Klaus Götzer Ralf Schmale Berthold Maier Torsten Komke Dokumenten- Management Informationen im Unternehmen effizient nutzen 4., vollständig überarbeitete und erweiterte Auflage dpunkt.verläg
1 Einführung 1 1.1 Begriffe zum Dokumenten-Management 1 1.1.1 Der Begriff des»dokuments«t 1 1.1.2 Dokumenten-Management 3 1.1.3 Archivierung 5 1.2 Die Entwicklung des Dokumenten-Managements 7 1.3 Leistungen eines Dokumenten-Management-Systems 10 1.3.1 Vorteile des Dokumenten-Managements 10 1.3.2 Dokumenten-Management als strategische Infrastruktur 12 2 Dokumenten-Management-Organisation 15 2.1 Organisatorische und administrative Aspekte 15 2.1.1 Regelung der Ablauforganisation 16 2.1.2 Regelungen zur Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten 17 2.1.3 Regelungen zur Dokumentationsstruktur 18 2.1.4 Regelungen zum Nachweis von Änderungen 19 2.1.5 Regelungen zur Struktur von Ablagen/Archiven 21 2.1.6 Regelung der Verantwortlichkeiten 22 2.1.7 Regelungen zur Kompetenzvermittlung 22 2.2 Vorgehen 23 2.3 Gesetze, Normen und Standards 24
xii Inhaltsverzeichnis 2.3.1 Wichtige allgemeine Standards ; 24 2.3.2 Beispiele fachspezifischer Standards 26 3 Dokumenten-Management-System 29 3.1 Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems 29 3.1.1 Dokumente und Dokumenten-Management 29 3.2 Die Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems 36 3.2.1 Der Funktionsbereich Eingabe 39 3.2.2 Der Funktionsbereich Ablage 45 3.2.3 Der Funktionsbereich Ausgabe 48 3.2.4 Der Funktionsbereich Administration 52 3.2.5 Weitere Komponenten 55 3.3 Anwendungsgebiete 56 3.3.1 Nutzung von bestimmten Funktionen eines Dokumenten-Management- Systems 58 3.3.2 Das Zusammenwirken von mehreren Funktionen 63 3.4 Das Umfeld von Dokumenten-Management-Systemen 80 3.4.1 Nutzung der Dokumenten-Management-Systeme 82 3.4.2 Unterstützende Komponenten für Dokumenten-Management-Systeme 85 3.4.3 Das Zusammenwirken der Komponenten 97 3.4.4 Workflow-Systeme 97 3.4.5 Workflow und Dokumenten-Management 102 3.4.6 Records-Management 103 3.4.7 Wissensmanagement 104 3.4.8 Content-Management 109 3.4.9 Enterprise-Content-Management 115 4 Technische Umsetzung 119 4.1 Aufbau eines Dokumenten-Management-Systems 120 4.2 Software: Eingabemodule 123 4.2.1 Scanmodul 123
4.2.2 Grundlagen der Indizierung 124 4.2.3 Manuelle Indizierung 126 4.2.4 Automatische Indizierung 126 4.2.5 Indizierung durch ODMA-Schnittstelle 127 4.2.6 Indizierung von Cl-und NCI-Dokumenten 128 4.3 Hardware: Eingabemodule 137. 4.3.1 Scanner 137 4.3.2 Kamera 142 4.3.3 Video 142 4.3.4 PACS 143 4.4 Software: Archivierung und Verwaltungsmodule 143 4.4.1 Optische Archivierung : 143 4.4.2 Sicherung durch Cartridge-Spiegelung 144 4.4.3 Hybridsysteme durch Mikrofilmarchivierung 145 4.4.4 Die Cache-Verwaltung 145 4.4.5 Verteilte Archivsysteme 146 4.5 Hardware: Archivierung und Verwaltungsmodule 150 4.5.1 Jukeboxen 150 4.5.2 CAS-magnetplattenbasiertes WORM-Medium 151 4.5.3 WORM-Tape 152 4.5.4 Blu-ray Disc 152 4.5.5 HD-DVD 152 4.5.6 RAID 152 4.5.7 N AS 153 4.5.8 SAN 153 4.5.9 Tape Librarys 154 4.5.10 Hybridsysteme 154 4.6 Software: Ausgabemodule 154 4.6.1 Recherche 155 4.6.2 Viewen 159
xiv Inhaltsverzeichnis 4.6.3 Internet : 160 4.6.4 Export 162 4.6.5 Drucken 162 4.6.6 Fax 163 4.6.7 E-Mail 163 4.7 Hardware: Ausgabemodule.< 164 4.7.1 Monitor 164 4.7.2 Drucker 165 4.8 Einsatz und Aufbau von Datenbanksystemen 165 4.8.1 Relationale Datenbanken...166 4.8.2 Volltextdatenbank 168 4.8.3 XML-Datenbanken = 171 4.9 Relevante Standards im DMS-Umfeld 172 4.9.1 Allgemeine Standards 173 4.9.2 Datenformate 178 4.10 Integration und Migration 186 4.10.1 Zeitpunkt für einen Systemwechsel 187 4.10.2 Migration des Altbestandes 188 4.10.3 Migration elektronischer Archivdaten 188 4.10.4 Migration von konventionellen Archivdaten.190 4.10.5 Teilmigration 193 4.10.6 Migrationsdurchführung 193 4.11 Content Repository 196 4.12 Integration und SOA..197 4.12.1 Business-Process-Management - BPM 197 4.12.2 SOA & Sicherheit 198 4.12.3 SOA-Technologie 198
xv 5 Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen 201 5.1 Dokumentenaufbereitung 202 5.1.1 Wichtige Aspekte 202 5.1.2 Maßnahmen 205 5.2 Rechtliche Aspekte 206 5.2.1 Ordnungsmäßigkeit, Integrität, Authentizität 208 5.2.2 Schutz vor Verlust (Datensicherheit) :....213 5.2.3 Schutz vor unberechtigtem Zugriff (Datenschutz) 215 5.2.4 Ermittlung und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen 219 5.2.5 Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs 221 5.2.6 Sicherstellung der Beweiskraft vor Gericht 223 5.2.7 Beteiligungsrechte der Mitarbeiter 225 5.2.8 Schutz vor Verletzung des Urheberrechts 226 5.2.9 Weitere Grundlagen zur Gestaltung rechtssicherer Lösungen 228 5.2.10 Verfahrensdokumentation 231 5.2.11 Zertifizierung von Systemen und Lösungen 235 5.3 Wirtschaftliche Aspekte 239 5.3.1 Bedeutung von Dokumentenverwaltung und Archivierung 239 5.3.2 Potenziale erkennen und erschließen 241 5.3.3 Wirtschaftlichkeit bewerten 244 5.3.4 Relevante wirtschaftliche Kenngrößen ermitteln 245 5.3.5 Veränderung der Prozesskostenstruktur 249 5.3.6 Wichtige Erfolgsmerkmale 250 5.4 Vorgehensweise zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen 253 5.4.1 Herausforderungen bei der Einführungen von Dokumenten-Management-Systemen 255 5.4.2 Das Projekt planen 257 5.4.3 Voruntersuchung 258 5.4.4 Analyse der Ist-Situation 263
5.4.5 Anforderungsdefinition 274 5.4.6 Entwicklung des Soll-Konzepts 276 5.4.7 Ausschreibung und Auswahl der Systeme 300 5.4.8 Implementierung der Lösung 302 5.4.9 Einführung der Lösung 305 5.4.10 Betrieb der Lösung '. 307 6 Die Zukunft des Dokumenten-Managements 309 6.1 Technologische Entwicklung 309 6.1.1 Dokumenten-Management als Teil einer Applikation 310 6.1.2 Enterprise-Content-Management 310 6.1.3 Dokumenten-Management als ein Service 311 6.2 Durchdringung des Unternehmens...' 312 6.3 Anwendungsfelder für Dokumenten-Management 313 6.3.1 Rechtliche Aspekte 313 6.3.2 Mobile Computing 314 6.3.3 Mehrwert für den Kunden 316 7 Anwenderberichte 317 7.1 Neue Standards in der Kreditorenbuchhaltung 317 7.1.1 Integrierte Lösung aus Rechnungsverarbeitung und E-Procurement 318 7.1.2 Hohe Erkennungsqualität optimiert kompletten Buchungsprozess in SAP 318 7.1.3 Zusätzlicher Einsatz bei Auslands-Gesellschaft 320 7.2 Vitaler Dokumenten-Pool im Landeskrankenhaus Feldkirch 321 7.2.1 Die elektronische Patientenakte.! 321 7.2.2 Planung ist Pflicht 322 7.2.3 Durchlaufzeit von Rechnungen deutlich reduziert 322 7.2.4 Keine Angst vor Datenbergen 323 7.2.5 KIS und DMS - gebündelte Informationsintelligenz 324 7.2.6 Auch morgen noch alles im (Zu)Griff 325
7.2.7 Vernetztes Ärztewissen hebt das Versorgungsniveau 325 7.3 Effizienter Service mit Workflow-Unterstützung 326 7.3.1 Steigende Transaktionsdaten, 327 7.3.2 Hohe Integrationsfähigkeit und Flexibilität 328 7.3.3 Mehr Produktivität und mehr Kontrolle über Informationen 329 7.4 Prozesse im Griff- Schmerz im Griff 331 7.4.1 Wachsender Kostendruck im Gesundheitssektor 331 7.4.2 SAPERION als Basis für effizientere Geschäftsprozesse 332 7.4.3 Jeden Tag 42 Arbeitsstunden gespart 332 7.4.4 Keine Lagerhaltung bei Arztpraxen und Krankenhäusern 333 7.4.5 Krankenkassen profitieren von schnellen Prozessen 334 Anhang 337 Glossar 337 Literaturverzeichnis 361 Literaturverzeichnis für rechtliche Aspekte 362 Leserforum 365 Autoren 365 Dank 366 Index 367