Rechnungen richtig schreiben und archivieren

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1 Rechnungen richtig schreiben und archivieren Praxiswissen für junge Unternehmen: Rechnungs- und Forderungsmanagement im Unternehmeralltag 6. September IHK Dortmund Dipl.-Jur. (Univ.) Christian Goede, DATEV eg

2 Agenda 1. Vorstellen des Unternehmens DATEV 2. Anmerkungen des Referenten 3. Grundbegriffe zur Rechnung 4. vereinfachte Abrechnung 5. Kleinunternehmer nach 19 Abs. 1 UStG 6. Bauleistungen 7. elektronische Rechnungen 8. DATEV erechnung Anforderungen an die Rechnungsschreibung 2

3 1. Vorstellen des Unternehmens DATEV Partnerschaft von Unternehmen, Steuerberatern und DATEV eine starke Allianz Reibungslose Abläufe durch Systeme, die zueinander passen. Der steuerliche Berater kennt die Software und steht beratend zur Seite. DATEV bietet umfassende Dienstleistungen, die erstklassigen Service, Schulungen und Consulting mit einschließen. Aktualität durch laufende Software-Updates ist das Unternehmen bei gesetzlichen Änderungen immer auf dem neuesten Stand. Unternehmer Steuerberater DATEV unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und deren Mandanten mit passenden Softwarelösungen und Services. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 3

4 1. Vorstellen des Unternehmens DATEV DATEV in Zahlen DATEV bedeutet rund 10 Mio. Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden über den steuerlichen Berater mit DATEV-Software abgewickelt. die Finanzbuchführung von 2,5 Mio. Unternehmen wird über den steuerlichen Berater mit DATEV-Software erstellt. rund Teilnehmer besuchen DATEV-Seminare. das DATEV-Rechenzentrum tauscht Informationen zwischen Unternehmen und deren Steuerberatern und rund 200 Institutionen aus, z. B. Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen, Banken, Berufsgenossenschaften oder statistische Ämter. rund Mitarbeiter wickeln rund 2,4 Mio. Servicekontakte ab. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 4

5 2. Anmerkungen des Referenten Dieser Vortrag ersetzt nicht die Beratung durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Alle Angaben beziehen sich auf ein theoretisches Unternehmen und ein allgemeines Rechnungsformular. Die Beispieldaten sind frei erfunden. Auch wenn die dargestellten Informationen sachlich richtig sind, kann deren konkrete Bedeutung für den Einzelfall nur durch die Beratung eines Berufsträgers (Steuerberater und/oder Rechtsanwalt) festgestellt werden. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 5

6 3. Grundbegriffe der Rechnung Die Rechnung ist jedes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit dem ein Unternehmer seine gegen Entgelt ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Rechnet ein Leistungsempfänger eine an ihn bewirkte Leistung ab, handelt es sich um eine Gutschrift. Die Übermittlung auf elektronischem Weg ist zulässig, wenn das Verfahren die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit gewährleistet und der Rechnungsempfänger zugestimmt hat. Die Rechnung gilt auch für Abschlags-, Voraus- oder Anzahlungen sowie Teilleistungen Ausnahme: Kleinbetragsrechnung. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 6

7 3. Grundbegriffe der Rechnung Wer ist zur Ausstellung verpflichtet? Grundsatz: Lieferungen und sonstige Leistungen an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person müssen innerhalb von sechs Monaten durch Rechnung oder Gutschrift abgewickelt werden ( 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG). Seit (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz) sind Unternehmer zur Rechnungsstellung bei steuerpflichtiger Werklieferung und sonstiger Leistung, die in Zusammenhang mit einem Grundstück entstehen, verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung eine Rechnung auszustellen. Aus nicht vollständigen Rechnungen im Sinne von 14 UStG erhält der Empfänger grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug. Durch das Steuerbürokratieabbaugesetz besteht seit die Pflicht zur Rechnungserstellung nur noch bei Ausführung von steuerpflichtigen Umsätzen. Werden steuerfrei Umsätze ausgeführt, so kann eine Rechnung erstellt werden, eine gesetzliche Verpflichtung besteht aber nicht mehr. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 7

8 3. Grundbegriffe der Rechnung Wer ist ein Unternehmer? 2 Abs. 1 UStG Ein Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. gewerblich oder beruflich einer nachhaltigen Erzielung von Einnahmen nachgeht. Dabei ist keine Gewinnerzielungsabsicht notwendig. Ein Unternehmer kann mehrere Unternehmen haben. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 8

9 3. Grundbegriffe der Rechnung Welche Rechnungsangaben sind Pflicht? 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers 4. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 5. eine einmalig vom Unternehmer vergebene Rechnungsnummer 6. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Abschlagsrechnungen: Angabe des Zeitpunkts des vereinnahmten Entgelts), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist. 8. nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts 9. der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen 10. der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen 11. Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen 12. Im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer muss ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach 14b Abs. 1 S. 5 UStG erfolgen: Die Rechnung ist 2 Jahre lang aufzubewahren. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 9

10 3. Grundbegriffe der Rechnung zusätzliche Angaben in Sonderfällen 13. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmer und des Leistungsempfängers in Fällen des 14a Abs. 1 (sonstige Leistung), Abs. 3 (innergemeinschaftliche Lieferung) und Abs. 7 UStG (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) 14. Hinweis auf Steuerbefreiung mit Bezeichnung des Grundes in umgangssprachlicher Form, z. B. Ausfuhr, Krankentransport 15. Angabe der Merkmale in 1b Abs. 2 und 3 UStG bei innergemeinschaftlicher Lieferung neuer Fahrzeuge (motorbetriebene Fahrzeuge, Wasserfahrzeuge, Luftfahrzeuge) 16. Im Fall einer Reiseleistung ( 25 UStG) und der Differenzbesteuerung ( 25a UStG) einen Hinweis auf die Sonderregelung 17. Bei Abschlagsrechnungen muss auf der Schlussrechnung vermerkt sein, wann welcher Abschlag vereinnahmt worden ist. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 10

11 3. Grundbegriffe der Rechnung Pflicht zur Rechnungsstellung 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG Der Unternehmer ist bei Ausführung einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück stets verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt auch für Kleinunternehmer im Sinne des 19 Abs. 1 UStG und Land- und Forstwirte, die die Durchschnittssatzbesteuerung nach 24 UStG anwenden. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 11

12 3. Grundbegriffe der Rechnung Pflicht zur Rechnungsstellung 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG Für steuerpflichtige sonstige Leistungen, die weder an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht werden, besteht keine Rechnungserteilungspflicht. Der Unternehmer ist bei Ausführung von Lieferungen oder sonstigen Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, grundsätzlich verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Die Verpflichtung zur Rechnungserteilung entfällt, wenn die Leistungen nach 4 Nr. 8 bis 28 UStG steuerfrei sind und den Leistungsempfänger grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 12

13 3. Grundbegriffe der Rechnung Die Wirtschafts-Identifikationsnummer Als Selbstständiger erhalten Sie eine Wirtschafts-Identifikationsnummer ( 139c AO). Und zwar für jede unternehmerische Tätigkeit eine, das heißt Sie bekommen zwei separate Wirtschafts- Identifikationsnummern, wenn Sie zwei Unternehmen haben. Wichtig für Sie: Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleibt vorerst erhalten und soll erst auf lange Sicht hin mit der Wirtschafts-Identifikationsnummer vereint werden. Sie sind verpflichtet, die Wirtschafts-Identifikationsnummer ab Erteilung im Impressum Ihrer Internet-Seiten ( 5 Telemediengesetz) und in Rechnungen ( 14 Umsatzsteuergesetz) anzugeben. Alternativ reicht es, dort Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben. Ihre bisherige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer müssen Sie in jedem Fall weiterverwenden (z.b. bei Rechnungen für Lieferanten im Ausland). Anforderungen an die Rechnungsschreibung 13

