Stärkung der Identifikatin und Zusammenarbeit in dezentralen Organisatinen Ein Werk der The Cmpetence Huse Akademie. 19.06.2017 ww.cmpetencehuse.de Seite 1 vn 10
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Inhalt Vrwrt... 4 1. Digitale Vraussetzungen / Werkzeuge:... 5 2. Methden... 7 3. Maßnahmen... 10 ww.cmpetencehuse.de Seite 3 vn 10
Vrwrt Die Digitalisierung ermöglicht es dezentralen Organisatinen, Infrmatinen sehr einfach jederzeit und überall zur Verfügung zu stellen. Auch die kllabrative Zusammenarbeit findet heute auf entsprechenden Plattfrmen in der Clud statt. Dazu braucht man keine Knferenzräume mehr. Kmmunikatin läuft vielfach über Telefn, Videknferenzsysteme, Chaträume der emails, Fren, Blgs der Wikis. Das Zeitalter vn Wissensmanagement und Kmpetenznetzwerken scheint angebrchen. Allerdings haben diese Art der Kmmunikatin und Zusammenarbeit auch ein paar Nachteile. In vielen dezentralen Organisatinen vermissen die Mitarbeitenden den persönlichen Kntakt zu den Gesprächsteilnehmern. Diese spielen für viele Menschen eine wichtige Rlle. Und die Unternehmensleitung befürchtet die Entwicklung eigener Identifikatinen der einzelnen Standrte. Das gemeinsame Werte und Prinzipien gehen verlren. Bisher versuchte die Zentrale die jeweiligen Standrte mittels Kennzahlen zu steuern und auf Kurs zu halten. Das hat nch nie funktiniert und wird immer weniger erflgreich sein. Allein ein gemeinsames Kennzahlensystem zu erstellen und, nch schwieriger, aufrecht zu erhalten, ist fast unmöglich. Bspw. kann Umsatz fast unendlich viele Definitinen beinhalten, welche sich im Laufe der Zeit immer wieder verändern und je nach Standrt der Land sehr unterschiedlich interpretiert werden. Wesentliche Herausfrderungen für dezentrale Organisatinen: Infrmatinen und Erfahrungen austauschen Arbeitsprzesse krdinieren Sich selbst rganisieren Kllabratin Knflikte steuern Kmmunikatin Führen Krdinatin Gemeinsame Identität bilden Aus diesen Gründen ist es wichtig, Methden und Werkzeuge zu entwickeln und zu nutzen, um die Vrteile der digitalen Kmmunikatin und Zusammenarbeit vll auszuschöpfen. Eventuelle Nachteile s gering wie möglich zu gestalten. Dabei stehen gemeinsame Werte und Prinzipien in Mittelpunkt und werden aktiv in gemeinsamen glbalen Kmpetenzwerken vn allen Mitarbeitenden entwickelt und gepflegt. ww.cmpetencehuse.de Seite 4 vn 10
1. Digitale Vraussetzungen / Werkzeuge: Eine Grundvraussetzung um in einer dezentralen Unternehmensstruktur und immer schnelllebigen Welt die Identifikatin und Zusammenarbeit zu gewährleisten sind digitale Werkzeuge. Die Basis ist eine Kllabratinsplattfrm, welche flgende Anfrderungen erfüllen muss: Grundlagen: Zentrale, digitale Anlaufstelle aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Unternehmen. Gestaltung nach den Prinzipien Offenheit, Partizipatin, Kllabratin und Selbstrganisatin. Persnalisierung: Nutzung des Ermöglichungsrahmens nach den individuellen Bedürfnissen in einem ffenen Rllen- und Berechtigungssystem Mbile Nutzung: Lernen, Arbeiten, Austausch ist jederzeit und überall über ein respnsives Frntenddesign möglich. Micr Learning: Infrmatinen und Erfahrungswissen können nach Bedarf n-demand gefunden und genutzt werden. Perfrmance: Die Zugriffszeiten und die Aktualisierungsgeschwindigkeit spielen eine wesentliche Rlle für die Akzeptanz, insbesndere bei der mbilen Nutzung. Berechtigungsknzept: Offene und geschützte Bereiche mit unterschiedlichen Rllen - und Berechtigungsknzepten