SEPA kommt. Für alle.
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- Arnim Schenck
- vor 8 Jahren
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1 SEPA kommt. Für alle.
2 Inhalt Vorwort Vorwort SEPA - Einheitlicher Zahlungsverkehr IBAN und BIC Die SEPA-Überweisung Die SEPA-Firmen-Lastschrift Die SEPA-Basis-Lastschrift Das SEPA-Lastschriftmandat Bestehende Einzugsermächtigungen Checkliste: Ihr Zahlungsverkehr in Ihrem Unternehmen Checkliste: Die SEPA-Basis-Lastschrift Checkliste: Die SEPA-Firmen-Lastschrift Häufig gestellte Fragen Die Sparkasse LeerWittmund ist als Marktführer in der Region Ihr Ansprechpartner in allen Zahlungsverkehrsfragen. Wir bieten Ihnen als Unternehmens-, Vereins- und Privatkunden attraktive Produkte, mit denen Sie Ihren Zahlungsverkehr sicher, schnell und bequem erledigen können. Die bevorstehende Vereinheitlichung des Euro-Zahlungsverkehrs innerhalb Europas, wie auch innerhalb Deutschlands, bringt zahlreiche Veränderungen mit sich. Diese Broschüre soll Sie bei der Planung und Umsetzung der notwendigen Maßnahmen unterstützen. Selbstverständlich stehen wir Ihnen darüber hinaus gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung, um alle Ihre Fragen in Zusammenhang mit der Umstellung auf den SEPA- Zahlungsverkehr zu beantworten. Sie erreichen uns über Ihren persönlichen Sparkassenberater, per Telefon *, über unsere Internetseite und per sepa@sparkasse-leerwittmund.de. *6 ct/anruf aus dem dt. Festnetz; max. 42 ct/min. aus Mobilfunknetzen 2 3
3 IBAN und BIC SEPA - Einheitlicher Zahlungsverkehr IBAN und BIC Die SEPA (Single Euro Payments Area) ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem grenzüberschreitende und inländische Zahlungen nach gleichen Regeln behandelt werden. Es wird nicht mehr, wie derzeit, zwischen nationalen und grenzüberschreitenden europäischen Zahlungen unterschieden. Stichtag 1. Februar In einem abschließenden Schritt hat der europäische Gesetzgeber mit der sogenannten SEPA-Migrationsverordnung vom März 2012 unter anderem festgelegt, dass die nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften in Euro zugunsten der neuen SEPA-Zahlverfahren abgeschaltet werden müssen. Stichtag hierfür ist der 1. Februar Ab diesem Stichtag verändert SEPA den bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland: Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Standards vorzunehmen. Einheitliche Daten. Ob im Inland oder europäischen Ausland die Kunden- bzw. Kontokennungen, wie IBAN und BIC, sind einheitlich aufgebaut. Einheitliche Prüfkriterien erhöhen zudem die Übermittlungssicherheit Ihrer Daten. Weitere Einzelheiten zu IBAN und BIC finden Sie auf Seite 5. Ein Konto für alle Fälle. Sie benötigen europaweit nur noch ein einziges Konto, mit dem Sie per Überweisung oder Lastschrift im SEPA-Raum bequem und einfach bezahlen können. Mit einem einheitlichen Standard, dem sogenannten SEPA-Datenformat, können Sie SEPA-Lastschriften auf Kunden in Deutschland und Europa ziehen. Eine wesentliche Voraussetzung für den Einzug mittels SEPA-Lastschrift ist das sogenannte SEPA-Lastschriftmandat. Was Sie bei der Einholung der neuen SEPA-Lastschriftmandate alles beachten müssen und viele weitere interessante Hintergrundinformationen erfahren Sie auf den nächsten Seiten. Ganz wichtig: Ihre bisher erteilten Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Voraussetzungen von Ihnen als SEPA-Lastschriftmandat auch weiterhin genutzt werden. Der SEPA-Raum in Zahlen Der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland: 32 Staaten 27 Sprachen über 500 Millionen Einwohner über 25 Millionen Unternehmen Bankinstitute ein einheitliches Verfahren Einheitliche Daten. Ob im Inland oder europäischen Ausland die Beauftragungsmerkmale, wie zum Beispiel IBAN und BIC, sind einheitlich aufgebaut. Einheitliche Prüfkriterien erhöhen zudem die Übermittlungssicherheit Ihrer Daten. Internationale Kontonummer. IBAN steht für International Bank Account Number und ist die international standardisierte Bankkontonummer, die im Rahmen von SEPA für nationale und grenzüberschreitende