14 4. Vereinfachte Abrechnung Kleinbetragsrechnungen (Entgelt zzgl. Steuer 150,00 Euro) 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 3. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 4. Der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen. Im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. 5. Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einer Summe auszuweisen. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 14

15 5. Kleinunternehmer nach 19 Abs. 1 UStG Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer im vergangenen Kalenderjahr < ,00 Euro (= ,88 netto) laufenden Kalenderjahr < ,00 Euro (42.016,81 netto) Der Gesamtumsatz wird um Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens und bestimmte steuerfreie Umsätze gekürzt. Folgen der Besteuerung von Kleinunternehmern kein Umsatzsteuerausweis in der Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich keine Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen Achtung: Wer trotzdem Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweist, ist zur Abführung dieser Umsatzsteuer verpflichtet. Empfehlung: Beratung durch den Steuerberater, ehe die Entscheidung getroffen wird. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 15

16 Kleinunternehmer nach 19 Abs. 1 UStG Beispiel Mehrwertsteuer ist der Oberbegriff: Umsatzsteuer./. Vorsteuer = Zahllast Händler kauft für 119,- Euro einen CD-Spieler ein. Vorsteuer: 19 Euro Händler verkauft für 238,- Euro das Gerät. Umsatzsteuer: 38 Euro Zahllast an das Finanzamt: Zahllast: 19 Euro Der Kleinunternehmer kann keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 16

17 6. Bauleistungen Für bestimmte Bauleistungen, die Unternehmer ausführen, wird die Steuerschuldnerschaft verlagert, wenn der Leistungsempfänger ebenfalls derartige Bauleistungen ausführt ( 13b UStG: Erweiterung der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger). Leistungsempfänger legt leistendem Unternehmer Freistellungsbescheinigung vor im Sinne des 48b EStG oder seine Bauleistungen betragen mehr als 10 % der steuerbaren Umsätze. Als Bauleistungen gelten: Werklieferung und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Als Bauwerk gelten auch mit dem Erdboden verbundene Anlagen (Brücken, Straßen, Tunnel). Auch künstlerische Leistungen an einem Bauwerk gehören dazu, wenn sie sich auf die Substanz auswirken. Fassadenreinigung mit Sandstrahl, der die Oberfläche abschleift. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 17

18 6. Bauleistungen Keine Bauleistungen sind Planungs- und Überwachungsleistungen Materiallieferungen (Baustoffhändler, Baumärkte), wenn nicht selbst in ein Bauwerk eingebaut Anlieferung von Beton ohne Verarbeitung Lieferungen von Wasser und Energie zur Verfügung stellen von Betonpumpen/Baugeräten ohne Bedienungspersonal Aufstellen von Material- und Bürocontainern, mobilen Toilettenhäusern, Messeständen Entsorgung von Baumaterial (Schuttabfuhr) Gerüstbau Anlagen von Bepflanzungen und deren Pflege (keine Dachbegrünung) bloße Reinigung von Räumen oder Flächen (Fenster) Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken oder Teilen davon, wenn der einzelne Umsatz < 5.000,00 Euro Anforderungen an die Rechnungsschreibung 18

19 6. Bauleistungen Vorsteuerabzug Maßnahmen zur Absicherung des Vorsteuerabzugs bei Auftragsvergabe bei unbekannten Unternehmen: Einholung eines schriftlichen Angebots Überprüfung der Firmenanschrift bei ausländischen Firmen: Angabe der Umsatzteuer- Identifikationsnummer verlangen Vorsicht bei sogenannten Subunternehmern in Bau- und Baunebengewerbe Anforderungen an die Rechnungsschreibung 19

