Willkommen zum Webinar Die Elektronische Rechnung: Prozesse im Fokus 05. November 2015, 10:00 Uhr Dr. Ulrich Kampffmeyer Geschäftsführer PROJECT CONSULT Michael Ulbricht Business Development Manager Comarch AG 1
Kurzvorstellung Comarch Die Elektronische Rechnung: Prozesse im Fokus Fragenrunde 2
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Wer sind wir? Hersteller Anbieter Integrator 4.500 Mitarbeiter an 70 Standorten in 24 Ländern 85.000 Kunden weltweit DACH-Region ab 1973 300 Mitarbeiter an 12 Standorten für 4000 Kunden Kompetenzzentren Rechenzentren 4
Was machen wir? Enterprise Resource Planning Enterprise Content Management Electronic Data Interchange Financials SalesForce Automation CRM & Marketing Business Intelligence Telekommunikation E-Health 5
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 COMARCH Webinar Die Elektronische Rechnung Dr. Ulrich Kampffmeyer 05.11.2015 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Postfach 20 25 55 20218 Hamburg www.project-consult.com PROJECT CONSULT 2014 6
Webinar-Agenda EINFÜHRUNG - Rechtliche Situation der Anerkennung elektronischer Rechnungen - Das deutsche ZUGFeRD-Format - Die europäische Harmonisierung elektronischer Rechnungen PROZESSE IM FOKUS - Erstellung & Versand - Empfang & Verarbeitung - Verwaltung & Aufbewahrung AUSBLICK - Fazit - Durchgängigkeit: von der Geschäftsanbahnung über die Rechnung bis zur Zahlung - Ein paar Merksätze Details auf ausgeblendeten Folien im Handout 7
Die Elektronische Rechnung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 EINFÜHRUNG Rechtliche Situation der Anerkennung elektronischer Rechnungen Das deutsche ZUGFeRD-Format Die europäische Harmonisierung elektronischer Rechnungen Die elektronischen Rechnung Dr. Urlcih Kampffmeyer COMARCH Webinar 5.11.2015 8
Einführung Die Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im Wirtschaftsleben. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Kommunikation und Wirtschaftsleben muss die Rechnung selbstverständlich auch digital werden und durch digitale Prozesse unterstützt werden. 9
Einführung Die elektronische Rechnung ist in Deutschland der Papierrechnung steuer- und handelsrechtlich gleichgestellt. Freie Wirtschaft Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), gültig ab 1.1.2015, favorisieren die elektronische Rechnung. Öffentliche Verwaltung Ab Ende 2018 soll für alle Rechnungen an Behörden die elektronische Form verbindlich sein. 10
Europäische Grundlage Die Europäische Union hat in zwei Richtlinien die elektronische Rechnung für die öffentliche Verwaltung in Europa auf allen Ebenen für verbindlich erklärt: RICHTLINIE 2014/24/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/de/txt/pdf/?uri=celex:32014l0024&from=de) RICHTLINIE 2014/55/EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/de/txt/pdf/?uri=celex:32014l0055&from=de) 11
Umsetzung Die Richtlinie 2014/55/EU trat am 26.5.2015 in Kraft und verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen aller EU- Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Umsetzungsinitiativen in Deutschland: Die Konferenz der Staatssekretäre des Inneren hat im Oktober 2015 beschlossen, bis spätestens November 2018 die elektronische Rechnung umzusetzen. Der IT-Planungsrat hat im Oktober 2015 beschlossen, das Land Bremen als Musteranwender für die elektronische Rechnung finanziell zu unterstützen. 12
Einführung Das technische Format ist unerheblich, solange alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben einer Rechnung vollständig und richtig vorhanden sind: Papier Scan E-Mail Text Datensatz PDF usw. 13
Einführung Der Austausch elektronischer Rechnungen erfolgt über verschiedene Kanäle: EDI / X.400-Nachrichten E-Mail mit Attachment via Web-Service-Provider Download vom Portal SMS Fax usw. 14
Einführung Drei grundsätzliche Lieferwege stehen im Wettbewerb: Direkte Zustellung der E-Rechnung Indirekte Zustellung über einen Service-Provider, der die Rechnung aufbereitet Benachrichtigung nebst Bereitstellung der E- Rechnung zum Download 15
Einführung Vorteile & Nachteile der drei Methoden Versendung z.b. per einfacher E-Mail: nicht immer verlässlich z.b. über einen vertrauenswürdigen Provider: nicht immer durchgängig und vom Service Level des/der Provider abhängig Download z.b. von einem Portal nach Einloggen: der Absender erhält eine Quttung des Downloads und der Empfänger kann bei Bedarf erneut herunterladen Hybrider Download-Ansatz: Der Empfänger erhält nur einen Link zum automatischen Downloaden der Rechnung 16
