Aufgabenbereich: Ausgangsrechnungen und Mahnwesen Mit BMD kann der Prozess der Auftragsbearbeitung effizient durchgeführt werden: Durch das Warenwirtschaftsprogramm ist es möglich, die Ausgangsrechnungen direkt in die FIBU zu übernehmen. Die Auftragserfassung bis hin zur Erstellung der Ausgangsrechnungen wird von Consulting & Sales durchgeführt. Die Auftragsbestätigung wird unter dem Ordner Order Confirmation abgespeichert, einmal ausgedruckt sowie dem Kunden per E-Mail zugesendet. Eingang einer Bestellung Zu Erfassung eines Auftrages benötigt man den Register Warenwirtschaft in BMD. Unter dem Register Verkauf Auftragserfassung wird eine eingehende Bestellung erfasst. Zuerst werden alle Daten des Kunden eingegeben (wenn schon im System vorhanden kommen diese automatisch). Anschließend werden unter dem Register Positionen die vom Kunden bestellten Produkte erfasst.
Nach Eingabe der Bestellmengen wird unter dem Register Liefermengenerfassung der Ausgang der Waren getätigt. Unter der Registerkarte Liefermengenerfassung müssen zunächst alle Positionen kommissioniert werden. Dafür muss am unteren Rand des Bildschirms auf Lieferbare kommissionieren geklickt
werden. Sind mehrere Positionen vorhanden, muss es so oft wiederholt werden, bis alle kommissioniert sind. In der Anzeige erscheint im Feld Menge zkom. 1,00. Erstellung von Lieferscheinen Anschließend kann unter der Registerkarte Lieferungen in der unteren Leiste am Bildschirm der Lieferschein (Original) im Ordner Delivery Notes gespeichert werden. Der Lieferschein wird erstellt und abgespeichert, jedoch nicht ausgedruckt und auch nicht dem Kunden weitergeleitet. Bei Schließen des Fensters erfolgt eine automatische Verspeicherung.
Erstellung einer Ausgangsrechnung Danach kann die Rechnung, ebenfalls in der unteren Leiste zu finden, erstellt und im Ordner Invoices gespeichert werden. Durch das Schließen der Maske wird die Rechnung automatisch in der FIBU verbucht (Achtung! Nicht gleichzeitig mit Accounting in BMD buchen!). Rechnungen sind doppelt zu drucken. Ein Ausdruck wird an den Kunden per Post geschickt, einer in der Mappe für Ausgangsrechnungen abgelegt. Lieferscheine und Rechnungen können jederzeit nachträglich weitere Male (jedoch nur als Kontrollausdruck) geöffnet und gespeichert werden. Sollte eine Rechnung, Bestellbestätigung sowie Lieferschein wiederholt benötigt werden, kann in der Warenwirtschaft unter Verkauf Auftragsübersicht die jeweilige Bestellung nochmals aufgerufen werden.
Durch Doppelklick auf einen Auftrag öffnet sich ein Bearbeitungsfenster mit mehreren Registerkarten. Die ersten Registerkarten wurden bereits ausgefüllt. Nachträgliche Anpassungen in der FIBU Durch die Verspeicherung der Rechnung wird automatisch der Buchungssatz in der FIBU erzeugt. Es kann abschließend in der FIBU unter BUCHEN kontrolliert werden, ob der Buchssatz ordnungsgemäß erfasst wurde. Durch Rechtsklick auf die Buchungszeile Buchung ändern kann zusätzlich ein Buchungstext eingegeben werden.
Liste von allen Ausgangsrechnungen Jeder neue Auftrag muss in die Auflistung über die gesamten Bestellungen eingetragen werden. Hier können Daten vom Bestelleingang bis zur Bezahlung bzw. Mahnung erfasst werden. Diese Excel-Datei ist im Ordner von Consulting gespeichert und muss nach Erstellung von Ausgangsrechnungen weitergeführt werden. Consulting ist dafür zuständig, dass jede Position (jede neue Bestellung) eingetragen wird.
Folgende Daten müssen in der Liste geführt werden: Rechnungsnummer Kundenname Rechnungsdatum Bruttobetrag Informationen über ausgeschickte Mahnungen Auch die Accounting-Abteilung arbeitet mit dieser Excel-Datei. Ihre Aufgabe ist es, das Datum der Bezahlung einzutragen. Zusätzlich werden Daten für den Controlling-Bericht aus dieser Datei ausgelesen. Rechnungen stornieren Unter FIBU Stammdaten Konten Personenkonten kann der entsprechenden Kunde aufgerufen werden. Es öffnet sich ein Kontoblatt. Durch Rechtsklick auf die entsprechende Buchungszeile kann Storno ausgewählt werden.
Mahnwesen Es ist wichtig, dass mehrmals im Semester gemahnt wird, da das Zahlungsverhalten der Kunden nicht gut ist. Für Mahnungen gibt es derzeit eine Vorlage am Laufwerk im Ordner Accounting. Die offenen Rechnungen erkennt man in der Liste aller Ausgangsrechnungen. Es wird zwischen einer 1. Mahnung mit 20 Mahnspesen und einer 2. Mahnung mit 30 Mahnspesen unterschieden.
Beispiel für eine 1. Mahnung: Anmerkung: Im bisherigen Semester wurde die Erfassung der Mahnungen manuell durchgeführt. Es gibt jedoch die Möglichkeit, diese automatisch über BMD NCTS zu konfigurieren.