Project Supervision. Mit Project Supervision bieten wir dafür eine einfache und effiziente Methodik

Transkript

1 Project Supervision Haben Sie sich nicht auch schon einen Radar gewünscht, mit dem Sie den Status aller Ihrer Projekte auf einen Blick zuverlässig und objektiv sehen können? Mit Project Supervision bieten wir dafür eine einfache und effiziente Methodik

2 Project Supervision Das liefert Project Supervision Sie erhalten Transparenz aufgrund objektiver Informationen über ihr gesamtes Projektportfolio Sie können frühzeitig Probleme und Risiken erkennen um entsprechende Gegenmassnahmen einzuleiten Wie funktioniert das? Alle Projekte werden übersichtlich in einem Portfolio dargestellt Der aktuelle Status der Projekte wird durch schlanke Quality Gates festgestellt langsamer und günstiger Dies funktioniert bei agilen Methoden wie auch bei klassischen Vorgehensmodellen langsamer und teurer Durch ein schlankes Controlling nach der Earned Value Method (EVM) kann bereits nach wenigen Monaten zuverlässig das Ende und die Kreisfarbe = schlechtester Status voraussichtlichen Kosten des Projekts prognostiziert werden CPI Projekt D Projekt G Projekt B Projekt A Projekt F Projekt C Projekt E günstiger und schneller teurer und schneller SPI

3 Project Supervision Transparenz und Handlungsfähigkeit Das Project Supervision Team informiert das Management basierend auf objektiven und fundierten Informationen monatlich über den Zustand der Projekte Dabei weist es auf Risiken und Probleme hin und schlägt ggf. Massnahmen vor Die Steuerungsausschüsse erhalten detaillierte und objektive Informationen Aufgrund des Kontakts mit den Projektleitern und des Einblicks in die Projekte können mit Project Supervision div. weitere Services verbunden werden, wie beispielsweise: Coaching der Projektleiter Aktives Projektportfoliomanagement Schwachstellenanalyse Entwicklung neuer Methoden und Prozesse Einführung neuer Methoden und Prozesse Ermittlung von Reifegraden z.b. nach SPICE

4 Project Supervision Project Supervision funktioniert wie ein Navigationsgerät Es zeigt den Standort der Projekte Bewährte Spezialisten beurteilen an vorher vereinbarten Meilensteinen den Fortschritt des Projekts Die Meilensteine und die Beurteilungskriterien werden bei Projektstart gemeinsam mit dem Projektleiter festgelegt Unterschiedliche Projekte können mit verschiedenen Methoden überprüft werden, inklusive agiler Methoden wie SCRUM oder RUP Project Supervision zeigt die Geschwindigkeit der Projekte Aufgrund der Meilensteine und Kennzahlen lässt sich die Geschwindigkeit des Projekts bereits nach wenigen Monaten ermitteln Project Supervision erstellt eine zuverlässige Prognose Bereits nach wenigen Monaten lässt sich der voraussichtliche Fertigstellungstermin und die voraussichtlichen Projektkosten prognostizieren Project Supervision gibt Ihnen bei Abweichungen Empfehlungen Aufgrund der Kenntnisse aus den Meilensteinüberprüfungen und der Kennzahlen können bei Abweichungen Handlungsempfehlungen gegeben werden