Zahlungen verwendet wird. Die IBAN ist international einheitlich zusammengesetzt und besteht aus einem Länderkennzeichen, einer Prüfziffer sowie einer nationalen Komponente in Deutschland sind das die Bankleitzahl des Kreditinstituts und die Kontonummer. Die Länge der IBAN ist von Land zu Land unterschiedlich. Sie ist auf maximal 34 alphanumerische Zeichen begrenzt und hat in Deutschland immer 22 Stellen. Internationale Bankleitzahl. BIC steht für Business Identifier Code (ehemals Bank Identifier Code) und ist eine international standardisierte Bankleitzahl. Über die BIC können Kreditinstitute weltweit eindeutig identifiziert werden. Oftmals auch als SWIFT-Code bezeichnet, wird der BIC neben der IBAN als zweites Identifikationsmerkmal für die Weiterleitung von SEPA-Zahlungen genutzt. Der BIC setzt sich aus acht bzw. elf alphanumerischen Zeichen zusammen. In Zukunft kann schrittweise auf die Angabe des BIC bei der Beauftragung von Zahlungen verzichtet werden: Bis zum 31. nuar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere SEPA-Länder nur mit der IBAN beauftragt werden. Kein Kunde muss IBAN und BIC auswendig lernen. Sowohl die IBAN als auch den BIC finden Sie schon heute unter anderem auf jedem Kontoauszug sowie auf der Rückseite der neuen SparkassenCards. 4 5
4 SEPA-Überweisung SEPA-Firmen-Laschrift Die SEPA-Überweisung Die SEPA-Firmen-Lastschrift Die SEPA-Überweisung ist das Instrument für Euro-Überweisungen in Deutschland und Europa. Die wichtigsten Merkmale: Nutzung sowohl bei inländischen als auch bei grenzüberschreitenden Euro-Überweisungen in der SEPA. Verwendung von IBAN und ggf. BIC. Verwendungszweckangaben des Auftragsgebers werden dem Empfänger ungekürzt mit bis zu 140 Zeichen übermittelt. Europaweite Gutschrift innerhalb eines Tages. Internationale Kontodaten. Statt der bislang in Deutschland verwendeten Kontonummer und Bankleitzahl kommen bei der SEPA-Überweisung die IBAN und ggf. der BIC zum Einsatz, um das Konto des Zahlungsempfängers eindeutig zu bestimmen. Als Auftraggeber benötigen Sie bei Ihrer Sparkasse nur Ihre IBAN, die Ihre Kontonummer und Bankleitzahl sowie das Länderkennzeichen und eine Prüfziffer enthält. Meldepflicht bei großen Beträgen. Überweisungen über Euro in das oder aus dem Ausland müssen an die Deutsche Bundesbank gemeldet werden. Wie Sie wissen, spielt im Geschäft zwischen Unternehmen eine frühe Finalität von Zahlungen eine große Rolle, um mögliche Zahlungsrisiken, die auch in der mangelnden Bonität des Käufers begründet sein können, deutlich zu reduzieren. Auch bei der Entwicklung der SEPA-Zahlverfahren entstand der Bedarf, diese um eine entsprechende Verfahrensvariante zu bereichern. Die SEPA-Firmen-Lastschrift baut grundsätzlich auf dem SEPA-BasisLastschriftverfahren auf. Die nachfolgende Aufzählung beschreibt die wesentlichen Unterschiede des SEPA-Firmen-Lastschriftverfahrens gegenüber dem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren: Erstattungsansprüche des Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Kreditinstitut werden ausgeschlossen. a Daher darf bei SEPA-FirmenLastschriften der Zahlungspflichtige kein Verbraucher sein. Dieser Verzicht wird im Text des SEPA-Firmen-Lastschriftmandats erklärt. Die Einlösung einer SEPA-FirmenLastschrift durch das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen erfolgt nur, wenn der Zahlungspflichtige dem Kreditinstitut die Erteilung des Mandats vor der ersten Belastung bestätigt. Die Vorlagefrist beträgt einheitlich sowohl für die Erst- als auch für die Folgelastschrift einen Tag vor Fälligkeit. 6 7
