30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 1 Das Organisationssystem für die Fertigung Handbuch Teil 5 5.1 Faktura 2012 CIMSOFT GmbH Mühlberger Straße 12 99869 Wandersleben e-mail: info@cimsoft-prodat.de im Internet: www.cimsoft-prodat.de Änderungen vorbehalten
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 2 Inhalt: 5.1 Faktura...3 5.1.1 Faktura...4 5.1.1.1 Faktura aus Lieferschein...5 5.1.1.2 freie Faktura...12 5.1.1.3 Proformarechnung...15 5.1.1.4 Gutschrift...16 5.1.2 Zahlung/Teilzahlung...17 5.1.3 Beleg definitiv/übergabe an Buchhaltung...18 5.1.4 Belege ausdrucken...19 5.1.5 Faktura - Statistik...20 5.1.6 Belege löschen...21 5.1.7 Belege reaktivieren...22 5.1.8 Faktura - Stammdaten...23 5.1.8.1 Währungs-Stamm...24 5.1.8.2 Steuersätze...26 5.1.8.3 Abzüge/Zuschläge...28 5.1.8.4 Belegarten...30
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 3 5.1 Faktura Bild: 5.1/1 In der CIMSOFT P32-Faktura können Rechnungen aus Lieferscheinen oder frei erstellt, Proformarechnungen und Gutschriften geschrieben werden. Die Daten für den Rechnungsbeleg stammen aus den Lieferscheindaten, sowie aus den Zusatzdaten, die der Kundenadresse zugeordnet sind (Debitoren-Zusatzdaten). Die Preise können, analog zum Verkauf, in der Kundenwährung bearbeitet werden. Die Belegnummer kann bis zu 10 Stellen groß sein. Sie kann automatisch vom System fortlaufend vergeben werden. Es ist möglich, den Zahlungsverkehr zu überwachen und statistische Auswertungen vorzunehmen. Über die Faktura-Stammdaten können Texte für Belegarten, Abzüge und Zuschläge, die Steuergruppen und der Währungsstamm vereinbart werden. Diese und die Faktura-Zusatzdaten (siehe Adressverwaltung) sollten vor Erstellung der ersten Rechnung erfasst werden. Fehlen diese, verlängert sich die Bearbeitungszeit pro Beleg, da die Daten vom System abgefragt werden müssen. Nicht mehr benötigte Belege können gelöscht werden. Das Löschen von Belegen ist nur für Nutzer mit Systemberechtigung freigegeben. Ist eine Buchhaltungssoftware angeschlossen, so werden hier über die Schnittstelle die Daten übergeben.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 4 5.1.1 Faktura Bild: 5.1.1/1 Bei der Fakturierung unterscheidet man: Faktura: Proformarechnung: Freie Faktura: Gutschrift: Die Rechnungen werden aus Lieferscheindaten erstellt. Das Suchen ist über die Lieferscheinnummer, die Auftragsnummer oder das Kundenkürzel möglich. Rechnungen, welche formal für den grenzüberschreitenden Handel benötigt werden (Zoll). Bei der freien Faktura wird nicht der Lieferschein zu Grunde gelegt, sondern direkt eine Kundenadresse. Gutschriften können aus bestehenden definitiven Rechnungen oder frei für Adressen erstellt werden.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 5 5.1.1.1 Faktura aus Lieferschein Bild: 5.1.1.1/1 Hier werden neue Rechnungen erstellt oder bereits bestehende Rechnungen bearbeitet. Um eine Rechnung aus einem Lieferschein zu erstellen, muss dieser definitiv gemacht worden sein. Bestehende Rechnungen können nur bearbeitet werden, solange sie noch nicht den definitiv -Status erhalten haben. Änderungen sind dann nur durch Gutschriften oder Nachberechnungen (neue Rechnung) möglich. Im Menü Beleg definitiv/übergabe an Buchhaltung wird das Dokument in den definitiven Status übernommen. Definitive Belege können im Menü Belege reaktivieren in einen nicht definitiven Status zurückgeholt werden.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 6 Bild: 5.1.1.1/2 Beleg-Nr.: Wählen Sie hier aus dem F2-Fenster den Lieferschein aus, für den die Rechnung erstellt werden soll. Das System vergibt eine Dokument-Nummer und trägt das Kürzel und die Rechnungsadresse selbständig ein. Sind für den Kunden keine Debitoren-Daten erfasst, wird der Nutzer aufgefordert, diese nachzutragen. Bild: 5.1.1.1/3 Rechnungsadresse: Mit Klick auf Rechnungsadresse wird der Adressstamm aufgerufen und kann bearbeitet werden. Belegart: Tragen Sie hier die Art des Beleges (Teilrechnung, Rechnung, Gutschrift...) ein. Die Auswahl ist im F2-Fenster möglich. Als Standardvorschlag wird Rechnung eingetragen. Bild: 5.1.1.1/4