5 TSA WP4 Implementation days planned Overall task New products IT Infrastructure Setup Application develop - Italian Business Interfaces Develop - Integration tests Step Migration ment & customization implemented ment & Integration 2 to 4 Project Management Change Mgmt & Communications Quality Assurance UK Power OTC Cross Channel cable RWE Swap Edison Deal Index IPC Hn Elaboration of Gas Concept for Murex Trading Client packaging Access Configuration domain trust(s) Provision Sharing solution Trading OL & LS PART I The Management Report PART II - Trading and Risk Mgmt Reports MX general parts FIC VaR ET Power general parts RORC SDL Management solution Hedge Position Calculator Balance Group Management ESIS Hydropt GAS Power Plants & Prod. Long Term Sol. General Interface MIM (LIM) / EBS / ET Power Interface Deal Manager / RORC LS Interface Ecount LS / Ecount (PDI) Interface Hydropt / Ecount (PDI) Interface MX / SAP LS Interface ESIS / SAP LS Interface ET Power / Ecount LS postscheduling Interface MIM (LIM) / MDC (final solution) Interface MIM (LIM) / MDC (final solution) Interface Elviz Rome for Gas Integration & System Tst. Step PD & ET Aq Integration & System Testing Step 4 Ref. Migration Concept Establishment of Migration planning Master Data harmonization Development of Migration tools Migration Step 1 Migration non Gas data & ET Alpiq Migration Step Gas Post - Implementation Support Decommissioning of legacy systems ETAq Switch SDL CO Step 2&3 CO Step 2&3 Legend Q uality Gates: PA Preliminary Study / Onboarding IC CO RC IT ST AT CL Initialisation completed Conception completed Realisation completed Integration Test completed System Test completed Acceptance Test completed Closure ST AT ETAq Switch Capa Non Gas Data ETAq Switch EBS CO Step 4 (Gas) ST AT ST ST AT ETAq Switch Nomination Scherer Beat Riediker Kaspar Kokocinski Frédéric Tavares Vera Cestonaro Christophe Willimann Adrian Plaschy Daniel Pfeifer Harald Hoekmark Erik ST Straumann Peter Mathez Romain AT AT Guez Yann Macri Giuseppe Penman Matthew Scho-Freise Alice AT Step 4 (Gas) Quality Gate CO-S2+3 Concept Completed Step 2&3 NOK NOK x x x x x x x x x CO-S2+3 Concept Completed Step 2&3 COK COK NOK x x x x x x x x x ST-ETAq Switch SDL Ready for //-Run Switch SDL COK COK OK x x x x x x x AT-ETAq Switch SDL Go live decision for Switch SDL OK OK x x x x x x x ST-Non Gas Data Ready for //-Run non gas data x x x x x x x x x x x x x x x x x x AT-Non Gas Data Go live decision for //-Run non gas data x x x x x x x x x x x x x x x x x x CO-Gas Concept Completed Step Gas x x x x x x x x x x x ST-ETAq Switch Capa Ready for //-Run Switch Capa x x x x x x x x AT-ETAq Switch Capa Go live decision for Switch Capa x x x x x x x x ST-ETAq Switch EBS Ready for //-Run Switch EBS x x x x x x x x AT-ETAq Switch EBS Go live decision for Switch EBS x x x x x x x x ST-ETAq Switch Nomination Ready for //-Run Switch Nomination x x x x x x x x x x x AT-ETAq Switch Nomination Go live decision for Switch Nomination x x x x x x x x x x x AT-Gas Acceptance Test Step Gas x x x x x x x x x x x x x x x CL Closure x x x x x Proposal PST Decision STC Condition fullfilled Reviewers involved Stehle Yvain Javaux Philippe Meyer Vital Hofstetter Martin Rodel Martin Pia Häfliger Janssen Arthur Robert Hervé Valente Giuseppe Reichelt Jörg CL Legend OK COK NOK AB X O Nicolas Mathew Ramm Thoralf accepted without conditions accepted with conditions not accepted Project aborted Main Reviewer Assistant Reviewer Project Supervision (Übersicht) WBS QG Scope (Quality) Step 2&3 Step 4 (Gas) TSA EVM Risks Completion Date Oct - 11 Aug - 11 Replanning Replanning Schedule Cost Jun - 11 Apr - 11 Feb - 11 Dec - 10 Oct - 10 Aug - 10 Jun - 10 Apr - 10 Feb - 10 Dec - 09 Oct - 09 Oct - Dec - 09 Feb - 10 Apr - 10 Jun - 10 Aug - 10 Oct - 10 Dec - 10 Feb - 11 Apr - 11 Jun Controlling Planner Project Closure Acceptance Test Step Gas Italian Business implemented Go live decision for Switch Nomination Go live decison for Switch EBS Go live decision for Switch Capa Concept Completed Step Gas Go live decision for non gas data Go live decision for Switch SDL Concept Completed Step 2 und 3 IT Infrastructure set Going Live Step 1 - up completed Budget Plan Spent SAP Difference Projection authorized costs: pro rata temporis about one month Budget - Spent SAP Forecast of Budget 9.7 Mio. project (linear) delayed at Completion application ( ) + 2 Mio. transfer from EIP 3) Mio. CRs GL ( ) 4) 15 / 22 months Software 3'483'433 2'375'068 2'973' '720 1) 3'000'000 Hardware 1'386' ' '361 1'002'237 1) 700'000 Services 3'153'569 2'150'161 6'080'027-2'926'458 2) 9'254'027 Internal 5'499'478 3'749'644 2'187'071 3'312'407 2) 3'147'071 Total (CHF) 13'523'078 9'220'280 11'625'172 1'897'906 16'101'098 Total (Mio. CHF) ) Estimation by Project Management / 2) Based on average spent per month for the remaining 7 All figures in CHF without VAT months 3) 2.5 Mio for Impl. Swiss Business, Impl. Italien Business, Licence FIC-VAR (Closing Report EIP) Mio. already in TSA PA ( ) 4) Correction: CR is 1.8 Mio not 1.5 Mio.