5 SEPA-Basis-Lastschrift ift r h L c s t as Die SEPA-Basis-Lastschrift Die SEPA-Basis-Lastschrift schließt eine bislang bestehende Lücke im europäischen Zahlungsverkehr: Grenzüberschreitende Lastschriften wurden bisher aufgrund unterschiedlicher gesetzlicher und vertraglicher Regelungen zu Erstattungsansprüchen kaum genutzt. Die SEPA-Basis-Lastschrift bildet die Grundeigenschaften der nationalen Einzugsermächtigungslastschrift ab, weist jedoch einige markante Unterschiede auf: Um SEPA-Basis-Lastschriften einreichen zu können, ist zunächst ein vom Zahlungspflichtigen unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat durch den Zahlungsempfänger einzuholen. Dieses ermächtigt den Zahlungsempfänger, Lastschriften auf das Konto des Zahlungspflichtigen zu ziehen und weist zugleich dessen Bank an, die Einlösung vorzunehmen. Als Lastschrifteinreicher in dem SEPA-Lastschriftverfahren benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese ist im SEPA-Lastschriftmandat und in allen SEPA-Lastschriften anzugeben. In Deutschland ist sie bei der Deutschen Bundesbank über das Internet zu beantragen. ( Außer durch die GläubigerIdentifikationsnummer ist jedes SEPA-Lastschriftmandat durch eine eindeutige Mandatsreferenz zu kennzeichnen, die es dem Zahlungspflichtigen ermöglicht, das Bestehen eines SEPA-Lastschriftmandats bei der Belastungsbuchung zu überprüfen. 8 Das Fälligkeitsdatum (= Belastungsdatum) ist der Tag, an dem das Konto des Zahlungspflichtigen belastet werden soll und das entscheidende Datum für alle Fristenberechnungen, die beim SEPALastschriftverfahren eine Rolle spielen. SEPA-Lastschriftmandate sind grundsätzlich unbefristet gültig. Sofern 36 Monate seit dem ersten bzw. letzten Lastschrifteinzug vergangen sind und kein erneuter Lastschrifteinzug erfolgt ist, verfällt das SEPA-Lastschriftmandat. Recht, innerhalb von acht Wochen nach Belastung eine Erstattung des Lastschriftbetrages ohne Angabe von Gründen zu verlangen. Sollte ein Einzug erfolgen, ohne dass der Zahlungspflichtige ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat, besteht der Erstattungsanspruch bis zu 13 Monate nach der Belastungsbuchung. Das SEPA-Datenformat, das den XML-basierten ISO Standard konkretisiert, findet Anwendung. Vor einem Lastschrifteinzug müssen Sie als Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag mittels einer Vorabankündigung (Pre-Notification) informieren. Diese Information kann auch als Teil einer Rechnung oder eines Vertrages unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der jeweiligen Mandatsreferenz erfolgen. Soweit nicht anders mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart, müssen Sie den Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vor Fälligkeit ankündigen. Bei der Einreichung von SEPALastschriften sind Mindesteinreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum zwingend zu beachten. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vorlage der Erstlastschrift im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren spätestens fünf TARGETTage vor Fälligkeit und jede Folgelastschrift spätestens zwei TARGET-Tage vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen (Zahlstelle) erfolgt. Der Zahlungspflichtige hat das 9
6 SEPA-Lastschriftmandat Bestehende Einzugsermächtigungen Das SEPA-Lastschriftmandat Bestehende Einzugsermächtigungen Voraussetzung für den Einzug von SEPA- Lastschriften sind verfahrensspezifische SEPA-Lastschriftmandate. Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Voraussetzungen als SEPA-Lastschriftmandate weitergenutzt werden. Ein SEPA-Lastschriftmandat ist grundsätzlich papierhaft mit der händischen Unterschrift des Zahlungspflichtigen zu erteilen. Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss eigenständig erteilt werden, d. h. mit einer separaten Unterschrift. Sofern eine qualifizierte elektronische Unterschrift zum Einsatz kommt, kann die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats auch beleglos erfolgen. Als Zahlungsempfänger sind Sie zur Verwendung eines einheitlichen Autorisierungstextes verpflichtet. Der Autorisierungstext muss sowohl die Ermächtigung des Zahlungsempfängers, Zahlungen vom Konto des Zahlungspflichtigen mittels SEPA-Lastschrift einzuziehen, wie auch die Weisung an das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen, SEPA-Lastschriften einzulösen, enthalten. Folgende Angaben müssen Unternehmen als Zahlungsempfänger auf jedem SEPA-Lastschriftmandat machen: Name Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Kennzeichnung, ob das SEPA- Lastschriftmandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird Übersetzungen des Mandatstextes in den Amtssprachen des Europäischen Währungsraumes stehen auf folgender Internetseite zur Verfügung: Bestehende rechtswirksame Einzugsermächtigungen müssen nicht durch neue SEPA-Lastschriftmandate ersetzt werden. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat über AGB-Anpassungen für Zahlungspflichtige die Grundlage dafür geschaffen, dass möglichst alle seit dem 9. Juli 2012 vorgenommenen Einzüge als vorautorisiert gelten - und damit auch als SEPA-Basis-Lastschriften rechtssicher eingezogen werden können. Der europäische Gesetzgeber schließt mit Wirkung zum 1. Februar 2014 die verbliebenen Lücken. Zieht auch Ihr Unternehmen Lastschriften ein, so müssen Sie den Zahlungspflichtigen unbedingt vor dem tatsächlichen ersten Einzug mittels einer SEPA-Basis-Lastschrift den Verfahrenswechsel ankündigen und dabei auch die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz mitteilen (siehe Abschnitt zur SEPA-Basis- Lastschrift). Hierzu können z. B. auch Rechnungen oder Vertragsänderungen genutzt werden. Als Datum des SEPA-Lastschriftmandats ist das Datum der Umstellungsinformation an den Kunden zu verwenden. erteilt werden dürfen, müssen für diese Schuldverhältnisse eventuell neue SEPA-Lastschriftmandate für die SEPA-Basis-Lastschrift eingeholt werden. Der Zahlungspflichtige muss im SEPA- Lastschriftmandat folgende Angaben machen: Nutzen Sie bereits Kombimandate, muss nur noch über den Zeitpunkt des Wechsels informiert werden. Name Adresse Kundenkennung (ausschließlich IBAN und BIC) Datum und Unterschrift Eine Weiternutzung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Wenn Sie das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren nutzen wollen, müssen Sie neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate einholen. Da von Verbrauchern keine SEPA-Firmen-Lastschriftmandate 10 11
7 Checkliste Zahlungsverkehr Checkliste: Ihr Zahlungsverkehr in Ihrem Unternehmen. Haben Sie an alles gedacht? Haben Sie sich bereits mit dem Thema SEPA-Zahlungsverkehr beschäftigt? Welche Instrumente nutzen Sie für Ihren Zahlungsverkehr? Inlandsüberweisungen Auslandsüberweisungen Lohn-/Gehaltszahlungen / Sozialabgaben Inlandslastschriften Auslandslastschriften über Konten bei ausländischen Kreditinstituten Wie wird Ihr Zahlungsverkehr heute erstellt? Per Online-Banking Mit einem Zahlungsverkehrsprogramm Über ein Steuerbüro / Lohnbüro / Rechenzentrum Per Datenträger Beleghaft Sonstiges: Haben Sie Konten bei ausländischen Kreditinstituten? Planen Sie Investitionen in neue Softwareprodukte? Kennen Ihre Kunden Ihre neuen SEPA-Bankverbindungen? Kennen Sie die neuen SEPA-Bankverbindungen Ihrer Zahlungsempfänger und/oder Ihrer Zahlungspflichtigen? In welchen Bereichen / Abteilungen Ihres Unternehmens wird Ihr Zahlungsverkehr heute erstellt? Finanzabteilung Personalabteilung Sonstige Abteilungen: Nutzen Sie eine automatisierte Verarbeitung von Kontoumsätzen? Haben Sie Ihre Programme auf SEPA-Fähigkeit überprüft? a a a das XML-Datenformat wird unterstützt die Hinterlegung der Gläubiger-ID für SEPA-Lastschriften ist möglich eine Mandatsverwaltung für SEPA-Lastschriften ist vorhanden 12 13
8 Checkliste SEPA-Basis-Lastschrift Checkliste SEPA-Basis-Lastschrift Checkliste: Die SEPA-Basis-Lastschrift. Haben Sie an alles gedacht?! Bitte beachten Sie die Meldepflicht Bei Lastschriften über Euro in das oder aus dem Ausland gibt es eine Meldepflicht an die Deutsche Bundesbank. Bei Fragen zum Thema Meldepflicht (Vordrucke, Einreichungsweg, Meldefristen etc.) steht Ihnen die kostenfreie Hotline der Deutschen Bundesbank unter der Telefonnummer zur Verfügung. Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank online angefordert und in Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegt? Neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften mit Ihrer Sparkasse LeerWittmund getroffen? SEPA-Basis-Lastschriftmandate von den Debitoren eingeholt, bei denen keine unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt? Textvorlagen und detaillierte Informationen: Textvorlagen in Fremdsprachen: translations Eindeutige Mandatsreferenz pro Mandat vergeben? Den Zahlungspflichtigen über den ersten Einzug per SEPA-Lastschrift informiert? Die SEPA-Lastschrift im XML-Format an die Sparkasse LeerWittmund weitergeleitet? Beachtung folgender Vorlauffristen: a Erst-/Einzel-Lastschrift: Spätestens 6 Bankarbeitstage vorher (bis Uhr) a Folge-Lastschrift: Spätestens 3 Bankarbeitstage vorher (bis Uhr) Buchung und Gutschrift am Fälligkeitstag? Evtl. Widerspruch des Zahlungspflichtigen? a 8 Wochen ab Fälligkeitstag bei Einzug autorisierter Zahlungen a 13 Monate ab Fälligkeitstag bei Einzug nicht autorisierter Zahlungen Archivierung des Mandats in der gesetzlich vorgeschriebenen Form für mindestens 14 Monate? Notizen: Bei bestehender Einzugsermächtigung: a Ankündigung des Verfahrenswechsels a Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer a Mitteilung der Mandatsreferenz Bei erstmaligem SEPA-Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vorher. Eine Verkürzung dieser Frist z.b. im Mandat ist möglich. Mitteilung: a Des Betrages a Des Belastungstermins der Erstlastschrift a Der Gläubiger-Identifikationsnummer a Der Mandatsreferenz Die Information kann z. B. in Form einer Rechnung / eines Zahlplans / eines Kaufvertrages erfolgen
9 Checkliste SEPA-Firmen-Lastschrift Checkliste SEPA-Firmen-Lastschrift Checkliste: Die SEPA-Firmen-Lastschrift. Haben Sie an alles gedacht?! Bitte beachten Sie die Meldepflicht Bei Lastschriften über Euro in das oder aus dem Ausland gibt es eine Meldepflicht an die Deutsche Bundesbank. Bei Fragen zum Thema Meldepflicht (Vordrucke, Einreichungsweg, Meldefristen etc.) steht Ihnen die kostenfreie Hotline der Deutschen Bundesbank unter der Telefonnummer zur Verfügung. Zahlungspflichtiger ist ein Nicht-Verbraucher? Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bank online angefordert und in Ihrem Zahlungsverkehrsprogramm hinterlegt? Neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmenlastschriften mit Ihrer Sparkasse LeerWittmund getroffen? Weiterleitung der Daten im XML-Format unter Beachtung folgender Vorlauffrist: spätestens 2 Bankarbeitstage vorher (bis Uhr) Buchung und Gutschrift am Fälligkeitstag Archivierung des Mandates in der gesetzlich vorgeschriebenen Form für mindestens 14 Monate Achtung: Es gibt keine Verpflichtungen für Banken, die Firmen-Lastschrift anzubieten. Eine aktuelle Liste der teilnehmenden Banken ist im Verzeichnis des European Payments hinterlegt. SEPA-Firmen-Lastschriftmandate von den Debitoren eingeholt? Textvorlagen und detaillierte Informationen: Notizen: Textvorlagen in Fremdsprachen: translations Eindeutige Mandatsreferenz pro Mandat vergeben? Firmen-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen bei seinem Kreditinstitut hinterlegt? Den Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vorher vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug informiert? Die Information kann z. B. in Form einer Rechnung / eines Zahlplans / eines Kaufvertrages erfolgen. Eine Verkürzung dieser Frist z. B. im Mandat ist möglich. Mitteilung: a Des Betrages a Des Belastungstermins der Erstlastschrift a Der Gläubiger-Identifikationsnummer a Der Mandatsreferenz 16 17
10 Häufig gestellte Fragen Häufig gestellte Fragen zum Thema SEPA Was bedeutet SEPA? SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum. Innerhalb der SEPA werden europaweit standardisierte Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen angeboten. Verbraucher und Unternehmen können mit einheitlichen Überweisungsund Lastschriftprodukten bargeldlose Euro-Zahlungen auch über die Ländergrenzen hinweg so einfach und bequem wie in Ihrem Heimatland tätigen. Welche Länder nehmen an SEPA teil? Insgesamt 32 europäische Länder machen bei SEPA mit neben Deutschland und den weiteren 26 EU-Ländern auch Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und die Schweiz. Kann ich SEPA-Zahlungen auch in den Währungen der anderen Teilnehmerländer abwickeln? SEPA-Zahlungen können ausschließlich in Euro abgewickelt werden. Für Zahlungen in anderen europäischen Währungen können die SEPA-Verfahren nicht eingesetzt werden. Hier bedarf es weiterhin z. B. einer Auslandsüberweisung. Wie lange kann ich die heute bestehenden Zahlungsverkehrsprodukte noch nutzen? Anfang 2012 hat der europäische Gesetzgeber eine Verordnung verabschiedet, die unter anderem die Abschaltung der jeweiligen nationalen Zahlverfahren (Überweisung und Lastschriften) in Euro zugunsten der neuen SEPA-Zahlverfahren vorschreibt. Stichtag hierfür ist der 1. Februar Die heute bestehenden Zahlungsverkehrsverfahren können Sie daher nur bis zum 31. nuar 2014 weiternutzen. Die SEPA-Verfahren werden bereits parallel angeboten. Muss ich auf die SEPA-Zahlverfahren umsteigen? Mittelfristig ja. Bis zum 31. nuar 2014 wird es die bestehenden nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren weiterhin geben. Die SEPA-Verfahren werden parallel angeboten. Eine Verpflichtung zur Umstellung auf die SEPA-Verfahren besteht gemäß der durch den europäischen Gesetzgeber verabschiedeten Verordnung zum 1. Februar Welche SEPA-Produkte gibt es? Durch die Standardisierung im europäischen Zahlungsverkehr werden folgende Produkte angeboten: die SEPA-Überweisung, die SEPA-Lastschrift und SEPA-Kartenzahlung. Die SEPA-Lastschrift gibt es in zwei Ausprägungen: Als SEPA-Basis- Lastschrift und als SEPA-Firmen- Lastschrift (letztere ohne Erstattungsanspruch für den Zahler, der kein Verbraucher sein darf). Was heißt eigentlich IBAN-only? Ab dem 1. Februar 2014 brauchen Sie für SEPA-Inlandszahlungen nur die IBAN (International Bank Account Number) des Zahlungsempfängers anzugeben. Der BIC (Business Identifier Code) wird zunächst für grenzüberschreitende Überweisungen und bei der Erteilung von SEPA-Lastschriftmandaten weiterhin benötigt. Welche Vorteile bringt SEPA für mein Unternehmen? In der SEPA nutzen Sie einheitliche Zahlungsverkehrsverfahren und -formate für alle Transaktionen. Dadurch können Sie die Kontoführung für Ihren Euro-Zahlungsverkehr auf ein Konto konzentrieren. Sie brauchen dann keine Euro-Konten in anderen Ländern mehr zu führen. Darüber hinaus reduzieren Sie den Aufwand in Ihrer Kundendatenverwaltung: Bei SEPA- Zahlungen nutzen Sie einheitliche Daten wie IBAN und BIC Ihrer europäischen Geschäftspartner. Die neuen SEPA-Lastschriftverfahren bieten Ihnen weitere Vorteile: Durch die Einführung eines konkreten Fälligkeitsdatums haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zahlungsströme und damit Ihre Liquidität besser zu steuern. Für Unternehmen, die Debitkarten akzeptieren, gilt: Entscheiden Sie sich für die Teilnahme an einem SEPA-fähigen Kartenzahlungsverfahren, wie zum Beispiel electronic cash, steigern Sie deutlich Ihr Kundenpotenzial. Bitte beachten Sie, dass die Nutzung der SEPA-Zahlverfahren eine Anpassung Ihrer Buchhaltungs- und Electronic- Banking-Systeme erfordert. Sollten Sie eine eigenentwickelte Software einsetzen, empfiehlt es sich, diese rechtzeitig SEPA-fit zu machen. Muss ich etwas an meiner Zahlungsverkehrssoftware ändern? Alle aktuellen Softwarelösungen (zum Beispiel StarMoney und S-Firm), die von Ihrer Sparkasse bereitgestellt werden, unterstützen die heute bestehenden Zahlverfahren und die SEPA-Zahlverfahren. Für die Software S-Firm bietet die Sparkassen-Finanzgruppe ein SEPA-Modul an, mit dem auch die Kontodatenbestände auf IBAN und BIC umgestellt werden können. Die Softwarehersteller anderer Lösungen sind über die Spezifikationen der SEPA-Zahlverfahren informiert und haben bereits Anpassungen vorgenommen. Wann ein aktuelles Update zur Verfügung gestellt wird, erfragen Sie bitte direkt beim Anbieter Ihrer Software. Betreffen Änderungen durch die SEPA auch das Online-Banking? Im Online-Banking wird Ihnen die SEPA-Überweisung ebenfalls angeboten. Alle bisherigen Funktionen und Layouts bleiben erhalten. Gibt es neue Zahlungsverkehrsvordrucke für die SEPA-Überweisung?, für die SEPA-Überweisung gibt es eigene Vordrucke. Die Überweisungsvordrucke für den nationalen Zahlungsverkehr können Sie zunächst weiternutzen. Wie sieht das SEPA-Datenformat aus? Für die Einreichung belegloser SEPA- Überweisungen und SEPA-Lastschriften gibt es ein neues Datenformat. Das bisher in Deutschland genutzte DTAUS- Format unterstützt SEPA-Zahlungen 18 19