für Lerner, Lernbegleiter, Mderatren, technische und fachliche Administratren swie Führungskräfte. Alle Rllen können individuell knfiguriert werden. Usability: Intuitive Bedienung und geringe Nutzungsbarrieren, anwenderfreundliche Gestaltung. Aktualität: Jede Änderung im System wird mit Namen und Änderungszeitpunkt prtklliert. Durch laufende Beiträge der Mitarbeiter erhält das System einen dynamischen Charakter. Beiträge der Anwendenden (Kmmentare, Dkumente, Vides ) sind sfrt nach der Einstellung sichtbar. Neue User, Gruppen, Blgs werden sfrt veröffentlicht. Systemaktualisierungen können im laufenden Betrieb vrgenmmen werden. Flexibilität: Neue Inhalte und Mdule können jederzeit hinzugefügt werden (Add-ns, Apps) und smit neue Funktinen schnell und einfach genutzt werden. Mehrsprachigkeit Transparenz: Individuell anpassbare Suchfunktinen zum Filtern über alle im öffentlichen Bereich eingestellten Infrmatinen (Katalg der eingestellten Lernangebte, Fren, Gruppen, Blgs, Kalender ), Vlltextrecherche über alle Gruppen und Einträge in den Gruppen, Änderungshistrie... Datensicherheit: Passwrtgeschützte Bereiche, Daten werden beim Aufruf, bei Veränderungen und beim Speichern immer verschlüsselt bearbeitet. Alle Änderungen ww.cmpetencehuse.de Seite 5 vn 10
werden prtklliert. Grundlegende Vraussetzung für Kllegiale Beratung und Mitarbeitergespräche der die Nutzung eines E-Prtflis. Supprt/Hilfen: Kntextbezgene Unterstützung der Teilnehmenden im Arbeits- der Lernprzess. (Persnal der Perfrmance Supprt). Geräteunabhängigkeit: Alle gängigen Betriebssysteme und Hardware werden unterstützt. Prprietäre Systeme sind zu vermeiden. Integratin: Alle anderen Systeme müssen aus der Kllabratinsplattfrm hne erneute Anmeldung aufgerufen werden können und ihre Infrmatinen und Ergebnisse über die Plattfrm gefunden werden. Der Anwender erhält alles zum Lernen und Arbeiten über die Kllabratinsplattfrm. (One Pint f Cntact) Crprate Identity: Die Plattfrm muss alle Bereiche der Crprate Identity unterstützen und nachhaltig swhl in den Arbeits-, als auch in den Kmpetenzentwicklungsprzessen integriert werden: Crprate Behaviur: Das Verhalten gegenüber allen Stakehldern (Führung, Fehler, Kritik, Umgangsfrmen,..) im Innen- und im Außenverhältnis. Crprate Cmmunicatin: Alle Maßnahmen der Kmmunikatin (intern und extern). Was und wie wird kmmuniziert. Crprate Culture: Welche Werte, Prinzipien und welche Philsphie gelten im Unternehmen und werden drt gelebt. Crprate Design: Identifikatin der Organisatin und der Mitarbeitenden über visuelle und akustische Wahrnehmung. 1.1. Kmmunikatins- und Kllabratinswerkzeuge: Kllabratin Wiki Etherpad Dkumentenmanagement Mindmapping Whitebard Nachrichtenbard FAQ / Leitfaden / Best Practice Kmmunikatin Blg / Micrblg /Weblg (Diskussins-)Frum E-Mail Bkmark ww.cmpetencehuse.de Seite 6 vn 10
Videknferenzen Hanguts vn Ggle Vn Facebk GTMeeting vn Citrix Lync und Skype vn Micrsft Shared-Screen Werkzeuge Webinare Instant Messaging / Chat / Messanging Telefn Krdinatin Aufgabenmanagement Prjektmanagement Kalender Wrkflw Yellw Page / Kmpetenzprfil Administratin Berechtigungsknzept Integratin in Lehr- und Arbeitsplatzprzesse Datenschutz Datensicherheit 2. Methden Blended Learning Blended Learning ist ein integriertes Lernknzept, das die heute verfügbaren Möglichkeiten der Vernetzung über Internet der Intranet in Verbindung mit klassischen Lernmethden und -medien in einem sinnvllen Lernarrangement ptimal nutzt. Es