Dr. Thomas Firley Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit Praktische Erfahrungen bei der Einführung von Webanwendungen im Behördenumfeld
Das BVL Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit Seit 2002 Aufgaben im gesundheitlichen Verbraucherschutz Risikomanagement Meldestelle der Lebens- und Futtermittelüberwachung Zulassung von Pflanzenschutz- und Tierarzneimitteln, GVO Europäisches Referenzlabor Ca. 480 Mitarbeiter Je 2 Standorte in Braunschweig und Berlin
Die IT im BVL Innovatives IT-Rahmenkonzept Server: Linux, Clients: Windows, Datenbank: Oracle Offene Standards Webanwendungen Zahlreiche IT-Projekte Mehrere BundOnline / E-Government-Projekte Komplexe Verfahren mit Laufzeiten von 1-2 Jahren Systeme mit bis zu 8.000 Nutzern Aber auch sehr kleine Datenbanksysteme Teilweise von Vorgängerbehörden übernommene Systeme
Gliederung Einleitung Einige IT-Projekte im BVL Projektorganisation Typische Projektverläufe Zusammenfassung
Einige IT-Projekte im BVL
Einige IT-Projekte im BVL Das Projekt FIS-VL Fachinformationssystem Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit Das Projekt epsm Elektronische Pflanzenschutzmittelzulassung Das Projekt Standortregister Standortregister für GVO Das Projekt PDÜ Meldeportal Datenmeldeportal Lebensmittelüberwachung
Einige IT-Projekte (FIS-VL) Echte Projektlaufzeit ca. 6 Monate erweiterte Projektlaufzeit 6 Jahre Typ: Einführung OpenSource Software, Marketing Volumen: keine Projektkosten, Softwarepflege <20.000 EUR/Jahr Derzeit ca. 8.000 Nutzer Ziel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems für den Erfahrungsaustausch in der Bund-Länder-Kommunikation Einrichtung verschiedener Interessengruppen mit entsprechenden Zugriffsrechten Verteilung des Administrationsaufwands auf Gruppenadministratoren
Einige IT-Projekte (epsm) Projektlaufzeit ca. 4 Jahre (abgeschlossen) Typ: Einkauf von Standardsoftware, Individualsoftware, Dienstleistung Volumen: >500.000 EUR Fachverfahren dauert 1-2 Jahre Datenvolumen pro Vorgang ca. 4 GB Dokumente (80 Aktenordner), davon ca. 100 Vorgänge pro Jahr Ziel: Vollständige elektronische Bearbeitung von Zulassungsanträgen für Pflanzenschutzmitteln Webportale für Antragsteller, beteiligte Behörden, Sachverständige Vorgangsbearbeitungssoftware (Workflow, DMS) für interne Bearbeitung Nutzung der BundOnline Basiskomponenten Aufbau der Infrastruktur für weitere Verfahren im BVL
Einige IT-Projekte (Standortregister) Projektlaufzeit ca. 2 Jahre (abgeschlossen) Typ: Interne Programmierung von Individualsoftware Volumen: Keine Kosten Ziele: Portal zur Anmeldung und zur Recherche von Ausbringung von GVO Anzeige der Informationen in einer Kartenansicht
Einige IT-Projekte (Meldeportal) Projektlaufzeit ca. 1 Jahr (demnächst abgeschlossen) Typ: Einkauf von Individualsoftware Datenvolumen: mehrere Millionern (relativ kleine) Datensätze, jährliche Auswertung Ziele: Webportal zur Meldung von Überwachungsdaten der Länder an das BVL Flexibles Datenformat und Datenaustausch per XML und CSV (Upload von Massendaten) Einfacher Arbeitsablauf mit Prüfungsroutine Interne Datenreplikation zur vereinfachten Auswertung
Datenvolumen im Meldeportal Anzahl der jährlich aus den Ländern übermittelten Datensätze in Millionen 3,3 3,7 4,4 6,4 7,6 8,2 Übertragung großer Datenmengen ~ 40 Mio. Datensätze seit 2000 2,3 2,4 einheitliche Datenstruktur 0,3 0,8 schnelle Datenabfragen möglich 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 9-2008 hohe Akzeptanz bei den Nutzern Seite 13