Einführung Die aktuelle Diskussion um die elektronische Rechnung in Deutschland konzentriert sich auf eine besondere Form des Austausches elektronischer Rechnungen: per Versand via E-Mail, Bereitstellung über Service- Provider oder Download von einem Portal in einem kombinierten Format aus XML-Datensatz und anzeigefähigem PDF der Rechnung, gebündelt in einem Container (sog. Hybrides Format). Das deutsche ZUGFeRD-Format ist nur eine der möglichen Formen, elektronische Rechnungen auszutauschen! 17
ZUGFeRD Der deutsche Standard für elektronische Rechnungen: ZUGFeRD Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland Version 1.0, März 2014; Fehlerberichtigungen Oktober 2014 mit Version 1.1 Herausgegeben von FeRD Forum elektronische Rechnung Deutschland ; verwaltet durch die AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v.; unterstützt durch das BMWE Bundesministerium für Wirtschaft und Energie Hybrides Format mit Dokument, XML-Datensatz und PDF/A-3-Container Nutzt und ergänzt EDI Standards wie EANCOM; dadurch auch international nutzbar 18
ZUGFeRD Formate zur Bereitstellung von Rechnungen: Papierr Scan / Bild via E-Mail PDF- /Text-/ Datei via E-Mail ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML via E-Mail Web EDI EDI Schwerpunkte elektronischer Rechnungen 2015 Im B2B großer Unternehmen und Branchengemeinschaften dominiert EDI. Im B2C und kleineren B2B dominiert PDF per E-Mail-Versand oder Download. 19
ZUGFeRD ZUGFeRD hybrides Format Maschinen-lesbar 3 verschiedene XML Schema verfügbar, einschließlich internationaler Standards Anwendungsfall Automatisierte Verarbeitung Mit dem menschlichen Auge lesbar Dokument(e) Anwendungsfall Manuelle Verarbeitung Container Standard ISO 19005-3 PDF/A-3 Format Anwendungsfall Weltweite Verfügbarkeit von Viewern, geeignet für die ufbewahrung/archivierung 20
Challenges for ZUGFeRD Das aktuelle deutsche ZUGFeRD-XML-Schema ist (noch) Nicht mit dem geplanten europäischen Standard übereinstimmend. Dies betrifft besonders das hybride Format. Die ZUGFeRD XML-Schema orientieren sich an internationalen Standards: CEN MUG war die Quelle für ZUGFeRD-XML UN/CEFACT XML CII (Cross Industry Invoice) ist als ein Profil enthalten Restriktionen Es wird spezielle Software zur Erstellung des Objektes und zum Entpacken der drei Kompoenten des Objektes beim Empfänger benötigt: (1) Lesbares Dokument aus den Daten (z.b. PDF) (2) XML Daten aus den Daten entsprechend gewähltem Schema (3) PDF/A-3-Container mit enthaltenen Daten und Dokument(en) Es ist noch zuklären, was aufbewahrt werden muss: die XML- Daten, das Dokument, der gesamte Container oder Die EU bevorzugt ein einfaches XML-Format (nicht hybrid) 21
Status ZUGFeRD Die deutsch-französische Hybrid-Format -Allianz Deutschland und Frankreich haben am 18.9.2015 zusammen eine Intervention an die zuständige EUMSF einvoices AGS verfasst. Die AGS soll das hybride Format bei der Standardisierung zulassen. Die AGS ist jedoch der Meinung, dass das hybride Format nicht der EU-Richtlinie entspricht. Seit Ende September 2015 arbeiten Deutschland und Frankreich an einem gemeinsamen Standard für hybride E-Rechnungen zusammen, der auf ZUGFeRD basiert. Das Deutsch/Französische Hybrid Concept basiert auf den Vorschlägen der nationalen Organisationen FeRD (D) und FNFE (F) und wurde am 27.10.2015 EU-Government Meeting on Digitisation in Paris vorgestellt. 22
Europäisches Format Die Richtlinie 2014/55/EU trat am 26.5.2015 in Kraft und verpflichtet die öffentlichen Verwaltungen aller EU- Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Voraussetzung für die Verpflichtung ist, dass die zu empfangenden Rechnungen einem bestimmten, noch festzulegenden Rechnungsdatenformat entsprechen. 23
Europäisches Format Die Europäische Kommission hat das CEN beauftragt, die Spezifikation für den europaweit im Public Sector gültigen E-Rechnungsstandard zu verfassen: Dieser Standard soll vorhandene Standards wie CII, EDIFACT u.a. berücksichtigen Der Standard wird ein reines XML-Format Er wird als europäische Norm veröffentlicht: vorgesehene Nummer EN 16931 Der Entwurf wird ab Mai 2016 zur Diskussion öffentlich bereitgestellt und soll bis Ende 2017 durch die Normungsgremien verabschiedet werden. 24
Die Elektronische Rechnung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 PROZESSE IMFOKUS Erstellung & Versand Empfang & Verarbeitung Verwaltung & Aufbewahrung Die elektronischen Rechnung Dr. Urlcih Kampffmeyer COMARCH Webinar 5.11.2015 25
