Stiftungen verfolgen in ihrem Handeln unterschiedliche Zwecke und sind sowohl fördernd als

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1 Gute Gründe für Alumniarbeit Ein Arbeitspapier des Expertenkreises Alumniarbeit im Bundesverband Deutscher Stiftungen Stand: Oktber Einleitung: Alumniarbeit im Stiftungswesen Stiftungen verflgen in ihrem Handeln unterschiedliche Zwecke und sind swhl fördernd als auch perativ tätig. Die meisten Stiftungen verflgen mit ihrer Arbeit gemeinnützige Ziele und bezwecken die Förderung gesellschaftsrelevanter Themen. Viele Stiftungen tun dies, indem sie Menschen in den Mittelpunkt ihrer Prjekte stellen und sie dazu befähigen, sich in ihrem jeweiligen Wirkungsbereich weiterzuentwickeln, gesellschaftliche Verantwrtung zu übernehmen und Veränderungen anzustßen. Eine typische Prjektstruktur dieser Art sind Stipendienprgramme vn unterschiedlich langer Dauer. Hier legen Stiftungen häufig Wert darauf, dass die Geförderten auch über das Prgramm hinaus im Sinne der Förderziele wirken und diese als Multiplikatren weiter verbreiten. Diese Prgramme sind smit auf eine mittelbis langfristige Wirkungsperspektive ausgelegt. Aber nur in seltenen Fällen werden systematisch die langfristige Wirkung erhben, der Verbleib der Geförderten verflgt der diese in späteren Lebens- und Berufsphasen im Sinne der Förderziele in die Stiftungs-Tätigkeit eingebunden. Viele ehemalige Geförderte fühlen sich jedch emtinal verbunden und sehen es als ihre natürliche Aufgabe und persönliche Verpflichtung, im Sinne der Stiftung und der Stiftungsziele zu wirken der sich zu engagieren. All diese Aspekte finden sich in der Diskussin um Alumniarbeit im Stiftungswesen wieder. Der Alumni-Begriff im Stiftungskntext Der Begriff Alumnus (m; Plural: Alumni) bzw. Alumna (f; Pl: Alumnae) stammt aus dem Begriff umschrieb ursprünglich die Zöglinge einer Institutin der Bildungseinrichtung. Heutzutage wird der Begriff Alumni zumeist vn Hchschulen, vermehrt aber auch vn anderen Bildungseinrichtungen und manchen Unternehmen genutzt, um die Ehemaligen (Abslventen, Emeriti, Mitarbeiter etc.) der andere mit der Einrichtung freundschaftlich verbundene Persnen zu benennen. 1

2 Im 20. Jahrhundert gab die Entwicklung vn Alumni-Vereinigungen, insbesndere in den USA und Grßbritannien dem Aufbau institutinalisierter Alumniarbeit Auftrieb. Institutinalisierte Alumniarbeit widmet sich dem Beziehungsmanagement, d.h. der Kntaktpflege swie der Entwicklung und Durchführung vn Maßnahmen, die Alumni als Zielgruppe haben. Die Prfessinalisierung der Alumniarbeit v.a. im Hchschulkntext weist dabei viele Bezüge zu Knzepten des Relatinship-Marketings auf. Die Begriffsdefinitin vn Alumni im Stiftungskntext kann einen engen der weiten Kreis vn Persnen mit Bezug zur Stiftung einschließen. Als Alumni einer Stiftung können u.a. definiert werden: Persnen, die eine unmittelbare materielle Unterstützung vn der Stiftung erhalten haben (z.b. ehemalige Stipendiaten der Fellws). Persnen, die eine immaterielle Förderung erfahren haben, in Frm vn Teilnahme an Seminaren, Weiterbildungen, Kllegien, Mentring-Prgrammen. Persnen, die eine mittelfristige der indirekte Förderung, z.b. im Rahmen einer Prjektförderung erfahren haben. Persnen, die aufgrund ihrer Interaktin mit der Stiftung einen persönlich-emtinalen Bezug zur Stiftung und das Bewusstsein entwickelt haben, dass die Stiftung eine Förderinstitutin ist. Teilnehmer vn kurzen Prgrammen wie z.b. Reise- und Recherchestipendien, Begegnungsreisen, Smmerschulen der auch Preisträger. ggf. auch ehemalige Mitarbeiter, die die Verbindung und den Kntakt zur Stiftung aufrechterhalten wllen. Hierbei sllte allerdings eine klare Unterscheidung struktureller Art erflgen, b diese Art der Beziehungspflege Aufgabe z.b. der Geschäftsführung der Persnalabteilung einer Stiftung ist der eingebettet in die Alumniarbeit erflgen sll. Alumni sind Einzelpersnen mit einem jeweils individuellen Stiftungsbezug. Alumniarbeit lässt sich daher im Allgemeinen nur im Rahmen der Zusammenarbeit mit Individuen gestalten und stützt sich weniger auf Gruppen, Einrichtungen, Organisatinen der Institutinen als Ganzes. Nichtsdesttrtz kann es aus rganisatrischen der praktischen Gründen sinnvll sein, die Beziehungspflege zu Alumni in die allgemeine Netzwerkarbeit mit Prjektpartnern, Partnerrganisatinen, ehemaligen Mitarbeitern usw., wie sie viele Stiftungen betreiben, einzubetten. 2

3 Zu beachten sind auch Strukturen, die durch Alumni selbst entwickelt und rganisiert werden (z.b. Alumni-Stammtische der -Treffen, Alumnigruppen, Alumnivereine etc.) und für welche in der stiftungseigenen Alumniarbeit keine künstlichen Dppelstrukturen aufgebaut werden sllten. Vielmehr bietet sich die Zusammenarbeit mit den Ansprechpartnern dieser Strukturen, die ebenfalls Alumni sind, an. 2. Cui bn - wer prfitiert vn der Alumniarbeit? Alumniarbeit kann im Idealfall vielfach und für viele Seiten Mehrwerte bringen. Für Alumni Zunächst einmal für die Alumni selbst, da sie langfristig mit Gleichgesinnten und zum Prgramm bzw. der Stiftung Kntakt halten können. Viele Alumni haben ein gesteigertes gesellschaftliches Interesse. Sie wllen etwas zurückgeben: haben ft den Wunsch ihre Erfahrungen zu teilen, sich aktiv in die Weiterentwicklung der Stiftungsprgramme und in gesellschaftliche Veränderungsprzesse einzubringen. Der Mehrwert für die Alumni reicht vn einem persönlichen Nutzen für die berufliche Entwicklung, über den Wissensaustausch mit Gleichgesinnten bis hin zur Unterstützung durch die Stiftung und das Netzwerk für eigene Ideen und Vrhaben. Eine Kntinuität in der Begleitung über das Ende der Förderung führt zu einer gesteigerten Identifikatin mit der Stiftung und ihren Zielen. Dies ist insbesndere bei internatinalen Alumni erkennbar, die Förderprgramme und Stiftungsaktivitäten slcher Art nicht kennen. Die Geförderten nutzen das Alumninetzwerk zum einen lsgelöst vm Stiftungsinteresse für die eigene Karriereplanung und eine Prfessinalisierung zum Beispiel durch Titelvergabe und Nennung im Lebenslauf. Zum anderen fühlen sie sich in ihrer Rlle gewürdigt, erfahren Wertschätzung und Unterstützung durch die Stiftung und das Netzwerk bei der Verwirklichung ihres szial-gesellschaftlichen Engagements. Aktuell Geförderte Alumni verfügen über Expertise und Erfahrungen, welche sie zum Teil durch die Stiftungsförderung erlangen der erweitern knnten. Diese Expertise und Erfahrungen swie die Netzwerke und Kntakte vn Alumni können in Begegnungsfrmaten wie Netzwerkveranstaltungen, Mentring-Prgrammen -t- mit aktuellen Geförderten einen grßen Mehrwert zusätzlich zur eigentlichen Förderung bieten. Die Stiftung: Daneben kann es für die Stiftung und ihre jeweiligen Prgramme vn Nutzen sein, wenn Alumni aktiv und nachhaltig in die Arbeit der Stiftung eingebunden werden. Alumni können nach der Förderzeit als Referenten der Diskutanten aktiviert werden, sind authentische Empfehlende und Rllenvrbilder für die Stiftungsprgramme und -ziele. Wenn die hierfür ntwendige Offenheit geschaffen wird, bringen sie sich aktiv in die Weiterentwicklung der Stiftung ein der bleiben als (externe) Mitarbeiter und Partner den Prgrammen weiterhin 3

4 erhalten. Sie stellen s, ft auch ehrenamtlich, zeitliche Kapazitäten swie ihr Wissen und ihre Expertise zur Verfügung. Zur Evaluierung und stetigen Weiterentwicklung der Alumni-, aber auch der ihr vrausgehenden Prjektarbeit können Verbleibstudien über die Alumni in den verschiedenen Lebensabschnitten beitragen. Eine stiftungsweite Alumniarbeit kann smit die Evaluierung der Förderung, die Sicherung und den Transfer der Ergebnisse, einen nachhaltiger Umgang mit Fördermitteln und einen langfristigen Nutzen für die weitere Stiftungsarbeit umfassen. Der Stiftungssektr und die Gesellschaft: Das Gemeinwhl und damit nicht zuletzt die Gesellschaft prfitieren vm Engagement der Alumni, wenn diese die Stiftungsziele frtführen. Aufgrund der engen Bindung und des Vertrauens, das die Stiftung seitens der Alumni genießt, kann sie eine krdinierende Rlle Aktin zusammenschließen. Grundsätzlich sllte bedacht werden, dass sich die Interessen und Ressurcen vn Alumni mit der Zeit abhängig vn der Lebens-, Ausbildungs- und Karrierephase verschieben. Mal steht das Interesse am eigene (ehemaligen) Prgramm, den Mit-Stipendiaten der dem Land, in dem z.b. ein Auslandsaufenthalt abslviert wurde, im Vrdergrund. Dann wiederum sind Angebte zur fachlichen und beruflichen Qualifikatin interessant. Während der Familienphase haben viele Alumni wenig Zeit, sich umfangreich zu engagieren, im Anschluss daran steht aber häufig mehr Zeit zur Verfügung usw. 3. Mit diesen 7 Fragekmplexen sllten Sie sich auseinandersetzen Alumniarbeit in einer Stiftung findet nicht im Vakuum statt. Idealerweise wird sie vn Beginn innen und Kllegen abgesprchen und den Teilnehmern der Geförderten im Rahmen des Prjektes beizeiten vrgestellt. Prgramme und Prgrammfrmate, die der Alumniarbeit zuträglich sind, sind vn maßgeblicher Bedeutung für den Aufbau einer Alumniarbeit und vn Alumnivertretern. Um Alumniarbeit vn Anfang an möglichst zielgerichtet und strategisch zu betreiben und in der Stiftung sinnvll zu verankern, ist es lhnenswert, sich vr dem Beginn der Aktivitäten einige Fragen zu stellen und diese individuell für das Haus zu beantwrten. 1. Wer sind die Alumni meiner Stiftung? Jede Stiftung muss für sich zunächst die Frage beantwrten, welche Geförderten, Teilnehmer etc. als Alumni betrachtet und in die Überlegungen zur Alumniarbeit einbezgen werden sllen und wer nicht. Checkliste: Mögliche Zielgruppen der Alumniarbeit ehemalige Stipendiaten (Fellws) der (langfristigen) Persnenförderprgramme Teilnehmer an Seminaren, Weiterbildungen, Kllegien, Mentring-Prgrammen 4

5 Persnen, die eine mittelfristige der indirekte Förderung, z.b. im Rahmen einer Prjektförderung erfahren haben Teilnehmer vn kurzen Prgrammen wie z.b. Reise- und Recherchestipendien, Begegnungsreisen, Smmerschulen der auch Preisträger Mitarbeiter der Partnerrganisatinen der Stiftung ehemalige Mitarbeiter der Stiftung 2. In welchen Rllen sind Alumni für die Arbeit der Stiftung interessant? Die Geförderten können in verschiedenen Rllen in die Entwicklung der Prgramme und die Arbeit der Stiftung eingebunden werden. Sie sind ptenzielle Partner für die Stiftung als: (Stiftungs-/Prjekt-)Btschafter Multiplikatren Fürsprecher, Geber vn Testimnials in der Öffentlichkeitsarbeit Netzwerker (Rllen-)Vrbilder Referenten, Mderatren Mentren Betreuer/Teamer Finanzielle Förderer (sfern die Stiftungssatzung dies erlaubt) Changemaker, strategische Partner und Agendasetzer Türöffner (stellen Kntakte zu Unternehmen, Plitik, Institutin etc. her) Impulsgeber, Sprachrhr, Jurren, Gutachter, Beiratsmitglieder 3. Wie sll Alumniarbeit in der Stiftung rganisiert werden? Alumniarbeit kann sich hausintern verschiedener Instrumente bedienen, um den Überblick über die Alumni zu behalten, mit ihnen zu kmmunizieren, sie in die Stiftungstätigkeit einzubinden und smit ihre Ziele zu erreichen. Missin Statement, Datenbank, Newsletter, Website bzw. Onlineprtal sind einige Instrumente, durch deren krdinierten hausweiten Einsatz sich Dppelstrukturen vermeiden lassen und die, wenn sie mit Bedacht eingesetzt werden, bestehende, erflgreiche Ansätze auf Prjektebene der vn den Ehemaligen selbst nicht einschränken. Es handelt sich bei Alumniarbeit um Beziehungsarbeit, weshalb (häufige) Persnalwechsel rund um die Alumniarbeit (kritisch zu sehen und) dem langfristigen Erflg des Prjekts ggf. abträglich sind. Bindet man die Alumniarbeit innerhalb der Stiftung auf mehreren Ebenen (im Prjekt/Prgramm/Bereich und zentral, z.b. in einer Stabsstelle) mit festen Strukturen und Ansprechpartnern ein, kann es gelingen, sie möglichst unabhängig vn einzelnen Persnalwechseln und Prgrammlaufzeiten zu machen. 5

6 Checkliste: Strukturen der Alumniarbeit Sll Alumniarbeit extern der intern verrtet sein? Gibt es eine zentrale Stelle der erledigt jeder Prjekt- der Prgramm-Manager Alumniarbeit im Rahmen des regulären Prjektmanagements bzw. der Betreuung z.b. vn Stipendiaten? Gibt es swhl eine zentrale Stelle mit gewissen Zuständigkeiten als auch Aspekte der Alumniarbeit, die im Prjekt erledigt werden? Wenn ja, wie können zentrale Stelle und Prjekt am besten zusammenarbeiten, um Widersprüche und Dppelstrukturen zu vermeiden? Wie sieht die Schnittstellenarbeit aus; insbesndere zur Kmmunikatin (Newsletter) und Datenpflege? Sllen Dienstleister eingebunden werden? Eine zentrale Stelle schließt eine externe Stelle nicht aus. Sll eine Selbstrganisatin durch Alumni gestärkt werden? Welche Strukturen der Selbstrganisatin (Stammtisch, infrmelle Gruppe, Verein) bieten sich an? Stimmen die Ziele der Stiftung mit dem Selbstverständnis der selbstrganisierten Gruppe überein? (z.b. Prirität der Vernetzung der Alumni untereinander vs. Fkus auf Mitwirkung an Stiftungsinteressen) 4. Sind die Ziele, der Bedarf und der Mehrwert geklärt? Der flgenden Leitfragen können bei der Klärung der Grundknzeptin der Alumniarbeit hilfreich sein: Warum will die Stiftung eine langfristige Beziehungspflege zu den Alumni aufbauen? Welchen Mehrwert erhfft sich die Stiftung (die Geschäftsführung, die Bereichsleitung, die Prgrammleiter usw.) vn den Alumni (Vgl. 2. Rllen)? Welchen Mehrwert kann die Stiftung den Alumni bieten? Warum interessieren sich Alumni nach einer Förderung für einen weiteren Kntakt mit Welchen Nutzen versprechen sich die Geförderten vn einem Alumni-Netzwerk? Sind die Alumni daran interessiert, sich aktiv für die Themen und Prgramme der Stiftung zu engagieren? Welche Veranstaltungsfrmate und Kmmunikatinswege Alumni? 5. Finden bereits Alumni-Aktivitäten statt? Wenn ja, wie lassen sich diese in die strategische Alumniarbeit integrieren? Wenn bereits vn Alumni (der Stiftungsmitarbeitern) selbst rganisierte Strukturen existieren, könnte eine Übertragung der Integratin in neue Frmen als Angriff auf das Bestehende verstanden werden. 6

7 Ein dienstleistungsrientiertes Service-Angebt, das auf dem Gebiet selbst rganisierter t auszubremsen. Es sllte überlegt werden, auf welche Weise das aktivierende und u.u. auch innvative Ptenzial der existierenden Maßnahmen für die rganisierte Alumniarbeit der Stiftung genutzt und in diese eingebunden werden kann. 6. Welche Kmmunikatinswege und Begegnungsfrmate mit Alumni möchte die Stiftung nutzen? Bei der Entscheidung, welche Kmmunikatinswege für eine virtuelle Begegnung und Vernetzung genutzt werden (Mailinglisten, Gruppen bei Facebk, XING, LinkedIn.ä.), sllte das tatsächlich Kmmunikatinsverhalten der Alumni bekannt und ausschlaggebend sein. Bei hetergenen Alumnigruppen könnte sich die Einrichtung eines Online-Prtals anbieten, das vn allen gemeinsam genutzt wird. Eine erflgreiche Alumniarbeit wird in der Regel auch die persönliche Begegnung der Alumni (spezielle Alumnitreffen, Stammtische.ä.) swie die weitere Förderung im Rahmen sgar eigens für Alumni ins Leben gerufener Prgramme umfassen. - i.d.r. nicht aus weder um das Interesse der Alumni über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten, nch um den finanziellen, persnellen Aufwand für ihre Organisatin und Durchführung zu rechtfertigen. Ein fachlicher Input und Anknüpfung an klare Zielsetzungen swie eine transparente Kmmunikatin der Erwartungshaltungen der Stiftung und der Alumni an die jeweiligen Zusammenkünfte sllten daher abgestimmt werden bzw. stattfinden. Checkliste: Unsere Angebte Alumni zu Veranstaltungen der Stiftungen einladen Alumni in unterschiedlichen Rllen (vgl. 2.) in Prjekte/Prgramme der Stiftung einbinden Qualifikatinsveranstaltungen anbieten Bildung vn thematischen und reginalen Gruppen unterstützen Mentringprgramme und Angebte zur Karriereplanung Eigene Prjekte der Alumni fördern 7. Wie können wir bei Geförderten frühzeitig das Interesse für die Alumniarbeit wecken und eine psitive Grundhaltung dazu befördern? Die Bindung der Alumni an die Stiftung sllte möglichst früh beginnen, d.h. das Interesse der Stiftung am langfristigen Kntakt zu ehemaligen Geförderten sllte nicht erst nach Prgramm- /Förderende ausgedrückt werden, sndern vn vrnherein kmmuniziert werden und sichtbar sein Veranstaltungen für Stipendiaten, Fördernehmer.ä. 7

8 Die jeweils aktiven Vertreter einer Alumnigruppe, die infrmellen Leader der auch gewählten Alumnivertreter, haben eine besnders wichtige Rlle beim Aufbau eines Alumni-Netzwerks. Der Beziehungspflege zu diesen Vermittlern und Btschaftern sllte besndere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Die Ernennung vn Vertrauens-Alumni kann die Identifikatin der Geförderten mit der Alumniarbeit der Stiftung erhöhen. innerhalb des Bundesverbandes Deutscher Stiftungen. Eine der Herausfrderungen für die Autren des Textes bestand darin, die sehr unterschiedlichen Zugänge der Mitglieder im Wissen zusammenzufassen. Der Text wurde am 9. Juni 2016 in Berlin beim Treffen der Expertenkreises Alumniarbeit im Bundesverband Deutscher Stiftungen diskutiert und am 16. Nvember 2016 beim nächsten Treffen in Essen in der vrliegenden Fassung verabschiedet. Wir verstehen den Text als -in- uen uns auf Ihre Kmmentare, Anregungen und Ergänzungen. Kntakt: Ralf Krebstakies, Krdinatr des Expertenkreises Alumniarbeit im Bundesverband Deutscher Stiftungen, 8