ermöglicht Lernen, Kmmunizieren, Infrmieren und Wissensmanagement, lsgelöst vn Ort und Zeit in Kmbinatin mit Erfahrungsaustausch, Rllenspiel und persönlichen Begegnungen im klassischen Präsenztraining. Cmmunities f Practices: Der Ausdruck Cmmunity f Practice (Abkürzung CP) bezeichnet eine praxisbezgene Gemeinschaft vn Persnen, die infrmell miteinander verbunden sind und ähnlichen Aufgaben gegenüberstehen. Ein mögliches Ziel einer CP ist die lernende Weiterentwicklung vn Individuen und Organisatinen. Die intensive Kmmunikatin und das gemeinsame Interesse können eine gemeinsame Identität mit gleichen Werten und CI unterstützen. C-Caching: Die Teilnehmenden gestalten ihre Przesse selbst rganisiert und selbstverantwrtlich mit den anderen Lernern. Das C-Caching ist ein gegenseitiges, überwiegend ww.cmpetencehuse.de Seite 7 vn 10
gleichberechtigtes und für die effektive Kmpetenzentwicklung der Caching-Partner sinnvlle Kperatins- und Kmmunikatinsbeziehung. (siehe auch Kllegiale Beratung) Effectuatin - Die Methde unternehmerischer Expertise Unter Effectuatin versteht man eine mittelrientierte Methdik zur effizienten Prblemlösung. Die vrhandenen Mittel, wie zum Beispiel vrliegende Infrmatinen, Wissen, Kmpetenzen und Netzwerke werden dazu genutzt, um einen Lösungsansatz zu finden. Gemeinsame Lösungen finden durch Mittelrientierung. KOPING: KOPING-Gruppen bestehen immer aus drei bis vier Lern-der Entwicklungstandems. Die Lerntandems bestehen aus zwei bis drei Lernen, die sich kperativ beim Lernen der der Bearbeitung vn Aufgaben unterstützen. Die KOPING-Gruppe bietet einen übergerdneten, selbst rganisierten Rahmen, welcher die meist sehr unterschiedlichen Gruppen bei Bedarf unterstützt und mtiviert. Die Gruppe wird vn einem Tutr der Cach begleitet, welcher sich im Laufe der Zeit immer mehr zurücknimmt und die Teilnehmenden nur nch in Ausnahmesituatinen berät. Die Lerntandems und die Gruppe tauschen sich in Learning Cmmunities der Cmmunities f Practices aus. Kllegiale Beratung Kllegiale Beratung ist ein systematisches Beratungsgespräch, in dem Kllegen (in einer Lerngruppe der Cmmunity f Practices) sich nach einer vrgegebenen Gesprächsstruktur wechselseitig zu beruflichen Herausfrderungen und Schlüsselthemen beraten und gemeinsam Lösungen entwickeln. Kud-Cards: Oft neigt man dazu, eher negatives Feedback zu geben. Mit den Kud-Karten wird nur psitives Feedback ausgedrückt, außerdem sind sie Zeichen der Wertschätzung unter Gleichgestellten. Sie können durch regelmäßige Anwendung eine psitive Auswirkung auf die Arbeitskultur nehmen. Lean Cffee: Lean Cffee ist ein strukturiertes aber initial agendalses Treffen. Die Teilnehmer treffen sich, erschaffen die Agenda und beginnen zu reden. Die Gespräche sind zielgerichtet und prduktiv, weil die Agenda für das jeweilige Treffen demkratisch und aktuell zustande gekmmen ist. Mentring: In welchem jeder swhl Lerner, als auch Lehrer ist. Ein Austausch auf Augenhöhe zwischen dem Mentr, mit seiner langjährige Berufs- und Lebenserfahrung, und dem Mentee, mit seinem Wissen über mderne Managementmethden der über die Möglichkeiten der Digitalisierung. Damit diese Arbeitsbeziehung funktiniert, muss zwischen den Beteiligten jedch vllstes Vertrauen herrschen. Beide Seiten müssen ffen für Neues sein und Kritik psitiv gegenüber stehen. Dabei ist vrher zu klären: Was will ich mit dem Mentring erreichen? Wie viel Zeit sll fürs Mentring aufgewendet werden? Wer ist als Mentr geeignet? Was macht mich für den Mentr / Mentee interessant? MOOC: MOOCs kmbinieren traditinelle Frmen der Wissensvermittlung wie Vides, Lesematerial und Prblemstellungen mit Fren, in denen Lehrende und Lernende ww.cmpetencehuse.de Seite 8 vn 10