Einführung Die Diskussion um die elektronische Rechnung dreht sich vielfach nur um die Themen Format und Austausch. Entscheidend sind jedoch die mit der Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verbundenen Prozesse. 26
Der Rechnungsaustausch banal erstellt & versendet Absender R Empfänger erhält, verarbeitet & bezahlt! 27
Was kann uns alles passieren? Die elektronische Rechnung selbst: einfach Sammel Vorab mehrere A R E Storno berichtigte Kopie 28
Was kann uns alles passieren? Der Transport der elektronischen Rechnung selbst: versendet? empfangen? A R E lesbar? abgehört korrumpiert verschüttgegangen verarbeitbar? 29
Ziel der elektronischen Rechnung Ziel der Standardisierung des elektronischen Rechnungsaustausches ist die weitgehende Automatisierung der Erstellung und Verarbeitung bei gleichzeitiger Verringerung von Kosten und Aufwänden unter Sicherstellung der rechtlichen Anerkennung elektronischer Rechnungen. 30
Thema Prozesse Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen zu beachten: Manuelle Prozesse Manuell / teil-elektronifizierte Prozesse Automatisierte Prozesse 31
A Process Map Die verschiedenen Typen adressieren verschiedene Nutzergruppen und Anwendungsszenarien: Automatisierte Verarbeitung Große und mittlere Unternehmen Öffentliche Verwaltung mit hohem Rechnungsaufkommen Manuelle (und halb-automatisierte) Verarbeitung Kleine Unternehmen und Selbständige Verbraucher Öffentliche Verwaltung mit geringem Rechnungsaufkommen 32
Thema Prozesse Typ des Prozesses in Bezug auf die Relevanz für die Elektronische Rechnung: Direkt oder nur die Rechnung und ihre Verarbeitung betreffend Indirekt die Arbeit mit der Rechnung unterstützend 33
Thema Prozesse Art und Ort der Prozesse bei (A) Absender (Rechnungsteller; A/R accounts receivable) und (E) Empfänger (Rechnungsempfänger; A/P accounts payable): A Erstellung Versand Verwaltung Aufbewahrung A &E E Empfang Verarbeitung 34
Thema Ziel ist die möglichst weitgehende und kostensparende Automatisierung Im Unternehmen ist das Rechnungswesen in der Regel homogen und durchgehend organisiert beim Rechnungsaustausch entsteht die Problematik durch die unterschiedlichen Formate, Prozesse und Systeme unterschiedlichster Unternehmen. 35
Idee: jeder mit jedem A Klein-Unternehmen Manuell Textverarbeitung Fibu Mittelständler Manuell Teilautomatisiert Fibu Konzern Teilautomatisiert und automatisiert mehrere ERP E Selbständiger Manuell Textverarbeitung Steuerberater Mittelständler Teilautomatisiert ERP Groß-Unternehmen Automatisiert ERP E A 36
Idee: jeder mit jedem A Klein-Unternehmen Manuell Textverarbeitung Fibu Mittelständler Manuell Teilautomatisiert Fibu Konzern Teilautomatisiert und automatisiert mehrere ERP + öffentliche Verwaltung + Verbraucher + Service Provider ++ + + + E Selbständiger Manuell Textverarbeitung Steuerberater Mittelständler Teilautomatisiert ERP Groß-Unternehmen Automatisiert ERP E A 37
Prozesse Erstellung und Bereitstellung der elektronischen Rechnung Hauptprozesse: Initialisierung Erzeugung Prüfung & Freigabe Bereitstellung für Übertragung 38
A Der Ersteller und Absender Der Ersteller und Versender elektronischer Rechnungen bestimmt letztlich, in welcher Form die elektronische Rechnung bereitgestellt wird. Er muss dabei aber berücksichtigen: Sind die Empfänger auf das Thema vorbereitet oder verlangen sie etwa nach Empfang, doch noch, eine mit zusätzlichem Aufwand erstellte papiergebundene Rechnung zusätzlich oder nachträglich zu erhalten. Bei einer unternehmens- oder branchenspezifischen Lösung kommt dem On-Boarding der Geschäftspartner (aber auch der Reduktion von Lieferanten) ebenfalls eine Bedeutung zu. 39
A Der Ersteller und Absender Das Umfeld der Rechnung ist beim Ersteller bekannt: Rechnungsgegenstand Rechnungsempfänger Das Umfeld ist kontrolliert: Kontext Rechnungsnummer 40
A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen 41
A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Manuelle Rechnungerstellung Manuelle Verbuchung Versand einzeln über E-Mail Ablage der Rechnung in einem Aufbewahrungssystem Sicherung der Buchungsdaten (selbst oder beim Dienstleister) 42
A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Integration in die Anwendungslandschaft Rechnungs-Template für die Textverarbeitung; abhängig von der Initiative des Absenders Automatisiertes Ausgabeformat für das Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter Automatisiertes Versenden und Ablegen aus dem Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter 43
