EFQM-Anerkennungsprogramm "Stufen der Excellence" Verpflichtung zu Excellence (C2E) Validierungsbericht HTW Chur
Teil 1 Allgemeine Angaben zum Bewerber Bewerber: HTW Chur Hochschule für Technik und Wirtschaft Adresse: Pulvermühlenstrasse 57 7004 Chur Datum: 16. Mai 2012 Teilnehmer: ESPRIX-Validator: Jürg Kessler, Rolf Hug, Arno Arpagaus, Bruno Studer, Ivo Macek, Hansjörg Schneider, Ines Danuser & Team, Harald Löhndorf, Frank Bau, Peter Tromm Joachim Horner, Osman Bayraktar 2011 ESPRIX C2E Validierungsbericht HTW Chur Seite 1 von 5
Teil 2 Allgemeine Ausführungen des Validators Der Bewerber Die Hochschule für Technik und Wirtschaft HTW Chur bietet mit insgesamt 331 Mitarbeitenden rund 1600 Studierenden in sechs Fachbereichen Bachelor-, Master- und Weiterbildungsstudien an. In der Lehre und bei angewandter Forschung, Dienstleistung, und Weiterbildung orientiert sie sich an drei Themenschwerpunkten Lebensraum, Information und Unternehmerischem Handeln und sieht sich in der Verantwortung für den Wissenstransfer in die regionale Wirtschaft und Gesellschaft. Als Teilschule der Fachhochschule Ostschweiz (FHO) hat sie sich verpflichtet, 2010 mit der ersten Stufe der Excellence gemäss dem EFQM-Modell zu starten. Selbstbewertung Die HTW Chur hat die Selbstbewertung anhand eines hochschulspezifisch angepassten Fragebogens über für alle neun Kriterien des EFQM-Modells systematisch durchgeführt. Die Teilnehmenden setzten sich aus der gesamten Hochschulleitung sowie drei bis vier Vertretern der Departemente (1. Kaderstufe) zusammen, um so die Akzeptanz der Ergebnisse breit abzustützen. Ein moderierter Workshop im Vorfeld diente dem besseren Verständnis der Fragen. Die Ergebnisse der Selbstbeurteilung wurden verdichtet, d.h. die Bewertung wurde mittels Spider- Diagrammen nach Organisationseinheiten und Teilnehmenden dargestellt. Die Teilnehmenden wurden aufgefordert, auf der Basis des Selbstbewertungsberichts Verbesserungsbereiche aus ihrer Sicht zu definieren. Priorisierung der Verbesserungspotenziale Eine Arbeitsgruppe hat anhand der gemeldeten Verbesserungsbereiche acht Verbesserungsprojekte bestimmt und diese mittels vier gewichteter Kriterien Möglichkeit der Durchführung, Kundenorientierung, Zielorientierung und Mitarbeiterorientierung bewertet. Daraus resultierten vier A-Projekte, welche der Hochschulleitung vorgeschlagen und von dieser genehmigt wurden: 1 ISO-Zertifizierung vorbereiten und Nutzen aufzeigen 2 Überwinden der kommunikativen Strategiebarriere 3 Mitarbeitenden-Ergebnisse sichtbar machen. 4 Nachhaltigkeit messbar machen Für alle Verbesserungsprojekte liegen klare Begründungen/Nachweise ihrer Relevanz für die HTW Chur vor. Die Verbesserungsprojekte 1-3 Die Projekte wurden gemäss den Elementen der Radarmatrix geplant. Der Fortschritt der drei Projekte wurde in regelmässig stattfindenden Projektsitzungen überprüft. Für alle drei Verbesserungsprojekte wurde der Nachweis erbracht, dass die Projekte gemäss Planung zu Ende geführt wurden. Die geplanten Verbesserungen konnten weitgehend bereits realisiert werden. Nachweise dazu liegen in Form von Ergebnissen vor. Aufgrund des Umfangs der gewählten Projekte (Phasen von umfassenderen Themen) werden sich weitere Ergebnisse ( Wirkung ) erst nach vollständiger Einführung/Umsetzung der anschliessenden Phasen zeigen. In allen drei Verbesserungsprojekten wurden die Validierungsanforderungen gemäss der RADAR-Logik erfüllt. Entscheid Anerkennung erreicht X Anerkennung nicht erreicht 2011 ESPRIX C2E Validierungsbericht HTW Chur Seite 2 von 5