20 6. Bauleistungen Sanktionen bei Verstößen Die Rechnung ist eine zivilrechtliche Verpflichtung zur Abrechnung: Seit begeht derjenige eine Ordnungswidrigkeit, wer als leistender Unternehmer keine Rechnung erteilt oder die Rechnung nicht binnen sechs Monate erteilt und dabei vorsätzlich oder leichtfertig handelt ( 26a Abs. 1 Nr. 1 bis Nr. 3 UStG). Dies gilt auch dann, wenn der Leistende und der Leistungsempfänger einvernehmlich von der Erteilung einer Rechnung absehen. (Wie eingangs erwähnt, besteht seit bei der Ausführung von steuerfreien Leistungen keine Verpflichtung mehr eine Rechnung zu erstellen. Es kann allerdings freiwillig eine Rechnung erteilt werden.) Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt (grobe Fahrlässigkeit), muss mit einem Bußgeld rechnen. (bis zu 500,00 Euro für nichtunternehmerische Leistungsempfänger, bis zu 5.000,00 Euro für Unternehmer). Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Unternehmen beträgt 10 Jahre. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 20

21 7. Elektronische Rechnungen Rechnungen per oder Telefax BMF-Schreiben zur Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie vom 29. Januar 2004 IV B 7 S /04: Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig. Voraussetzung für die Anerkennung zum Zweck des Vorsteuerabzugs ist, dass der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt und der Rechnungsempfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt. Sollte das Telefax auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist es durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach 14b Abs. 1 UStG lesbar ist (10 Jahre). Alle anderen Telefax-Übertragungsformen wie z. B. Standard-Telefax an Computer-Telefax/Fax-Server oder per übermittelte Rechnungen gelten als elektronische Rechnung (E-Rechnung). Fazit: die Übermittlung einer Rechnung per Telefax unterliegt den E-Rechnungsanforderungen, wenn nicht von Standardfaxgerät gesendet. Dies führt zu Unklarheiten beim Empfänger. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 21

22 7. Elektronische Rechnungen Sammelrechnungen im EDI-Verfahren Rechnung per und auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen sind zum Vorsteuerabzug nur unter bestimmten Voraussetzungen zugelassen: Art. 5 des StVereinfG 2011: Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. (Bundestag und Bundesrat haben am dem Steuervereinfachungsgesetz zugestimmt.) Hierunter versteht man: Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung Erkennbarkeit laut Bundesfinanzministerium fürs menschliche Auge Dies kann erreicht werden durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) und zusätzlich eine Zusammenfassende Rechnung auf Papier oder unter den Voraussetzungen der Nummer 1 auf elektronischem Weg übermittelt wird (qualifizierte Signatur) 3. gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen (dritter Weg) Anforderungen an die Rechnungsschreibung 22

23 7. Elektronische Rechnungen Online-Fahrausweise Online-Fahrausweise (z. B. Flugtickets) gelten in der Regel als Rechnungen, wenn sie mindestens die folgenden Angaben enthalten: vollständigen Namen und vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Beförderungsleistung ausführt Ausstellungsdatum Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe anzuwendender Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegt Die qualifizierte Signatur ist für Online-Fahrausweise nicht erforderlich, wenn eine Belastung auf ein Bankkonto (vgl. Abschnitt 184 a Abs. 5 Satz 7 Umsatzsteuerrichtlinie) erfolgt. Die Einschränkung, dass die Zahlung per Kreditkarte erfolgen muss, ist aufgehoben. Eine Zahlung über Lastschriftverfahren berechtigt nun ebenfalls zum Vorsteuerabzug. Der Rechnungsempfänger muss für den Vorsteuerabzug einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Dokuments aufbewahren. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 23

24 7. Elektronische Rechnungen Kein Vorsteuerabzug bei Verstoß Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 24

25 7. Elektronische Rechnungen Vergleich Papierrechnung erechnung Absender Druckdaten Druck Postversand Empfänger Papierrechnung Aufbereitung der Daten elektronische Rechnungen PDF Signaturservice an Mandanten mit Link auf signierte Rechnung DATEV RZ Belegverwaltung online mit elektronischer Rechnung Anforderungen an die Rechnungsschreibung 25

26 7. Elektronische Rechnungen Auszug aus dem Frage-Antwort-Katalog des BMF zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung Was ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des 14 Abs. 1 UStG? Ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Es müssen keine neuen Verfahrensweisen geschaffen werden. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht. In der einfachsten Form kann dies, z. B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung, mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein geschehen. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 26

27 7. Elektronische Rechnungen Auszug aus dem Frage-Antwort-Katalog des BMF zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung Was ist ein verlässlicher Prüfpfad im Sinne des 14 Abs. 1 UStG? Ein verlässlicher Prüfpfad stellt einen Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung her. Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag und gegebenenfalls dem Lieferschein überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende Unternehmer zutreffend sind. Der verlässliche Prüfpfad begründet keine neue Aufzeichnungspflicht. Innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen, müssen und können nicht von der Finanzverwaltung zertifiziert werden. Problemfall: Anerkennung bei Betriebsprüfung unklar (eventuell vom Prüfer abhängig) Anforderungen an die Rechnungsschreibung 27

28 7. Elektronische Rechnungen Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Kriterien: Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Ist der Zahlungsanspruch korrekt? Als Prüfpfade eignen sich unter anderem: Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine buchführerische Abbildung Angebot Auftragsbestätigung Lieferschein erechnung Anforderungen an die Rechnungsschreibung 28

29 7. Elektronische Rechnungen Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) ergänzend: rechnerische Richtigkeit Anforderungen an die Rechnungsschreibung 29

30 7. Elektronische Rechnungen Lesbarkeit Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten (z. B. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten oder ähnliches) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 30

31 7. Elektronische Rechnungen Dokumentationspflicht nicht erforderlich aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung empfohlen sind Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast Anforderungen an die Rechnungsschreibung 31

32 7. Elektronische Rechnungen Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 32

33 7. Elektronische Rechnungen Fazit: Elektronischer Rechnungsverkehr nach Änderung UStG 14 Ausgestaltung des dritten Wegs (z. B. entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen) wurde durch das BMF klarstellend konkretisiert Notwendigkeit der Archivierung bleibt bestehen (GoBS und GDPdU) Vorsteuerabzug ist nicht an die Anforderungen der Aufbewahrungsvorschriften gebunden Verletzung der Aufbewahrungspflichten ist eine Ordnungswidrigkeit ( 26a Abs.1 Nr.2 UStG) Hauptteil der Lasten (Kontrolle, Aufbewahrung, elektronische Archivierung etc. trägt der Rechnungsempfänger DATEV: Archivierung, z. B. in DATEV Belegverwaltung online, ist gesetzeskonform und komfortabel qualifizierte elektronische Signatur ist für den Rechnungsempfänger (rechts-)sicher Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchführung (Steuerkanzlei)? Anforderungen an die Rechnungsschreibung 33

34 7. Elektronische Rechnungen Rechtliche Grundlagen für die Archivierung elektronischer Rechnungen Gegenüber den Finanzbehörden: Umsatzsteuergesetz Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU Zusätzlich für zivilrechtliche Belange: Beweiswerterhaltung der qualifizierten elektronischen Signatur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist Anforderungen an die Rechnungsschreibung 34