A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Textverarbeitung Fibu E-Mail 44
A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun? FiBu auf ZUGFeRD aufrüsten (Konverter, Validierer, Bereitstellungsschnittstelle) und/oder Textverarbeitung Aufrüsten (Template, Konverter, Validierer) oder einen Dienstleister auswählen, der dies für den Ersteller übernimmt 45
A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen 46
A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Direkte Prozesse der Rechnungserstellung Manueller oder automatisierter Trigger zur Erstellung von Rechnungen Automatisierte Erstellung der Rechnung aus den Daten der Fibu / des ERP mit Konfiguration der Rechnung über Stamm- und Bewegungsdaten Automatisierte Bereitstellung der Rechnung durch Push Versand der Rechnung (E-Mail, X.400) Pull Versand einer Notifikation, dass die Rechnung zum Download bereitsteht (E-Mail, SMS, Social u.a.) 47
A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Unterschiedliche Komplexität der Rechnung bedingt unterschiedliche Formen der Integration: Standardisierte Produkte und Dienstleistungen ab Lager mit durchgängigen elektronischen Bestell- und Abwicklungsprozessen. Die Rechnungserstellung wird aus diesen Prozessen heraus initiiert und bedarf im Regelfall keiner manuellen Aktion. Individuelle oder speziell konfigurierte Dienstleistungen und Produkte, die auch zu individuellerer Rechnungslegung führen. Die Rechnungstellung wird in der Regel manuell initiiert und unterliegt häufig Prüfungs- und Freigabeprozessen; gegebenenfalls auch Abstimmungsprozessen mit dem Rechnungsempfänger. 48
A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Indirekte Prozesse im Rahmen der Rechnungserstellung Manuelle Prüfung Übereinstimmung mit Bestellung und vertraglichen Konditionen Automatisierte Prüfung gegen Stammdaten und Bewegungsdaten, die außerhalb des Systems liegen, mit dem die Rechnungen erstellt werden 49
A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Integration in die Anwendungslandschaft Primär für die Software, mit der Rechnungen erstellt werden Erstellung von Buchungssätzen, die automatisiert und über die Stammdaten zum Rechnungsempfänger parametrisiert Rechnungen im erforderlichen Format erzeugt, zum Versand/Abholung bereitstellt und geordnet für die Ablage vorbereitet Diese Funktionalität wird in der Regel über den Lieferanten/Systemintegrator der Software bereitgestellt. 50
A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Integration in die Anwendungslandschaft Sekundär für die Software, mit der die Erstellung von Rechnungen begleitet wird: Benachrichtigung der zuständigen Bearbeiter mit direktem Link auf den Buchungsdatensatz und das gegebenenfalls bereits erstellte Rechnungsdokument, das dem Empfänger zugestellt werden soll Anzeige Buchungssatz und Dokument sowie Freigabe und Annotationsfunktionalität; gegebenenfalls mit der Möglichkeit Änderungen vorzunehmen Diese Funktionalität muss in der Regel zusätzlich über Berechtigungen, Einbindung Benachrichtigungssysteme oder separate Workflow/Collaborations-Lösungen bereitgestellt werden. 51
A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen: Vorfeld Kunde CRM andere Dienstleistung Projektmanagement Zeiterfassung Verträge andere Rechnung Fibu/ERP Produkt Warenwirtschaft Bestellportal andere 52
A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen: Ausgabe Daten SMS Notation Daten & Dokument Portal Fibu/ERP Rechnung Dokument E-Mail Stammdaten Daten/Dokument Druck Konverter u.a. Dokument Fax Daten EDI / X.400 53
A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun? Das die Rechnung generierende System (FiBu/ERP) auf ZUGFeRD aufrüsten Konverter PDF/A // PDF/A-3 Generator Validierer Bereitstellungsschnittstelle etc. oder einen Dienstleister auswählen, der dies für den Ersteller übernimmt 54
Prozesse Empfang und Verarbeitung der elektronischen Rechnung Hauptprozesse: Identifikation & Vorverarbeitung Buchung Prüfung & Freigabe Nachverarbeitung für die Zahlung 55
E Der Empfänger und Verarbeiter Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem Weg und in welchem Format die Rechnungen das Unternehmen erreichen, sie nach einheitlichen Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden. 56
E Der Empfänger und Verarbeiter Der Empfänger ist von außen getrieben. Er kann sich selten dem Empfang von elektronischen Rechnungen verweigern. Setzt er auf eigene Lösungen oder Portale für elektronische Rechnungen, so müssen diese dennoch auf den Empfang und die Verarbeitung fremder Formate eingerichtet sein. 57
E Der Empfänger und Verarbeiter Bereits mit dem Empfang und der Auswertung eingehender Rechnungen werden zahlreiche, unterschiedliche Verarbeitungsschritte erforderlich, die die Rechnungen für die weitere (automatisierte) Verarbeitung aufbereiten. Ziel des Erfassungs- und Aufbereitungsprozesses ist, eine einheitliche Qualität und Form der Rechnung unabhängig vom Eingangsformat zu erzeugen, die eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung erlaubt. 58
E Der Empfänger und Verarbeiter Das Umfeld der Rechnung ist teilweise bekannt: Bestellung Lieferanten-Daten und andere Stammdaten Verträge ggbf. längere Historie des Rechnungsaustausches 59
E Der Empfänger und Verarbeiter Einheitliche Bewertung eingehender Rechnungen unabhängig vom Format. Hierbei spielt es eine Rolle, (1) ob die Rechnung als a) nur Daten (z.b. EDI), b) Daten und Dokument (z.b. ZUGFeRD als Attachment) oder c) nur als Dokument (Fax; Scan oder PDF Attachment) empfangen wurden (2) ob die Rechnung beim Empfang bereits digital war (originär elektronisch) oder erst nachträglich in elektronische Form gebracht wurde (Scannen sowie Scannen mit OCR und Extraktion der Rechnungsdaten) Die Verarbeitung von (2) entspricht im Prinzip der möglichen Verarbeitung von (1c). 60
E Der Empfänger und Verarbeiter Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen 61
E Der Empfänger und Verarbeiter Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Empfang im E-Mail-Postkorb als E-Mail mit Attachment (auch Fax) Empfang im E-Mail-Postkorb als Link auf den Download der Rechnung (Scannen von Papier-Rechnung) Ablage in speziellen E-Mail-Ordner und/oder Dateiverzeichnis oder Dokumentenmanagementssystem (und/oder Ausdruck), oder, oder, oder... Verbuchung in der Fibu oder Weiterleitung an einen Dienstleister zum Verbuchen 62
E Der Empfänger und Verarbeiter Integration in die Anwendungslandschaft eigentlich nur organisatorisch, da der Empfang vorrangig über Standard-E-Mail abgewickelt wird, nur manuell oder durch Dritten gebucht wird, und dedizierte Freigabeprozesse selten notwendig sind. 63
E Der Empfänger und Verarbeiter Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Fax E-Mail Upload Dienstleister E-Mail Fibu Download Scan 64
E Der Empfänger und Verarbeiter Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun? Teilautomatisiert: Integriert in die E-Mail-Software eine Erkennung für E-Mails mit ZUGFeRD-Attachment, Herauslösung des ZUGFeRD-PDF/A-3-Attachments, Auflösung Attachment mit Bereitstellung PDF- Dokument(e) im Dateisystem und Datensatz für Fibu (wenn diese eine Import-Schnittstelle hat und das korrekte Schema ermitteln kann) Manuell: Herausnehmen des PDF-Dokumentes aus dem Container. Manueller Prozess wie bisher. 65
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen 66
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Empfang und Import (1) EDI Automatisierter Empfang, Protokollierung, Umsetzung, Validierung, Import ins Buchungssystem, Archivierung Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von Fehlern 67
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Empfang und Import (2) E-Mail mit Attachment sofern automatisch als Rechnung erkannt, Aussteuern in den Rechnungserfassungsprozess. Manuelle oder teilautomatisierte Prozesse 68
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Empfang und Import (3) Papier-Rechnung Scannen, Qualitätssichern, OCR/ICR/Klassifikation, Abgleich mit Stammdaten, entsprechend Regelwerk automatisierte oder manuelle Weiterverarbeitung 69
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Empfang und Import (4) Workflow-basierter Rechnungsaustausch (z.b. gemeinsamer Prozess über Portale mit Partnern): Automatisierter Empfang standardisierter Daten/Dokumente, Download, Prüfung, Automatisierte Verarbeitung, teilautomatisierte Fehler-/Reklamations-/Mahnungsbehandlung 70
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Rechnungsprüfung: ein klassischer Prozess in zwei Varianten Integriert In der FiBu/ERP-Lösung wird der Prüfungs- und Freigabe- Prozesse direkt mit einem internen Workflow abgebildet. Den zu prüfenden Rechnungen sind die empfangenen Dokumente zugeordnet und können über einen Viewer angezeigt werden. Eigenständig Es wird ein von der FiBu/ERP-Lösung unabhängiges Werkzeug benutzt, dass die zu prüfenden Dokumente mit Verlinkung auf die zugehörigen Daten bereitstellt und entsprechend dem Prüfungsergebnis dann der Fibu/ERP- Lösung die korrekten Daten überstellt. 71