miteinander kmmunizieren und Gemeinschaften bilden können. Zu unterscheiden sind dabei xmoocs vn cmoocs. Während erstgenannte im Wesentlichen auf Vide aufgezeichnete Vrlesungen mit einer Prüfung darstellen, beruhen cmoocs auf der Idee des Knnektivismus und haben eher die Frm eines Seminars der Wrkshps. Retrspektiven / Reflexin: In wiederkehrenden (eher wöchentlichen) Meetings werden gemeinsam die bisher erreichten Ergebnisse, deren Entstehung und die sich daraus ergebenen Erfahrungen diskutiert und reflektiert. Ziel dabei ist der Austausch vn Erfahrungswissen und Verbesserung der Arbeits- und Lernprzesse. Standup-Meetings: Standup-Meetings finden in bestimmten Phasen täglich statt und dienen dem direkten Austausch vn Infrmatinen und Erfahrungen. Dauer 15 Minuten. Der Austausch erflgt durch Beantwrtung flgender Fragen Was habe ich seit dem letzten Meeting getan? Was plane ich, bis zum nächsten Meeting zu tun? Was hat mich bei der Arbeit behindert? Wrld-Café: Mit einem Wrld-Café eröffnen die Einladenden den Gästen mit relativ wenig Aufwand und prfessineller Anleitung einen sicheren Raum, um die verschiedenen Sichtweisen auf und verschiedene Herangehensweisen an ein Thema vneinander kennenzulernen, Muster zu entdecken und Ziele und Zusammenhänge zu erkennen, neue Umgangsfrmen kennenzulernen, kperativ zu werden, genau hinzuhören, zu hinterfragen, knstruktiv zu diskutieren und s gemeinsam Prbleme aufzulösen. Auch sind die Einladenden bemüht, den Gästen zu ermöglichen, über das Treffen hinaus kperativ zu bleiben. Mit den passenden Fragen wird versucht, Menschen in ein knstruktives Gespräch miteinander zu bringen zu Themen, die für die Teilnehmer relevant sind. Wrld-Café unterstützt ebenfalls bei gemeinsamer Planung und fördert s Selbstentwicklung, Selbststeuerung und Selbstrganisatin der Gäste und macht den Leistungsvrteil der Gruppe sichtbar und die Stärke der Gruppe erlebbar. Wrking Out Lud: Mit dieser Methde kmmuniziert man seine Arbeit und Idee im Netz. Ziel ist es, seine Arbeit sichtbar zu machen (Arbeitsergebnisse, Idee, werden veröffentlich). seine Arbeit zu verbessern (Feedback hilft, seine Ergebnisse ständig zu verbessern). grßzügig Beiträge zu leisten (Hilfe anbieten und andere unterstützen) ein sziales Netzwerk aufzubauen (breite interdisziplinäre Beziehungen um sich zu entwickeln). zielrientiert Kllabratin (ausschöpfen das gesamten Ptenzial einer Gruppe der Organisatin). ww.cmpetencehuse.de Seite 9 vn 10
3. Maßnahmen Regelmäßiger synchrner Infrmatinsaustausch Videknferenzen / Telefnknferenzen Organisatrische Ebene (bspw. alle Führungskräfte) -> Strategischer Austausch Themenbezgener Austausch -> Methden und Anwendung vn Führung Übergreifende Prjektgruppen Einführung neuer Angebte Verbesserung Recruiting- / Onbardingprzess Erstellung vn Lerninhalten Kmpetenzentwicklungsmaßnahmen Entwicklungsgruppen (inkl. Lerntandems) Cmmunities f Practices Prjekt- / Themenbezgene Kllabratinsgruppen Cmmunities f Learning Lernbezgene Kllabratinsgruppen Umfragen Zu aktuellen Themen Verbesserungsvrschläge Herausfrderungen / Prbleme Tipps / Tricks Newsletter (aktuelle Themen, Literatur, Beiträge,.) Reminder Webinare / Seminare (Neue Przesse, Regeln, Planung,.) ww.cmpetencehuse.de Seite 10 vn 10