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 7 Bild: 5.1.1.1/5 Belegdatum Valutadatum: Das System trägt die vorhandenen Daten ein und errechnet auf Grund der in den Debitoren-Daten vorhandenen Einträge das Zahlungsziel und das Datum des Skontoverfalls. Bei Übernahme der Rechnungsdaten aus Lieferschein bzw. Auftragsdaten ist die Rechnung an dieser Stelle bereits fertig erstellt. Die Belegnummer ist vergeben. Die Rechnungsdaten können kontrolliert und geändert werden. Zwei Steuerarten samt Kontierung können hier erfasst werden. Die Festlegung der Versandart ist hier ebenfalls möglich. Mit Klick auf die Schaltfläche Abzüge/Zuschläge können bis zu 6 Abzüge bzw. Zuschläge in die Rechnung aufgenommen werden. Alle Abzüge und Zuschläge, die in den Debitoren- Zusatzdaten enthalten sind, werden übernommen. Bild: 5.1.1.1/6 Sind Abzüge oder Zuschläge vorhanden, so ist die Schaltflächenaufschrift Abzüge/Zuschläge unterstrichen dargestellt (vgl. Bild 5.1.1.1/5).
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 8 Bild: 5.1.1.1/7 Mit Klick auf die Schaltfläche Zusatztext kann beliebiger Zusatztext der für die gesamte Rechnung gilt, erfasst bzw. geändert werden. Ist Zusatztext vorhanden, so ist die Schaltflächenaufschrift unterstrichen.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 9 Bild: 5.1.1.1/8 Auf der Registerkarte Belegzeilen sind alle Belegzeilen enthalten. Die Rechnungsdaten können hier bis zur Definitiv-Machung der Rechnung geändert werden. ACHTUNG! Sollten Daten in den Debitoren-Zusatzdaten fehlen, bleiben die entsprechenden Felder im Rechnungsbeleg leer. Das Löschen eines Beleges erzeugt eine Lücke in der fortlaufenden Nummerierung der Rechnungen. Eine fehlende Rechnungsnummer kann nicht neu belegt werden.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 10 Bild: 5.1.1.1/8 Auf der Registerkarte Text wird positionsspezifischer Zusatztext erfasst. Mit Klick auf die Schaltfläche neue Zusatztextzeile wird eine neue Zeile eingefügt.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 11 Bild: 5.1.1.1/9 Der Definitiv-Status eines Beleges ist im F2-Fenster in der Spalte S zu erkennen. Definitive Belege haben den Status D. Bild: 5.1.1.1/10 Ist ein zur Bearbeitung aufgerufenes Dokument bereits definitiv, wird eine Meldung ausgegeben. Im Menü Beleg definitiv/übergabe an Buchhaltung wird das Dokument in den definitiven Status überführt (vgl. Abschnitt 5.1.3). Im Menü Belege reaktivieren (vgl. Abschnitt 5.1.7) kann das Dokument in einen nichtdefinitiven Status zurück geholt werden.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 12 5.1.1.2 freie Faktura Bild: 5.1.1.2/1 Die Bearbeitung der freien Faktura erfolgt analog zum normalen Rechnungsbeleg. Die freie Faktura hat Zugriff auf das Lagermodul. Auf diese Weise können Barverkäufe ohne Auftrag und Lieferschein abgewickelt werden. Voraussetzung ist, dass die Artikel am Lager verfügbar sind. Nachdem die Rechnung definitiv gemacht wurde, erfolgt automatisch die Lagerabbuchung. Sind mehrere Lagerorte vorhanden, werden diese abgefragt.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 13 Bild: 5.1.1.2/2 Mit der Schaltfläche neu erstellen und dem sich öffnenden Fenster mit der Frage nach der Neuerstellung erstellen Sie einen Beleg für die freie Faktura. Bild: 5.1.1.2/3 Das System vergibt eine neue Rechnungsnummer.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 14 Bild: 5.1.1.2/4 Rechnungsadresse: Suchen Sie aus dem F2-Fenster die Debitoren-Adresse aus. Die im Adressstamm enthaltenen Daten zur Adresse werden eingetragen. Mit Klick auf Rechnungsadresse wird der Adressstamm aufgerufen und kann bearbeitet werden Die weitere Bearbeitung der freien Faktura erfolgt analog der Bearbeitung der Faktura aus Lieferschein.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 15 5.1.1.3 Proformarechnung Bild: 5.1.1.3/1 Die Bearbeitung der Proformarechnung erfolgt im wesentlichen analog zum normalen Rechnungsbeleg. Bei Erstellung einer neuen Proformarechnung ist es möglich, diese sofort aus dem Auftrag zu erstellen, ohne dass ein Lieferschein vorliegen muss.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 16 5.1.1.4 Gutschrift Bild: 5.1.1.4/1 Die Bearbeitung einer Gutschrift erfolgt im wesentlichen analog zum normalen Rechnungsbeleg. Gutschriften können neu erstellt, bestehende können bearbeitet werden. Eine bestehende Rechnung kann in eine Gutschrift umgewandelt werden.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 17 5.1.2 Zahlung/Teilzahlung Bild: 5.1.2/1 Auch ohne angekoppelte Finanzbuchhaltung kann in CIMSOFT-PRODAT P32 eine Zahlungsüberwachung (Verwaltung offener Posten) vorgenommen werden. Dazu werden in diesem Menü die Zahlungseingänge erfasst.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 18 5.1.3 Beleg definitiv/übergabe an Buchhaltung Bild: 5.1.3/1 Solange der Beleg den Status nicht definitiv trägt, kann dieser in jeder Weise bearbeitet werden. Sobald der Beleg definitiv ist, sind Korrekturen nur noch über Gutschriften bzw. Nachberechnungen (neue Rechnung) möglich. Im Menü Belege reaktivieren können definitive Belege wieder in einen nicht definitiven Zustand zurückversetzt werden.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 19 5.1.4 Belege ausdrucken Bild: 5.1.4/1
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 20 5.1.5 Faktura - Statistik Bild: 5.1.5/1 Die Faktura - Statistik dient in erster Linie der Zahlungsüberwachung. Darüber hinaus können Umsatzstatistiken nach verschiedenen Kriterien angefertigt werden.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 21 5.1.6 Belege löschen Bild: 5.1.6/1 Nicht mehr benötigte Belege können gelöscht werden.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 22 5.1.7 Belege reaktivieren Bild: 5.1.7/1 Hier besteht die Möglichkeit, bereits definitive Belege wieder in einen nicht definitiven Status zu versetzen, um Änderungen an den Belegen möglich zu machen.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 23 5.1.8 Faktura - Stammdaten Bild: 5.1.8/1 Die Faktura - Stammdaten sollten möglichst vor Beginn der Arbeit mit dem Faktura - Modul vereinbart werden. Die meisten Strammdaten sind mit Codes versehen und können einer Kundenadresse gezielt zugeordnet werden. Dadurch ist eine kundenspezifische Gestaltung der Belege im Voraus möglich.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 24 5.1.8.1 Währungs-Stamm Bild: 5.1.8.1/1 Der Währungsstamm ist Teil der Faktura Stammdaten. Der Währungsstamm wird nach der ISO-Norm verwaltet. Bei gekoppelter FIBU werden die Kurse und Umrechnungsfaktoren von der Buchhaltung aktualisiert.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 25 Bild: 5.1.8.1/2 Währung: Bezeichnung der Währungseinheit nach ISO-Norm Im F2-Fenster sind alle vereinbarten Währungen enthalten Bild: 5.1.8.1/3 Bezeichnung: Bezeichnung der Währung Abkürzung: landesübliche Abkürzung der Währung Kurs: Der Kurs bezieht sich auf die Basiswährung. Umrechnungsfaktor: Die Basiswährung hat immer den Umrechnungsfaktor 1. Rundungsfaktor: Die Rechnungsbeträge werden auf diesen Betrag gerundet.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 26 5.1.8.2 Steuersätze Bild: 5.1.8.2/1 In der Faktura können Steuergruppen vordefiniert werden. Bei angekoppelter Finanzbuchhaltung werden die Steuergruppen von der FIBU gepflegt. Pro Beleg können Artikel aus maximal 2 verschiedenen Steuergruppen verarbeitet werden.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 27 Bild: 5.1.8.2/2 Dokumentsprache: Die Bezeichnung der Steuergruppe (15-stellig alphanumerisch) kann 4-sprachig sein Steuergr.: Steuergruppenart: Ein Nettosteuersatz wird auf den Umsatz ohne Steuer bezogen. Ein Bruttoumsatz bezieht sich auf den Gesamtbetrag mit Steuer. In Deutschland rechnet man vorwiegend mit Nettosteuerumsätzen. Prozent: Steuersatz Kontierung: Bei angekoppelter Finanzbuchhaltung ist die Kontierung der Steuer für die reibungslose Aufbereitung der Buchungssätze von Bedeutung. Ohne FIBU kann die Eingabe entfallen. Zuordnung: Die Ziffer erlaubt die Zuordnung des Steuersatzes zur Kundenadresse in den Faktura-Zusatzdaten der Adresse.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 28 5.1.8.3 Abzüge/Zuschläge Bild: 5.1.8.3/1 Hier können 10 verschiedene Standard-Abzüge oder Zuschläge definiert werden, die automatisch (über die Zuordnung in den Kunden-Zusatzdaten der Adresse) oder über F2 in die Rechnung eingezogen werden können. Die Abzüge bzw. Zuschläge können entweder betragsmäßig oder prozentual (bezogen auf den Rechnungsbetrag) dem Rechnungsbetrag zugeschlagen werden. Beide Varianten gleichzeitig pro Abzug/Zuschlag sind nicht möglich.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 29 Bild: 5.1.8.3/2 Dokumentsprache: Die Bezeichnung des Abzuges/Zuschlages (15 stellig alphanumerisch) kann 4-sprachig sein Betrag: Prozent: Wird ein Betrag eingetragen, so erfolgt die Berechnung absolut, d.h. unabhängig vom Rechnungsbetrag. Der Eintrag einer Prozentzahl im Feld Prozent wird in dem Falle ignoriert. Ist kein Betrag vereinbart, erfolgt eine prozentuale Berechnung des Abzuges/Zuschlages bezüglich des Rechnungsbetrages. Kontierung: Bei angekoppelter Finanzbuchhaltung ist die Kontierung des Abzuges/Zuschlages für die reibungslose Aufbereitung der Buchungssätze von Bedeutung. Ohne FIBU kann die Eingabe entfallen. Zuordnung (0-9): Die Ziffer erlaubt die Zuordnung des Abzuges/Zuschlages zur Kundenadresse in den Faktura-Zusatzdaten. Steuergr.: Steuergruppe A, B: Bei prozentualen Abzügen/Zuschlägen erfolgt im Feld A der Bezug zur Summe der Rechnungsbeträge aller Artikel, die sich in dieser Steuergruppe befinden. Pro Rechnung können Artikel aus zwei verschiedenen Steuergruppen enthalten sein. Die Varianten sind auf dem Bildschirm zur Auswahl angezeigt. Soll der Abzug/Zuschlag für alle Rechnungspositionen gelten, ist immer die 3 einzutragen. Das Feld A hat nur Bedeutung bei prozentualen Abzügen/Zuschlägen. Im Feld B wird vereinbart, wie der Abzug/Zuschlag zu versteuern ist. Feld B gilt für prozentuale und betragsmäßige Abzuge/Zuschläge.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 30 5.1.8.4 Belegarten Bild: 5.1.8.4/1 Die Überschriften für verschiedene Belegarten können hier vereinbart werden. Diese können dann per F2-Taste bei der Belegerstellung eingezogen werden. z.b.: RECHNUNG 1. TEILRECHNUNG ABSCHLUSSRECHNUNG GUTSCHRIFT usw.
30.04.2012 CIMSOFT-PRODAT P32-DBU Handbuch 5.1 Faktura Seite 31 Bild: 5.1.8.4/2 Grundsätzlich werden 2 Belegtypen unterschieden: 1... Belegtyp Rechnung (positives Vorzeichen für Belegbeträge) 2... Belegtyp Gutschrift (negatives Vorzeichen für Belegbeträge) Dieser Belegtyp darf für den automatischen Einzug nur genau einer Belegart zugeordnet werden. Alle weiteren Belegarten erhalten die Zuordnung 0. Jede Belegart kann in 4 verschiedenen Sprachen hinterlegt werden. die Zuordnung zum Kunden erfolgt über die Faktura Zusatzdaten. Falls Belegarten gelöscht werden, erfolgt keine Überprüfung, ob dieser Text in vorhandenen Belegen verwendet wurde. Das Löschen hat keinen Einfluss auf bereits definitiv gemachte Belege.