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Verarbeitung Für eine optimierte, automatisierte Rechnungsverarbeitung sind korrekte Eingangsdaten, Regelwerke zur Verarbeitung (z.b. Skontierung, Verbindung Vertragsmanagement u.a.) und zur Zahlung notwendig (zukünftig E- Payment). Hierfür werden die Dokumente nicht mehr benötigt, sondern sind nur noch als Beleg mit dem Datensatz verknüpft. 72
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Integration in die Anwendungslandschaft Für EDI sind spezielle Softwareanwendungen notwendig, die auch die vereinbarten Schema verarbeiten können. Mit EDI ist eine vollkommene Automatisierung der Rechnungsempfangsverarbeitung möglich. Der Einsatz beschränkt sich jedoch auf Großunternehmen und spezielle Branchenlösungen. 73
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Integration in die Anwendungslandschaft Capture-Systeme für die Aufbereitung verschiedener Typen von Informationen. Hier sind spezielle Systeme für die Rechnungseingangsverarbeitung verfügbar: Scannen mit OCR/ICR/Klassifikation, Datenextraktion Interpretation elektronischer Rechnungen auf Basis E-Mail, Word, PDF oder anderen Formaten mit Klassifikation und Datenextraktion Erzeugung und Bereitstellung einheitlicher Dokument- und Datenformate für die Weiterverarbeitung Anbindung an Postkorbsysteme, Rechnungsprüfungsanwendungen und größere ERP- Systeme 74
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Integration in die Anwendungslandschaft Sekundär für die Software, mit der Nutzung von Eingangsrechnungen begleitet wird: Collaboration/Workflow in Freigabe- und Archivierungsprozessen Audit-Trail-Services zur Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von Protokollen Rechnungsdaten-weiterverarbeitende Systeme wie BI, Analytics, Controlling und andere Werkzeuge 75
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen: Aufbereitung Portal Daten E-Mail Daten/Dokument Klassifkation Daten Fibu/ERP Fax Papier Dokument Dokument Scan QS OCR/ ICR Daten Stammdaten Rechnungs -prüfung u.a. EDI / X.400 Daten Konverter Daten Daten 76
E Der Empfänger und Verarbeiter Einige Herausforderungen für die Automatisierung Identifikation, dass eine Rechnung eine Rechnung ist Fehlerhafte oder fehlende Daten: USt-ID USt/VAT/ Reverse Charge Probleme Unvollständige Referentzierungen Erste Rechnung eines neuen Geschäftspartners Externe Identifizierungs- und Nummwerierungssystematiken Veränderungen bei der Identifizierung, Adresse Produkt usw., die dem ERP-System noch nicht bekannt sind Multilingualität Missbrauch 77
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen: Nachbereitung Analytics Fibu/ERP Zahlungsverarbeitung Cashflow- Management Prüfungs-und Freigabeprozess Aufbewahrung Währungs- Management Audit-Trails Bankanwendung 78 usw.
E Der Empfänger und Verarbeiter Mittelständler und Groß-Unternehmen Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun? Teilautomatisiert: Integriert in die E-Mail-Software eine Erkennung für E- Mails mit ZUGFeRD-Attachment, Herauslösung des ZUGFeRD-PDF/A-3-Attachments, Auflösung Attachment mit Bereitstellung PDF-Dokument(e) und Datensatz für Fibu/ERP, Import in Rechnungsprüfungsprozess und/oder Fibu/ERP- Lösung, Übernahme Container/Dokument für Aufbewahrung. etc. Manuell: Herausnehmen des PDF-Dokumentes aus dem Container. Manueller Prozess wie bisher. In jedem Fall, zusätzliche Software und weitere Auswertungsschritte oder Einschaltung eines Dienstleisters, der die Aufbereitung übernimmt. 79
Prozesse Verwaltung und Aufbewahrung der elektronischen Rechnung Hauptprozesse Aufbewahrung/Archivierung Verwaltung der Aufbewahrungsfristen Protokollierung (Prüfung/Nachvollziehbarkeit/ Audit Trails) 80
A & E Verwaltung und Aufbewahrung Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD. Buchungsdaten Die Verwaltung der Buchungen erfolgt in der Regel in einem FiBu- oder ERP-System. Dieses sorgt für die Ordnungsmäßigkeit. Solange aufbewahrungspflichtige Daten nicht aus diesem System ausgelagert werden, ist die ordnungsmäßige Aufbewahrung der Buchungsdaten in der Regel gewährleistet. 81
A & E Verwaltung und Aufbewahrung Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD. Belege Sofern Buchungsdatensatz und Beleg nicht identisch sind (z.b. bei EDI), muss der Beleg zum Datensatz aufbewahrt werden und muss mit diesem nicht auflösbar verknüpft sein (gleicher Index). 82
A & E Verwaltung und Aufbewahrung Belege werden häufig separat in einem revisionssicheren elektronischen Archiv abgelegt. Hierbei ist zu unterscheiden, ob der Zugriff nur über das übergeordnete ERP-System möglich ist (HSM-Ansatz) oder der Zugriff mit einer eigenen Datenbank unabhängig vom ERP möglich ist (integrierter Ansatz). Dies erlaubt auch anderen Systemen die Nutzung der archivierten Dokumente und Daten. 83
A & E Verwaltung und Aufbewahrung HSM & revisionssichere Archivierung ERP ERP Capture E-Mail BPM u.a. HSM Archiv Aufbewahrung & Archivierung Aufbewahrung nur nutzbar durch das ERP, da dort der Index liegt Aufbewahrung und weitere Dienste durch alle angeschlossenen Anwendungen nutzbar, da das Archiv über eine eigene Verwaltung und einen eigenen Index für den Zugriff verfügt. 84
A & E Verwaltung und Aufbewahrung Was ist aufzubewahren? Daten aus den Fibu-/ERP- und anderen zugehörigen Systemen in maschinell auswertbarer Form. Belege (Dokumente, Datensätze) in recherchierbarer Form. Soweit maschinelle Auswertbarkeit ursprünglich gegeben war, muss diese erhalten bleiben. Audit-Trails der Verarbeitungs- und Aufbewahrungssysteme. 85
A & E Verwaltung und Aufbewahrung Handlungsbedarf: Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014) Handlungsbedarf: Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse 86
A & E Verwaltung und Aufbewahrung Handlungsbedarf: Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014) Das Problem sind die roten und besonders die gelben Doppellungen Handlungsbedarf: Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse 87
A & E Die Prozesskette Prozesssicherheit und Überprüfbarkeit Bei der Integration der elektronischen Rechnung in bestehende Systemlandschaften sind häufig zahlreiche Systeme direkt oder indirekt tangiert. Zwei wesentliche Komponenten sind bei der Umsetzung zu berücksichtigen: Durchgängige Prozesssicherheit Diese kann durch geeignete Prozess- oder Workflow- Software gesteuert und sichergestellt werden. Durchgängige Nachvollziehbarkeit Diese kann durch Audit-Trails sichergestellt werden, die alle Prozesse mit der Rechnung von Anfang bis Ende protokollieren. In beiden Ansätzen ist sicherzustellen, dass besonders die Unzulänglichkeiten des Nachweises bei Versand und Empfang berücksichtigt werden. 88
A & E Verfahrensdokumentation Verfahrensdokumentation für die Erstellung, Versendung und Aufbewahrung der Ausgangsrechnungen und für Empfang, Verarbeitung und Aufbewahrung der Eingangsrechnungen ist die Beschreibung der zugehörigen Organisation, Prozesse und Systeme in der Verfahrensdokumentation erforderlich. 89
A & E Verwaltung und Aufbewahrung Was muss man für ZUGFeRD tun? Entscheidungen treffen: Speicherung des gesamten PDF/A-3-Containers mit Daten und Dokument(en)? Separierung Daten/Dokumente, da die Daten auch bereits im Buchhaltungssystem und dessen Aufbewahrung vorliegen? Verhindern, dass eine Rechnung zweimal verarbeitet wird (da sie als Daten und als Dokument vorliegen). Spezielle Software bereithalten, die den PDF/A-3- Container interpretieren kann (Extraktion der XML- Daten-Komponente; Auflösung komplexerer Strukturen) 90
Die Elektronische Rechnung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Nov-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 AUSBLICK Fazit Durchgängigkeit: von der Geschäftsanbahnung über die Rechnung bis zur Zahlung Ein paar Merksätze Die elektronischen Rechnung Dr. Urlcih Kampffmeyer COMARCH Webinar 5.11.2015 91
Ausblick Fazit (1) In nahezu allen Unternehmen existieren geordnete Prozesse für den Umgang mit Rechnungen. Diese sind für elektronische Rechnungen soweit noch nicht geschehen zu ergänzen. Elektronische Rechnungen erfordern nur dann neue Lösungen, wenn die Rechnungsprozesse automatisiert werden sollen. Dies ist besonders beim Erfassen eingehender Rechnungen relevant. Neue Zusatzsoftware und Integration mit neuer Funktionalität ist erforderlich, wenn auf neue Standards (z.b. ZUGFeRD) oder besondere Verfahren (z.b. Rechnungsempfang mittels De- Mail) aufgesetzt wird. 92
Ausblick Fazit (2) Häufig wird elektronischer Rechnungsempfang und Rechnungsversand noch getrennt gesehen. Man richtet sich manuell oder halbautomatisch auf Empfang ein, macht vielleicht etwas bei der Ausgabe von Rechnungen, behandelt das Thema aber nicht durchgängig und einheitlich. Die elektronische Rechnung und die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet ein erhebliches Effizienzpotential gegenüber der Verarbeitung papiergebundener Rechnungen. Die Umsetzung wird entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit sein. 93
Ausblick Fazit (3) Elektronische Rechnungen sind vorrangig ein Thema von Prozessen. Die Effizienz und Kosteneinsparung liegt in den Prozessen. Technik und Dienstleistung sind matur und käuflich. Der Erfolg der Einführung der elektronischen Rechnung ist nicht die Akzeptanz und Umsetzung eines technischen Formates, sondern ob das Papier in den Prozessen vor dem Rechnungs-versand und nach dem Rechnungsempfang auch verschwunden ist. Die Rechnung auf Papier wird ebenso verschwinden wie die Rechnung in Keilschrift auf einer Tontafel. 94
Ausblick Lokal, regional und global (1) Geschäfte werden über Landesgrenzen getätigt. Deshalb muss die Erstellung und die Verarbeitung von empfangenen Rechnungen die spezifischen technischen Formate wie auch die rechtlichen Bedingungen anderer Länder berücksichtigen und abbilden können. Rein nationale Entwicklungen haben im internationalen Geschäftsverkehr keine Chance. 95
Ausblick Lokal, regional und global (2) Bei elektronischen Rechnungen sind zu berücksichtigen: Kenntlichmachung des Rechtsraumes (relevant Absenderland und/oder Empfängerland in Abhängigkeit der erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte). Verwendung aller Attribute, die im Empfänger wie auch im Absenderland gefordert sind. Korrekte Bezeichnungen und Inhalte der jeweiligen Felder. Multilingualität mit Auszeichnung der Sprache der Rechnung. Spezielle technische Formate oder Spezifikationen des Empfängerlandes. Berücksichtigung gegebenenfalls konkurrierender Verarbeitungsregeln und Aufbewahrungsfristen. 96
Ausblick Lokal, regional und global (3) Sofern globale oder internationale Standards für elektronische Rechnungen existieren, sind diese zu adaptieren und in nationale Standards mit ihren Metadaten und Spezifikationen zu integrieren. In der Europäischen Union sind die europäischen Standards für elektronische Rechnungen (rechtlich, technisch) zu nutzen. Für die öffentliche Verwaltung ist die elektronische Rechnung für Aufträge oberhalb der Schwelle bereits seit 2014 gesetzlich vorgeschrieben. Ein einheitlicher technischer Standard für elektronische Rechnungen auf europäischer Ebene befindet sich in der Evaluation. 97
Durchgängigkeit Die E-Rechnung ist erst der Anfang Im Geschäftsverkehr gibt es weitere zahlreiche Dokumente und Prozesse, die analog zur elektronischen Rechnung standardisiert und automatisiert werden können. Digitalisierung und Automation sind die wichtigsten aktuellen Trends. Ihnen kann man sich nicht entziehen. Die konsequente Umsetzung der elektronischen Rechnung ist daher ein erster und wichtiger Schritt in die digitale Zukunft von Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft. 98
Ein paar Merksätze zum Schluss Beginnen Sie noch heute mit der elektronischen Rechnung! In einer digital vernetzten Geschäftswelt ist die elektronische Rechnung eine Selbstverständlichkeit. Nicht allein auf E-Invoicing fokussieren! Rechnungen sind nur ein Teil der Geschäftsprozesse. Ein ganzheitlicher Ansatz ist notwendig! Setzen Sie auf internationale Standards für XML Schema von Rechnungen! Geschäfte sind global und regionale oder nationale Ansätze sind zu kurz gesprungen. Elektronische Rechnungen nicht ausdrucken! Das elektronische Format ist das Original und muss auswertbar aufbewahrt werden! Setzen Sie auf Automatisierung! Stromlinienförmige, zeitsparende Prozesse sind der Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit. Konzentrieren Sie sich auf die Prozesse vor und hinter dem Austausch der Rechnungen. Hier sind die größten Effizienzpotentiale beim E-Invoicing zu heben. Nutzen Sie elektronische und papierne Rechnungen in ihren Prozessen keinesfalls parallel. Medienbrüche und Inkonsistenzen zerstören sonst ihre durchgängigen Prozesse. Und vergessen Sie nicht: wenn alles digital wird, dann sind sie zu 100% von der Verfügbarkeit und Richtigkeit der elektronischen Information abhängig! 99
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bei Fragen und Anmerkungen kontaktieren Sie uns gern persönlich: Dr. Ulrich Kampffmeyer Geschäftsführer PROJECT CONSULT Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com www.project-consult.com Michael Ulbricht Business Development Manager Comarch AG michael.ulbricht@comarch.com www.comach.de 101