Teil 3 Feedback zur Umsetzung der Verbesserungsprojekte Verbesserungsprojekt Nr. 1: ISO Zertifizierung vorbereiten und Nutzen aufzeigen Kommentar Ergebnisse Vorgehen Umsetzung Bewertung und Verbesserung Allgemeine Bemerkungen Die Hochschulleitung hat aufgrund der erarbeiteten Entscheidungsgrundlagen am 20.1.2012 den Entscheid gefällt, das Qualitätssicherungssystem der HTW nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen. Die Arbeiten am Qualitätssicherungssystem, insbesondere an den Prozessen wurde bereits begonnen (Phase II Umsetzung Zertifizierung ). Der Projektumfang (Phase 1) wurde bewusst eng gewählt, da in der HTW (wie generell in Bildungsorganisationen) viel Überzeugungsarbeit zu leisten war, um die Akzeptanz eines systematischen Ansatzes zu erreichen. Um so wichtiger wird es sein, den Einbezug der Betroffenen bei der Erarbeitung der Prozesse vor, aber auch nach Abschluss der Zertifizierung sicherzustellen (Prozesseigner und - teams) und durch die Wahl geeigneter Messgrössen qualitativer und quantitativer Art den Nutzen des Prozessmanagements sichtbar zu machen. Das Vorgehen wurde in sinnvollen Teilschritten geplant. Durch die Mitwirkung des Prorektors und dem Einbezug der Hochschulleitung wurde der Wichtigkeit des Projekts Nachdruck verliehen. Das Kosten-Nutzenverhältnis einer Zertifizierung wurde aufgezeigt Da sich der konkrete Nutzen des Qualitätsmanagementsystems erst mit der Zeit zeigen wird, ist zu empfehlen, die Arbeiten bis zur Zertifizierung ebenfalls mittels Projektmanagement zu planen und der Hochschulleitung über den Fortschritt und die Ergebnisse (siehe auch Bewertung und Verbesserung) zu berichten. Die Umsetzung erfolgte gemäss Projektplan in sechs Schritten. Die definierten Meilensteine wurden überprüft und eingehalten. Die Umsetzung wurde im Hinblick auf die Hochschulleitungssitzung im Januar 2012 geplant. Das Projektziel wurde erreicht. Eine periodische Prozessreifegradmessung könnte sicherstellen, dass das Thema nach der Zertifizierung nicht abgehakt und der angestrebte Nutzen wirklich erzielt wird. Das Qualitätsmanagementsystem wird nur dann Nutzen bringen, wenn es nicht nur die Anforderungen des (antizipierten) Bundesgesetzes abdeckt, sondern auch gelebt wird. Die Pilotierung/ Optimierung eines Schlüsselprozesses mit klarem Erfolgsausweis bezüglich der Prozessleistung könnte die Akzeptanz des Managementsystems wesentlich vereinfachen. Anforderungen erfüllt X Anforderungen nicht erfüllt 2011 ESPRIX C2E Validierungsbericht HTW Chur Seite 3 von 5
Teil 3 Feedback zur Umsetzung der Verbesserungsprojekte Verbesserungsprojekt Nr. 2: Überwinden der kommunikativen Strategiebarriere Kommentar Ergebnisse Vorgehen Umsetzung Bewertung und Verbesserung Allgemeine Bemerkungen In der Mitarbeitendenumfrage 2009 lag der Erfüllungsgrad zum Thema Politik und Strategie (Information) bei 2.9 von 4.0 und die Wichtigkeit wurde mit 3.16 bewertet. Die Massnahmen haben diese Werte verbessert; das angestrebte Ziel von 3.30 wurde noch nicht erreicht. Das Vorgehen wurde sinnvoll geplant und bestand in einem ersten Schritt aus der Analyse der Kenntnislücken der Mitarbeitenden in mehreren Arbeitsgruppen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse flossen in ein Kommunikationskonzept ein, welches an einem Workshop erarbeitet wurde. Das Konzept umfasste mit Vision, Mission und Leitbild(Werte) auch die normative Ebene. Die Massnahmen wurden gemäss Plan umgesetzt. Das Leitbild (Werte) und die Strategie 2012 2016 wurden am Führungsforum eingehend diskutiert. Die Leitungspersonen wurden mit der Durchführung der kommunikativen Massnahmen beauftragt. Die Umsetzung der Massnahmen und deren Erfolg wurden durch Audits und Umfragen überprüft. Aus der Überprüfung wurden weitere Massnahmen abgeleitet. Der Umstand, dass die angestrebten Ziele noch nicht vollständig erreicht wurden, ist wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass die Strategie der HTW erst in Form von Leitplanken vorliegt, die für die Mitarbeitenden noch wenig handlungsauslösend sind. Die für Oktober geplante Detaillierung der Strategien dürfte bei entsprechender Kommunikation und durch Vereinbaren von persönlichen, strategiebezogenen Zielen die Relevanz der Strategien für die Mitarbeitenden und damit deren Kenntnisstand wesentlich erhöhen. Eine bessere Segmentierung der Mitarbeitendenumfrage würde es weiterhin erlauben, Massnahmen zielgerichtet zu treffen. Anforderungen erfüllt X Anforderungen nicht erfüllt 2011 ESPRIX C2E Validierungsbericht HTW Chur Seite 4 von 5
Teil 3 Feedback zur Umsetzung der Verbesserungsprojekte Verbesserungsprojekt Nr. 3: Mitarbeitenden-Ergebnisse sichtbar machen. Kommentar Ergebnisse Vorgehen Umsetzung Bewertung und Verbesserung Allgemeine Bemerkungen Die EFQM-Selbstbewertung ergab, dass die Mitarbeitenden die Ergebnisse der Mitarbeitendenumfrage nicht kennen und auch nicht wissen, welche Massnahmen daraus abgeleitet wurden. Die Überprüfung nach Durchführung der Massnahmen ergab, dass die gewünschten Ergebnisse noch nicht vollständig erreicht wurden. Eine abschliessende Erfolgsbeurteilung ist für Dezember 2012 geplant. Das Vorgehen wurde von den Ergebnissen der Selbstbewertung abgeleitet und zweckmässig geplant (Kommunikation der Ergebnisse, Diskussion der Ergebnisse, Ableitung von Massnahmen/Hauptstossrichtungen und deren Kommunikation in einer Arbeitsgruppe, Überprüfen der Wirkung). Ein Führungsprozess Umfragen für die strukturierte Durchführung und Kommunikation der Ergebnisse/Massnahmen von zukünftiger Umfragen wurde definiert. Das Vorgehen wurde gemäss Plan an mehreren Arbeitssitzungen umgesetzt und detailliert protokolliert. Ergebnisse und Massnahmen sind auch im Intranet aufgeschaltet. Die Wirkung der getroffenen Massnahmen wurden bei den Dozierenden durch interne Audits überprüft. In der Folge wurde der Führungsprozess Umfragen optimiert. Das Wirkungsziel wurde noch nicht vollständig erreicht. Auch hier wäre es mit einer Segmentierung der Ergebnisse möglich, Ergebnisse besser zu analysieren und Massnahmen somit gezielter zu treffen. Anforderungen erfüllt X Anforderungen nicht erfüllt 2011 ESPRIX C2E Validierungsbericht HTW Chur Seite 5 von 5