6 Project Supervision (Quality Gates) Durch Quality Gates wird der inhaltliche Status der Projekte fundiert und objektiv ermittelt Das Projekt wird an den wichtigsten Meilensteinen geprüft und begleitet Tailoring Development Disciplines Inception Elaboration Construction Transition Business Modeling Requirements Analysis and Design Implementation Test Deployment An den Meilensteinen werden die Projektergebnisse inhaltlich geprüft. Ausserdem wird ermittelt, ob entsprechende Reviewergebnisse vorliegen Dadurch kann mit geringem Aufwand die Reife und Existenz der entsprechenden Work Products zuverlässig ermittelt werden Die Notwendigkeit einzelner Work Products wird am Anfang des Projekts im Tailoring definiert

7 Proposal PST Decision STC Reviewer 1 Reviewer 2 Reviewer 3 Reviewer 4 Project Supervision (Quality Gates) <Project> Q Gate Package 1 Quality Gate Package 3 CO RE AT CO RE AT Re Q Gate Package 2 RE AT PA IC Legend Quality Gates Past Quality Gate not reviewed Future Quality Gate Quality Gate OK Quality Gate OK with conditions Quality Gate rejected Project aborted Quality Gate PA Project Application OK OK X X IC Inititialisation Complete COK X X X CO Concept Complete X X X RC Realisation Complete X X IT Integration Test X ST System Test X AT Acceptance Test X X X CL Closure X X CL

8 Project Supervision (EVM) Die Earned Value Method (EVM) liefert die quantitativen Aspekte Basierend auf der Projektplanung, dem angefallenen Aufwand und der Restaufwandschätzung wird monatlich ein Set von Controllingzahlen erstellt 100% 80% Progress (Internal and External Efforts without Material) 82% 91% 100% 60% 47% 64% 40% 30% Budget at Completion % 33% 20% 17% 18% Planned Efforts % 23% Actual Efforts % 17% Earned Value % 2% 9% 0% 0% Mar-10 Apr-10 May-10 Jun-10 Jul-10 Aug-10 Sep-10 Oct-10 Nov-10 Page, Content Current Status Plan / Budget Projection 5 Cost 6 Schedule Cost Performance 0.95 Spent SAP CHF 0.1 Mio. Schedule Performance 0.70 Elapsed 5 months CHF 1.5 Mio. / 2.7 Mio. End Date 11/2010 Duration 9 months Anhand dieser Zahlen lässt sich der Projektfortschritt, die Projektgeschwindigkeit, die zu erwartenden Fertigstellungskosten und das zu erwartende Projektende ermitteln CHF 2.9 Mio. End Date 3/2011 Duration 13 months

9 Project Supervision (EVM) Construction Project: Budget 3 Mio., Schedule 12 Months 1.5 Mio. / 6 Mt. Planned Values after 6 months (Costs and Time) 0.33 SPI = EV/PV Schedule Performance (SPI) 1 Mio. / 6 Mt. Actual Situation (Costs and Time) 0.5 Cost Performance (CPI) CPI = EV/AC 0.5 Mio. / 6 Mt. Earned Value (Archived results) (Cost and Time)

10 Project Supervision (EVM) EVM calculation is based on hours not materials (hardware, licences) Earned value is calculated based on the remaining effort estimation The calculation is done on work package level Calculation is done with EXCEL, each month Earned Schedule (ES) is not used Project reserves (time / budget) are ignored for the EVM calculation Providers with fix price offers, have to report the progress in percentage => CPI = 1 Major changes in project scope or major derivation from the original plan => Replanning

11 Over Performance Project Supervision (EVM) Progress (Internal and External Efforts without Material) 120% Replanning 111% 113% Replanning 107% EV = Budget Estimate to Completion 98% 101% 100% 100% 100% 91% 94% Replanning 86% 84% 86% 96% 97% 99% 84% 94% 96% 81% 91% 94% 78% 80% 76% 76% 79% 83% 72% 70% 73% 56% 57% 56% 60% 64% 67% 71% 71% 74% 76% 81% 83% 86% 89% 83% 60% 57% 67% 51% 62% 46% 56% 43% 43% 51% 37% 38% 40% 34% 35% 26% 29% 41% Budget at Completion % 38% 23% Planned Efforts % 20% 13% 16% 17% 11% 23% 26% 23% 23% Actual Efforts % 22% 6% 12% 15% Earned Value % 0% 6% Oct-09 Dec-09 Feb-10 Apr-10 Jun-10 Aug-10 Oct-10 Dec-10 Feb-11 Apr-11 Jun-11 Aug-11 Oct CPI = EV/AC SPI = EV/PV Performance Indices Replanning Replanning Replanning Oct-09 Dec-09 Feb-10 Apr-10 Jun-10 Aug-10 Oct-10 Dec-10 Feb-11 Apr-11 Jun-11 Aug-11 Oct-11 Dec-11 Schedule Performance Index (SPI) Cost Performance Index (CPI) Benchmark Under performance

12 Project Supervision (Kosten) Budget Plan Spent SAP Difference authorized costs: 9.7 Mio. project application ( ) + 2 Mio. transfer from EIP 3) Mio. CRs GL ( ) 4) pro rata temporis (linear) about one month delayed Budget - Spent SAP 18 / 22 months Software 3'483'433 2'850'081 2'973' '720 1) 3'000'000 Hardware 1'386'598 1'134' '361 1'002'237 1) 400'000 Services 2'953'569 2'416'557 7'226'344-4'272'775 2) 9'326'344 Internal 5'199'478 4'254'118 2'600'707 2'598'771 2) 3'300'707 Total (CHF) 13'023'078 10'655'246 13'185' '047 Total (Mio. CHF) ) Estimation by Project Management / 2) Based on average spent per month for the remaining months All figures in CHF without VAT 3) 2.5 Mio for Impl. Swiss Business, Impl. Italien Business, Licence FIC-VAR (Closing Report EIP) Mio. already in TSA PA ( ) Descope: Italien Business March Mio. (0.2 Services Internal) 4) Correction: CR-Package is 1.8 Mio not 1.5 Mio. Projection Forecast of Budget at Completion 16'027' Situation/Remark The budget was reduced by 0.5 Mio., caused by the descoping of the Special Business. Assessment A 1 st application for additional budget caused by budget overrun about 25% is needed. The projection shows an additional need of 3 Mio or 2.5 Mio. without budget reduction for Special Business. This value is based on an estimation of open efforts and an additional amount for an extended //-Run.

13 Oct-09 Dec-09 Feb-10 Apr-10 Jun-10 Aug-10 Oct-10 Dec-10 Feb-11 Apr-11 Jun-11 Aug-11 Oct-11 Dec-11 Feb-12 Apr-12 Project Supervision (Zeit) Meilenstein Trend Analyse Completion Date Apr-12 Feb-12 Dec-11 Oct-11 Aug-11 Jun-11 Apr-11 Feb-11 Dec-10 Oct-10 Aug-10 Jun-10 Apr-10 Feb-10 Dec-09 Oct-09 Replanning Replanning Replanning Project Closure Acceptance Test Step Gas FR Acceptance Test Step Gas DE Acceptance Test Step Gas CH Italian Business implemented Go live decison for Switch EBS Go live decision for Switch Capa Concept Completed Step Gas Go live decision for non gas data incl. Nom./EBS. Go live decision for Switch SDL Controlling Planner Concept Completed Step 2 und 3

14 Oct-09 Nov-09 Dec-09 Jan-10 Feb-10 Mar-10 Apr-10 May-10 Jun-10 Jul-10 Aug-10 Sep-10 Oct-10 Nov-10 Dec-10 Jan-11 Feb-11 Mar-11 Apr-11 May-11 Jun-11 Jul-11 Aug-11 Sep-11 Oct-11 Nov-11 Dec-11 Jan-12 Feb-12 Sum of all Risk Values (Probability * Impact) Impact of risk occuring Project Supervision (Risiko) Risikoportfolio 3 2 PM_028 PM_018 WP4_037 WP4_002 WP4_042 WP4_040 WP4_041 WP4_043 WP4_044 WP4_045 WP4_028 WP4_ Trend Analyse der Risiken Risk Value Progression (All risks) % 50% 75% % Probability of risk occurring 5 0

15 How Project Supervision works STC after each Quality Gate Quality Gate Report Controlling Dashboard once a month all Cat. 4 projects Milestone based, when needed or on demand Legend Controlling Quality Gates Controlling & QG STC Presentation STC Minutes once a month Editor/Responsible: PM Controlling Report Editor/Responsible: PC for each gate Quality Gate Meeting (optional) Controlling Meeting (1h) once a month Interview Project Controller (PC)/ Quality Gate Supervisor Accumulated costs once a month PPMS Actual efforts & Remaining efforts Project Manager (PM) Project Team (Solution Provider) on demand SAP

16 Project Cat Last Quality Gate Date Result Next Quality Gate Planned Date Project Start Date Planned Closing Date Importance Urgency Progress (=Earned Value in %) CPI (Cost Performance Index) SPI (Schedule Perf. Index) Projected Effort (days) Projected Project End Project Supervision (Portfolio) Die Informationen aus den einzelnen Projekten werden in einem Portfolio zusammengefasst Daraus ergibt sich die Möglichkeit eines aktiven Projektportfoliomanagements Last Quality Gate Next Quality Gate Key Performance Indices Total Project budget Abbreviation Project Name (ext+ int) NWP New Workplace 3 TA OK IC '000' % ' DSI Netzwerkzugang 3 TA OK IC '300' % ' FHC Firewall Harmonization 3 TA OK IC '300' % ' Infra Infrastruktur 3 CL-RO OK CL '840' % ' CRM Customer Relation Management 2 CO COK AT ' % ITIL-CMD ITIL Change Management 2 AT COK CL ' % ITIL-SSD ITIL Service Support 2 CO-P OK CL ' % ProDat Produktionsdatenkonsolidierung 2 CO OK AT ' % DC Desktop Conferencing 2 PA OK AT ' % SourceStra Sourcing Strategie 1 TA OK IC ' % SAP-H SAP Spanien 1 AT COK CL ' % BYOD BYOD - Support 1 IC OK CO ' % Das kann einfach mit Excel oder weit umfangreicher mit Portfol ( geschehen

17 Project Supervision (Portfolio) Portfolio Management A portfolio process needs to be established Below you can find an example Vorhaben identifizieren und Portfolio nachführen Vorhaben bewerten und positionieren Ressourcen planen und abstimmen Portfolio freigeben Portfolio kommunizieren Ideen / Anträge beschreiben und sammeln Plan/Ist-Werte zu Vorhaben aktualisieren abgeschlossene Vorhaben archivieren Bewertung der Vorhaben aufgrund von unternehmerischen Kriterien (Prioritäten) Korrekturen, bedingt durch Abhängigkeiten unter den Vorhaben Optimierung des Portfolios unter Einhaltung der Restriktionen Allfällige Korrekturen bedingt durch die Ressourcenverfügbarkeiten Allfällige Anpassungen um ein ausgewogenes Portfolio zu erhalten Abstimmung mit der Führung. Freigabe des Portfolios durch das Management Dokumentation der Budget-Vorgaben zum Zeitpunkt der Freigabe Visualisierung und Kommunikation des Portfolios in Form von Listen, Histogrammen, Portfoliodarstellungen, Spinnengrafen etc.

18 Project Supervision (Implementation) Was kostet Sie das? Die Belastung für Ihre Projekte ist minimal Project Supervision ist keine bürokratische Übung Project Supervision basiert auf Arbeitsergebnissen, die jedes Projekt ohnehin erstellt Die Zeit, die ein Projektleiter für die wenigen zusätzlichen Sitzungen aufwendet, werden durch den verbesserten Überblick und erhöhte Qualität mehr als ausgeglichen Die Kosten liegen bei 1% bis 3% der Projektbudgets Sie bestimmen die Kosten durch die gewählten Zusatzservices, die Einführungsvariante und die Umgebung Einführungsvarianten Managed Service Project Supervision wird durch externe Spezialisten durchgeführt Als Aussenstehende können sie die Projekte objektiv und effizient beurteilen Einführung als interne Organisationseinheit Interne Mitarbeiter werden geschult und gecoacht, um selbst Project Supervision durchzuführen

19 Für weitere Informationen Tel: Direkt: