Objektnummer) angezeigt. Wechselt man zum Register Flurstücke(LIS), so werden Flurstücke aus dem aktuellen ALB- Datenbestand angezeigt. Dabei gibt es 4 mögliche Optionen: alle: Personennummer: Nachname: Nachname + Vorname: Es werden alle aktuellen Flurstücke aus dem ALB-Datenbestand angezeigt. Es werden alle Flurstücke aus dem aktuellen ALB-Datenbestand angezeigt, deren am Eigentümer zugeordnete Personennummer mit der in HKR ausgewählten übereinstimmt. Es werden alle Flurstücke aus dem aktuellen ALB-Datenbestand angezeigt, deren Eigentümernachname mit dem Nachnamen des im HKR ausgewählten Personenkontos übereinstimmt. Es werden alle Flurstücke aus dem aktuellen ALB-Datenbestand angezeigt, deren Eigentümervor- und -nachname mit Vor- und Nachnamen des im HKR ausgewählten Personenkontos übereinstimmt.

6 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 6 von 11 Beispiel für " Nachname" Ist in der Spalte HKR noch kein Eintrag, so bedeutet das, dass das Flurstück noch keinem Abgabenkonto im HKR zugeordnet ist. Beispiel für " Nachname und Vorname": Nach Prüfung des Sachverhaltes kann dann über das Menü Funktionen "Flurstück zum Abgabeobjekt hinzufügen" für das aktuelle Flurstück oder "Alle Flurstücke zum Abgabeobjekt hinzufügen" für alle angezeigten Flurstücke ausgeführt werden.

7 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 7 von 11 Wechselt man anschließend in das Register Flurstücke(HKR), so wird das oder die nun zu diesem Abgabeobjekt zugeordneten Flurstücke angezeigt. Im Register Flurstücke(LIS) ist dann auch in der Spalte HKR ein Haken gesetzt. Die Funktionen (Menü Stammdaten) : - Flurstück wechselt zu den Stammdaten des Flurstücks, - Bestandsblatt wechselt zu den Stammdaten des Bestandsblattes - Eigentümer wechselt zu den Stammdaten des Eigentümers - ALK/GIS wechselt in die Karte

8 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 8 von 11 Sie dienen der Vereinfachung der Recherche. Man wechselt in das jeweilige Stammdatenmenü, kann dort die zugehörigen Daten einsehen und kommt beim Verlassen des Menüs in das HKR - Menü zurück. Die Funktion "Flurstückszuordnung prüfen" liefert zunächst die Abfrage: Bestätigt man diese, so werden zunächst alle Markierungen: HKR - Zuordnung im Register Flurstücke(LIS) gelöscht und, wenn sie in der HKR - Datenbank einem Abgabeobjekt zugeordnet sind, neu gesetzt. Achtung: Diese Funktion kann datenbank- und netzwerkabhängig einige Minuten dauern! Die Schlussmeldung wird ausgegeben. 4 Listenausgabe/Auswertung Die grundsätzliche Vorgehensweise bei Druckausgaben ist im allgemeinen Bedienhandbuch beschrieben. Die Neuerstellung, Änderung und Anpassung von Reporten findet man im Bedienhandbuch Teil 3 Reporte. Im Hauptmenü HKR/Personen HKR direkt aus HKR und Abgabearten von HH Berlin stehen die beiden Reporte: "Flurstückzuordnung HKR" und "Flurstückszuordnung HKR nach Excel" zur Verfügung. Beide geben die Liste aller im HKR zugeordneten Flurstücke aus. Diese Ausgabe erfolgt unabhängig von der in kf-lis voreingestellten Gemeinde und Abgabeart. Es werden alle Zuordnungen ausgegeben. Diese Liste ist insbesondere für den Abgleich sinnvoll, wenn Flurstücke völlig anderen Personen als die im Grundbuchblatt stehenden Eigentümer zugeordnet sind. Man kann also am Flurstück das zugeordnete Personenkonto sehen. Das ist besonders bei Ackerflächen interessant, wo die Grundsteuer durch den Bewirtschafter (Pächter, Nutzungsberechtigter oder Ähnlicher) zu entrichten ist. Im Register Flurstücke(HKR) steht der Report: "Flurstückszuordnung HKR pro Person" zur Verfügung.

9 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 9 von 11 Beispiel: In HKR einem Abgabeobjekt zugeordnete Flurstücke Gemeinde Personennummer Abgabeart Objekt Langendorf Schubert, Olaf Grundsteuer A Gemarkung Flur Zähler Nenner Im Register Flurstücke(LIS) stehen alle Reporte aus dem Hauptmenü Flurstücke (ALB) zu Verfügung. Weitere andere Varianten und Listen können beliebig erstellt werden. Im Hauptmenü Flurstücke (ALB) kann die Markierung "HKR Abgabeartobjekt" im Register Zuordnungen/Sperre Feld: HKR Abgabeobjekt eingesehen werden.

10 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 10 von 11 Setzt man dann als Filterbedingung im Register logisch die Abfrage: "im HKR verwendet = ja" so erhält man die Liste aller Flurstücke, die in HKR einem Abgabeobjekt zugeordnet sind. Auch hier sehen wieder alle Standardreporte zur Verfügung. Falls eine Zuordnung erfolgt ist, also "im HKR verwendet = JA", so ist das Register Abgaben hellblau eingefärbt und gibt Auskunft über das zugehörige Personenkonto/Abgabeart. Besonders interessant ist die Abfrage, welche Flurstücke noch keinem Abgabeobjekt zugeordnet sind. Dazu setzt man die Filterbedingung "im HKR verwendet = nein". Diese Fälle sind dann anhand des im Grundbuch eingetragenen Eigentümers zu klären, ob neue Steuerbescheide noch zu erstellen sind. Natürlich können weitere Einschränkungen z. B. eine bestimmte Gemarkung dazugesetzt werden. 5 Korrekturen ausführen Sind Flurstücke fehlerhaft zu einem Abgabeobjekt zugeordnet, so kann das Lösen der Zuordnung nur in HKR selbst erfolgen. Anschließend muss im LIS der Korrekturlauf ausgeführt werden. Menü H+H/ HKR/ Personen HKR direkt aus HKR und Abgabearten von HH Berlin Funktion Flurstückszuordnung prüfen

11 komfa KF-LIS Abgleich mit Grundsteuer Seite 11 von 11 Dabei werden alle Flurstücke (ALB) geprüft, ob sie im HKR zugeordnet sind und das logische Feld HKR Abgabeartobjekt gesetzt bzw. gelöscht. Achtung: Der Prüflauf kann in Abhängigkeit von der Datenbankgröße und Netzwerkfähigkeit einige Minuten dauern, da die gesamte Datenbank geprüft wird! Werden nur wenige Zuordnungen gelöscht, so kann das Feld auch manuell korrigiert werden: Menü Liegenschaften/ ALB-Daten (Stammdaten I)/ Flurstück Register Zuordnungen/Sperren. Auch nach dem ALB-Import müssen die Daten ggf. korrigiert werden. Dann müssen auch bei Eigentümerwechseln oder Flächenänderungen zunächst die Zuordnungen zu einem Personenkonto/ Abgabeart gelöscht und anschließend in kf-lis wieder zugeordnet werden.