35 7. Elektronische Rechnungen Was gilt als elektronisch übermittelte Rechnung? Medium einfaches elektronisches Dokument (z. B. PDF-Datei) Berechtigt zum Vorsteuerabzug? Ja Bemerkung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Standardfax zu Standardfax ja eingehende Rechnung muss in ausgedruckter Form aufbewahrt werden PC-Fax zu PC-Fax Ausdruck elektronische Rechnung geprüfte elektronische Rechnung (Siegel) + Prüfbericht Ausdruck Fax nein nein ja nein Zusätzlich muss diese elektronisch archiviert werden! Verwendung EDI-System ja Zusätzlich muss eine zusammenfassende Rechnung in Papierform oder auf elektronischem Weg mit qualifizierter elektronischer Signatur übermittelt werden Rechnungen per Thermopapier ja Telefaxe auf Thermopapier sind durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren lesbar ist. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 35

36 7. Elektronische Rechnungen Steuervereinfachungsgesetz 2011 Für JEDE Rechnung (Papier + Digital) gilt Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Keine Veränderung der Daten gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Alternativ: QES oder EDI Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung Anforderungen an die Rechnungsschreibung 36

37 8. DATEV erechnung Voraussetzungen Internetzugang DATEV Unternehmen online und DATEV Belegverwaltung online Programm Belegtransfer Berechtigung erechnung auf DATEV SmartCard Vollmachtserklärung an DATEV für Ausgangsrechnungen Anforderungen an die Rechnungsschreibung 37

38 8. DATEV erechnung Lösung über das DATEV-Rechenzentrum gemeinsames Archiv für digitale Belege DATEV Belegverwaltung online Unternehmer Berater Erweiterung der Belegverwaltung Signatur erstellen Signatur prüfen Signatur und Prüfung archivieren beim Buchen anzeigen Anforderungen an die Rechnungsschreibung 38

39 8. DATEV erechnung Eingangsrechnungen Prozessablauf Unternehmen Rechnung empfangen Rechnung speichern und via Belegtransfer an DATEV- Rechenzentrum senden Unternehmen DATEV DATEV-Rechenzentrum Signatur und Archivierung DATEV Belegverwaltung online Kanzlei Buchführung Buchung Signatur-Prüfautomat Signierautomat Anforderungen an die Rechnungsschreibung 39

40 8. DATEV erechnung Prozess Ausgangsrechnungen signieren Rechnung als PDF erstellen Speichern unter Ausgangs-eRechnung DATEV- Belegtransfer Im Hintergrund: Rechnung ins RZ senden Belegverwaltung online nicht für Steuerberater mit Link auf erechnung Versenden an Kunde Signaturerstellung Rechnung + Signatur stehen für FIBU bereit Anforderungen an die Rechnungsschreibung 40

41 8. DATEV erechnung Ausgangsrechnungen Prozessablauf Unternehmen Rechnung erstellen Rechnung speichern und via Belegtransfer an DATEV- Rechenzentrum senden Unternehmen DATEV DATEV-Rechenzentrum Signatur und Archivierung DATEV Belegverwaltung online Kanzlei Buchführung Buchung Signatur-Prüfautomat Signierautomat Anforderungen an die Rechnungsschreibung 41

42 8. DATEV erechnung Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen 10 Jahre empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre Buchungsbelege 10 Jahre sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 6 Jahre Generell gilt: Die Zehnjahrespflicht beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 42

43 Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? Anforderungen an die Rechnungsschreibung 43

44 Anforderungen an die Rechnungsschreibung 44

45 Anlage Rechnungsformular 1 Anforderungen an die Rechnungsschreibung 45

46 Anlage Rechnungsformular 2 Anforderungen an die Rechnungsschreibung 46

47 Kleinunternehmer nach 19 Abs. 1 UStG Beispiel Mehrwertsteuer ist der Oberbegriff: Umsatzsteuer./. Vorsteuer = Zahllast Händler kauft für 119 Euro einen CD-Spieler ein. Händler verkauft für 238 das Gerät. Zahllast an das Finanzamt: Vorsteuer: 19 Euro Umsatzsteuer: 38 Euro Zahllast: 19 Euro Der Kleinunternehmer kann keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Anforderungen an die Rechnungsschreibung 47