11 Häufig gestellte Fragen Häufig gestellte Fragen nicht. Das neue SEPA-Datenformat basiert auf dem ISO Standard und nutzt XML (extensible Markup Language) als Syntax. Hinweise und Vorgaben zur Nutzung des SEPA-Formats wurden in der Deutschen Kreditwirtschaft abgestimmt. So ist sichergestellt, dass die Verarbeitung von SEPA-Zahlungen durch alle deutschen Kreditinstitute nach einheitlichen Kriterien erfolgt. Detaillierte Informationen zum SEPA-Datenformat erhalten Sie bei Ihrer Sparkasse. Ändert sich durch SEPA etwas an den MT940-Kontoauszügen? Die Einführung der SEPA wird Änderungen in den MT940-Kontoauszügen nach sich ziehen. Im Wesentlichen betrifft dies die Geschäftsvorfallcodes sowie den strukturierten Verwendungszweck. Die erforderlichen Anpassungen wurden in der Deutschen Kreditwirtschaft abgestimmt. Die neuen Spezifikationen (Anlage 3 des DFÜ-Abkommens) stehen unter zum Download bereit. Ändert sich durch SEPA etwas an den Meldepflichten? An den grundsätzlichen Meldepflichten im grenzüberschreitenden europäischen Zahlungsverkehr ändert sich nach derzeitigem Stand in der SEPA nichts. Das konkrete Meldeverfahren für SEPA-Zahlungen über Euro erfordert eine Meldung mittels der Anlage Z4 zur Außenwirtschaftsverordnung, die der Bundesbank elektronisch oder beleghaft übermittelt werden kann. Der Meldevordruck Z4 ist erhältlich auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank: Bei Fragen zur außenwirtschaftlichen Meldepflicht (Vordrucke, Einreichungsweg, Meldefristen etc.) steht Ihnen die kostenfreie Hotline der Deutschen Bundesbank unter der Telefonnummer zur Verfügung. Gelten die mir erteilten Einzugsermächtigungen auch für SEPA-Basis-Lastschriften?. Für bereits erteilte Einzugsermächtigungen müssen Sie keine neuen SEPA-Lastschriftmandate einholen. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat bereits im Juli 2012 ihre Kundenbedingungen angepasst. Damit wurde die Voraussetzung geschaffen, dass bereits erteilte Einzugsermächtigungen vom Zahlungsempfänger als Lastschriftmandat im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren weiter genutzt werden können. Sie informieren Ihre Kunden lediglich noch über die jeweilige Mandatsreferenz, Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer und den Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. Gelten die mir erteilten Abbuchungsaufträge auch für SEPA-Firmen- Lastschriften? Eine Weiternutzung von Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich. Wenn Sie das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren nutzen wollen, müssen Sie hierfür neue SEPA- Firmen-Lastschriftmandate einholen. Da Verbraucher keine nicht erstattungsfähigen SEPA-Firmen- Lastschriften nutzen dürfen, müssen für diese Schuldverhältnisse eventuell neue SEPA-Lastschriftmandate für die SE- PA-Basis-Lastschrift eingeholt werden. Im Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen empfiehlt sich die Nutzung des SEPA Firmen-Lastschriftverfahrens, da dieses dem Abbuchungsauftragsverfahren am ähnlichsten ist. Prüfen Sie Ihren Bestand, ob es sich bei den Zahlungspflichtigen um Verbraucher oder Nichtverbraucher (z. B. Firmen und Selbstständige) handelt. Was ist das SEPA-Lastschriftmandat? Durch das SEPA-Lastschriftmandat wird der Zahlungsempfänger ermächtigt, fällige Rechnungsbeträge vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Gleichzeitig wird das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen mit der Einlösung der Lastschrift beauftragt. Wie lange gilt ein SEPA-Lastschriftmandat? Generell gilt ein SEPA-Lastschriftmandat unbefristet bzw. bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Werden jedoch binnen 36 Monaten seit letztem Einzug keine Folgelastschriften von dem Zahlungsempfänger eingereicht, verfällt dieses Lastschriftmandat. Sollen nach Ablauf dieser Frist erneut SEPA-Lastschriften eingezogen werden, muss ein neues SEPA-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden. Wann muss aufgrund von Änderungen der Mandatsdaten ein neues Mandat eingeholt werden? Grundsätzlich sind Änderungen von Mandatsdaten ohne Vereinbarung und Unterzeichnung eines neuen Mandats möglich (z. B. Namensänderung durch Heirat, Änderung der Kontoverbindung, Änderung der Mandatsreferenz durch den Zahlungsempfänger). Diese Änderungen sind lediglich in der vereinbarten Art und Weise vorzunehmen und im Datensatz mitzuteilen. Wenn sich allerdings die Person des Zahlungspflichtigen oder des Zahlungsempfängers ändert, muss der Zahlungspflichtige zwingend ein neues Mandat unterzeichnen. Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer ( Creditor Identifier ) und wo erhalte ich diese? Mit der Gläubiger-Identifikationsnummer kann der Einreicher von SEPA-Lastschriften europaweit und unabhängig von seiner Bankverbindung eindeutig identifiziert werden. Die 16-stellige alphanumerische Nummer benötigen deutsche SEPA-Lastschrifteinreicher zwingend. Ohne Angabe dieser Nummer erfolgt keine Bearbeitung der eingereichten Transaktionen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann nur online bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden: Was ist eigentlich die Vorabankündigung (Pre-Notification)? Vor einem Lastschrifteinzug informieren Sie als Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen wie heute über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag, z. B. mittels Rechnung, Zahlungsplan oder Vertrag. Diese Information wird im SEPA-Lastschriftverfahren auch Vorabankündigung (Pre-Notification) genannt und sollte auch Ihre Gläubiger- Identifikationsnummer und die jeweilige Mandatsreferenz enthalten. Soweit nicht 20 21
12 Häufig gestellte Fragen eine andere Frist mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart wurde, müssen Sie den Lastschrifteinzug spätestens 14 Tage vor Fälligkeit ankündigen. Was ändert sich durch die SEPA bei den Kartenzahlungen? Durch die Einführung von SEPA werden auch Kartenzahlungen vereinheitlicht. Betroffen davon sind Debitkarten, besser bekannt als EC-Karten, sowie Kreditkarten. Ziel der SEPA ist es, die technische Funktionsweise von Karten und Terminals so zu verbessern, dass der EU-weiten Kartenakzeptanz keine technologischen Hürden entgegenstehen. Darüber hinaus sollen europaweit einheitliche Sicherheitsstandards einen weiter verbesserten Schutz vor Missbrauch für Karteninhaber und Händler bei Kartenzahlungen in Europa bieten. Was muss ich als Händler tun, um Kunden aus dem SEPA-Raum das Bezahlen mit Karte zu ermöglichen? Damit Kunden aus dem europäischen Ausland bei Ihnen mit ihrer Debitkarte am POS-Terminal (Point-of-Sale) bezahlen können, benötigen Sie mindestens ein SEPA- fähiges Debitkarten-Zahlungsverfahren, wie zum Beispiel electronic cash. Dieses erfüllt bereits heute die SEPA-Anforderungen. Auch über die Akzeptanz von Kreditkarten können Sie deutschen, europäischen und internationalen Kunden die bargeldlose Zahlung bei Ihnen ermöglichen. Erfordert die SEPA spezielle POS-Terminals? Um SEPA-Debitkarten-Zahlungsverfahren abwickeln zu können, benötigen Sie ein EMV*-fähiges POS-Terminal. POS-Terminals sind bereits heute bei vielen Händlern für die Abwicklung von electronic cash-zahlungen im Einsatz. Derzeit werden die electronic-cash- Terminals im Handel auf den TA 7.0 umgestellt und damit EMV-fähig. Seit 2011 ist die Akzeptanz nur noch an EMV-fähigen Terminals gewährleistet. Terminals, die zu diesem Zeitpunkt nicht umgestellt wurden, können neue Karten, die den SEPA-Vorgaben entsprechen, nicht mehr akzeptieren. Sie wünschen mehr Informationen? Dann vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Unsere Berater und Experten beraten Sie gerne individuell in Bezug auf die bevorstehende Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs. * EMV steht für einen technischen Standard, der den Zahlungsverkehr mit Debit- und Kreditkarten an POS-Terminals und Geldautomaten sicher macht. 22
13 Diese Broschüre und viele weitere Informationen zur SEPA-Migration haben wir auf unserer Internetseite zum Download bereitgestellt: Stand
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