Projektorganisation
Projektorganisation Rahmenbedingungen Allgemeine Vorgaben V-Modell XT Eigenes IT-Rahmenkonzept Vorgaben des Geschäftsbereichs Allgemeine Vorgaben: SAGA, BITV QM-Vorgaben Individuelle Vorgaben Haushaltsmittel Hausinterne Arbeitsabläufe Fehlende Vorgaben Programmierrichtlinien Design-Guide
Projektorganisation Der Begriff Projekt Aber Uneinheitlicher Gebrauch Teilweise Miniprojekte von wenigen Personentagen Dauerprojekte (Softwareeinführung und dauerhafter Betrieb) Teilweise große Softwarebeschaffungen nicht als Projekt
Projektorganisation Verantwortlichkeiten Projektteam oft wechselnd Fachseite Informationstechnik Zuständigkeiten der Behördenhierarchie Haushalt Beschaffung Gremien und Beauftragte Fehlende Projekterfahrung Fehlende Zeit für Projektarbeit
Typische Projektverläufe
Typische Projektverläufe Vorbereitungen Projektwünsche oft zu kurzfristig Beantragung und Begründung der Haushaltsmittel ca. 2 Jahre vorher Projektziele, Kostenabschätzung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Komplexer hausinterner Abstimmungsprozess Anforderungen sind zu Projektstart oft nicht mehr aktuell
Typische Projektverläufe Terminplanung Termine werden festgelegt Zu kurzfristig Aus dem Bauch Nach externen / übergeordneten Vorgaben Nach Angaben der Auftragnehmer Ohne Berücksichtigung der internen Aufwände Ohne Berücksichtigung von Zyklen, Pufferzeiten Ohne Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Ressourcen Teilweise sehen sich die Projektleiter nicht in der Verantwortung Auftragnehmer beraten hierzu in der Regel nicht oder unzureichend Verwaltungswege in der Behörde werden unterschätzt
Typische Projektverläufe Anforderungsanalyse Fachseite hat die Anforderungen, kann sie oft nicht formulieren Unterstützung und Beratung ist notwendig Anforderungen oft zu ungenau Oder Anforderungen an technischen Lösungen ausgerichtet Wichtige Aspekte Prozessbeschreibung Datenmodell, Mengengerüst Verfügbarkeit, Vertraulichkeit Technisches Umfeld Analyse der vorhandenen Verfahren wäre oft hilfreich
Typische Projektverläufe Weiterer Ablauf Ausschreibung Umfangreiche Ausschreibungsunterlagen: Leistungsbeschreibung, Ausschlusskriterien, Bewertungskriterien, Bewertungsmatrix, EVB-IT Vertragsunterlagen Beschaffungsstelle im BVL Beschaffungsstelle im Geschäftsbereich Freihändige Vergabe, nationale bzw. europaweite Ausschreibung Umsetzung Große Überraschung, was geliefert wird Behörde ergänzt kontinuierlich die Anforderungen
Typische Projektverläufe Weiterer Ablauf Test/Abnahme Behörde fehlt systematische Test-Infrastruktur BVL nutzt standardisierte Abnahmeformulare Pilotphase Echtbetrieb aber mit verringertem Leistungsumfang Vorsicht, damit Leistungsumfang nicht erweitert wird Echtbetrieb Wartungsvertrag meist nötig Eigenes Wartungs-Know-How nötig SLA gegebenenfalls auch zwischen beteiligten Behörden nötig
Zusammenfassung
Zusammenfassung V-Modell XT Vorteilhaft insbesondere Projekthandbuch Musterdokumente Sehr komplex, daher abschreckend Projektgedanke muss stärker verinnerlicht werden Projektberater wären hilfreich Terminplanung systematisieren Fachanforderungen vereinfacht darstellen Musterunterlagen sind hilfreich
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit